Hoje em dia, as reuniões empresariais são uma grande parte dos negócios. Dessa forma, elas são uma ótima ferramenta para criar ideias, tomar decisões, planejar projetos ou apenas ficar atualizado. Portanto, pensando nisso, hoje separamos os 11 principais tipos de reuniões empresarial.
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Ao pensar nos tipos de reuniões, fica claro que elas se diferenciam pelo tamanho, conteúdo e contexto. Como você provavelmente sabe, as reuniões não são tão “preto no branco” e costumam variar de acordo com esses fatores. Portanto, vamos dar uma olhada nos tipos mais comuns de reuniões. Mas antes, entenda a importância das reuniões empresariais:
Por que as reuniões empresariais são tão importantes?
Reuniões específicas resolvem um problema específico. Quer haja uma mudança em seu método de operação ou um novo projeto para discutir, as reuniões que você realizará dependerão do problema que você está procurando resolver.
As reuniões de equipe são essenciais por diferentes razões:
- Garantir que todos trabalhem para o mesmo objetivo;
- Construir relacionamentos e facilitar o vínculo da equipe.
Além disso, para garantir a produtividade máxima da reunião, você precisa se perguntar as seguintes perguntas antes de enviar um convite para a reunião:
- Que problema estou tentando resolver?
- Este é o tipo certo de reunião para esse problema?
A resposta à primeira pergunta depende de você, mas a segunda pergunta requer que você saiba que tipos de reuniões existem. Assim, quais são os tipos de reuniões que existem?
Neste artigo, discutiremos os diferentes tipos de reuniões em uma organização e seus objetivos. Confira:
11 tipos de reuniões empresarial
1. Reuniões de lançamento (The Umbrella)
Você encontrará essas reuniões no início de um projeto. Assim, o resultado final é definir metas claras e apontar problemas a serem resolvidos.
Uma reunião de planejamento ou ‘kick-off’ envolverá toda a equipe do projeto e pessoas cujo trabalho será afetado pelo projeto. Como resultado, essas reuniões são maiores e costumam ter pessoas de equipes diferentes na empresa.
2. Reuniões de atualização de status
Embora possam não ser as reuniões favoritas das pessoas, as reuniões de atualização de status ajudam a alinhar a equipe no estado atual de um projeto e garantem que todos estejam em dia com suas tarefas.
Assim, as atualizações de status podem envolver todas as pessoas de um projeto ou ser conduzidas por sub equipes que são mais fluidas para evitar reuniões improdutivas. Além disso, as atualizações de status geralmente são atendidas por meio de uma chamada de vídeo para evitar a reunião de um grande grupo de pessoas.
3. Reuniões individuais
Essas reuniões são de conversação, mas ainda são feitas para abordar um tópico específico, que vai desde fornecer feedback, rastrear objetivos pessoais e construir relacionamentos. Além disso, as reuniões individuais costumam ser agendadas com antecedência por um supervisor e resultam em um entendimento compartilhado dos resultados de longo prazo.
4. Reuniões de tomada de decisão
Essas reuniões são úteis para tomar de forma formal uma decisão que terá grande impacto no projeto. Dessa forma, as reuniões formais são bem estruturadas e exigem mais trabalho em equipe quando há mais de uma opção em jogo.
As pessoas que participam das reuniões de tomada de decisão são especialistas no assunto ou tomam as decisões. Além disso, essas partes têm amplo conhecimento sobre o assunto ou têm autoridade para impactar a decisão.
Por fim, essas reuniões também decidem quem se encarrega das próximas etapas. Um exemplo de reunião para tomada de decisão inclui a contratação de uma determinada pessoa ou não.
5. Reuniões de resolução de problemas / Brainstorming
Essas reuniões estreitamente interligadas acontecem com o único propósito de apresentar novas ideias. Dessa forma, as reuniões de solução de problemas se beneficiam muito de uma ampla gama de pessoas com perspectivas, habilidades e experiências únicas.
Além disso, as reuniões podem ser para resolver um determinado problema ou para criar uma nova estratégia para o futuro. Aqueles que comparecem geralmente têm a tarefa de propor soluções exclusivas, uma vez que o escopo e as áreas de foco sejam definidos.
Essas reuniões fornecem uma base para reuniões de tomada de decisão em que a solução ganha confirmação e é posta em prática.
6. Reuniões gerais / De formação de equipe
Todas as reuniões melhoram a coesão e fortalecem a cultura de trabalho, mas às vezes deve ser o único foco de uma reunião. Assim, esses tipos de reuniões incluem eventos corporativos e passeios de equipe.
Se os membros de uma equipe se sentem valorizados, sua qualidade de vida no trabalho, satisfação no trabalho e desempenho aumentam.
Além disso, as reuniões gerais também permitem que a empresa esteja na mesma página, comemore marcos e permita que os funcionários façam perguntas aos membros do conselho.
7. Workshops / Reuniões de treinamento
Uma reunião de treinamento ou workshop é feita para transmitir informações à equipe. Além disso, os workshops também são úteis para manter a equipe engajada, proporcionando a oportunidade de aprender e desenvolver novas habilidades.
Por fim, essas reuniões exigem muito planejamento e precisam funcionar de forma estruturada e profissional.
8. Reunião de informação
Essa modalidade é útil sempre que há alguma informação para ser passada, sem necessidade de uma discussão para resolver algum problema e achar alguma solução.
É apenas informativa, por exemplo, para contar alguma mudança operacional na empresa ou até mesmo alguma nova regra que entrará em vigor.
9. Reunião de avaliação ou feedback
Nessas convenções, é possível identificar os pontos positivos e negativos em relação a um determinado assunto, pois é aqui que se tem o feedback dos serviços prestados pela empresa e pelos funcionários.
É importante que sejam estabelecidos os critérios que foram avaliados e que as críticas, positivas e negativas, sejam passadas de forma construtiva para que sempre ocorra uma melhora.
10. Reunião de acompanhamento ou Follow Up
Esses encontros visam acompanhar algum processo, como o andamento de algum projeto ou serviço, de modo que é possível ter uma ideia de quanto tempo levará aquela operação ou processo, se está dentro do prazo e se os recursos estão sendo aplicados conforme o planejamento.
11. Reunião de desenvolvimento de projeto
Uma das mais frequentes, ocorre sempre quando há algum projeto para ser desenvolvido, geralmente algum projeto que foi pensado na reunião criativa.
São discutidos pontos importantes e imprescindíveis para a realização do projeto, sempre incluindo diferentes pontos de vistas e chegando à melhor conclusão. Por fim, é nessa reunião que também define-se as funções de cada um para que o projeto funcione bem.
FAQ
Quais são os tipos de reuniões?
- Lançamento;
- Atualização de status;
- Individuais;
- Tomada de decisão;
- Resolução de problemas / Brainstorming;
- Gerais / De formação de equipe;
- Workshops / Treinamento;
- Informação;
- Avaliação ou feedback;
- Acompanhamento ou Follow Up;
- Desenvolvimento de projeto.
Por qual motivo as reuniões empresariais são importantes?
Uma reunião produtiva pode garantir o sucesso de uma empresa, pois ajuda os gestores a alinharem as equipes, definirem metas, manter todos informados, realizar planejamentos e criar estratégias importantes para os negócios.
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