Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo!

Por | Administrativo

Como emitir nota fiscal

Se você está procurando como emitir uma nota fiscal eletrônica, chegou ao lugar certo. Dessa forma, hoje mostraremos como fazer essa emissão em um simples passo a passo e agilizar essa tarefa tão importante para o seu negócio. Além disso, vale lembrar que todo o processo leva poucos minutos e é fundamental para manter sua empresa dentro da lei e seus impostos em dia.

Veja também como fazer um contrato!

Como você deve saber, todo negócio precisa emitir notas fiscais para registrar as vendas de produtos e serviços. Caso ele não faça isso, pode sofrer acusações de sonegação fiscal. Portanto, a seguir, você vai entender como emitir uma nota fiscal eletrônica por meio de um passo a passo sem dificuldades e com o apoio da tecnologia. 

Assim, continue lendo e aprenda mais essa função para a sua empresa. 

Aprender a emitir a nota fiscal é algo essencial para o seu negócio

Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo! - Foto: PC
Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo! – Foto: PC

Se você está nessa página, sabe que aprender como emitir a nota fiscal eletrônica é indispensável para qualquer empreendedor. Afinal, essa é uma das atividades essenciais na rotina de um negócio. Além disso, ela costuma ser feita pelo próprio dono quando se trata de micro e pequenas empresas.

Portanto, basicamente, a nota fiscal é um documento que registra de forma oficial uma venda de produto ou até uma prestação de serviços. 

Assim, é a partir dela que o governo fiscaliza todas as atividades comerciais das organizações e recolhe os impostos devidos como ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e ISS (Imposto Sobre Serviços). 

Dessa forma, toda empresa é obrigada a emiti-la em cada transação (com exceção do MEI, quando não vende para uma pessoa jurídica) — do contrário, a ausência do documento pode incorrer em sonegação fiscal e causa sérios problemas para a empresa.

Felizmente, esse processo ficou bem mais simples com a criação da nota fiscal eletrônica. Dessa forma, ela vem substituindo os antigos talões e facilitando a vida do empreendedores de modo geral. 

Qual a importância de a emitir nota fiscal eletrônica?

Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo! - Foto: Dicas MEI
Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo! – Foto: Dicas MEI

Como já dito, saber como emitir a nota fiscal eletrônica é um pré-requisito para vender qualquer produto ou serviço aqui no Brasil. Portanto, para a empresa, a emissão passa a ser obrigatória para regularizar as atividades perante a lei e ficar em dia com os impostos. Além disso, vale lembrar que a nota fiscal também serve como um bom instrumento de controle de vendas. 

Assim, ao consultar as notas fiscais emitidas, você sabe exatamente quanto faturou e quanto pagou de tributos, por exemplo. Além disso, toda empresa precisa guardar esses documentos para comprovar a sua regularidade em caso de solicitações ou até auditorias da Receita Federal.

Por outro lado, para o cliente, a nota fiscal serve como um comprovante da compra. Esse “comprovante” pode ser bem útil para solicitar uma troca, devolver o produto ou até acionar a garantia, por exemplo.

Por fim, com a versão eletrônica, o governo também consegue fiscalizar o mercado com muito mais eficiência. Dessa forma, o governo também consegue promover mudanças para melhorar o ambiente de negócios. 

Quais são os principais tipos de nota fiscal eletrônica?

Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo! - Foto: CR
Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo! – Foto: CR

Agora, antes de aprender como emitir uma nota fiscal eletrônica, é importante que você conheça os diferentes tipos de documentos existentes. Portanto, confira abaixo os principais:

Nota fiscal eletrônica (NF-e)

Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo! - Foto: EA
Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo! – Foto: EA

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é emitida por empresas do comércio para conseguir registrar a venda de produtos. Dessa forma, ela garante o recolhimento do ICMS, que é o principal imposto cobrado pelo estados brasileiros. 

Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)

Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo! - Foto: GOV
Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo! – Foto: GOV

Já a nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e) é emitida a cada prestação de serviços realizada pela empresa. Portanto, nesse caso, o imposto recolhido é o ISS, que é de competência municipal.

Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo! - Foto: MA
Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo! – Foto: MA

A nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) é útil para registrar a venda direta de produtos e serviços ao consumidor. Inclusive, é por isso que ela é a mais utilizada no varejo, e tem a função de substituir o cupom fiscal como comprovante de venda. 

Como emitir a nota fiscal eletrônica?

É bem simples entender como emitir nota fiscal eletrônica, pois são poucas as etapas e tudo pode ser feito de forma online. Portanto, siga os passos abaixo e emita as suas notas de forma fácil. 

1. Verifique qual nota você deve emitir

Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo! - Foto: Sebrae
Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo! – Foto: Sebrae

O primeiro passo para conseguir emitir nota fiscal eletrônica é descobrir qual o tipo de nota que se encaixa nas atividades da sua empresa. Portanto, como vimos no tópico acima, a NF-e é para produtos, a NFS-e para serviços e a NFC-e para vendas diretas ao consumidor no varejo. Assim, dependendo das suas atividades, você pode ter que emitir um ou mais tipos e seguir processos diferentes.

2. Faça seu cadastro no governo

Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo! – Foto: JC

Em seguida, para emitir qualquer tipo de nota fiscal eletrônica, você precisa estar credenciado nos órgãos competentes da sua cidade ou estado. Além disso, vale lembrar que isso também depende de qual é a sua atividade.

Se você precisa emitir a NF-e, deverá realizar o cadastro na Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ). Mas se precisa emitir NFS-e, deverá fazer o cadastro na Prefeitura do seu município.

Geralmente, o cadastro pode ser feito de forma online e são exigidos documentos como contrato social da sua empresa e CPF / RG do responsável. No entanto, como a legislação muda em cada cidade e estado, você deve consultar seu contador para saber quais são os procedimentos. 

Ao final do processo, você receberá uma senha para acessar o sistema de geração de notas.

3. Adquira um certificado digital

Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo! – Foto: SR

Na maioria dos casos, é preciso que você utilize um certificado digital para garantir a validade jurídica das notas fiscais eletrônicas. Portanto, esse documento eletrônico funciona como uma assinatura digital, permitindo que você acesse os sistemas do governo e garanta a autenticidade das suas transações online. 

Dessa forma, você pode adquirir seu certificado digital junto às Autoridades Certificadoras credenciadas  pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian, Receita Federal e até o SERPRO.

Além disso, no mercado, você vai encontrar opções como e-CNPJ e NF-e. Assim, ambas servem para emitir notas fiscais eletrônicas. Por fim, vale lembrar que empresas de serviço não são obrigadas a utilizar o certificado para emitir NFS-e (podem usar a Senha da Web). Dessa forma, o uso é obrigatório para emissão de NF-e.

4. Adquira um software emissor

Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo! – Foto: IBID

Para conseguir emitir nota fiscal eletrônica, você vai precisar de um software emissor. Dessa forma, ele pode ser gratuito, como a versão oferecida pela Sefaz, ou até uma versão própria adquirida pela própria empresa.

A diferença é que os emissores oferecidos por empresas de contabilidade online e sistemas de gestão são mais completos e inteligentes, enquanto a versão gratuita é bem mais limitada. Além disso, o emissor próprio tem a comodidade da integração com o sistema de gestão contábil do seu negócio. Dessa forma, ele consegue agilizar as rotinas e reduzir o tempo gasto nas tarefas. 

5. Emita suas notas fiscais

Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo! – Foto: SEFAZ

Com o acesso liberado ao sistema do governo e seu emissor, você já pode começar a a emitir nota fiscal eletrônica de forma imediata. Portanto, para isso, basta usar o botão “Emitir NF-e/NFS-e” ou função semelhante no seu software e preencher as informações do cliente e da venda. 

Além disso, geralmente, estes são os dados solicitados:

  • Nome / Razão social, CPF / CNPJ, endereço, e-mail e telefone do comprador do produto ou tomador de serviços;
  • Data da emissão (competência);
  • Natureza da operação (tributação no município ou fora, isenção, exigibilidade suspensa e etc.) e local da transação;
  • Código da atividade da empresa;
  • Valor da transação e de eventuais seguros, fretes, descontos e outras despesas;
  • Impostos como ICMS e ISS;
  • Dados do transportador, se houver;
  • Quantidade, preço e porcentagem de tributos dos produtos ou serviços;
  • Descrição detalhada dos produtos ou serviços.

Dessa forma, o próprio software deverá fazer o cálculo do valor final da nota, que será emitida com uma chave de acesso e número único para consultas posteriores. 

Emitindo a nota fiscal eletrônica na plataforma da Contabilix

Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo! – Foto: CX

Agora que você sabe como emitir a nota fiscal eletrônica, já pode aproveitar todas as facilidades de ser um emissor próprio. Dessa forma, na plataforma de contabilidade online da Contabilix, você conta com um emissor de nota fiscal exclusivo dentro da área de cliente. 

Além disso, a função é muito simples de usar: basta preencher as informações do documento e clicar em “Emitir Nota”. Portanto, a vantagem é que suas notas fiscais já ficam armazenadas no sistema e servem como base para o cálculo mensal dos seus impostos.

Depois, você consegue imprimir suas guias de impostos no mesmo sistema, e ainda pode fechar a sua folha de pagamento, enviar as obrigações ao governo e ter acesso aos relatórios gerenciais do seu negócio. Portanto, tudo isso com a praticidade de um sistema 100% online, pensado para facilitar o dia a dia do empreendedor. 

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