Gestão de documentos: veja o que é e a sua importância!

Por | Administrativo, Geral, Secretariado

Se você tem uma empresa ou é colaborador em uma, já deve ter percebido o quanto essa instituição gera documentos o tempo inteiro. Assim, eles podem ser papéis dos mais diversos tipos, desde contas de luz até contratos referentes a fechamentos de grandes negócios. Por isso, a gestão de documentos é algo bem importante e que que precisa ser aplicada. Portanto, preparamos este artigo com tudo o que você precisa saber sobre a gestão de documentos. Confira:

Veja também o que é arquivo digital e quais os seus benefícios!

O que é a gestão de documentos?

Gestão de documentos: veja o que é e a sua importância! - Foto: AO MAS
Gestão de documentos: veja o que é e a sua importância! – Foto: AO MAS

Primeiramente, é bem importante conhecer e entender melhor essa ferramenta. Dessa forma, a gestão de documentos é um conjunto de atitudes que visa tornar o uso, a avaliação e até o armazenamento de informações e documentos de uma empresa bem mais ágil, racional e eficiente. Com isso, ela permite que a empresa se organize de maneira bem mais inteligente e saiba onde está todo o documento importante relacionado ao negócio.

De modo simples, é uma forma de se armazenar adequadamente as informações relevantes para o bom funcionamento da empresa.

Qual a importância da gestão de documentos nas empresas?

Gestão de documentos: veja o que é e a sua importância! - Foto: ES MAS
Gestão de documentos: veja o que é e a sua importância! – Foto: ES MAS

A gestão de documentos dentro da empresa facilita o dia a dia do profissional, isso porque ela visa organizar desde a entrada da documentação, via protocolos de recebimento a organização em pastas por cliente e assunto, até a retirada destes documentos. É desta forma que os colaboradores terão a informação organizada e rápida para uma tomada de decisão mais rápida. 

Veja bem, ter acesso fácil a todas as informações da sua empresa é um dos seus bens mais preciosos. Portanto, é assim que o seu negócio vai crescer e que você ficará dentro das leis. 

Dessa forma, com a gestão de documentos você pode:

  • Fazer o controle e melhorar a produtividade de seus funcionários, visto que há bem mais agilidade no desenvolvimento de atividades diárias;
  • Otimizar o espaço que atualmente armazena os seus documentos;
  • Melhorar a gestão financeira do seu negócio reduzindo os custos;
  • Ter maior controle, rastreabilidade e até tornar os seus documentos mais confidenciais;
  • Identificar com bem mais precisão e até descartar os documentos obsoletos;
  • Por fim, tomar decisões bem mais rápido e com mais embasamento.

Por que investir na gestão documental?

Gestão de documentos: veja o que é e a sua importância! - Foto: CIO MAS
Gestão de documentos: veja o que é e a sua importância! – Foto: CIO MAS

Uma má gestão de documentos pode levar à perda de tempo, tornar os procedimentos bem mais complexos e até aumentar o custo indireto da corporação. Esses são fatores que comprometem de maneira bem significativa os resultados do empreendimento.

Além disso, o constante avanço da tecnologia tem mudado a forma como as organizações administram as suas informações. Ou seja, a empresa deve estar apta para atender às necessidades do mercado cada vez mais tecnológico.

Sem uma gestão inteligente de sua documentação, a instituição não consegue otimizar as suas operações e os seus  processos organizacionais, além de não contar com uma estrutura eficiente que fundamente as suas tomadas de decisão.

Como fazer a gestão de documentos?

Gestão de documentos: veja o que é e a sua importância! - Foto: VB MAS
Gestão de documentos: veja o que é e a sua importância! – Foto: VB MAS

Agora que você já conhece um pouca mais a importância desse processo, listaremos 4 práticas bem essenciais para desenvolver a gestão de documentos com perfeição. Confira:

1. Definir um local de armazenamento

Gestão de documentos: veja o que é e a sua importância! - Foto: IC MAS
Gestão de documentos: veja o que é e a sua importância! – Foto: IC MAS

A nossa 1ª dica é bem importante e tem uma aplicação muito prática. Dessa forma, imagine a seguinte situação para entender a importância dessa atitude de armazenamento correto dos documentos.

Suponha que um pequeno comércio armazene diversos documentos em uma pequena caixa de papelão na empresa. Mas certo dia, ocorre um temporal que provoca infiltrações no interior da loja. Com isso, a caixa que continha os documentos foi atingida, ficando bem molhada.

Desse modo, não é preciso ser um exímio gestor para prever as inúmeras situações ruins e dificuldades que esse comerciante terá para recuperar os seus documentos e os dados arquivados. Percebeu como o local de armazenamento tem grande importância nesse processo?

Portanto, é preciso ter um almoxarifado seguro e que pode receber todos os documentos. Além disso, vale lembrar que outros empreendimentos preferem arquivá-los em organizadores de aço, tornando o processo bem mais simples e até barato.

Uma nova vertente que pode ser muito interessante é a gestão eletrônica de documentos. A tecnologia modificou inúmeros processos e atividades humanas. Então, não é de se estranhar que as novas ferramentas fossem desenvolvidas para facilitar o dia a dia corporativo.

Na gestão eletrônica, o grande volume de informações que podem ser processadas e a organização são alguns dos diferenciais competitivos. Com o uso de um software, os documentos são classificados e armazenados, por exemplo, na nuvem — e vão para a internet.

Com isso, há economia de espaço e maior profissionalismo para o seu negócio. Por fim, antes de adotar a ideia, pesquise, analise e veja uma solução viável e financeiramente competitiva para armazenar os seus documentos da maneira mais segura possível.

2. Estabelecer os critérios

Gestão de documentos: veja o que é e a sua importância! – Foto: CDL MAS

Estabeleça os critérios para o arquivamento documental. Quais são os arquivos mais essenciais para a empresa no curto prazo? Que documentos são consultados com maior frequência?

Essas perguntas ajudam na definição dos critérios e até na organização dos dados em diferentes categorias. Com boas práticas de gestão, o empreendimento só tende a crescer e se profissionalizar cada vez mais.

Por fim, vale procurar ajuda especializada por meio de consultorias que possam ajudar na definição e até no planejamento de uma estrutura de armazenamento produtiva para os seus documentos.

3. Terceirizar o serviço

Gestão de documentos: veja o que é e a sua importância! – Foto: GG MAS

Você, empreendedor, já ouviu falar sobre o “core business”? Pois bem, esse termo em inglês diz respeito à execução das principais tarefas de uma organização. Assim, vamos exemplificar para facilitar a compreensão. Imagine que uma pequena loja de artigos para decoração residencial possua um canal de venda mista: online e offline.

Com isso, há um aumento bem considerável nas vendas e no relacionamento com os clientes. O proprietário resolve terceirizar algumas áreas que não são competitivas para o seu negócio e que acabam onerando o empreendimento. Um dos setores que passam por esse processo é o de limpeza, no qual outra empresa é contratada para gerenciar a mão de obra e a limpeza do comércio.

Percebeu como o core business da loja é a venda dos artigos de decoração? Por isso, com a gestão de documentos não é diferente. Existem empresas especializadas nessa atividade, que pode gerar economia de tempo e recursos e alavancar outros setores do negócio. Por fim, procure uma prestadora de serviço que atenda às suas necessidades e que esteja bem comprometida com o arquivamento seguro dos seus documentos.

4. Observar a temporalidade necessária de armazenamento

Gestão de documentos: veja o que é e a sua importância! – Foto: AR MAS

Não são todos os documentos que precisarão ficar guardados por longos prazos. Por isso, é bem primordial procurar entender qual a validade das informações contidas neles e planejar o descarte do que não é mais útil.

Além disso, a criação de uma planilha de validade ajuda muito nessa definição e otimização da atividade. Dessa forma, o planejamento é uma prática que deve se tornar rotina. Vamos listar alguns prazos mais conhecidos que podem ser de grande valia!

  • IPTU, IPVA e extratos bancários: prazo de 5 anos;
  • PIS, escritura de imóvel e carteira de trabalho: permanente;
  • Nota fiscal da compra de produtos: até vencer o prazo da garantia.

Como já foi dito, existem alguns softwares que podem ajudar nesse processo e que até otimizam a gestão de documentos. Por fim, com boas soluções tecnológicas, fica bem mais fácil organizar e prevenir as possíveis falhas humanas.

Como a gestão de documentos pode ser uma ferramenta estratégica?

Gestão de documentos: veja o que é e a sua importância! – Foto: VS MAS

A gestão de documentos tem sido utilizada como um caminho seguro, rápido e eficiente para que as empresas possam alcançar os resultados e se destacar diante da concorrência.

Isso porque ela garante que as informações produzidas sejam bem gerenciadas, assegurando a sua rastreabilidade e a sua confidencialidade, além de promover eficiência operacional no desenvolvimento de rotinas e no controle de documentos — da sua produção à sua destinação.

FAQ

O que é a gestão de documentos?

Primeiramente, é bem importante conhecer e entender melhor essa ferramenta. Dessa forma, a gestão de documentos é um conjunto de atitudes que visa tornar o uso, a avaliação e até o armazenamento de informações e documentos de uma empresa bem mais ágil, racional e eficiente. Com isso, ela permite que a empresa se organize de maneira bem mais inteligente e saiba onde está todo o documento importante relacionado ao negócio.

De modo simples, é uma forma de se armazenar adequadamente as informações relevantes para o bom funcionamento da empresa.

Qual a importância da gestão de documentos nas empresas?

A gestão de documentos dentro da empresa facilita o dia a dia do profissional, isso porque ela visa organizar desde a entrada da documentação, via protocolos de recebimento a organização em pastas por cliente e assunto, até a retirada destes documentos. É desta forma que os colaboradores terão a informação organizada e rápida para uma tomada de decisão mais rápida. 

Veja bem, ter acesso fácil a todas as informações da sua empresa é um dos seus bens mais preciosos. Portanto, é assim que o seu negócio vai crescer e que você ficará dentro das leis. 

Dessa forma, com a gestão de documentos você pode:

  • Fazer o controle e melhorar a produtividade de seus funcionários, visto que há bem mais agilidade no desenvolvimento de atividades diárias;
  • Otimizar o espaço que atualmente armazena os seus documentos;
  • Melhorar a gestão financeira do seu negócio reduzindo os custos;
  • Ter maior controle, rastreabilidade e até tornar os seus documentos mais confidenciais;
  • Identificar com bem mais precisão e até descartar os documentos obsoletos;
  • Por fim, tomar decisões bem mais rápido e com mais embasamento.

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