Você já ouviu falar sobre algo chamado “Escrituração Contábil? Talvez você não saiba, mas esse termo é um velho conhecido de empresários e profissionais da contabilidade. E isso ocorre principalmente porque a escrituração contábil é uma exigência imposta pelo poder público para as pessoas jurídicas do Brasil. No entanto, o que muitos não sabem é que ela também gera diversos benefícios. A imposição da obrigação faz com que muitos profissionais enxerguem somente o lado negativo dessa rotina, mas estamos falando de um conhecimento que já ajudou a manter o controle da riqueza de reis, faraós e até mercadores ao longo da história.
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Assim, quer entender melhor o que é a escrituração contábil e os seus impactos para a sua empresa? Portanto, confira tudo isso ao longo deste artigo.
O que é a Escrituração Contábil?
A escrituração contábil é o princípio da contabilidade de uma empresa, onde ficam registrados todos os fatos administrativos e econômicos que ocorreram desde o início do negócio. Assim, ela pode ser feita de forma manual, mecânica ou até digital, mas o importante é que ela forneça de forma verdadeira e específica todas as informações necessárias para fazer o controle de patrimônio da empresa.
A realização desse procedimento contábil é obrigatória, pois somente a partir dela pode-se realizar outras técnicas contábeis, como demonstrativos e auditorias. Além de ser obrigatória, existe uma muitas normas e especificações para o desenvolvimento da escrituração. Dessa forma, ela não pode ser feita de qualquer jeito ou pelos profissionais errados.
Quem é obrigado a fazer?
A obrigatoriedade da escrituração contábil está na legislação brasileira, por intermédio do Código Comercial, da Lei das Sociedades por Ações, da Legislação Tributária e das Normas Brasileiras de Contabilidade.
Portanto, com base nessas normas, a escrituração contábil é obrigatória para todas as pessoas jurídicas do Brasil. Isso inclui empresas de micro e pequeno porte, optantes ou não pelo Simples Nacional. Por fim, vale lembrar que a única exceção fica por conta da figura do Microempreendedor Individual (MEI), que está dispensado dessa obrigatoriedade.
Quais são os benefícios de fazer a escrituração contábil?
O 1º passo para compreender os benefícios da escrituração contábil é entender que ela vai além de um documento obrigatório. Assim, a sua função é ser um diário da empresa, facilitando a organização e a gestão da parte financeira e até estrutural. Qualquer empresa, seja pequena, média ou até grande, se beneficia da organização que a escrituração contábil agrega.
Além disso, ela é uma espécie de memória do seu negócio, onde tudo vai estar ali, alinhado e descrito. Caso você queira dar um grande passo, como abrir uma filial ou vender a empresa, não vai precisar correr atrás do passado da entidade pois ele vai estar todo disponível na escrituração.
Por fim, podemos compreender a importância e os benefícios da escrituração contábil analisando alguns pontos principais. Veja quais são eles:
Relatórios contábeis
A escrituração contábil é a base para emissão dos principais relatórios contábeis. Dessa forma, balanço patrimonial, balancetes, demonstração de resultados e fluxo de caixa são bons exemplos de relatórios contábeis que dependem dos lançamentos de todas as movimentações.
Gestão empresarial
As empresas que possuem uma escrituração feita da forma correta ficam livres de surpresas sobre a real situação financeira e patrimonial da empresa. Assim, trata-se de uma ótima fonte de informação para auxiliar na tomada de decisão e permitir que a empresa alcance os seus planos em longo prazo.
Além disso, os dados dela podem ser úteis de diversas maneiras para gerar ainda mais informações relevantes. É possível analisar o nível de endividamento, monitorar a evolução dos resultados alcançados, fazer um planejamento tributário, definir indicadores de desempenho, estruturar um fluxo de caixa e etc.
Auxílio em casos judiciais
As informações da escrituração contábil também podem ser usadas em casos judiciais como prova em juízo de fatos que dependam de perícia contábil. Ou seja, a sua empresa pode se beneficiar das informações registradas em diversas situações judiciais – como processos de contestação de reclamatórias trabalhistas, recuperação judicial, fraudes ou até disputas societárias.
Compliance fiscal
Por fim, é importante relembrar que ela é obrigatória para todas as pessoas jurídicas brasileiras. Portanto, o registro de todos os lançamentos contábeis conforme as normas previstas na legislação é necessário para que uma empresa mantenha o compliance fiscal.
Como é feita a escrituração contábil?
Como já dito antes, a escrituração contábil é um documento obrigatório e muito exigente. A primeira das exigências é que ele seja desenvolvido por um profissional de contabilidade, depois disso existem várias outras normas a seguir. Portanto, para realizar a escrituração contábil de forma correta existem pelo menos três determinações básicas. Elas são:
Formalidades externas
É aquilo que está relacionado à apresentação e aparência da escrituração. Por exemplo, a encadernação dos livros, folhas numeradas de forma tipográfica, termo de abertura e de encerramento, identificação da empresa, espécie de livro, número de páginas e etc.
Formalidades internas
Essas falam sobre a escrituração de fato, da forma como deve ser escrita e desenvolvida. Assim, a escrituração deve obedecer um método de escrituração mercantil uniforme, em língua e moeda brasileiras, em rigorosa ordem cronológica, com individualização e clareza. Além das características que citamos nos tópicos acima.
Livro Diário
Todas as operações que envolvam o patrimônio da empresa ficam no livro diário, como transações e outras movimentações. Ele é um dos principais livros da contabilidade e deve ser autenticado em cartório, sua criação é obrigatória para todas as empresas. Empresas com mais de uma unidade podem escolher gerar uma escrituração contábil descentralizada, que deverá destacar as transições de cada unidade.
Os fatos devem ser registrados integralmente em ordem cronológica, individualizadas, com folhas numeradas em sequência, citando tudo que altere ou possam alterar o patrimônio da empresa. Assim, este livro deve conter o tempo de abertura e encerramento, além de ser levado ao Registro do Comércio dentro do prazo previsto na legislação, sob pena de multa prevista no imposto de renda. De forma básica, cada lançamento no diário deve ter: local e data da operação; título da conta de débito; título da conta de crédito; histórico.
O formato do livro diário pode ser digital ou físico, desde que obedeça às normas decretadas. Nos casos em que são desenvolvidos por meio de fichas e folhas soltas, o livro deve contar com o registro balancetes diários e balanços. Nos casos de livro diário digital, não há necessidade de impressão, mas é obrigatório manter um backup autenticado com a empresa.
Livro Razão
Depois de construído o livro diário, a empresa tem a opção de lançar todos os registros contábeis individualizados no livro razão. Nesse livro cada operação é desdobrada e lançada de forma individual, também obedecendo a ordem cronológica e o método das partidas dobradas. Ao contrário do livro diário, no livro razão não é obrigatório a autenticação do livro ou fichas.
O principal motivo para lançar o livro razão é ter a totalização individual das contas, dando possibilidades de saber a todo momento o saldo de cada uma delas. Essas informações contribuem de forma positiva para o controle financeiro e patrimonial da entidade, permitindo administrar melhor as organizações empresariais.
Livros Auxiliares
Os livros extracontábeis são denominados livro auxiliares, seus registros devem ser feitos de acordo com a legislação de fiscalização do respectivo órgão fazendário ou legal que determine a sua obrigatoriedade. Assim, os livros auxiliares ficam em sua maioria divididos entre sociais, fiscais e administrativos:
Livros Sociais
Registro de Atas de Assembléias Gerais, Registro de Presença de Acionistas, Registro de Atas de Reuniões da Diretoria, Registro das Ações Normativas, Registro de Transferência das Ações Normativas, Registro de Partes Beneficiárias e Registro de Debêntures.
Livros Fiscais
Inventário, Apuração de Lucro Real, Razão Auxiliar, Registro de Entrada de Mercadorias, Registro de Saída de Mercadorias, Registro de Controle de Produção e Estoque, Registro de Impressão de Documentos Fiscais, Registro de Apuração de ICMS, Registro de Apuração de IPI e Registro de Apuração de ISS.
Outros livros
Caixa, Controles Bancários, Registro de Duplicatas e Registro de Empregados.
O que acontece quando a empresa não faz a escrituração contábil ou faz de forma inadequada?
Vimos durante todo o artigo que a escrituração contábil é um processo cheio de normas e especificações, ou seja, não é algo que possa deixar de ser feito ou feito por pessoas que não tem capacidade de realizar o documento dentro da legislação. Assim, as empresas e seus contabilistas são obrigados a cumprir as normas estabelecidas pelo Conselho Federal de Contabilidade, independente da legislação societária e fiscal.
A empresa que deixa de realizar a escrituração contábil, seja por falta de interesse em estar dentro do cumprimento das normas ou por falta de conhecimento, está sujeita a perder o seu nome entrando em sérias complicações na justiça e ainda ter que pagar multas e penalidades por isso, levando o negócio a falência.
Voltando ao que falamos no início do texto, a escrituração contábil não é só uma obrigação legislativa, ela tem sua importância nas entidades empresariais pois auxilia na organização e até no planejamento do negócio. Assim, ela tem o poder de abrir portas e incentivar uma visão de futuro e investimento para os empresários.
FAQ
O que é a Escrituração Contábil?
A escrituração contábil é o princípio da contabilidade de uma empresa, onde ficam registrados todos os fatos administrativos e econômicos que ocorreram desde o início do negócio.
Quem é obrigado a ter uma escrituração contábil?
A obrigatoriedade da escrituração contábil está na legislação brasileira, por intermédio do Código Comercial, da Lei das Sociedades por Ações, da Legislação Tributária e das Normas Brasileiras de Contabilidade.
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