Todos nós já passamos pelas dificuldades da gestão do tempo no trabalho. Você acorda esperançoso e otimista – não apenas cumprirá todos os seus prazos, mas também irá à academia e fará uma refeição saudável.
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Então a vida acontece. Você sai tarde, bate no trânsito e chega à sua mesa já frustrado com o mundo. Sentando-se para finalmente encerrar aquele projeto que você está procrastinando há semanas, você percebe que tem reuniões consecutivas até o meio dia – e sim, você já está atrasado para a primeira. Assim, você finalmente sai da última reunião e começa a ler os e-mails quando é puxado para uma reunião com o chefe. Ele tem um pedido de última hora para você. “Deve levar apenas uma hora”, diz ele. Mas experimente três.
A boa notícia é que existem maneiras de recuperar aquelas horas do dia perdidas. É tudo uma questão de gerenciamento de tempo pessoal. Dessa forma, gerencie seu tempo em vez de deixar que ele gerencie você. Portanto, abaixo temos dez dicas de gestão de tempo para o trabalho. Confira:
1. Descubra como você está gastando o seu tempo atualmente
Se você pretende otimizar a gestão do seu tempo pessoal, primeiro precisa descobrir para onde o tempo está indo. Dessa forma, tente registrar diligentemente seu tempo por uma semana, monitorando suas atividades diárias. Esta auditoria irá ajudá-lo a:
- Determinar o quanto você pode realizar em um dia;
- Identificar tempos livres;
- Concentrar-se em atividades que proporcionam o maior retorno.
Conforme você conduz esta auditoria de tempo, ficará bem claro quanto do seu tempo é gasto em pensamentos, conversas e atividades improdutivas.
Assim, você terá uma noção mais precisa de quanto tempo levam certos tipos de tarefas (o que será muito útil para execução em uma dica posterior). Além disso, este exercício também pode ajudá-lo a determinar a hora do dia em que você é mais produtivo. Dessa forma, você sabe quando trabalhar em seus projetos que exigem mais foco e criatividade.
2. Crie uma programação diária – e siga-a
Essa etapa é crucial para aprender a administrar o tempo no trabalho. Nem tente começar o dia sem uma lista de tarefas organizada. Antes de sair do trabalho, crie uma lista das tarefas mais urgentes para o dia seguinte. Esta etapa permite que você comece assim que chegar ao escritório.
Portanto, colocar tudo no papel o impedirá de ficar acordado à noite, revirando as tarefas que passam pelo seu cérebro. Em vez disso, seu subconsciente vai trabalhar em seus planos enquanto você está dormindo, o que significa que você pode acordar de manhã com novos insights para o dia de trabalho.
Se você não puder fazer isso no dia anterior, certifique-se de escrever sua lista logo de manhã. Assim, você descobrirá que o tempo que gasta criando um plano claro não é nada comparado ao tempo que você perde pulando entre as tarefas quando falta tal plano.
3. Priorize com sabedoria
Conforme você organiza sua lista de tarefas, a priorização é a chave para a gestão do tempo de trabalho com sucesso. Dessa forma, comece eliminando tarefas que você não deveria estar realizando em primeiro lugar. Em seguida, identifique as três ou quatro tarefas mais importantes e faça-as primeiro. Portanto, certifique-se de concluir o essencial.
Avalie sua lista de tarefas e certifique-se de organizá-la com base na importância de uma tarefa, e não em sua urgência. Responsabilidades importantes apoiam a realização de seus objetivos, enquanto responsabilidades urgentes requerem atenção imediata e estão associadas à realização dos objetivos de outra pessoa. Temos a tendência de deixar o urgente dominar quando devemos realmente nos concentrar em atividades que apoiem nossos objetivos de negócios.
Para evitar essa armadilha, use uma das dicas de gerenciamento de tempo para o trabalho encontradas no livro de Stephen Covey (Primeiro o Mais Importante: Como Ter Foco em Suas Prioridades Para Obter Resultados Altamente Eficazes). Dessa forma, ele oferece a seguinte matriz de gestão de tempo, conhecida como matriz de Eisenhower, como uma ferramenta organizacional para priorizar tarefas com base nessas ideias de importância e urgência.
Os “quadrantes”
Aqui está uma visão mais detalhada de cada um desses quadrantes:
- Importante e urgente: essas tarefas têm prazos importantes com alta urgência. Portanto, conclua-os imediatamente;
- Importante, mas não urgente: Esses itens são importantes, mas não requerem ação imediata e devem envolver a estratégia de desenvolvimento de longo prazo. Dessa forma, esforce-se para passar a maior parte de seu tempo neste quadrante;
- Urgente, mas não importante: essas tarefas são urgentes, mas não importantes. Minimize, delegue ou elimine-os porque eles não contribuem para sua produção. Além disso, geralmente são distrações que podem resultar do mau planejamento de outras pessoas;
- Urgente e sem importância: Essas atividades têm pouco ou nenhum valor e devem ser eliminadas tanto quanto possível.
Tente criar sua própria matriz de gestão de tempo e inserir itens de sua lista de tarefas e atividades do dia a dia para avaliar como você está gastando seu tempo atualmente.
Quando você consegue descobrir a priorização, seu gerenciamento de tempo pessoal pode atingir um nível totalmente novo. Dessa forma, você saberá onde concentrar seu tempo durante aqueles dias em que simplesmente não há horas suficientes.
4. Agrupe tarefas semelhantes
Economize tempo e energia mental tentando completar um tipo de tarefa antes de passar para a próxima. Por exemplo, crie períodos separados de tempo para responder e-mails, fazer chamadas, arquivar e etc. Não responda e-mails e mensagens quando eles chegam, pois isso é uma distração do seu melhor. Além disso, desligue as notificações por celular e e-mail para eliminar completamente a tentação de verificar em um momento não combinado.
5. Evite o desejo de multitarefa
Esta é uma das dicas de gestão de tempo mais simples para o trabalho, mas pode ser uma das mais difíceis de seguir. Dessa forma, concentre-se na tarefa em questão e bloqueie todas as distrações. Pode ser tentador fazer várias tarefas ao mesmo tempo, mas você está apenas dando um tiro no próprio pé quando tenta fazer isso. Portanto, você perde tempo e diminui a produtividade ao alternar de uma tarefa para outra.
Da mesma forma, não fique sobrecarregado por uma lista de tarefas que se estende por uma “quilometro” de comprimento. Estressar sobre isso não o deixará mais curto, então inspire, expire e faça uma tarefa de cada vez.
6. Atribua limites de tempo às tarefas
Parte da criação de sua programação deve envolver a definição de limites de tempo para as tarefas, em vez de apenas trabalhar até que terminem. Dessa forma, listas de tarefas são ótimas e maravilhosas, mas às vezes você pode sentir que nunca marca nada.
Se você deseja definir um ritmo constante para seu fluxo de trabalho, a “Técnica Pomodoro” pode ajudá-lo a verificar sua lista de tarefas em blocos de 25 minutos, fazendo pequenos intervalos entre cada restrição e um intervalo mais longo após completar quatro. Essa técnica equilibra um foco estreito com pausas frequentes, reduzindo a tensão mental e mantendo a motivação.
Se você preferir definir seu próprio ritmo, o “timeboxing” permite que você bloqueie períodos variados de tempo. Dessa forma, use seu registro de tempo (etapa 1) para obter uma estimativa de quanto tempo uma atividade levará. Depois de passar o tempo designado nessa tarefa, passe para a próxima atividade importante. Você perceberá que sua produtividade disparou e sua lista de tarefas diminuiu quando esses parâmetros foram definidos.
7. Crie “buffers”
Uma das dicas de gestão de tempo mais agradáveis para o trabalho: faça dos intervalos uma parte de sua programação. Dessa forma, ao terminar uma tarefa, dê-se tempo para respirar. Faça mini pausas para recarregar as baterias, seja uma curta caminhada, um jogo de pingue-pongue, um pouco de meditação e etc.
8. Aprenda a dizer não
Você nunca aprenderá a administrar o tempo no trabalho se não aprender a dizer não. Só você realmente sabe para que tem tempo, portanto, se precisar recusar uma solicitação para se concentrar em tarefas mais importantes, não hesite em fazê-lo. E se você assumir um projeto que obviamente não vai a lugar nenhum, não tenha medo de abandoná-lo.
Em vez de fazer muitas tarefas que rendem pouco ou nenhum valor, conclua menos tarefas que criam mais valor. Lembre-se da regra 80/20 – 80% de sua produção vem de 20% de suas entradas. Portanto, concentre seus esforços de acordo.
Se você não pode dizer não, delegue. Embora delegar possa ser uma habilidade difícil de aprender, ela pode fazer maravilhas no gerenciamento do seu tempo pessoal.
9. Organize-se
Para uma gestão de tempo eficaz, essa dica precisa realmente entrar em sua lista de tarefas. Se você tem pilhas de papéis espalhados por toda a mesa, encontrar o que realmente precisa será como encontrar uma agulha em um palheiro. Dessa forma, existem poucas coisas tão frustrantes quanto perder um tempo valioso procurando por itens perdidos. Sem mencionar como a desordem pode dificultar o foco.
Pequenas coisas fazem uma grande diferença. Assim, crie um sistema de arquivo para documentos. Cancele a assinatura de e-mails de que você não precisa mais. Pense só – você só precisa fazer isso uma vez, mas terá os benefícios para sempre.
10. Elimine distrações
Mídia social, navegação na web, colegas de trabalho, mensagens de texto, mensagens instantâneas – as distrações no trabalho podem ser ilimitadas. Dessa forma, a chave para a gestão do tempo pessoal é ser proativo ao se livrar deles. Feche sua porta para limitar as interrupções. Feche todas as guias, exceto aquelas nas quais você está trabalhando no momento. Além disso, desligue as notificações de mensagens e deixe suas ligações pessoais para o almoço.
Dê passos de “bebê”. Identifique suas duas distrações principais e concentre-se em conquistá-las por duas semanas. E lembre-se de que dormir o suficiente, beber água o suficiente e se alimentar de maneira saudável podem ajudá-lo a manter o foco durante o dia de trabalho – especialmente quando o cansaço da tarde chegar.
Perguntas Frequentes
O que é a gestão do tempo?
A gestão do tempo é um processo de priorização e organização de tarefas que envolve seu planejamento e execução voltados ao melhor aproveitamento do tempo investido nelas, o que resulta em maior produtividade e eficiência.
Como fazer uma boa gestão do tempo?
- Descubra como você está gastando o seu tempo atualmente;
- Crie uma programação diária – e siga-a;
- Priorize com sabedoria;
- Agrupe tarefas semelhantes;
- Evite o desejo de multitarefa;
- Atribua limites de tempo às tarefas;
- Crie “buffers”;
- Aprenda a dizer “Não”;
- Organize-se;
- Elimine distrações;
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