Como fazer um projeto? Confira o tutorial!

Por | Administrativo, Geral, Secretariado

É segunda-feira de manhã cedo. Os seus chefes o convocam para uma reunião para discutir algumas iniciativas chave que esperam alcançar neste trimestre. Assim, você está encarregado de elaborar um plano de projeto prático para a sua equipe executar essas iniciativas. Eles querem isso até o final da semana. Mas por onde você deve começar?

Veja também o que é a gestão de documentos e qual a sua importância!

Não entre em pânico! Você não precisa saber todos os fundamentos da gestão de projetos para executar um plano de projeto bem-sucedido. Portanto, siga as 6 etapas abaixo para criar um plano de gestão de projeto e liderar a sua equipe com confiança.

O que é o planejamento de um projeto?

como fazer um projeto
Veja o tutorial! – Foto: BG MAS

O planejamento do projeto é o processo de estabelecer o seu escopo e definir os objetivos e as etapas para alcançá-los. Assim, é um dos mais importantes processos que compõem a gestão de projetos. Por fim, vale lembrar que a saída do processo de planejamento do projeto é um plano de gestão do projeto.

O que é um plano de projeto?

Como fazer um projeto
Veja o tutorial! – Foto: PB MAS

Um plano de projeto, também conhecido como plano de gestão de projeto, é um documento que contém o escopo e o objetivo dele. É bem mais comumente representado na forma de um gráfico para facilitar a comunicação com as partes interessadas.

Assim, aprender como desenvolver um não precisa ser complicado. Portanto, continue lendo para saber qual abordagem de planejamento que você deve seguir para criar um plano de projeto que a sua equipe vai adorar.

Como fazer um?

Veja o tutorial! - Foto: EU MAS
Veja o tutorial! – Foto: EU MAS

Etapa 1: identificar e reunir-se com as partes interessadas

como fazer um projeto
Veja o tutorial! – Foto: WR MAS

Uma parte interessada é qualquer pessoa que será afetada pelos resultados do seu plano de projeto. Isso inclui os seus clientes e usuários finais. Dessa forma, certifique-se de identificar todas as partes interessadas e de manter os seus interesses em mente ao criar o seu plano.

Em seguida, reúna-se com os patrocinadores do projeto e as principais partes interessadas para discutir as suas necessidades e expectativas do projeto e estabelecer uma linha de base de escopo,  orçamento e até cronograma.  Além disso, crie um documento de declaração do escopo para finalizar e registrar os detalhes do escopo do projeto, colocar todos na mesma página e até reduzir as chances de falhas de comunicação dispendiosas. Por fim, vale lembrar que o controle de custos, em particular, também é crítico durante essa fase do processo. 

Dica: Olhe além das necessidades declaradas das partes interessadas para identificar os benefícios desejados subjacentes. Esses benefícios são os objetivos que o seu projeto deve entregar.

Etapa 2: Definir e priorizar metas

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Depois de ter uma lista das necessidades das partes interessadas, priorize-as e estabeleça metas específicas para o projeto. Dessa forma, eles devem delinear os objetivos ou as métricas e os benefícios que você espera alcançar.  Por fim, escreva suas metas e as necessidades das partes interessadas que elas atendem em seu plano para que sejam comunicadas com clareza e facilmente compartilháveis.

Dica: “Mas tudo é importante!”. Assim, se você estiver tendo problemas para priorizar, comece a classificar as metas com base na urgência e na importância.

Etapa 3: Definir os produtos

como fazer um projeto
Veja o tutorial! – Foto: DE MAS

Identifique as entregas e as etapas de planejamento do projeto necessárias para atender às metas do projeto. Quais são os resultados específicos que você espera produzir?

Em seguida, estime as datas de vencimento para cada entrega em seu plano. Além disso, você pode finalizar essas datas quando se sentar para definir o cronograma do projeto na próxima etapa.

Dica: Estabeleça marcos firmes para prazos e resultados essenciais. Dessa forma, você será capaz de monitorar o seu progresso assim que o trabalho começar para garantir que você conclua as tarefas no prazo e mantenha as partes interessadas satisfeitas.

Etapa 4: Crie um cronograma

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Observe cada entrega e defina a série de tarefas que devem ser concluídas para realizar cada uma. Para cada tarefa, determine o tempo que levará, os recursos necessários e quem será o responsável pela execução.

Em seguida, identifique todas as dependências. Você precisa concluir certas tarefas antes que outras possam começar? Insira resultados, dependências e até marcos em seu gráfico ou escolha um dos muitos modelos e apps online disponíveis. Além disso, certifique-se de também entender como escrever um relatório de gestão de projeto para uma visão geral resumida do status atual do seu projeto.

Dica: Envolva a sua equipe no processo de planejamento. As pessoas que executam o trabalho têm percepções importantes sobre como as tarefas são realizadas, quanto tempo levarão e quem é a melhor pessoa para executá-las. Dessa forma, aproveite o conhecimento deles! Você precisará que eles concordem com o cronograma e definam as expectativas de que o trabalho ocorra sem problemas.

Etapa 5: Identificar problemas e concluir uma avaliação de risco

Veja o tutorial! – Foto: AR MAS

Nenhum projeto é isento de riscos. Dessa forma, cruzar os dedos e esperar o melhor não está ajudando em nada. Há algum problema que você conhece de forma antecipada que afetará o processo de planejamento, como as próximas férias de um membro importante da equipe? Que circunstâncias imprevistas podem causar problemas? Portanto, pense em feriados, peças em espera ou temporadas mais movimentadas.

Ao desenvolver um plano de projeto, você deve saber como gerenciar os riscos em um projeto e considerar as etapas que deve seguir para evitar que certos riscos aconteçam ou limitar o seu impacto negativo. Dessa forma, realize uma avaliação de risco e desenvolva uma estratégia de gestão de risco para se certificar de que você está preparado.

Dica: Lide com itens de alto risco no início do cronograma, se possível. Ou crie um pequeno “buffer de tempo” em torno da tarefa para ajudar a manter o seu projeto no caminho certo em caso de algum atraso.

Etapa 6: Apresentar o plano do projeto às partes interessadas

Veja o tutorial! – Foto: EU MAS

É bem importante que você entenda como apresentar o seu projeto de maneira eficaz. Dessa forma, explique como o seu plano atende às expectativas das partes interessadas e apresente suas soluções para quaisquer conflitos.  Além disso, certifique-se de que a sua apresentação não seja unilateral. Em vez disso, tenha uma discussão aberta com as partes interessadas.

Em seguida, você precisa determinar as funções: Quem precisa ver quais relatórios e com que frequência? Quais decisões precisarão ser aprovadas e por quem?

Deixe o seu plano claro e acessível a todos os interessados, para que eles não tenham que persegui-lo para atualizações simples. Armazenar todos os dados do plano do projeto em um único local, como uma ferramenta de colaboração, torna bem mais fácil acompanhar o progresso, compartilhar atualizações e fazer edições sem encher sua agenda com reuniões.

Comunique-se com clareza. Certifique-se de que as partes interessadas saibam exatamente o que se espera delas e quais ações devem ser tomadas. Só porque é óbvio para você, não significa que seja óbvio para eles!

Dica: Se o seu plano ou cronograma não estiver de acordo com as expectativas originais das partes interessadas, comunique isso agora para evitar surpresas desagradáveis ​​ou até conversas tensas no futuro.

Em vez de dizer às partes interessadas que suas expectativas ou solicitações não são realistas, diga-lhes o que é necessário para que isso aconteça, incluindo quanto tempo, dinheiro ou mão de obra. Por fim, deixe-os decidir se vale a pena dedicar os recursos extras.

Depois de criar o seu plano de projeto

Veja o tutorial! – Foto: FU MAS

Parabéns, você completou o seu plano de projeto! Próxima etapa: agende uma reunião inicial do projeto. Agora começa o verdadeiro trabalho. Dessa forma, definir o tom certo na reunião inicial pode fazer ou quebrar o seu projeto. Além disso, se você tiver alguma dica adicional sobre como gerenciar um projeto do início ao fim, conte-nos nos comentários abaixo!

FAQ

O que é o planejamento de um projeto?

O planejamento do projeto é o processo de estabelecer o seu escopo e definir os objetivos e as etapas para alcançá-los. Assim, é um dos mais importantes processos que compõem a gestão de projetos. Por fim, vale lembrar que a saída do processo de planejamento do projeto é um plano de gestão do projeto.

O que é um plano de projeto?

Um plano de projeto, também conhecido como plano de gestão de projeto, é um documento que contém o escopo e o objetivo dele. É bem mais comumente representado na forma de um gráfico para facilitar a comunicação com as partes interessadas.

Assim, aprender como desenvolver um não precisa ser complicado. Portanto, continue lendo para saber qual abordagem de planejamento que você deve seguir para criar um plano de projeto que a sua equipe vai adorar.

Quais são as etapas para criar um projeto?

  1. Identificar e reunir-se com as partes interessadas;
  2. Definir e priorizar metas;
  3. Definir os produtos;
  4. Crie um cronograma;
  5. Identificar problemas e concluir uma avaliação de risco;
  6. Apresentar o plano às partes interessadas

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