Como fazer um ofício: confira todos os detalhes!

Por | Administrativo

Como fazer um ofício

Se você trabalha em uma organização pública ou privada, é muito provável que você já tenha recebido esse documento. Mas se for preciso elaborar, você saberia como fazer um ofício?

Nessa publicação, vamos explicar melhor qual é o significado desse documento e dar dicas para que você tenha facilidade na hora de fazer o seu.

O que é um ofício?

Entenda o que é esse documento
Entenda o que é esse documento

O Oficio é um documento destinado a alguma autoridade pública, empresa ou mesmo pessoa física, para solicitar, reivindicar ou comunicar algo.

Seu texto deve ser escrito formalmente e conter argumentos coerentes e consistentes, de forma a justificar o pedido. Vale ressaltar, que é de suma importância se atentar ao vocabulário (evitando repetições de palavras) e para questão ortográfica e gramatical.

Embora seja muito formal, essa é uma das maneiras mais comuns de comunicação no setor público e portanto, trata-se de um conhecimento que você precisa ter.

Esse documento (ofício), assim como a Ata de reunião, são documentos muito usados dentro de uma organização, ​​porém, ambos tem finalidades diferentes.

Enquanto o ofício serve para declarar, notificar, solicitar ou transmitir formalmente algo a ata serve para registrar decisões de que foram discutidas e posteriormente, cobrar ao responsável.

O ofício é amplamente utilizado em organizações públicas e privadas, que precisam registar e controlar o envio de notificações, e para que se tenha a ordem desses documentos, é necessário utilizar uma numeração contínua e crescente dos ofícios.

Pois, este número permite também referenciar a correspondência como resposta ao ofício, para que esteja viabilizando a organização interna do que foi emitido e do que foi respondido.

O que é e para que serve o Protocolo?

Entende qual o objetivo do protocolo ao fazer um ofício.
Entende qual o objetivo do protocolo ao fazer um ofício.

Protocolo é onde você irá registar a entrega ou recebimento de qualquer documento e tem como objetivo a comprovação do recebimento ou entrega da notificação de documentos.

Ofício x memorando: qual é a diferença?

A diferença entre um e outro é bem básica. O ofício se trata de um documento de comunicação formal externa, ou seja o documento será enviado para outra organização.

Já o memorando se caracteriza por ser uma comunicação interna. Uma comunicação entre departamentos e/ ou setores. Em alguns casos, esta distinção foi abolida e passou-se a utilizar o ofício em ambas as hipóteses.

Quais pronomes de tratamento devo usar?

Dependendo de qual for autoridade com a qual você vai dialogar, o pronome de tratamento a ser utilizado muda.

Comete um equívoco, aquele(a) que deixar de chamar o Presidente da República de “Excelentíssimo Senhor”. Portanto, para outras autoridades, o tratamento por “Senhor” já é suficiente.

Veja abaixo quais são os pronomes de tratamento que você deve utilizar em cada caso:

  • Senhor, Senhora – Usado quando falamos com pessoas com as quais não temos intimidade;
  • Vossa Senhoria – Pouco utilizado atualmente; usado para quando nos dirigimos a autoridades em geral, como diretores, chefes, vereadores e secretários;
  • Vossa Excelência – Usado para referenciar autoridades de hierarquias mais altas, como o Presidente da República, ministros de Estado, senadores e deputados;
  • Vossa Eminência – Usado para falarmos com cardeais;
  • Vossa Alteza – Para nos referirmos a príncipes, princesas e duques;
  • Vossa Santidade – Para o papa;
  • Vossa Reverendíssima – Para bispos e sacerdotes;
  • Vossa Paternidade – Para superiores de ordens religiosas;
  • Vossa Magnificência – Para reitores de universidades;
  • Vossa Majestade – Para reis e rainhas.

Como elaborar um ofício?

O primeiro ponto é escrever sobre o que será o assunto, para facilitar na hora de redigir o documento. Após isso, deve cumprir todos os requisitos, como direção, assunto, solicitação e conclusão.

Cabeçalho: É responsável por indicar de imediato o emissor do ofício, por meio de um papel timbrado, onde contém o logo, brasão ou o identificador de quem emite.

Número do documento: A numeração do ofício tem como objetivo organizar internamente as notificações enviadas com a respostas recebidas.

Local e data: O local e data tem importância relevante para o controle de quem emite e de quem o recebe. Portanto, deve-se atentar à diferença da data de envio e recebimento, afins de acompanhamento os prazos.

Destinatário: Importante definir com clareza o responsável pelo recebimento do ofício, indicando o nome, cargo e endereço de sua localização, incluindo o setor, se for possível, sob pena de extravio junto a grandes empresas ou repartições públicas.

Assunto: Indique o tema tratado. Pois quanto mais direto, objetivo e claro for, melhor. O assunto busca direcionar o ofício internamente para quem de fato tenha a qualificação e responsabilidade em respondê-lo.

Mérito: No objeto desse documento, especifique a finalidade do ofício (motivos) e pedidos específicos que se espera daquele ofício, estabelecendo prazos e a quem deve ser respondido.

Assinatura: Identificar com clareza quem assina, com nome, cargo e a instituição que representa.

Protocolo: Não deixe de indicar o nome e data do recebimento do ofício. Pela importância das consequências da ausência de reposta.

É importante frisar que você pode indicar dados de contato para obtenção de maiores informações.

Informações de rodapé:

Os dados do emissor do documento para contato, como por exemplo: endereço, telefone, endereço de correspondência eletrónica, sítio eletrónico oficial, podem ser informados no rodapé do documento, de preferência, centralizados.

Conheça um modelo de ofício

Como você pôde perceber, não tem muito segredo, não é? Para tornar as coisas ainda mais fáceis, abaixo disponibilizamos um modelo de ofício no qual você pode se basear. Adeque as informações conforme as suas necessidades, mas mantenha a mesma estrutura.

Importante: de nada adianta seguir o modelo padrão de ofício se o seu documento estiver repleto de erros de grafia ou concordância. Dessa forma, certifique-se de corrigir o texto antes de enviá-lo para o seu destinatário.

Exemplos de ofícios

1- OFÍCIO DE COMUNICAÇÃO

Ofício nº ___/___

A/C sr.(sra.)  [nome da pessoa que vai recebê-lo]
[cargo ou função do destinatário]
[empresa ou órgão do destinatário]

Assunto: [Tema sobre o qual você irá tratar]

Prezado(a) sr.(sra.) [cargo ou função do destinatário],

Na condição de [seu cargo ou posição em que se apresenta], informo que [descreva o teor do que você deseja comunicare a finalidade pretendida, como o pagamento de um tributo, a revisão de uma multa, o arquivamento de um processo administrativo].

[Saudação e despedida],
[localidade][dia] de [mês] de [ano]

[assinatura]                                                                              
[seu nome]

2. OFÍCIO DE SOLICITAÇÃO

Ofício nº ___/___

À Secretaria de Saneamento (nome do órgão).

Município de (cidade) – (estado).

Eu, nome, estado civil, nacionalidade, profissão, portador do CPF número (informar) e de RG número (informar) residente à (endereço, com rua, número, bairro e complemento), CEP (informar), no município de (nome) – (estado), compareço respeitosamente à vossa presença para solicitar as devidas providências no intuito de que seja regularizada a coleta de lixo reciclável no bairro (nome), levando em consideração a ausência do serviço, que se estende para mais de um mês, trazendo transtornos aos moradores e prejuízos ao meio ambiente.

Considerando que a solicitação será aprovada, fique com meus agradecimentos e votos de consideração.

(local), (dia) de (mês) de (ano)

(assinatura)

(nome)

2. OFÍCIO DE SOLICITAÇÃO

Ofício ___/___

Ao Senhor (nome)

(Cargo)

(Empresa ou órgão)

Eu, nome, estado civil, nacionalidade, profissão, portador do CPF número (informar) e de RG número (informar) residente à (endereço, com rua, número, bairro e complemento), CEP (informar), no município de (nome) – (estado), compareço a presença de Vossa Senhoria para solicitar o patrocínio no valor de XX para realização do (descrição do evento).

Fique com meus votos de consideração e estima.

(local), (dia) de (mês) de (ano).

(assinatura)

(nome)

Exemplo de ofício na prática

Exemplo de ofício na prática
Exemplo de ofício na prática

Considerações gerais sobre como elaborar ofícios

Recapitulando os principais pontos, considerando a necessidade de uma empresa, seja para o prefeito, para o Presidente da República, para o administrador regional ou o secretário de governo, destacam-se as seguintes conclusões:

  • Documento formal, que pode seguir estrutura e regras específicas e que pode variar caso a caso.
  • Ter cuidado com a linguagem, correção ortográfica e gramatical
  • Identificar claramente o destinatário e do tipo de ofício
  • Clareza e concisão na demanda ou comunicado
  • Assinatura e identificação do remetente
Quais são os tipos de ofício?

Comunicação;
Solicitação;
Requerimento ou Pedido;
Patrocínio;
Jurídico.

O que é e para que serve o ofício?

É um tipo de documento oficial, uma correspondência, o qual é utilizado por servidores e funcionários da Administração Pública. Trata-se de documento emitido por Prefeituras, suas secretarias e órgãos, ou por tribunais e outros entes do Estado.

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