Os processos podem fazer ou quebrar o seu negócio. Assim, um processo ineficiente pode desacelerar a sua organização a ponto de você perder receita. Por outro lado, o processo certo pode se tornar uma verdadeira vantagem competitiva, ajudando você a obter uma grande eficiência. A questão é: como você pode transformar um processo “medíocre” em um “vencedor”? Tudo começa com o fluxo de processos.
Veja também como fazer um fluxograma!
Um fluxo de processo de negócios ajuda a decompor todos os componentes de um processo e identificar as oportunidades de otimização com mais facilidade. Hoje, mostraremos tudo o que você precisa saber sobre fluxos de processo, começando com uma pergunta básica.
O que é um fluxo de processos?
Um fluxo de processo de negócios é uma representação sequencial de um processo e seus componentes, incluindo operações, cronogramas, pessoas envolvidas e recursos necessários. Dessa forma, o principal objetivo dos fluxos de processos é ajudá-lo a padronizar e otimizar os seus processos e ajudar a sua equipe a entender melhor como seu negócio funciona.
Normalmente, um fluxograma de processo é semelhante a este:
Como você pode ver, eles parecem bem simples. Mas os fluxos de processo são realmente importantes? Bem, vamos descobrir mais abaixo. Porém antes, vamos entender quais os tipos de fluxos.
Quais os tipos de fluxos de processos?
Existem os modelos mais diversos de fluxogramas. Dessa forma, cada um terá o foco em atender de maneira mais completa determinadas ocasiões. Então, enquanto os processos de um vendedor podem ser apresentados com um fluxo de processos linear, talvez para ter uma melhor gestão de estoque, processo que conta com vários setores, um fluxo de processo funcional seja o mais adequado.
Assim, conheça a seguir um pouco mais sobre os dois principais modelos de fluxos de processos.
Fluxo de processos linear
Apesar desse nome, o fluxograma de processos linear pode exibir inúmeras complexidades a partir da tomada de decisão. Por exemplo, se ele for desenvolvido para orientar o setor de atendimento de um call center, podem existir pontos que trazem ações diferentes conforme a decisão. No entanto, ele geralmente é indicado para oferecer informações a respeito de uma mesma tarefa.
Fluxo de processos funcionais
Já o fluxograma de processos funcionais trabalha com as conhecidas raias, dividindo o trabalho também de acordo com os setores da empresa. Se temos a implementação de um projeto de comunicação interna, pode ser que precisemos integrar pelo menos 2 setores em um mesmo fluxo de processos: o departamento de RH e a área de comunicação e marketing.
Em situações como esta, o modelo funcional é bem mais indicado, pois existe um foco em representar quais ações são destinadas para cada área. Além disso, isso otimiza também o relacionamento interno, pois cada um entende melhor qual é a função e o que a empresa espera de cada setor.
Qual é a importância de criar um fluxo de processos?
Alguns dos principais benefícios de projetar um fluxo de processo incluem:
- Padronize seus processos: a padronização fornece aos funcionários um processo estabelecido e comprovado para usar, entre outros benefícios.
- Maximize os recursos: depois de identificar os componentes de um processo, é mais fácil distribuir recursos para desempenho máximo.
- Melhore seus processos: uma vez que os componentes “fazem sentido” juntos, o próximo passo é melhorá-los. Você pode detectar lacunas de oportunidade e tirar o melhor proveito delas.
- Treine seus funcionários: funcionários novos e estabelecidos podem se beneficiar de um fluxo de processo. Eles entenderão e internalizarão todo o processo e se tornarão flexíveis o suficiente para mudanças no futuro.
- Mitigar riscos: os fluxos do processo ajudam a detectar e prevenir riscos de forma mais eficaz.
- Aumente a transparência de toda a organização: cada pessoa em sua organização obtém percepções claras sobre o que você está fazendo e como.
5 etapas para um fluxograma de processo de negócios perfeito
1. Definir os componentes do processo
Se você pretende aprender como criar um fluxograma de processo de negócios para entender melhor o seu negócio, a primeira etapa é determinar seus componentes.
- Entradas: são os documentos, informações, gráficos, materiais, itens, etc., que serão utilizados durante o processamento e transformados em saídas;
- Processamento: são as ações que, por meio de ferramentas e técnicas, são aplicadas às entradas e as transformam em saídas;
- Saídas: o resultado do processamento das entradas. Além disso, eles também podem ser documentos, informações, gráficos, materiais, itens, produtos, serviços e etc.
Além disso, você notou que a saída de um processo geralmente é a entrada de outro?
É por isso que uma sequência de processamento é formada, e podemos desenhar isso em um fluxograma de processo de negócios ou gráfico de fluxo de trabalho.
Agora que você definiu os componentes do processo, você deve saber os símbolos usados e o que eles significam.
2. Coloque cada processamento na ordem em que ocorrem
Observe que às vezes alguns processos podem acontecer em paralelo ou têm que esperar pelos resultados de outros. Veremos mais sobre isso mais tarde.
3. Indique a ordem em que acontecem os procedimentos, com setas
Neste ponto, você notará que talvez tenha que redesenhar a ordem dos processos. Assim, mantenha a calma e indique a sequência do que está acontecendo. Na próxima etapa, você definirá por meio de símbolos o que acontece em cada etapa do processo: se temos que esperar por outra tarefa, se temos que tomar uma decisão, esperar dados, documentos e etc.
4. Desenhe os símbolos correspondentes a cada etapa do processo
Antes de desenhá-los, você deve conhecê-los. Assim, existem muitos símbolos e notações para desenhar fluxogramas de processos de negócios. A seguir, mostraremos aqueles que consideramos mais convenientes para você aprender sobre gráficos de fluxo de trabalho. Além disso, dentro de cada símbolo, deve haver uma descrição.
- Usado para indicar o início e o fim do processo. Escreva “começo” ou “fim” dentro;
- Mostra a execução da atividade. Por exemplo, abra a porta do carro em um processo para ir para o trabalho.
- Mostra as decisões no fluxo. Normalmente, contém uma pergunta dentro. Por exemplo, imagine que você está desenhando o fluxograma de um processo que prepara seu carro para viajar. Assim, em determinado momento deste “workflow chart”, este losango aparece com as seguintes informações internas: o tanque de combustível está cheio? Deste diamante sairão duas flechas, uma com a palavra “sim”. Então, você continua o processo para a próxima atividade. O outro diz “não”. Dessa forma, ele indicará um retângulo com a seguinte descrição interna: encher o tanque de combustível.
- Indica a direção do fluxo do processo.
- Documentos utilizados no processo.
5. Revise o desenho do fluxograma
Agora que você marcou o início e o fim, pontos de decisão, atividades, espera e etc. refaça mentalmente o processo e veja se há algo a fazer para melhorar e retratar de forma mais fiel o processo.
Por isso recomendamos a utilização de softwares, mesmo que simples, para isso. Por fim, como dissemos, mesmo com um programa Word você pode criar um fluxograma simples do processo de negócios, arrastando os elementos para as posições certas e aperfeiçoando essa representação gráfica.
FAQ
O que é o fluxo de processos?
Um fluxo de processo de negócios é uma representação sequencial de um processo e seus componentes, incluindo operações, cronogramas, pessoas envolvidas e recursos necessários. Dessa forma, o principal objetivo dos fluxos de processos é ajudá-lo a padronizar e otimizar os seus processos e ajudar a sua equipe a entender melhor como seu negócio funciona.
Quais as vantagens do fluxo de processos?
Alguns dos principais benefícios de projetar um fluxo de processo incluem:
- Padronize seus processos: a padronização fornece aos funcionários um processo estabelecido e comprovado para usar, entre outros benefícios.
- Maximize os recursos: depois de identificar os componentes de um processo, é mais fácil distribuir recursos para desempenho máximo.
- Melhore seus processos: uma vez que os componentes “fazem sentido” juntos, o próximo passo é melhorá-los. Você pode detectar lacunas de oportunidade e tirar o melhor proveito delas.
- Treine seus funcionários: funcionários novos e estabelecidos podem se beneficiar de um fluxo de processo. Eles entenderão e internalizarão todo o processo e se tornarão flexíveis o suficiente para mudanças no futuro.
- Mitigar riscos: os fluxos do processo ajudam a detectar e prevenir riscos de forma mais eficaz.
- Aumente a transparência de toda a organização: cada pessoa em sua organização obtém percepções claras sobre o que você está fazendo e como.
Quais os dois tipos principais de fluxos de processos?
Existem dois tipos principais quando estamos falando de fluxos de processos. Dessa forma, o primeiro é o linear e o segundo o funcional.
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