Você que participa de reuniões no trabalho já deve ter tido a necessidade de fazer uma ata de reunião. Seja qual for o tipo de trabalho, todas as decisões tomadas geralmente são registradas, validadas e compartilhadas com todos os participantes.
O que é uma ata de reunião?
A ata de reunião é um documento de registro escrito, sobre todos os pontos e assuntos discutidos durante uma reunião ou outro tipo de evento correlacionado.
Refere-se ao relato resumido do que foi debatido e normalmente é redigido por um profissional de Secretariado Executivo.
Fazer uma ata de reunião é uma das funções básicas de um profissional de secretariado e que requer muita atenção porque nenhum ponto pode passar despercebido.
Por muitos tempo, este documento se resumiu a uma estrutura rígida, escrito com uma linguagem muito formal e na maioria das vezes, era difícil de compreender o que estava escrito ali.
Por esse motivo, as pessoas ficam se perguntando se ter um modelo padrão de ata de reunião é realmente importante, ou é apenas formalidade.
Para que serve uma ata?
Como já dito anteriormente o principal objetivo de uma ata é registrar todas as decisões tomadas durante uma reunião organizacional, mas não se restringe apenas a isso.
Para quem trabalha com o secretariado remoto, a ata se torna uma aliada, muito importante, vai servir para registrar o que foi acertado entre você e seu cliente.
Algumas observações mais gerais continuam válidas, principalmente no que diz respeito às informações que devem constar em um documento deste tipo e a linguagem adotada.
Uma ata deve ser redigida de maneira que não seja possível qualquer alteração futura. Em caso de erro deve-se usar um termo adequado onde retifica o erro, empregando o “digo”. Quando há erro ou omissão após a ata ser lavrada, usa-se a expressão “em tempo”.
Tipos de atas
As atas não apenas resumo do problemas e acordos tratados em uma reunião organizacional, elas podem ser um documento que atesta a eleição de alguém para um cargo dentro de uma instituição.
Além disso, uma ata serve para certificar oficialmente um fato, como acontece com a ata de certidão que é lavrada em cartório.
Estrutura de uma ata de reunião
Obrigatoriamente uma ata de reunião deve seguir essa estrutura para entrar nos moldes de um organização.
A ata deve ter:
- Margens dos dois lados e formatadas em editor de documentos que não permita alteração, como por exemplo o PDF;
- Sem parágrafos ou alíneas, deve ocupar todo o espaço da página;
- Sem abreviaturas de palavras ou expressões;
- Os números devem ser escritos por extenso;
- Não pode conter rasuras, nem emendas;
- Nem uso de corretivo
- O verbo deve ser no tempo pretérito perfeito do indicativo;
- Deve conter verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões.
Como fazer uma ata de reunião “simples”:
Uma ata de reunião simples se caracteriza como uma espécie de súmula na qual serão registradas apenas as informações mais relevantes e que posteriormente poderá ser enviado ao seu diretor. Por exemplos: reuniões departamentais ou por setor, reuniões com clientes dentre outros .
Pontos importantes que devem constar na ata simples:
- Data, local, hora de início e fim: é preciso saber onde e quando as pautas foram discutidas;
- Participantes da reunião e seus cargos: é preciso saber quem participou e informar por quem as decisões foram tomadas;
- Pauta da reunião: uma das principais informações que deve constar na ata a fim de saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram;
- Discussões abordadas: parte fundamental para registro das discussões para esclarecer porque as decisões foram tomadas e porque algumas ideias foram abandonadas a fim de evitar que a mesma discussão ocorra várias outras vezes;
- Registro das decisões: outro ponto crucial, é o registrar do que de fato foi acordado entre os integrantes e listar quais serão os próximos passos;
- Compromissos: essencial para registrar os prazos para execução de cada tarefa e é onde se estabelece o dia, horário, local e participantes da próxima reunião;
Como fazer uma ata de reunião formal
A ata de reunião formal é caracterizada pela assinatura todos os participantes e registrada em cartório. Por exemplo: alteração contratual, alteração de diretoria, entre outros.
A ata formal é constituída pelas seguintes partes:
- Abertura: onde vai indicar a data, horário, local e o nome da entidade que está reunida;
- Legalidade: declaração de legalidade da reunião por existir quórum, conforme os estatutos. Não havendo quórum, a reunião não poderá ser realizada, mas a ata deverá ser lavrada para que o fato fique registrado;
- Expediente registro informativo no qual constam os nomes dos presentes e as ausências justificadas, além de avisos e outros assuntos;
- Ordem do dia: parte central do texto, corresponde ao registro das discussões e decisões ocorridas durante uma reunião, devendo ser narrados em ordem cronológica e também registrados os quesitos, a forma de votação e o resultado;
- Encerramento e desfecho: quando todos o acontecimentos foram registrados.
Dicas de como fazer uma ata de reunião organizacional mais eficiente.
Confira quais são as principais recomendações para tornar sua reunião mais efetiva e menos desgastante
- Primeiro veja se existem regras para as reuniões: antes da reunião, veja se existe um modelo de ata a ser seguido se formal ou informal, se segue algum guia oficial. Depois, verifique também o que é relevante ser registrado.
- Qual o seu papel? Verifique qual a sua função na reunião, se participa ou não, se dá opiniões, ou se apenas será responsável por anotar tudo.
- Papel, caneta na mão e notebook a postos: Antes de entrar para a reunião, não se esqueça de preparar seu material de trabalho. Não é legal interromper a reunião atrás de material.
- Sente-se no melhor local: a pessoa que irá lavrar a ata de reunião tem que estar acomodada no local onde possa escutar todas as pessoas envolvidas na reunião. Precisa ouvir com bastante clareza toda a discussão.
- Grave sua reunião: ultimamente vem sendo bastante usada, pois facilita no processo de fazer a ata. Essa opção é muito segura pois não fica margem de dúvidas entre os participantes. Caso haja, existe a possibilidade de voltar a gravação e checar.
- Objetividade: a ata de uma reunião deve ser um documento “simples” e de fácil compreensão. Não vale escrever detalhes que não irão influenciar no dia a dia do trabalho . Também é bom prestar atenção para que o documento não contenha gírias e abreviações.
- Nome e logo da organização: criar uma ata sem a identidade da empresa é um grande erro. Não se esqueça dessa informação importante!
- Localização: é imprescindível colocar data, hora e local da reunião. Isso irá facilitar sua vida! Imagine quando você precisar lembrar de algum prazo que foi dito em determinada reunião. Essas informações de localização será mais fácil encontrar o que procura.
- Quantidade e nomes dos participantes: apresente quem está no compromisso. Isso será muito importante caso precise cobrar ações não cumpridas.
- Lista de presentes e ausentes: é importante providenciar uma lista onde serão identificados quem compareceu ou não na reunião. Esse controle é vai servir para futuras questões que envolverão a reunião, por exemplo, alguma tomada de decisão.
- Ordem e Pauta: fazer uma lista dos assuntos que vão ser discutidos e disponibilizar antes da reunião. Além de deixar o documento mais organizado e fácil para pesquisa, a reunião vai seguindo, ou pelo menos vai ter, aquele direcionamento!
- Decisões importantes: registrar as decisões que foram tomadas e os itens que foram rejeitados é fundamental. Vale ressaltar que uma palavra errada pode mudar o sentido de uma sentença.
- Não relate o confidencial: Se algum ponto na reunião for confidencial, não anote! Alguns assuntos as pessoas preferem que não sejam registrados na ata.
- Tarefas: outro ponto fundamental é apontar as tarefas a serem realizadas e seus respectivos responsáveis. Dessa maneira, as atividades têm donos que devem se dedicar para realizá-las!
- Anote todas as ordens e decisões: Anote todas as decisões tomadas na reunião, não se esqueça de nenhum detalhe, se foi o presidente ou algum membro da diretoria.
- Prazos: Determine prazos para a execução das atividades! Mesmo que na reunião os prazos não sejam definitivos, é importante colocar ao menos um período de entrega. Isso assegura que os donos das tarefas devem apresentar os resultados.
- Espaço para sua assinatura: não esqueça de deixar um espaço para você, que irá lavrar a ata, assinar. Você sempre irá assinar o seu trabalho.
- Faça um checklist: veja se sua ata está completa de informações ou se está faltando algo.
- Compartilhamento: É essencial que todos vejam o documento assim que estiver pronto e o aprovem. Atualmente é mais simples fazer esse compartilhamento por e-mail. Para deixar o processo ainda mais fácil, já escreve a ata no próprio computador.
- Escreva de forma clara e objetiva: a pessoa que for redigir a pauta deve ter uma redação clara, objetiva e coesa para não ter duplas interpretações. Erros de português devem ser corrigidos. Se não for transcrever para o computador, a caligrafia deve ser fácil leitura.
- Corrija erros gramaticais: Quando for digitar o documento, procure um editor de texto que te auxilie na correção ortográfica.
- Numere as páginas: não se esqueça de numerar as páginas para que fique tudo em ordem e facilite a referência.
- Dê opção aos modelos prontos: alguns anos atrás, as atas eram só escritas à mão e sem rasuras. Hoje existem modelos com layouts prontos. Isso facilita muito pois na falta do profissional que lavre a ata, qualquer pessoa poderá fazer.
- No computador: se decidir que irá digitar diretamente no seu notebook, procure redigir com bastante rapidez para não perder nenhuma informação, caso contrário, melhor fazer a mão e depois digitar com calma.
- Disponibilize para uma prévia: logo após digitar a ata no computador, é importante que envie uma cópia para os participantes, para ciência.
- Mantenha arquivado: sempre mantenha uma ata arquivada em local de segurança ou mesmo salvo em seu computador em uma pasta destinada a isso.
Se você tem dificuldade em fazer uma ata de reunião, comente abaixo quais são suas dificuldades e compartilhe o post para pessoas que tem essa necessidade.
