Como fazer uma ata de reunião: Passo a passo!

Por | Administrativo

Como fazer uma ata de reunião

Você que participa de reuniões no trabalho já deve ter tido a necessidade de fazer uma ata de reunião. Seja qual for o tipo de trabalho, todas as decisões tomadas geralmente são registradas, validadas e compartilhadas com todos os participantes.

O que é uma ata de reunião?

A ata de reunião é um documento de registro escrito, sobre todos os pontos e assuntos discutidos durante uma reunião ou outro tipo de evento correlacionado.

Refere-se ao relato resumido do que foi debatido  e normalmente é redigido por um profissional de  Secretariado Executivo.

Fazer uma ata de reunião é uma das funções básicas de um profissional de secretariado e que requer muita atenção porque nenhum ponto  pode passar despercebido.

Por muitos tempo, este documento se resumiu a uma estrutura rígida, escrito com uma linguagem muito formal e na maioria das vezes, era difícil de compreender o que estava escrito ali.

Por esse motivo, as pessoas ficam se perguntando se ter um modelo padrão de ata de reunião é realmente importante, ou é apenas formalidade.

Para que serve uma ata?

Registrando todas as decisões tomadas durante uma reunião.
Registrando todas as decisões tomadas durante uma reunião.

Como já dito anteriormente o principal objetivo de uma ata é registrar todas as decisões tomadas durante uma reunião organizacional, mas não se restringe apenas a isso. 

Para quem trabalha com o secretariado remoto, a ata se torna uma aliada, muito importante, vai servir para registrar o que foi acertado entre você e seu cliente.

Algumas observações  mais gerais continuam válidas, principalmente no que diz respeito às informações que devem constar em um documento deste tipo e a linguagem adotada.

Uma ata deve ser redigida de maneira que não seja possível qualquer alteração futura. Em caso de erro deve-se usar um termo adequado onde retifica o erro, empregando o “digo”. Quando há erro ou omissão após a ata ser lavrada, usa-se a expressão “em tempo”.

Tipos de atas

As atas não apenas resumo do problemas e acordos tratados em uma reunião organizacional, elas podem ser um documento que atesta a eleição de alguém para um cargo dentro de uma instituição. 

Além disso, uma ata serve para certificar oficialmente um fato, como acontece com a ata de certidão que é lavrada em cartório.

Estrutura de uma ata de reunião

Estruturando uma ata de reunião.
Estruturando uma ata de reunião.

Obrigatoriamente uma ata de reunião deve seguir essa estrutura para entrar nos moldes de um organização.

A ata deve ter:

  • Margens dos dois lados e formatadas em editor de documentos que não permita alteração, como por exemplo o  PDF;
  • Sem parágrafos ou alíneas, deve ocupar todo o espaço da página;
  • Sem abreviaturas de palavras ou expressões;
  • Os números devem ser escritos por extenso;
  • Não pode conter rasuras, nem emendas;
  • Nem uso de corretivo
  • O verbo deve ser no tempo pretérito perfeito do indicativo;
  • Deve conter verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões.

Como fazer uma ata de reunião “simples”:

Uma ata de reunião simples se caracteriza como uma espécie de súmula na qual serão registradas apenas as informações mais relevantes e que posteriormente poderá ser enviado ao seu diretor. Por exemplos: reuniões departamentais ou por setor, reuniões com clientes dentre outros .

Pontos importantes que devem constar na ata simples:

  • Data, local, hora de início e fim: é preciso saber onde e quando as pautas foram discutidas;
  • Participantes da reunião e seus cargos: é preciso saber quem participou e informar por quem as decisões foram tomadas;
  • Pauta da reunião: uma das principais informações que deve constar na ata a fim de saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram;
  • Discussões abordadas: parte fundamental para registro das discussões para esclarecer porque as decisões foram tomadas e porque algumas ideias foram abandonadas a fim de evitar que a mesma discussão ocorra várias outras vezes;
  • Registro das decisões: outro ponto crucial, é o registrar do que de fato foi acordado entre os integrantes e listar quais serão os próximos passos;
  • Compromissos: essencial para registrar os prazos para execução de cada tarefa e é onde se estabelece o dia, horário, local e participantes da próxima reunião;

Como fazer uma ata de reunião formal

Fazendo uma ata de reunião formal
Fazendo uma ata de reunião formal

A ata de reunião formal é caracterizada pela assinatura todos os participantes e registrada em cartório. Por exemplo: alteração contratual, alteração de diretoria, entre outros.

A ata formal é constituída pelas seguintes partes:

  • Abertura: onde vai indicar a data, horário, local e o nome da entidade que está reunida;
  • Legalidade: declaração de legalidade da reunião por existir quórum, conforme os estatutos. Não havendo quórum, a reunião não poderá ser realizada, mas a ata deverá ser lavrada para que o fato fique registrado;
  • Expediente registro informativo no qual constam os nomes dos presentes e as ausências justificadas, além de avisos e outros assuntos;
  • Ordem do dia: parte central do texto, corresponde ao registro das discussões e decisões ocorridas durante uma reunião, devendo ser narrados em ordem cronológica e também registrados os quesitos, a forma de votação e o resultado;
  • Encerramento e desfecho: quando todos o acontecimentos foram registrados.

Dicas de como fazer uma ata de reunião organizacional mais eficiente.

Confira quais são as principais  recomendações para tornar sua reunião mais efetiva e menos desgastante

  • Primeiro veja se existem regras para as reuniões: antes da reunião, veja se existe um modelo de ata a ser seguido se formal ou informal, se segue algum guia oficial. Depois, verifique também o que é relevante ser registrado.
  • Qual o seu papel? Verifique qual a sua função na reunião, se participa ou não, se dá opiniões, ou se apenas será responsável por anotar tudo.
  • Papel, caneta na mão e notebook a postos: Antes de entrar para a reunião, não se esqueça de preparar seu material de trabalho. Não é legal interromper a reunião atrás de material.
  • Sente-se no melhor local: a pessoa que irá lavrar a ata de reunião tem que estar acomodada no local onde possa escutar todas as pessoas envolvidas na reunião. Precisa ouvir com bastante clareza toda a discussão.
  • Grave sua reunião: ultimamente vem sendo bastante usada, pois facilita no processo de fazer a ata. Essa opção é muito segura pois não fica margem de dúvidas entre os participantes. Caso haja, existe a possibilidade de voltar a gravação e checar.
  • Objetividade: a ata de uma reunião deve ser um documento “simples” e de fácil compreensão. Não vale escrever detalhes que não irão influenciar no dia a dia do trabalho . Também é bom prestar atenção para que o documento não contenha gírias e abreviações.
  • Nome e logo da organização: criar uma ata sem a identidade da empresa é um grande erro. Não se esqueça dessa informação importante!
  • Localização: é imprescindível colocar data, hora e local da reunião. Isso irá facilitar sua vida! Imagine quando você precisar lembrar de algum prazo que foi dito em determinada reunião. Essas informações de localização será mais fácil encontrar o que procura.
  • Quantidade e nomes dos participantes: apresente quem está no compromisso. Isso será muito importante caso precise cobrar ações não cumpridas.
  • Lista de presentes e ausentes: é importante providenciar uma lista onde serão identificados quem compareceu ou não na reunião. Esse controle é vai servir para futuras questões que envolverão a reunião, por exemplo, alguma tomada de decisão.
  • Ordem e Pauta: fazer uma lista dos assuntos que vão ser discutidos e disponibilizar antes da reunião. Além de deixar o documento mais organizado e fácil para pesquisa, a reunião vai seguindo, ou pelo menos vai ter, aquele direcionamento!
  • Decisões importantes: registrar as decisões que foram tomadas e os itens que foram rejeitados é fundamental. Vale ressaltar que uma palavra errada pode mudar o sentido de uma sentença.
  • Não relate o confidencial: Se algum ponto na reunião for confidencial, não anote! Alguns assuntos as pessoas preferem que não sejam registrados na ata.
  • Tarefas: outro ponto fundamental é apontar as tarefas a serem realizadas e seus respectivos responsáveis. Dessa maneira, as atividades têm donos que devem se dedicar para realizá-las!
  • Anote  todas as ordens e decisões:  Anote todas as decisões tomadas na reunião, não se esqueça de nenhum detalhe, se foi o presidente ou algum membro da diretoria.
  • Prazos: Determine prazos para a execução das atividades! Mesmo que na reunião os prazos não sejam definitivos, é importante colocar ao menos um período de entrega. Isso assegura que os donos das tarefas devem apresentar os resultados.
  • Espaço para sua assinatura: não esqueça de deixar um espaço para você, que irá lavrar a ata, assinar. Você sempre irá assinar o seu trabalho.
  • Faça um checklist: veja se sua ata está completa de informações ou se está faltando algo.
  • Compartilhamento: É essencial que todos vejam o documento assim que estiver pronto e o aprovem. Atualmente é mais simples fazer esse compartilhamento por e-mail. Para deixar o processo ainda mais fácil, já escreve a ata no próprio computador.
  • Escreva de forma  clara e objetiva: a pessoa que for redigir a pauta deve ter uma redação clara, objetiva e coesa para não ter duplas interpretações. Erros de português devem ser corrigidos. Se não for transcrever para o computador, a caligrafia deve ser fácil leitura.
  • Corrija erros gramaticais: Quando for digitar o documento, procure um editor de texto que te auxilie na correção ortográfica.
  • Numere as páginas: não se esqueça de numerar as páginas para que fique tudo em ordem e facilite a referência.  
  • Dê opção aos modelos prontos: alguns anos atrás, as atas eram só escritas à mão e sem rasuras. Hoje existem modelos com layouts prontos. Isso facilita muito pois na falta do profissional que lavre a ata, qualquer pessoa poderá fazer.
  • No computador: se decidir que irá digitar diretamente no seu notebook, procure redigir com bastante rapidez para não perder nenhuma informação, caso contrário, melhor fazer a mão e depois digitar com calma.
  • Disponibilize para uma prévia: logo após digitar a ata no computador, é importante que envie uma cópia para os participantes, para ciência.
  • Mantenha arquivado: sempre mantenha uma ata arquivada em local de segurança ou mesmo salvo em seu computador em uma pasta destinada a isso.

Se você tem dificuldade em fazer uma ata de reunião, comente abaixo quais são suas dificuldades e compartilhe o post para pessoas que tem essa necessidade.

One Response to " Como fazer uma ata de reunião: Passo a passo! "

  1. […] documento (ofício), assim como a Ata de reunião, são documentos muito usados dentro de uma organização, ​​porém, ambos tem finalidades […]

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