Pode parecer, mas o mundo dos negócios não é só vender. Assim, você também deve comprar, afinal todos os ramos de empresas precisam adquirir algum produto e / ou serviço e saber fazer uma boa cotação de preços irá influenciar de forma direta no seu lucro e em longo prazo na capacidade de expansão do seu negócio. Portanto, o setor de compras de uma empresa pode ser bem importante com uma boa estratégia de cotação de preços. Afinal, muito além de se preocupar com os lucros na hora da venda, é preciso também que o gestor saiba fazer um bom negócio na compra.
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Desse modo, confira as dicas que separamos a seguir sobre o assunto e veja como fazer uma boa cotação de preços.
O que é a cotação de preços?
De forma resumida, podemos dizer que uma cotação de preço é um documento comercial que fornece ao seu destinatário detalhes bem importantes sobre uma peça específica de trabalho, projeto ou pedido de produto.
Além disso, vale observar que uma empresa costuma produzir e enviar uma cotação de preço em resposta a alguém que solicitou um produto ou serviço, em parte para fornecer informações sobre o preço, mas também na tentativa de fazer uma venda.
A partir do momento que você está enviando a cotação para alguém que solicitou informações sobre os seus serviços, você está trabalhando com um cliente potencial e é uma ótima oportunidade para fechar o negócio. No entanto, você nunca tem a garantia de fazer uma venda apenas enviando uma cotação de preço e é muito comum que os clientes solicitem várias cotações de fornecedores diferentes para fins de comparação.
Para que serve a cotação de preços?
Na cotação de preços são levantados os fornecedores que agreguem o melhor custo / benefício à empresa. Assim, com esses dados, é possível fazer melhores escolhas e que interferem de forma direta na posição do mercado da marca e na capacidade de oferecer preços atraentes ao consumidor final.
Assim como o fluxo de caixa, que garante a saúde financeira do negócio, uma boa tomada de preços também tem grande peso e interfere de forma direta na sustentabilidade do empreendimento.
Os exemplos podem ir dos casos mais simples até mesmo aos mais complexos. Por exemplo, se a sua empresa é uma prestadora de serviço que precisa realizar tarefas, ter colaboradores em reuniões com frequência e tem um transporte corporativo de custo elevado, esse valor será repassado ao seu consumidor de alguma forma, o que pode tornar o valor menos competitivo ou até gerar menos lucro ao seu empreendimento.
A cotação de preço é o primeiro passo para um novo contrato. Ela é, muitas vezes, a porta de entrada de um relacionamento que pode ser longo e proveitoso, ou uma fonte de dores de cabeça. Portanto, é preciso estar atento a essa importante fase da gestão de fornecedores, que envolve muito mais que apenas preço.
Como a cotação de preços ajuda no faturamento de sua empresa?
Comprar de maneira impulsiva, sem um conhecimento prévio e sem pesquisar outras ofertas são atitudes incabíveis para um departamento de compras bem estruturado, especialmente em um cenário onde o mercado está cada vez mais competitivo.
Por esse motivo, saber como fazer a cotação de preços é tão relevante para aumentar o faturamento. Dessa forma, ela auxilia a mitigar os riscos, a garantir uma operação em perfeito funcionamento, manter ou elevar o padrão de qualidade e ainda impacta de forma positiva na imagem que o cliente final tem da empresa.
Sempre falamos que o uso inteligente de recursos é essencial para alcançar as metas de um empreendimento, que normalmente envolvem aumentar a lucratividade. Fazer a cotação de preços e encontrar a melhor oferta cuida exatamente dessa questão, pois fornece inteligência para a tomada de decisões no setor de compras.
Qual a diferença entre cotação e orçamento?
Enquanto a cotação tem a ver com buscar melhores preços e qualidade nos serviços e produtos, o orçamento é o valor que poderá ser gasto com esses insumos, materiais e mercadoria.
Assim, é importante saber distinguir a importância dos dois e como cada um tem o seu papel dentro da corporação. Portanto, esses dois conceitos se complementam no setor de compras, pois os dois são necessários para manter o negócio funcionando e para que ele se desenvolva.
O que deve estar presente nas cotações?
Uma boa cotação é um resumo de conversas entre o contratante e o fornecedor. Assim, ela deve incluir tudo o que é relevante para o trabalho ou serviço que está sendo cotado. Dessa forma, alguns itens que devem esta nela são:
- Informações comerciais padrão: incluir o nome e endereço da empresa, os detalhes do cliente, um número de identificação e um número de cotação;
- Preço: um total geral de todos os serviços e produtos inclusos, especificando preço por unidades, quantidades e etc. Seja transparente e detalhe as informações;
- Quaisquer impostos aplicáveis: como imposto sobre vendas, por exemplo;
- Datas: de vencimento ou um cronograma para entrega dos produtos ou serviços;
- Condições de pagamento: como parcelamentos, valor de entrada, valor de frete, pagamento por boleto, cartão de crédito e etc;
- Uma data de expiração para a cotação: 30 dias a partir da data da cotação é o período de tempo normal, a menos que os preços mudem mais rápido em seu ramo de negócios;
- Termos e condições: devem ser escritos em linguagem simples para evitar confusão. Como esta é uma área jurídica, sugerimos que converse com um especialista, como o advogado da sua empresa. No entanto, os sites governamentais de pequenas empresas geralmente têm modelos de Termos que você pode usar;
- Espaço para assinaturas: É possível disponibilizar as assinaturas digitais (Certificado Digital), para ter o recebimento instantâneo do aceite da cotação.
Como fazer uma boa cotação de preços?
Existem algumas “regras” que podem auxiliar os gestores a entender como fazer uma cotação de preços eficiente e que gere bons resultados para a organização. Portanto, conheça as 3 principais a seguir.
Tenha, no mínimo, três opções
Para ter uma visão bem mais clara em relação às propostas do mercado, é preciso ter, no mínimo, três opções de cotação de valores. Assim, tendo opções disponíveis, é possível avaliar melhor qual delas se encaixa mais no perfil e orçamento da organização.
Além disso, aumentar as opções ajuda ainda a ter mais critérios para avaliar qual está de acordo e, inclusive com um custo-benefício mais vantajoso.
Por fim, vale lembrar que o objetivo da cotação de serviços e produtos é, justamente, poder escolher algo que traga benefícios para a empresa sem desperdiçar os recursos financeiros. Por esse motivo, essa dica é tão valiosa.
Negocie o valor
Também é interessante negociar com o fornecedor o valor da oferta. Assim, essa prática pode acabar proporcionando descontos dependendo do volume que está sendo adquirido ou devido à forma de pagamento.
Por exemplo, se o pagamento for à vista, o fornecedor pode concordar em diminuir o valor da compra. Se for um alto volume de produtos ou um serviço que será prestado por um tempo maior, o valor final também pode ser reavaliado.
Se a conversa não resultar em um valor monetário que esteja de acordo com o que se espera e a compra se tornar inviável (financeiramente falando), é o momento de procurar outros fornecedores.
Mantenha sempre as opções em aberto
Por mais que um contrato de exclusividade possa ser financeiramente tentador, depender 100% de um fornecedor pode ter as suas desvantagens. Isso porque podem ocorrer atrasos na entrega ou algum problema com a qualidade. Assim, caso seja necessário esse tipo de contrato, é preciso que a empresa tenha ao menos um plano B.
Ou seja, é importante manter as opções de fornecedores em aberto para recorrer a elas sempre que necessário. Desse modo, evita-se que a companhia sofra prejuízos. Afinal, até mesmo um atraso de entrega pontual pode afetar de forma negativa a empresa.
Por esse motivo, é essencial sempre desenvolver relacionamentos com outros fornecedores, ainda que tenha um exclusivo. Assim, eles que vão ajudar o seu negócio em situações mais problemáticas.
Dicas importantes para uma cotação de preços eficiente
Conheça o que precisa e cote com exatidão
O princípio básico de boas cotações é saber o que você necessita. Qual o serviço ou o produto? Qual a duração necessária? Desse modo, detalhe ao máximo essa informação internamente para garantir que as cotações vão trazer o retorno exato que você espera receber.
Negocie os preços com frequência
A gestão de compras não pode se dar ao luxo de manter contratos de longo prazo sem revisá-los, periodicamente, ou sem realizar cotações paralelas, mesmo que seja para garantir a paridade dos preços do atual fornecedor com a média do mercado. Portanto, a cotação de preços precisa ser uma prática constante, e, por assim dizer, não deve “enferrujar”.
Grandes compras, maiores descontos
Sempre que possível, faça uma cotação de preços mirando compras em grande quantidade, a fim de fazer um estoque. Assim, é possível conseguir maiores descontos e encontrar um custo menor. Claro, fique atento à data de vencimento dos produtos e essa opção é inviável para produtos perecíveis.
Tenha parceiros de confiança
Tenha uma relação de parceria com os seus fornecedores. Assim, eles podem ajudar em imprevistos e atender demandas urgentes, além de fixar preços com algum desconto. Compras frequentes ajudam a estreitar esse laço.
Atenção ao contrato
Contratos com fornecedores podem ajudar a reduzir os custos e lhe darão mais segurança, uma vez que você já tem acordado a quantidade de produtos / serviços que serão entregues. Além disso, eles ajudam a formalizar relações e resguardam a sua empresa caso haja algo fora do combinado.
FAQ
O que é uma cotação de preços?
De forma resumida, podemos dizer que uma cotação de preço é um documento comercial que fornece ao seu destinatário detalhes bem importantes sobre uma peça específica de trabalho, projeto ou pedido de produto.
Como a cotação de preços ajuda no faturamento de uma empresa?
Por esse motivo, saber como fazer a cotação de preços é tão relevante para aumentar o faturamento. Dessa forma, ela auxilia a mitigar os riscos, a garantir uma operação em perfeito funcionamento, manter ou elevar o padrão de qualidade e ainda impacta de forma positiva na imagem que o cliente final tem da empresa.
Qual a diferença entre cotação e orçamento?
Enquanto a cotação tem a ver com buscar melhores preços e qualidade nos serviços e produtos, o orçamento é o valor que poderá ser gasto com esses insumos, materiais e mercadoria.
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