Entregar trabalho de forma rápida e eficiente pode ser um desafio. Dessa forma, o Método Kanban Flow sugere uma abordagem de gestão do fluxo de trabalho com ênfase na melhoria contínua sem sobrecarregar a equipe de desenvolvimento que se concentra na produtividade e eficiência.
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Além disso, o Kanban veio inicialmente como uma forma de gerenciar processos de manufatura Just in Time (JIT). O capítulo seguinte na história do Kanban introduziu novos princípios e práticas para torná-lo mais eficiente para os trabalhadores do conhecimento.
É um método projetado para ajudá-lo a otimizar o fluxo de trabalho e usar a capacidade total de sua equipe. Portanto, neste artigo, discutiremos o que é o Método Kanban Flow, quais são os seus princípios e como implementá-lo.
O que é o método Kanban Flow?
Enquanto o Kanban Flow chegou por meio de Taiichi Ohno na indústria de manufatura, foi David J. Anderson o primeiro a aplicar o conceito de TI, desenvolvimento de software e trabalho de conhecimento em geral no ano de 2004. Assim, David desenvolveu os trabalhos de Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker e outros para definir o Método Kanban, com conceitos como sistemas puxados, teoria de filas e fluxo. Além disso, o seu 1º livro sobre Kanban – “Kanban: Mudança Evolutiva de Sucesso para o Seu Negócio de Tecnologia”, publicado em 2010 – , é a definição mais abrangente do Método Kanban para o trabalho do conhecimento.
O Método Kanban é um processo para melhorar de forma gradual tudo o que você faz – seja desenvolvimento de software, TI / Ops, Pessoal, Recrutamento, Marketing e Vendas, Aquisições e etc. Na verdade, quase todas as funções de negócios podem se beneficiar da aplicação dos princípios do Kanban Flow.
Por fim, o corpo de conhecimento Kanban abstraiu e se beneficiou dos trabalhos de vários líderes de pensamento desde que o livro original foi escrito. Assim, pessoas como Don Reinertsen (autor de Principles of Product Development Flow), Jim Benson (pioneiro do Personal Kanban ) e vários outros ajudaram esse método a “evoluir”.
Onde o Kanban Flow se originou? – Uma breve história sobre o Kanban
Tudo começou no início dos anos 1940. O 1º sistema Kanban foi feito por Taiichi Ohno (Engenheiro Industrial e Empresário) para a Toyota automotiva no Japão. Assim, ele foi feito como um sistema de planejamento simples, cujo objetivo era controlar e gerenciar o trabalho e o estoque em todas as fases da produção de forma otimizada.
Um dos principais motivos para o desenvolvimento do Kanban foi a produtividade e eficiência inadequadas da Toyota em comparação com seus rivais automotivos americanos. Assim, com o Kanban, a Toyota alcançou um sistema de controle de produção “just in time” flexível e eficiente que aumentou a produtividade enquanto reduzia o estoque de custo intensivo de matérias primas, materiais semiacabados e produtos acabados.
Por fim, um sistema Kanban idealmente controla toda a cadeia de valor do fornecedor para o consumidor final. Dessa forma, ajuda a evitar interrupção do fornecimento e excesso de estoque de mercadorias em vários estágios do processo de fabricação. Além disso, o Kanban Flow requer monitoramento contínuo do processo. Atenção especial deve ser dada para evitar os gargalos que podem retardar o processo de produção. O objetivo é obter maior rendimento com prazos de entrega mais baixos. Por fim, com o tempo, Kanban se tornou uma forma eficiente em uma variedade de sistemas de produção.
Os Fundamentos do Método Kanban
Princípios Kanban
O método Kanban é um sistema puxado. Isso significa que o trabalho é puxado para o sistema quando a equipe tem capacidade para isso, ao invés de tarefas sendo atribuídas de cima. Assim, o Kanban pode ser útil para melhorar os processos e a eficiência do fluxo de trabalho sem fazer nenhuma alteração na estrutura da equipe.
Mas antes de aplicar o Método Kanban Flow em seu negócio, é importante entender e adotar os seus princípios fundamentais:
- Comece com o que você está fazendo agora: o Kanban não requer uma configuração específica e pode ser aplicado de forma direta ao seu fluxo de trabalho atual. Isso facilita a implementação, pois não há necessidade de alterar os seus processos existentes. Além disso, os benefícios do Kanban são graduais e qualquer melhoria de processo acontece ao longo do tempo;
- Concordar em buscar mudanças incrementais e evolutivas: mudanças radicais podem desestabilizar as equipes, interromper o fluxo e prejudicar o desempenho. Assim, o Kanban é feito para incorrer em resistência mínima, encorajando mudanças contínuas, incrementais e até evolutivas;
- Respeite o processo, as funções e as responsabilidades atuais: não deve haver mudanças organizacionais no início. Assim, o Kanban reconhece que os processos, funções e responsabilidades existentes podem ter valor e vale a pena preservar. Em vez disso, o Kanban Flow encoraja mudanças incrementais para evitar a resistência emocional;
- Incentive atos de liderança em todos os níveis: o Kanban promove liderança e tomada de decisão entre todos os membros. Assim, se o membro da equipe com a classificação mais baixa tiver uma ideia brilhante, ela deve ser reconhecida e abraçada. Por fim, todos devem promover uma mentalidade de melhoria contínua (Kaizen) – para que os seus funcionários alcancem o desempenho ideal.
Práticas Kanban
Embora a adoção da filosofia Kanban seja a etapa mais importante, existem seis práticas principais que você precisa observar para uma implementação Kanban bem-sucedida. Confira:
Visualize o fluxo de trabalho
A primeira e mais importante tarefa é entender o fluxo de trabalho atual. Assim, qual é a sequência de etapas a serem feitas para mover um item da solicitação para um produto a ser entregue. Isso é feito usando um quadro Kanban com cartões e colunas: cada coluna representa uma etapa em seu fluxo de trabalho e cada cartão representa um item de trabalho. Cada item se move pelo fluxo do início ao fim. Ao observar esse processo, você pode rastrear de forma fácil o progresso e identificar gargalos em tempo real.
Limite de trabalho em andamento (WIP)
A perda de foco pode prejudicar de forma séria o desempenho de sua equipe, portanto, essa prática se concentra na eliminação de interrupções, estabelecendo limites para o trabalho em andamento. Ao aplicar limites ao WIP, as equipes se concentram em terminar o trabalho pendente antes de iniciar um novo trabalho. Além disso, limitar o WIP é crítico para a implementação bem-sucedida do Kanban.
Gerenciar o fluxo
Ao observar e analisar a eficiência do fluxo, você pode identificar todas as áreas problemáticas. Dessa forma, o principal objetivo da implementação do Kanban é criar um fluxo de trabalho tranquilo, melhorando os prazos de entrega e evitando atrasos. Além disso, você deve sempre se esforçar para tornar o seu processo mais eficiente.
Torne as políticas do processo explícitas
O processo deve ser definido, publicado e confirmado para todos na equipe: as pessoas não se sentirão motivadas a fazer parte de algo a menos que pensem que será útil. Assim, quando todos estão cientes das políticas explícitas, cada pessoa pode sugerir melhorias que irão melhorar o seu desempenho.
Use ciclos de feedback
Para que a mudança positiva ocorra, são necessárias reuniões regulares para fornecer feedback essencial para toda a equipe. A frequência dessas reuniões varia, mas a ideia é que sejam regulares, em horários fixos, e que vão direto ao ponto.
Melhore de forma colaborativa
O Kanban requer avaliação, análise e melhoria constantes. Assim, quando as equipes compartilham um entendimento do processo, é mais provável que cheguem a um consenso caso surja algum problema. Além disso, o Método Kanban sugere que vários modelos de abordagem científica são úteis para implementar mudanças contínuas, incrementais e evolutivas.
Quais projetos se beneficiam mais do Kanban?
Kanban provavelmente será um bom método para a sua equipe se seu projeto atender a alguns ou todos os critérios a seguir:
- Os seus fluxos de trabalho funcionam de forma essencial, mas podem ser mais suaves e eficientes;
- Você está enfrentando atrasos de trabalho paralisado;
- Sua organização prefere melhorar os processos existentes de forma incremental, em vez de impor um novo sistema radical;
- As prioridades da sua equipe podem mudar em um curto espaço de tempo;
- A principal prioridade é atender às necessidades do cliente.
Como Implementar o Kanban Flow?
Lembra da 1ª etapa quando se trata de Kanban?
Torne o trabalho visível
A maneira como as equipes fazem isso é criando um quadro Kanban, com colunas e cartões. De forma básica, podemos dizer que existem 4 colunas:
- Backlog: O backlog do produto;
- To Do: todas as tarefas que ainda não começaram;
- On Going: tarefas que já começaram;
- Done: tarefas concluídas.
Cada tarefa ocupa um cartão Kanban e é movida através do quadro à medida que avança em cada estado. No caso ideal, as tarefas se movem de forma suave entre os estados. Na realidade, existem gargalos e impedimentos para o fluxo.
Implemente um sistema pull
Muitas vezes, a sobrecarga da equipe e o trabalho atrasado em seu fluxo de trabalho surgem quando o trabalho é empurrado para baixo na linha pela gerência. À medida que mais e mais trabalhos são iniciados, nada é realmente concluído devido à constante multitarefa e troca de contexto. Assim, implementar um sistema pull Kanban é uma boa maneira de resolver esse problema.
Um sistema pull significa que as tarefas são retiradas da lista de tarefas pendentes em seu quadro por membros da equipe se e somente se eles estiverem em capacidade para lidar com novos trabalhos.
Em um sistema pull, a gestão define a prioridade de uma tarefa atribuindo classes de serviço antes de colocá-la na coluna Pendências. Uma vez que a equipe de entrega tenha um espaço vazio para um novo trabalho, eles puxam a tarefa no processo. Este é o ponto de compromisso.
Essa abordagem permite que a gestão priorize o trabalho até o momento em que ele foi iniciado. É uma maneira eficaz de se manter adaptável às mudanças do mercado, pois você está sempre trabalhando no que é mais importante primeiro.
Limite o trabalho em andamento
Limites de trabalho em andamento (WIP) em Kanban ajudam a alinhar a demanda do cliente com a capacidade de sua equipe. Dessa forma, eles evitam que o trabalho se acumule e garantem que sua equipe se concentre em terminar o trabalho antigo, em vez de começar um novo.
Os limites de WIP são o antídoto que permite que você se concentre em uma coisa por vez e evita que o trabalho seja atrasado ou abandonado em seu processo. Assim, limites de WIP adequados garantirão que sua equipe nunca fique sobrecarregada, mas sempre tenha algo a fazer.
FAQ
O que é um sistema Kanban?
O Método Kanban é um processo para melhorar de forma gradual tudo o que você faz – seja desenvolvimento de software, TI / Ops, Pessoal, Recrutamento, Marketing e Vendas, Aquisições e etc. Na verdade, quase todas as funções de negócios podem se beneficiar da aplicação dos princípios do Kanban Flow.
Como surgiu o sistema Kanban Flow?
Tudo começou no início dos anos 1940. O 1º sistema Kanban foi feito por Taiichi Ohno (Engenheiro Industrial e Empresário) para a Toyota automotiva no Japão. Assim, ele foi feito como um sistema de planejamento simples, cujo objetivo era controlar e gerenciar o trabalho e o estoque em todas as fases da produção de forma otimizada.
Quais os princípios do Kanban?
- Comece com o que você está fazendo agora;
- Concordar em buscar mudanças incrementais e evolutivas;
- Respeite o processo, as funções e as responsabilidades atuais;
- Incentive atos de liderança em todos os níveis.
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