É bem provável que você já tenha ouvido falar do termo gestão do conhecimento. Mas o que você acha que isto significa? Existem muitos mitos sobre a gestão do conhecimento e seu papel na organização. Portanto, hoje, vamos mergulhar fundo na gestão do conhecimento e por que você e sua organização devem se preocupar com isso.
Primeiramente, adivinhe qual é o ativo mais valioso que uma startup, empresa ou grande organização possui? O conhecimento de seus colaboradores. Apesar da crescente importância das ferramentas, sistemas, software, IP, crescimento, clientes, cultura e etc. no sucesso de um negócio, os funcionários continuam sendo o maior ativo de qualquer organização.
Veja também o que é a gestão da qualidade e sua importância!
Assim, os funcionários são contratados por causa de seus conhecimentos, habilidades e experiência em um determinado campo. Dessa forma, o objetivo da empresa é usar esse capital humano para beneficiar os seus negócios. Embora o conhecimento desempenhe um papel fundamental no sucesso de uma organização, não há muita ênfase na capacidade de preservar ou gerenciar esse conhecimento dos funcionários.
Mas infelizmente, a maioria das organizações não oferece a esses “trabalhadores do conhecimento” uma maneira de coletar, gerenciar e distribuir o seu conhecimento com o restante da organização. Isso fica bem claro depois que os funcionários deixam uma organização.
O que é a gestão do conhecimento?
A gestão do conhecimento pode ser definida como o processo de criação, gestão e distribuição do conhecimento e das informações de uma organização. O conhecimento compartilhado, por outro lado, ajuda a resolver os problemas e atende aos objetivos de uma organização.
O American Productivity & Quality Center (APQC) define a gestão do conhecimento como uma coleção de abordagens sistemáticas para ajudar o fluxo de informações e conhecimento para e entre as pessoas certas no momento certo (no formato certo pelo custo certo) para que possam agir de forma bem mais eficiente e efetiva para criar valor para a organização.
Além disso, observe que o principal resultado dessa definição é o uso da palavra “certo”. Portanto, somente quando um funcionário tem o conhecimento certo à sua disposição no momento certo, ele pode agir de forma imediata e fornecer o máximo de rendimento em seu trabalho.
Quais as fontes de conhecimento em uma organização?
O conhecimento existe em todos os cantos de uma organização. Portanto, várias fontes de conhecimento incluem:
- Intranet;
- Banco de dados e data “warehouses”;
- Funcionários experientes e trabalhadores do conhecimento;
- Ferramentas, software e sistemas colaborativos como e-mail, Slack, Trello, Bit.ai e etc;
- Arquivos e documentos físicos e digitais.
O objetivo da gestão do conhecimento é reunir essas peças úteis, mas fragmentadas, de conhecimento e disponibilizá-las a todos os funcionários de uma organização de maneira mais sistemática.
A gestão do conhecimento não é administrar o conhecimento pelo conhecimento. Dessa forma, o objetivo da gestão do conhecimento é criar sistemas, técnicas e estruturas para usar o conhecimento organizacional para atingir metas e garantir que ele esteja alinhado com a sua estratégia geral.
Por que a gestão do conhecimento é importante para as organizações?
Há uma variedade de benefícios a serem obtidos por meio da gestão de conhecimento eficaz, independentemente do caso de uso de TI ou de negócios. Estão muito relacionados ao aumento do conhecimento e das habilidades e, portanto, das capacidades dos funcionários de forma que possam fazer mais, com rapidez e potencialmente com melhores resultados. Por fim, em última análise, a gestão do conhecimento nos torna melhores, tanto individual quanto no coletivo.
Além disso, a capacidade de reter o conhecimento no caso de saída de “pessoas chave” (e também para a capacitação de seus sucessores). Mais recentemente, no entanto, a gestão do conhecimento também está desempenhando um papel bem fundamental na habilitação de novas tecnologias baseadas em inteligência artificial (IA).
Benefícios
Expandindo as sentenças de benefícios que estão acima, os benefícios de negócios de alto nível incluem:
- Maior eficiência operacional e custos operacionais reduzidos porque a equipe de suporte e os funcionários podem obter as soluções necessárias de forma mais rápida e com menos perda de produtividade;
- Uma experiência superior do funcionário graças não apenas a resoluções mais rápidas, mas também a decisões mais bem informadas que resultam em resultados de maior qualidade;
- Melhor uso dos escassos recursos de suporte e da produtividade dos funcionários que atendem por meio do aumento da equipe de suporte e da capacitação dos funcionários por meio de auto ajuda e auto cuidado;
- Redução da duplicação de esforços graças a soluções conhecidas prontamente disponíveis para as pessoas, em vez de terem que redescobrir o que precisa ser feito;
- Menos risco com a rotatividade de pessoal porque a gestão do conhecimento minimiza o impacto de quem sai e torna a integração de novos funcionários mais fácil e rápida;
- Acelerando a entrega e melhorando a qualidade dos recursos baseados em IA conforme descrito na próxima seção.
O que é um sistema de gestão do conhecimento?
As empresas estão deixando quantias enormes de dinheiro na mesa por não terem os processos, procedimentos ou até sistemas corretos implantados para criar, gerenciar, armazenar e compartilhar conhecimento organizacional com os seus funcionários.
Além disso, nesta era de transformação digital, os gerentes precisam lidar com uma quantidade absurda de informações todos os dias. Portanto, o dia de um gerente típico é preenchido com centenas de e-mails, mensagens de chat em grupo, arquivos de mídia, documentos em nuvem e muito mais.
Essa abundância de informações e dados faz com que os funcionários se sintam sobrecarregados e potencialmente podem perder informações bem importantes. Assim, deve haver uma maneira de otimizar melhor essa quantidade de conhecimento, criá-lo e compartilhá-lo com outros funcionários e recuperá-lo quando necessário.
É aqui que entra um sistema de gestão do conhecimento. Dessa forma, um sistema de gestão do conhecimento ajuda a fornecer um repositório central para todas as informações, dados e conhecimento, facilitando assim o armazenamento e a recuperação fáceis.
Além disso, vale lembrar que os sistemas de gestão do conhecimento referem-se a qualquer tipo de ferramenta, software ou sistema de TI que:
- Armazena e recupera conhecimento;
- Otimiza o fluxo de informações em uma organização;
- Melhora a colaboração;
- Localiza as fontes de conhecimento;
- Captura e usa o conhecimento para uma melhor tomada de decisão.
Por fim, vale lembrar que os sistemas de gestão do conhecimento ajudam os funcionários e executivos a eliminar o ruído, compartilhar as informações e melhorar a sua tomada de decisões.
O que os usuários precisam procurar em uma ferramenta de gestão do conhecimento?
Uma ferramenta de gestão de conhecimento deve atuar como um repositório central para os principais conhecimentos e ativos da organização. Assim, ela deve facilitar o processo de armazenamento e recuperação de informações. Ao mesmo tempo, deve ser fácil e intuitivo o suficiente para qualquer pessoa na organização usar e se beneficiar.
Portanto, certifique-se de que a ferramenta de gestão do conhecimento de sua equipe tenha estes “recursos chaves” para que seja bem eficaz e útil:
1. Colaboração em tempo real
Uma boa ferramenta de gestão do conhecimento deve permitir a colaboração em tempo real. Portanto, isso dará aos trabalhadores do conhecimento a oportunidade de trabalhar juntos de forma simultânea, debater ideias, inovar e resolver problemas com a sua experiência e conhecimento coletivos.
2. Editor Inteligente
Uma ferramenta de gestão do conhecimento deve tornar o processo de documentação e criação de conteúdo o mais fácil e robusto possível. É importante que você possa compartilhar o conhecimento que ainda não foi criado, mas também ser capaz de compartilhar o conhecimento atual e contínuo. Dessa forma, documentos colaborativos são uma ótima maneira de compartilhar esse conhecimento coletivo.
Por fim, certifique-se de que os documentos permitem a coedição e são flexíveis o suficiente para incluir vários tipos de conteúdo digital.
3. Pesquisa poderosa
Como uma ferramenta de gestão de conhecimento é usada para criar, gerenciar e armazenar conhecimento de toda a organização em um único lugar, é fundamental que ela tenha um recurso de pesquisa poderoso para localizar conteúdo de forma rápida.
Além disso, vale lembrar que o conhecimento só é útil quando as informações certas são disponibilizadas no momento certo. Dessa forma, você deseja reduzir a quantidade de tempo que a sua equipe gasta procurando por um arquivo ou documento específico.
4. Conteúdo do rótulo
Sua ferramenta de gestão do conhecimento deve ter a capacidade de adicionar tags, títulos e descrições a cada peça de conteúdo digital. Assim, a filtragem inteligente ajuda a facilitar uma pesquisa mais precisa. Dessa forma, a sua equipe precisa ser capaz de categorizar e adicionar detalhes para tornar as informações mais fáceis de pesquisar, encontrar e trabalhar.
5. Biblioteca de conteúdo
O conhecimento pode assumir qualquer forma, desde os seus documentos, arquivos, apresentações, PDFs, planilhas do Excel, SlideShares, vídeos do YouTube, weblinks, imagens, logotipos, GIFs, arquivos de áudio ou até mesmo conteúdo de mídia social.
Além disso, é importante para a sua equipe ter todas essas informações em um só lugar. Dessa forma, ter uma biblioteca de conteúdo permite que você armazene todos os ativos de mídia da sua organização em um local, tornando mais fácil para os funcionários armazenar e acessar informações importantes de forma bem mais rápida.
Por fim, certifique-se de que a ferramenta de gestão de conhecimento tenha recursos como “acesso restrito” ou até controle de conteúdo para que apenas as pessoas com acesso possam visualizar e compartilhar esses ativos digitais.
6. Escalável
Um sistema de gestão de conhecimento eficaz deve ser capaz de suportar um grande número de usuários e grandes bancos de dados. Além disso, deve ser flexível o suficiente para crescer com a sua equipe crescente e suportar um grande número de novas contratações e, consequentemente, bem mais conteúdo.
7. Permissões Flexíveis
Um sistema de gestão do conhecimento deve oferecer suporte ao gerenciamento de usuários eficaz. Dessa forma, você deve ser capaz de gerenciar as funções de usuário e níveis de permissão que funcionam para a sua estrutura organizacional.
Além disso, vale lembrar que recursos como proteção por senha, rastreamento de documentos, restrições de acesso a arquivos e etc. são importantes para manter os dados organizacionais vitais protegidos.
8. Fluxos de trabalho personalizados
O objetivo da gestão do conhecimento é permitir o compartilhamento de conhecimento e informações entre os membros da sua equipe em vários departamentos para uma tomada de decisão e colaboração eficazes. Assim, uma ferramenta de gestão do conhecimento deve facilitar esse processo ao quebrar os silos organizacionais e permitir um fluxo uniforme de compartilhamento de informações entre os departamentos.
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