Como fazer um ofício: veja os detalhes e dicas importantes

Se você trabalha em uma organização pública ou privada, é bem provável que você já tenha recebido esse documento. Mas se for preciso elaborar, você saberia como fazer um ofício?

Nessa publicação, vamos explicar melhor qual é o significado desse documento e dar dicas para que você tenha facilidade na hora de fazer o seu.

O que é um ofício?

O Oficio é um documento destinado a alguma autoridade pública, empresa ou mesmo pessoa física, para solicitar, reivindicar ou comunicar algo.

Seu texto deve ser escrito formalmente e conter argumentos coerentes e consistentes, de forma a justificar o pedido. Vale ressaltar, que é de suma importância se atentar ao vocabulário ( evitando repetições de palavras ) e para questão ortográfica e gramatical.

Embora seja muito formal, essa é uma das maneiras mais comuns de comunicação no setor público e portanto, trata-se de um conhecimento que você precisa ter.

Esse documento (ofício), assim como a Ata de reunião, são documentos muito usados dentro de uma organização, mas ambos tem finalidades diferentes.

Enquanto o ofício serve para declarar, notificar, solicitar ou transmitir formalmente algo a ata serve para registrar decisões de que foram discutidas e posteriormente, cobrar ao responsável.

Além disso, o ofício é amplamente utilizado em organizações públicas e privadas, que precisam registar e controlar o envio de notificações, e para que se tenha a ordem desses documentos, é necessário utilizar uma numeração contínua e crescente dos ofícios.

Pois, este número permite também referenciar a correspondência como resposta ao ofício, para que esteja viabilizando a organização interna do que foi emitido e do que foi respondido.

O que é e para que serve o protocolo?

Protocolo é onde você irá registar a entrega ou recebimento de qualquer documento e tem como objetivo a comprovação do recebimento ou entrega da notificação de documentos.

Ofício x memorando: qual é a diferença?

A diferença entre um e outro é bem básica. O ofício se trata de um documento de comunicação formal externa, ou seja o documento será enviado para outra organização.

Por outro lado, o memorando se caracteriza por ser uma comunicação interna. Uma comunicação entre departamentos e / ou setores. Em alguns casos, esta distinção foi abolida e passou-se a utilizar o ofício em ambas as hipóteses.

Quais pronomes de tratamento devo usar?

Dependendo de qual for autoridade com a qual você vai dialogar, o pronome de tratamento a ser utilizado muda.

Comete um equívoco, aquele(a) que deixar de chamar o Presidente da República de “Excelentíssimo Senhor”. Portanto, para outras autoridades, o tratamento por “Senhor” já é suficiente.

Veja abaixo quais são os pronomes de tratamento que você deve utilizar em cada caso:

• Senhor, Senhora – Usado quando falamos com pessoas com as quais não temos intimidade;
• Vossa Senhoria – Pouco utilizado atualmente; usado para quando nos dirigimos a autoridades em geral, como diretores, chefes, vereadores e secretários;
• Vossa Excelência – Usado para referenciar autoridades de hierarquias mais altas, como o Presidente da República, ministros de Estado, senadores e deputados;
• Vossa Eminência – Usado para falarmos com cardeais;
• Vossa Alteza – Para nos referirmos a príncipes, princesas e duques;
• Vossa Santidade – Para o papa;
• Vossa Reverendíssima – Para bispos e sacerdotes;
• Vossa Paternidade – Para superiores de ordens religiosas;
• Vossa Magnificência – Para reitores de universidades;
• Vossa Majestade – Para reis e rainhas.

Como elaborar um ofício?

O primeiro ponto é escrever sobre o que será o assunto, para facilitar na hora de redigir o documento. Após isso, deve cumprir todos os requisitos, como direção, assunto, solicitação e conclusão.

Cabeçalho: É responsável por indicar de imediato o emissor do ofício, por meio de um papel timbrado, onde contém o logo, brasão ou o identificador de quem emite.

Número do documento: A numeração do ofício tem como objetivo organizar internamente as notificações enviadas com a respostas recebidas.

Local e data: O local e data tem importância relevante para o controle de quem emite e de quem o recebe. Portanto, deve-se atentar à diferença da data de envio e recebimento, afins de acompanhamento os prazos.

Destinatário: Importante definir com clareza o responsável pelo recebimento do ofício, indicando o nome, cargo e endereço de sua localização, incluindo o setor, se for possível, sob pena de extravio junto a grandes empresas ou repartições públicas.

Assunto: Indique o tema tratado. Pois quanto mais direto, objetivo e claro for, melhor. Assim, o assunto busca direcionar o ofício internamente para quem de fato tenha a qualificação e responsabilidade em respondê-lo.

Mérito: No objeto desse documento, especifique a finalidade do ofício (motivos) e pedidos específicos que se espera daquele ofício, estabelecendo prazos e a quem deve ser respondido.

Assinatura: Identificar com clareza quem assina, com nome, cargo e a instituição que representa.

Protocolo: Não deixe de indicar o nome e data do recebimento do ofício. Pela importância das consequências da ausência de reposta.

Por fim, é importante frisar que você pode indicar dados de contato para obtenção de maiores informações.

Informações de rodapé:

Os dados do emissor do documento para contato, como por exemplo: endereço, telefone, endereço de correspondência eletrônica, sítio eletrônico oficial, podem ser informados no rodapé do documento, de preferência, centralizados.

5 dicas importantes para conseguir elaborar um ofício com excelência

1. Tenha atenção ao seu vocabulário 

O ofício se trata de uma modalidade de carta formal. Assim, ele não deve ser algo exaustivo ou extenso demais. Se você está pensando em utilizá-lo para requerer, comunicar, notificar ou solicitar algo, saiba de antemão que não deve ser um documento de 5 ou 6 páginas. Portanto, ele deverá ser simples e curto. 

Por se tratar de ser um documento jurídico, é necessário, que tenha muita atenção no momento em que estiver o redigindo para que o seu documento não se torne repetitivo, redundante ou até exaustivo. 

Além disso, vale lembrar que dependendo da autoridade que receberá o documento, você deve ter muita atenção, também ao pronome de tratamento, pois deverá corresponder com o cargo ocupado, por  exemplo. 

Assim, em ofício redigido com destino a autoridades como diretores, chefes ou secretários você pode utilizar Vossa Senhoria. Por outro lado, quando se trata de ofícios direcionados a reitores de faculdades / universidades você poderá utilizar Vossa Magnificência ou Magnifico Reitor, por exemplo. 

Por fim, sempre opte por utilizar uma linguagem formal e sóbria, de forma a ser compreendida por qualquer tipo de leitor. 

2. Indique o cabeçalho da forma correta

Pode parecer um tanto simples redigir o cabeçalho em um documento como o ofício, no entanto é necessária ter muita atenção, visto que através dele é possível a identificação rápida do receptor do ofício. 

Você ainda pode utilizar algumas maneiras para que a identificação de quem é o emissor seja mais rápida e ocorra antes mesmo da leitura do documento, já que ao usar em seus documentos logomarcas ou o papel timbrado é mais fácil a identificação de quem envia o ofício. 

No cabeçalho você deverá indicar para quem está enviando, qual o órgão ou até o setor. Em seguida informe o endereço da forma correta e a numeração do seu ofício. É importante definir o destinatário corretamente, assim é possível evitar que ocorra algum erro na entrega do documento. 

Por meio da numeração você terá um maior controle, caso queira acompanhá-lo ou mesmo para questão de organização. Há modelos onde constam a data que o documento foi elaborado logo no início, enquanto outras vem ao final. Por fim, tenha muita atenção no momento de redigir o seu cabeçalho para não acabar cometendo algum erro. 

3. Não esqueça do protocolo

É de extrema importância que o seu ofício tenha a indicação do protocolo. O motivo é que ele se trata de um documento jurídico oficial que estará sendo enviado a um terceiro, e assim pode causar consequências em situações onde não é respondido. 

Se possível coloque no corpo do seu documento uma parte que indique o nome da pessoa que recebeu, com a assinatura e a data. Assim, há alguns modelos que informam, inclusive, o horário de recebimento, por exemplo, Rafael Vieira, recebi às 10:00h do dia 25 de outubro de 2021. 

Se o documento for entregue através de um entregador ou alguma forma que não seja AR, é importante que conste a assinatura de recebimento no próprio documento. Além disso, outra possibilidade, também de ter assegurada a entrega é por meio do envio de AR, sendo uma modalidade de carta com aviso de recebimento enviada via correio. 

O ofício enviado via AR, quando recebido por seu destinatário, o mesmo assina o Aviso de Recebimento com as informações que indicam que o recebeu. 

4. Conteúdo da carta de ofício

Aqui você deverá indicar cada um dos motivos ou finalidades que lhe levaram a enviar aquele ofício, o porquê e o que você está requerendo, solicitando ou notificando, por exemplo. 

Assim, especifique de maneira sucinta e clara, para poder evitar que o documento fique exaustivo e acabe se tornando meio confuso. Portanto, seja conciso, utilize poucas palavras e busque palavras que não apresentem ambiguidades para fugir de alguma colocação que se torne desrespeitosa, por exemplo. 

Se desejar você pode colocar no corpo, para onde deverá ser enviado algum produto, caso a solicitação seja produto para uso em um departamento, ou mesmo estabelecer prazos que indiquem em quanto tempo deverá ser respondido o documento. 

Além disso, especifique bem o objetivo do mérito do seu ofício, evite qualquer tipo de escrita que possam trazer subjetividade. Se quiser ainda, poderá informar que junto ao ofício acompanharão alguns anexos. Por fim, como se trata de um documento de carta formal simples, não precisa se prolongar, escreva com clareza e indique o que motivou o envio. 

5. Coloque uma conclusão

Não esqueça de sempre finalizar da forma correta o seu documento, pois assim você informa a quem está lendo que ali se findou a requisição, comunicação, solicitação ou notificação. 

Assim, esse momento será útil para agradecer pela atenção do destinatário do ofício que o leu, não esqueça de usar palavras que remetam ao respeito, sem ser grosseiro ou mal-educado. 

Utilizando as palavras da forma correta você poderá finalizar o documento de maneira que não aparente como uma imposição, mas sim como uma solicitação. 

Por fim, você poderá utilizar expressões como “Aguardo o retorno, convicto que receberei uma resposta do senhor e que o mesmo procederá com muita atenção, atenciosamente e informe o seu nome” ou “ Fique com os meus votos de consideração e estima”. Ainda, poderá finalizar de uma maneira mais simples, colocando apenas “atenciosamente” ou “desde já agradeço a atenção do senhor”. 

Conheça um modelo de ofício

Como você pôde perceber, não tem muito segredo, não é? Para tornar as coisas ainda mais fáceis, abaixo disponibilizamos um modelo de ofício no qual você pode se basear. Adeque as informações conforme as suas necessidades, mas mantenha a mesma estrutura.

Importante: de nada adianta seguir o modelo padrão de ofício se o seu documento estiver repleto de erros de grafia ou concordância. Dessa forma, certifique-se de corrigir o texto antes de enviá-lo para o seu destinatário.

Exemplos de ofícios

1- OFÍCIO DE COMUNICAÇÃO

Ofício nº ___/___

A/C sr.(sra.)  [nome da pessoa que vai recebê-lo]
[cargo ou função do destinatário]
[empresa ou órgão do destinatário]

Assunto: [Tema sobre o qual você irá tratar]

Prezado(a) sr.(sra.) [cargo ou função do destinatário],

Na condição de [seu cargo ou posição em que se apresenta], informo que [descreva o teor do que você deseja comunicare a finalidade pretendida, como o pagamento de um tributo, a revisão de uma multa, o arquivamento de um processo administrativo].

[Saudação e despedida],
[localidade], [dia] de [mês] de [ano]

[assinatura]                                                                              
[seu nome]

2. OFÍCIO DE SOLICITAÇÃO

Ofício nº ___/___

À Secretaria de Saneamento (nome do órgão).

Município de (cidade) – (estado).

Eu, nome, estado civil, nacionalidade, profissão, portador do CPF número (informar) e de RG número (informar) residente à (endereço, com rua, número, bairro e complemento), CEP (informar), no município de (nome) – (estado), compareço respeitosamente à vossa presença para solicitar as devidas providências no intuito de que seja regularizada a coleta de lixo reciclável no bairro (nome), levando em consideração a ausência do serviço, que se estende para mais de um mês, trazendo transtornos aos moradores e prejuízos ao meio ambiente.

Considerando que a solicitação será aprovada, fique com meus agradecimentos e votos de consideração.

(local), (dia) de (mês) de (ano)

(assinatura)

(nome)

3. OFÍCIO DE SOLICITAÇÃO

Ofício ___/___

Ao Senhor (nome)

(Cargo)

(Empresa ou órgão)

Eu, nome, estado civil, nacionalidade, profissão, portador do CPF número (informar) e de RG número (informar) residente à (endereço, com rua, número, bairro e complemento), CEP (informar), no município de (nome) – (estado), compareço a presença de Vossa Senhoria para solicitar o patrocínio no valor de XX para realização do (descrição do evento).

Fique com meus votos de consideração e estima.

(local), (dia) de (mês) de (ano).

(assinatura)

(nome)

Exemplo de ofício na prática

Considerações gerais sobre como elaborar ofícios

Recapitulando os principais pontos, considerando a necessidade de uma empresa, seja para o prefeito, para o Presidente da República, para o administrador regional ou o secretário de governo, destacam-se as seguintes conclusões:

• Documento formal, que pode seguir estrutura e regras específicas e que pode variar caso a caso;
• Ter cuidado com a linguagem, correção ortográfica e gramatical;
• Identificar claramente o destinatário e do tipo de ofício;
• Clareza e concisão na demanda ou comunicado;
• Assinatura e identificação do remetente.

FAQ – Como fazer um ofício?