Você pode provar o desempenho da sua equipe? Como você sabe com certeza que nada está sendo perdido? A resposta é bem simples: você realiza uma auditoria interna.
Veja também o que é auditoria!
Uma auditoria interna não é apenas importante para garantir a segurança das informações e a conformidade regulatória, mas também é uma maneira bem valiosa de avaliar o desempenho da empresa e gerenciar os riscos. Assim, ela é uma ferramenta útil para empresas de todos os tipos. Além disso, uma auditoria interna auxilia uma organização na definição de áreas onde ela pode melhorar, ao mesmo tempo em que fornece as informações necessárias para atingir os seus objetivos.
Para os conselhos e administração da empresa, uma auditoria é um ótimo momento para refletir e fazer as seguintes perguntas:
- Estamos progredindo em direção às nossas metas de conformidade?
- O risco está sendo gerenciado de forma eficaz? As políticas e procedimentos estão sendo aplicados da forma correta?
- Eles poderiam ser melhorados?
Essas são apenas algumas das perguntas que uma auditoria interna pode responder com sucesso. Agora, vamos passar por algumas das principais dúvidas que as organizações têm sobre como funcionam as auditorias internas.
O que é uma auditoria interna?
Uma auditoria interna é uma avaliação independente da eficácia da gestão de riscos, dos processos e da governança geral de uma organização.
Eles são a maneira de uma equipe realizar a sua própria medição e gestão de qualidade. Assim, as evidências coletadas e a conclusão alcançada devem ser inquestionáveis e livres de influência externa.
Para isso, é fundamental que a pessoa ou equipe encarregada de realizar a auditoria interna seja independente e objetiva. Em outras palavras, o auditor deve estar livre de qualquer tipo de influência da equipe ou departamento que está sendo avaliado.
Por fim, o objetivo é obter informações precisas sobre o desempenho, a governança e os riscos da equipe. Assim, se a independência ou objetividade do auditor for um problema em algum momento, isso precisa chegar até à administração.
Como as auditorias internas e externas são diferentes?
As auditorias internas e as auditorias externas são bem diferentes, tanto em termos de objetivos quanto de procedimentos. A principal diferença é que as auditorias internas não são regulamentadas e podem, portanto, ser aplicadas de forma bem mais flexível. Além disso, as auditorias internas aparecem para destacar informações úteis para uma empresa que busca maneiras de aumentar a segurança da informação, gerenciar outros riscos de forma mais eficaz e garantir a conformidade.
Por fim, estas são algumas das diferenças que demonstram como uma auditoria interna pode ser bem mais eficaz do que a auditoria externa:
Audições internas | Auditorias externas | |
---|---|---|
Objetivo | O objetivo de uma auditoria interna é educar a administração e os funcionários sobre como eles podem melhorar as operações e a eficiência do negócio. | O objetivo de uma auditoria externa é dar confiabilidade e credibilidade aos relatórios financeiros que chegam aos acionistas. |
Responsabilidade devida | Um auditor é um consultor confiável encarregado de aconselhar a alta administração sobre a melhor forma de gerenciar os riscos e objetivos da empresa. | Os auditores externos não têm nenhuma responsabilidade para com a organização além de determinar a exatidão das demonstrações financeiras anuais. |
Relatórios para | Um auditor se reporta àqueles dentro de uma organização | Um auditor externo se reporta aos acionistas que estão fora da estrutura de governança de uma organização |
O que acontece durante uma auditoria interna?
Quando um auditor interno entra em uma empresa ou organização, ele analisa documentos sobre os riscos, objetivos e desempenho da empresa, bem como observa como determinadas estratégias estão sendo implementadas. Assim, os especialistas recomendam contar com auditores terceirizados, pois eles são mais capazes de visualizar as operações da empresa de forma bem objetiva e sem o viés típico dos funcionários reais.
O processo de auditoria interna costuma funcionar assim:
- Coleta de informações: o auditor observará, fará anotações, revisará documentos e entrevistará funcionários para entender melhor como a organização está operando;
- Avaliação de Segurança: os auditores irão monitorar, analisar e avaliar os riscos e controles de segurança da organização. Nesse estágio, eles costumam testar o conhecimento dos funcionários sobre os objetivos da empresa, padrões de segurança e regras de conformidade;
- Avaliação de Conformidade: o auditor revisará a conformidade da organização com as políticas e leis estaduais e federais, bem como quaisquer regulamentos internacionais aplicáveis de segurança e privacidade de dados;
- Verificação: é quando o auditor verifica as informações e identifica os pontos que podem receber melhoras;
- Consulta: em seguida, o auditor consulta a organização para fornecer recomendações para remediação e etapas para implementação;
- Revisão: a auditoria não termina apenas com o relatório de auditoria. Além disso, o auditor também acompanhará a organização para verificar o seu progresso e garantir a melhoria contínua.
Quanto tempo leva uma auditoria interna?
O tempo necessário pode levar algumas semanas, dependendo do escopo da auditoria e do porte da empresa ou departamento que está sendo avaliado. Assim, antes de chegar ao fim, uma auditoria inclui uma consulta com o diretor ou conselho que os contratou para discutir como suas sugestões de melhoria podem ser melhor implementadas.
Qual é o objetivo de uma auditoria interna?
A auditoria periódica mantém uma empresa – grande ou pequena – e todos os seus funcionários no topo de seu jogo. Além disso, as auditorias internas regulares são bem importantes para organizações em uma ampla variedade de setores, incluindo instituições financeiras e prestadores de serviços de saúde. Assim, são experiências positivas para o negócio que visam avaliar o desempenho e identificar as formas acionáveis de melhorar no futuro.
Isso não deve ser considerado um processo intimidador para os funcionários porque o auditor não está lá para colocar a culpa. Assim, quando a equipe é informada sobre as próximas auditorias e seu escopo, o processo fornece uma visão excelente que ajudará a fortalecer a sua empresa e a dominar o mercado.
Por fim, vale lembrar que as empresas que trazem de forma periódica um auditor terceirizado apresentam melhor desempenho, gestão de risco, conformidade regulatória, controle de gestão e processos de governança ao longo do tempo.
Qual a importância da auditoria interna?
A auditoria interna é um importante instrumento de controle e exerce um papel de grande importância na gestão empresarial, uma vez que simplifica as tarefas e elimina os desperdícios. Por isso, é uma ferramenta de apoio aos gestores. Veja, a seguir, os pontos mais importantes dessa prática para as empresas:
Identificar as oportunidades de melhoria
Como o foco da prática está na identificação de problemas e na sugestão de soluções, os processos são estudados com o objetivo de criar métodos de trabalho que melhorem a atuação dos colaboradores e gestores. Portanto, isso permite identificar quais melhorias podem entrar em vigor nos procedimentos e, ainda, criar oportunidades positivas.
Estruturar a governança corporativa
A governança corporativa é o conjunto de processos que envolvem a cultura empresarial. Assim, a auditoria ajuda a definir melhor esses processos e possibilita a formalização das regras e valores que fazem parte da empresa, responsáveis por reger as relações entre gestão, colaboradores, investidores e demais partes envolvidas no negócio.
Ter maior transparência
A realização de auditorias internas garante mais transparência e exatidão em relação aos dados da organização. Desse modo, ela verifica com precisão todos os registros para evitar irregularidades e, ao fazer da prática parte da rotina empresarial, é possível ter informações mais seguras e até transparentes.
Em quais situações a auditoria interna deve acontecer?
Alguns gestores ainda pensam que a auditoria interna é uma opção que apenas as grandes empresas recorrem para adequar melhor os seus processos. Contudo, é preciso ressaltar que ela atende aos mais variados negócios, de todos os tamanhos, desde que eles apresentem sintomas que apontem para mudanças necessárias.
Portanto, veja alguns exemplos de momentos chave para investir em uma análise de auditoria interna:
Quando a empresa passa por problemas financeiros
Esse é, talvez, um dos motivos mais comuns para que se realize uma auditoria na empresa. Assim, os problemas financeiros podem surgir em decorrência de:
- Endividamento e de controle inadequado dos registros (como um fluxo de caixa ineficaz e má gestão de pagamento, por exemplo);
- Quando o faturamento é alto, mas, no fim das contas, o dinheiro não sobra.
Quando existem problemas com os Recursos Humanos
O “turnover” é da empresa é alto? O índice de absenteísmo está muito acima do que é considerado ideal? Quais são as principais causas de afastamento dos colaboradores? O processo de contratação é demorado e ineficaz?
Assim, as respostas para essas perguntas podem indicar que existem problemas na área de RH que precisam de maior atenção, mas que devem ser cuidadosamente analisados antes que qualquer ação seja tomada.
Quando os resultados ficam frequentemente distantes da meta
Dois fatores podem fazer com que os resultados sejam diferentes dos objetivos planejados:
- Processos ineficientes;
- Criação de metas fora da realidade do negócio.
Em ambos os casos, é necessário compreender de onde vem o erro e fazer a identificação de quais são as causas e as soluções possíveis.
Quando o objetivo é expandir o negócio de uma maneira estruturada
Muitos empreendedores têm como objetivo fazer a empresa crescer em determinado período de tempo. No entanto, quando esse crescimento não é planejado, há probabilidade de que apareçam dificuldades futuras, como falta de uma estrutura adequada, problemas com a expansão da equipe e definição imprecisa de novos processos.
Como fazer uma auditoria interna?
O auditor é o profissional responsável pela realização da auditoria interna na organização. Por meio de um checklist é possível verificar os procedimentos que fazem parte da rotina da empresa e, ao final, divulgar os resultados que apontam o que está certo e o que está errado.
No entanto, muito além de uma ferramenta que indica o que deve ou não ser melhorado, a auditoria interna possibilita obter certificações ou simplesmente adotar estratégias que utilizem com maior eficiência os seus recursos, otimizem o tempo e qualifiquem a mão de obra empregada.
Portanto, vejamos como realizar, em 6 passos, uma auditoria eficiente:
1. Defina os objetivos
Ao decidir pela realização da auditoria interna, o gestor deve ter muito claro qual o motivo de realizá-la e quais os resultados que deseja alcançar. Isso porque o processo se desenvolve por áreas, ou seja, o auditor faz um checklist e estabelece, para cada setor da empresa, o detalhamento dos procedimentos, as tarefas, as operações e as atividades de rotina.
Ao delimitar a análise por áreas, é possível chegar a resultados bem mais precisos, além de identificar a qualidade dos controles internos e o cumprimento de normas e regulamentos. Tais dados podem vir da análise das áreas contábil, operacional, de gestão ou mesmo de sistemas informatizados.
Enfim, é fundamental que o gestor saiba exatamente quais os objetivos e os resultados que deseja alcançar, de forma que possam ser levantadas informações suficientes para a avaliação dos processos. Assim, a melhoria será contínua.
2. Tenha um cronograma em mãos
Mesmo que a empresa já possua uma certificação, é de extrema importância que monte um cronograma e tenha um plano de verificação. Assim, quando a organização mantém essa rotina, fica bem mais fácil entender a periodicidade e a importância de ter processos sob controle.
No entanto, apenas saber “quando fazer” não resolve todos os problemas. É preciso ter um plano de implementação e um bom checklist em mãos, considerando:
- Quais processos e sub processos serão auditados?
- Quando isso ocorrerá?
- Quais ferramentas serão necessárias?
- Quais requisitos serão levados em consideração?
- Existem indícios de problemas?
Enfim, é preciso colocar tudo na ponta do lápis para que a auditoria interna tenha, realmente, a eficácia desejada e possa resultar em análises que auxiliem na melhoria dos processos e da tomada de decisão.
3. Deixe a equipe a par de tudo
A equipe de trabalho é o capital humano que conhece a empresa melhor do que o próprio dono. Por meio dos colaboradores, é possível levantar problemas e estabelecer um plano de ação com antecedência, a fim de evitar falhas e erros que possam levar à interrupção das operações.
Assim, é fundamental que os auditores participem de todo o processo de planejamento estratégico da organização e que toda a equipe esteja envolvida (e engajada) com os propósitos de um melhor controle interno.
4. Verifique se não há pendências anteriores
Como se trata de processos contínuos de melhorias dentro da empresa, o gestor precisa verificar:
- As não conformidades pendentes de ações anteriores;
- O que foi sugerido como melhoria e não foi alcançado;
- Quais planos de ação não foram efetivados;
- Outras situações que devem ser verificadas e repassadas ao auditor.
É fundamental ter um histórico de eventos anteriores, para que o auditor possa avaliar o que foi ou não alcançado e implementar as ações capazes de gerar melhores resultados.
5. Não utilize um checklist genérico
O erro de muitas auditorias é utilizar modelos de checklist padronizados. Assim, o processo de auditoria é dinâmico e utilizar padrões genéricos acaba empobrecendo esse tipo de ferramenta de verificação e fazendo com que não agregue nada à realidade da empresa.
Analise o processo a ser auditado, sua estrutura de controle, indicadores de desempenho, procedimentos e dificuldades. Enfim, tente fazer um levantamento completo do pontos importantes a serem verificados no processo que irá auditar, assim o seu checklist irá te ajudar de verdade.
Por fim, o auditor deve compreender que, ao elaborar um checklist, é preciso adequá-lo à realidade da sua organização.
6. Elabore bons relatórios
É fundamental que o produto da auditoria seja revertido em bons relatórios, que respondam a perguntas. Por isso, é importante que, ao criar tais relatórios, o auditor fique atento aos possíveis questionamentos que o auditado fará, como:
- Quais procedimentos, processos e tarefas foram auditados?
- E quais problemas foram encontrados?
- Quais ações devem ser implementadas?
- Em quais áreas as melhorias devem ser focadas?
- Onde se deve investir?
O profissional responsável pela auditoria deve estar preparado para responder a essas e a outras perguntas, conduzindo da melhor forma o desenvolvimento das ações e fazendo com que resultem em ações positivas.
Se pecar na elaboração do seu relatório, sua auditoria será muito prejudicada, tanto nas informações que precisam ser entendidas pelos auditados, como também perderá a credibilidade, então fique muito atento e colete todas as informações durante a realização da auditoria.
FAQ
O que é uma auditoria interna?
Uma auditoria interna é uma avaliação independente da eficácia da gestão de riscos, dos processos e da governança geral de uma organização.
Qual a importância de uma auditoria interna?
A auditoria interna é de extrema importância. Veja, a seguir, os pontos mais importantes dessa prática para as empresas:
- Identificar as oportunidades de melhoria;
- Estruturar a governança corporativa;
- Ter maior transparência.
Quanto tempo leva uma auditoria interna?
O tempo necessário pode levar algumas semanas, dependendo do escopo da auditoria e do porte da empresa ou departamento que está sendo avaliado.
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