Comunicação corporativa: a relação com o Secretário (a) Executivo (a)!

Por | Administrativo

Você sabe que a comunicação é muito importante em sua vida pessoal. Mas pode não ser a primeira coisa que vem à mente em termos de negócios. No entanto, a importância da comunicação corporativa no mundo dos negócios é igualmente importante. Dessa forma, a má comunicação leva a funcionários insatisfeitos, afasta clientes e, no final, causa margens de lucro ruins. Mas o que exatamente é a comunicação corporativa?

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De forma resumida, podemos dizer que a comunicação corporativa consiste em todas as interações escritas e faladas, interna e externamente. Além disso, com mais maneiras de se comunicar e mais clientes usando plataformas online para obter respostas às suas perguntas, as mensagens corporativas precisam ser “traduzidas” em todos os meios agora mais do que nunca.

Neste artigo, você verá o que é comunicação corporativa, qual a sua importância e também sua relação com o Secretário (a) Executivo (a). Confira:

O que é comunicação corporativa?

Comunicação corporativa: veja a relação com o Secretario (a) Executivo (a)! - Foto: MB
Comunicação corporativa: veja a relação com o Secretário (a) Executivo (a)! – Foto: MB

Em termos gerais, a comunicação corporativa é a prática de criar, fomentar e manter uma imagem e identidade de marca consistentes. Dessa forma, a comunicação corporativa eficaz ajuda a moldar a imagem de uma empresa que promove a lealdade interna e, ao mesmo tempo, cria clientes externos leais.

Além disso, vale lembrar que a comunicação corporativa é uma combinação de relações públicas e de mídia, comunicação interna entre funcionários, gerentes e liderança e relacionamento de gestão com investidores, clientes e o público. Assim, quando todos eles estão sincronizados, a mensagem enviada para as fontes internas e externas é consistente e gera confiança. Por outro lado, quando a comunicação corporativa falha, a confusão pode gerar suspeitas ou até sentimentos de traição e toda a empresa sofre as consequências.

Por que ela é importante para os negócios?

Comunicação corporativa: veja a relação com o Secretario (a) Executivo (a)! - Foto: IBC
Comunicação corporativa: veja a relação com o Secretário (a) Executivo (a)! – Foto: IBC

Você pode se perguntar: qual é a importância da comunicação corporativa? E como isso pesa em relação às tarefas diárias e ao cumprimento das metas gerais da empresa. Portanto, aqui estão alguns dos motivos pelos quais o foco na boa comunicação comercial pode resultar em uma empresa bem mais forte.

Mostra transparência aos funcionários

Comunicação corporativa: veja a relação com o Secretario (a) Executivo (a)! - Foto: CO
Comunicação corporativa: veja a relação com o Secretário (a) Executivo (a)! – Foto: CO

Os funcionários são bem mais espertos hoje em dia. Dessa forma, eles esperam mais de seus empregadores e têm maior acesso para aprender sobre um potencial empregador. Pense nas avaliações online de outros funcionários, grupos de bate-papo sobre empresas e amigos promovendo uma empresa em detrimento de outra nas redes sociais.  Portanto, com todos esses fatores externos, é bem importante que as empresas criem transparência por meio da comunicação corporativa.

Assim, usando a comunicação corporativa, as empresas podem criar mensagens para mostrar transparência. Dessa forma, os novos contratados saberão antes de pisar na porta, que estão trabalhando para uma empresa que é honesta. Isso também deve acontecer na comunicação dos gerentes com seus funcionários. Portanto, os funcionários sentirão que a empresa e seus gerentes estão sendo claros quanto às expectativas. E, por outro lado, os funcionários ficarão à vontade para dar sugestões.

Constrói equipes internas fortes

Comunicação corporativa: veja a relação com o Secretario (a) Executivo (a)! - Foto: PUC RIO
Comunicação corporativa: veja a relação com o Secretário (a) Executivo (a)! – Foto: PUC RIO

Quando você trabalha oito ou mais horas por dia com outras pessoas, deseja bons colegas de trabalho. Assim, a importância da comunicação corporativa nas operações do dia a dia é bem fundamental. Por exemplo, você tem um grande lançamento de produto e alguns membros da equipe estão atrasando o processo e perdendo prazos. O CEO quer saber por que sua equipe está atrasada e agora toda a equipe é responsabilizada. Ou um gerente recebe uma nova direção em um projeto e se esquece de dizer à equipe qual é a nova meta. Dessa forma, os membros da equipe erram o alvo ao atingir a nova meta.

Esses exemplos de falta de comunicação corporativa levam a funcionários frustrados. E, em troca, você começa a “verificar” os funcionários que não querem mais ter um bom desempenho ou, pior, uma alta rotatividade de funcionários, o que leva a avaliações ruins da empresa. E isso pode afetar a obtenção de grandes talentos para ingressar na organização no futuro.

Mantém as mensagens consistentes para os clientes

Comunicação corporativa: veja a relação com o Secretario (a) Executivo (a)! - Foto: UVA em Foco
Comunicação corporativa: veja a relação com o Secretário (a) Executivo (a)! – Foto: UVA em Foco

Se você trabalha para uma empresa maior, pode ter um departamento de comunicações corporativas para públicos externos, como clientes e partes interessadas, e talvez um departamento de comunicações internas para comunicações de funcionários. Ou se você estiver em uma empresa menor em que uma pessoa está lidando com todas as comunicações, mensagens diferentes podem ser feitas para o público externo e interno.

A importância da comunicação corporativa é manter as mensagens consistentes não apenas para seus funcionários, mas também para o seu público externo. Dessa forma, se você se esquecer de se comunicar com seus clientes da mesma forma que seus funcionários, a marca e a missão de sua empresa se perdem. Assim, os clientes não sabem o que a empresa representa ou por que deveriam escolher ela em vez de um de seus concorrentes.

A relação entre a comunicação corporativa e o Secretário (a) Executivo (a)!

Comunicação corporativa: veja a relação com o Secretario (a) Executivo (a)! - Foto: Net Show
Comunicação corporativa: veja a relação com o Secretário (a) Executivo (a)! – Foto: Net Show

Não é novidade que a secretária (o) executiva (o) se encarrega de toda a parte burocrática da empresa para qual trabalha. Dessa forma, ela documenta, arquiva e organiza todos os papéis referentes. Além disso, ela realiza todo intermédio entre os clientes e as pessoas físicas com seu superior ao telefone, analisando a sua agenda e os seus compromissos.

Enfim, é a secretária (o) executiva (o) é parte fundamental de um escritório, pois é quem mantém todos os documentos em ordem, para que todas as outras pessoas possam se organizar de acordo com o que ela preparou. Assim, o secretariado é a comunicação da empresa.

Eficiência e eficácia

Comunicação corporativa: veja a relação com o Secretário (a) Executivo (a)! – Foto: BT

É necessário lembrar que o secretário sempre deve atuar no contexto organizacional buscando eficiência e eficácia na comunicação. Dessa forma, o profissional assume uma função de assessor executivo, passando a ser o responsável por várias atividades organizacionais, desde as mais comuns como organizar reuniões, viagens e agenda, até as mais complexas, como assessorar projetos, apresentar relatórios e pareceres, representar o executivo em negociações e eventos e programar inovações nas atividades gerenciais, considerando que a informação deve respaldar coerentemente todo o processo de comunicação.

Assim, é perceptível que a comunicação organizacional envolve todas as atribuições do secretário. Portanto, isso permite que ele desenvolva uma visão mais abrangente do comportamento organizacional no seu ambiente interno e externo, afinal a função da comunicação é apoiar o processo, garantindo a coerência da mensagem e oferecendo às pessoas as informações e o suporte de que elas precisam, como contexto, visão (aonde se quer chegar e quais são os benefícios), objetivos, ligação enquanto equipe e espírito comum, papel de cada funcionário e apoios.

Processo de comunicação

Comunicação corporativa: veja a relação com o Secretário (a) Executivo (a)! – Foto: PD

É importante levar em conta que todo o processo de comunicação inclui os seguintes elementos:

  • A fonte da comunicação que seria o emissor;
  • E quem recebe a comunicação que seria o receptor.

No processo comunicativo, a responsabilidade é de ambas as partes, ou seja, o emissor deverá ser coerente e objetivo ao transmitir as suas mensagens. Por outro lado, o receptor possui uma responsabilidade diferente, já que ele precisa demonstrar interesse e atenção para que a mensagem transmitida seja compreendida.

Portanto, para uma comunicação eficiente acontecer é preciso obter compreensão e assimilação dos objetivos propostos pelo emissor ao seu receptor, podendo ser verbal e não verbal.

  • Comunicação não verbal: ela é composta por gestos, expressões faciais, expressão da voz (a expressão da voz pode transmitir irritação, mau humor, cansaço e etc) e postura corporal (a postura corporal transmite as nossas atitudes mentais e determina o encaminhamento adequado da interação com o cliente). Dessa forma, tudo deve ser positivo para melhorar a qualidade do trabalho e abrir caminho para o desenvolvimento pessoal e profissional;
  • Comunicação Verbal: é a utilização da palavra, e nesse caso, há a necessidade de nunca falar sem antes ouvir o que o emissor está perguntando. Assim, uma característica bem relevante para o secretariado é não ser precipitado e nunca falar sem pensar.

Obstáculos

Comunicação corporativa: veja a relação com o Secretário (a) Executivo (a)! – Foto: MB

São considerados obstáculos da comunicação à falta de interesse do emissor em comunicar, a falta de interesse do receptor em ouvir e quando o emissor fala em uma linguagem diferente do receptor. Além disso, o barulho no ambiente e o emissor não saber explicar o que quer também é um grande obstáculo na comunicação.

O que o secretário (a) executivo (a) precisa ter?

Comunicação corporativa: veja a relação com o Secretário (a) Executivo (a)! – Foto: UPIS

Como você já deve ter percebido ao ler esse artigo, a comunicação é essencial para o desenvolvimento eficiente das atividades de secretariado, pois está diretamente ligada às suas atribuições designadas. Dessa forma, a profissional precisa:

  • Exercitar as habilidades de comunicação (raciocínio, linguística e compreensão do significado das palavras);
  • Perceber o nível de conhecimento do emissor e do receptor (exemplo: secretária e diretor);
  • Comunicar-se com muita clareza, precisão, objetividade e linguagem correta ( para ter uma mensagem com sentido completo).

Tipos de discursos

Comunicação corporativa: veja a relação com o Secretário (a) Executivo (a)! – Foto: BF

Existem dois tipos de discursos que são importantes na comunicação. Dessa forma, eles servem para ajudar o grupo a se organizar em equipe e até para ajudar a organização da empresa a se tornar bem mais eficaz. Eles são:

  • Discussão: a discussão deve ser polida e bem útil no ambiente de trabalho. Portanto, não deve ser destrutiva;
  • Diálogo: o diálogo tem que ser de um entendimento comum e profundo. Assim, deve haver sinceridade, honestidade e atitude de ouvir de forma sincera com a mente aberta.

Perguntas Frequentes

O que é comunicação corporativa?

Em termos gerais, a comunicação corporativa é a prática de criar, fomentar e manter uma imagem e identidade de marca consistentes. Dessa forma, a comunicação corporativa eficaz ajuda a moldar a imagem de uma empresa que promove a lealdade interna e, ao mesmo tempo, cria clientes externos leais.

Qual a importância da comunicação corporativa?
  • Mostra transparência aos funcionários;
  • Constrói equipes internas fortes;
  • Mantém as mensagens consistentes para os clientes.

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