Mapeamento de processos: veja o que é e como fazer!

Por | Administrativo, Geral, Secretariado

Simplificar e otimizar os processos é uma necessidade para qualquer negócio. No entanto, essa é uma tarefa bem complexa que exige estratégia, informações e uma visão global dos recursos e das etapas envolvidas em cada atividade. Para isso, o mapeamento de processos é a ferramenta ideal.

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Apresentado de forma visual em um diagrama, ele comunica de forma eficiente, clara e organizada as informações que muitas vezes poderiam parecer desconectadas. Como resultado, essa ferramenta elimina gargalos e redundâncias, economiza recursos e até otimiza os fluxos de trabalho. 

Veja a seguir que é um mapeamento de processos, a sua importância na compreensão dos fluxos de trabalho e como criar os recursos visuais que os representem de forma efetiva.

Mas o que é um processo?

Mapeamento de processos: veja o que é e como fazer! - Foto: HL MAS
Mapeamento de processos: veja o que é e como fazer! – Foto: HL MAS

Para que possamos falar sobre o que é mapeamento de processos, precisamos explicar o que é um processo e, principalmente, qual é o seu papel dentro de uma empresa. Assim, posso dizer que essa é a definição de processo: uma ordem determinada de atividades ou tarefas e que estão espalhadas por um espaço de tempo, com produtos / serviços e matérias-primas bem definidos e, claro, com um começo, um processamento e um fim. 

Meio confuso? Na prática, quase tudo que acontece dentro de uma empresa passa por algum tipo de processo. Uma solicitação entra, ela é executada e entregue ao solicitante. Essa solicitação pode ser um produto requisitado pelo cliente final ou pode ser até um simples pedido de férias oriundo de um profissional interno. Mas em ambos os casos houve a entrada de um pedido, a execução desse pedido e a entrega desse pedido. Isso é um processo!

O que é um mapeamento de processos?

Mapeamento de processos: veja o que é e como fazer! - Foto: QM MAS
Mapeamento de processos: veja o que é e como fazer! – Foto: QM MAS

O mapeamento de processos é uma ferramenta de planejamento e gestão que representa um processo e as etapas necessárias para concluir uma tarefa.

Também conhecido como fluxograma, embora possa ser apresentado de outras formas, ele mostra quem está envolvido em determinado fluxo de trabalho e os recursos necessários para completar as atividades.

Assim, os processos podem ser rapidamente compreendidos pelas equipes para que todos se integrem de forma fácil às rotinas de trabalho. Basicamente um mapeamento de processos responde três questões fundamentais: 

  • Quais são as tarefas;
  • Quem faz cada tarefa;
  • Em qual ordem essas atividades são feitas. 

Qual é o objetivo do mapeamento de processos?

Mapeamento de processos: veja o que é e como fazer! - Foto: QT MAS
Mapeamento de processos: veja o que é e como fazer! – Foto: QT MAS

O mapeamento de processos tem como principal objetivo permitir um maior entendimento sobre o funcionamento dos processos de ponta a ponta, em todas as atividades.

Ou seja, a intenção dessa prática é possibilitar uma compreensão bem mais clara e objetiva sobre as etapas dos processos e suas nuances, identificando os pontos fortes, as limitações e as fragilidades que precisam ser corrigidas.

Dessa forma, com o mapeamento de processos, consegue-se promover a melhoria contínua e uma gestão bem mais eficiente dos processos organizacionais.

Qual a importância do mapeamento de processos?

Mapeamento de processos: veja o que é e como fazer! - Foto: DS MAS
Mapeamento de processos: veja o que é e como fazer! – Foto: DS MAS

O mapeamento de processos é uma ferramenta utilizada em projetos de melhoria / transformação de processos e possibilita identificar gargalos, delimitar funções e papéis, prever recursos, estimar custos e  mensurar o desempenho do processo.

Identificar gargalos

Um gargalo é uma restrição de capacidade que cria uma fila, conforme conceito do BPM CBOK. Portanto, se refere a algum ponto do processo que não flui bem e, consequentemente, atrapalha o andamento do restante do trabalho. Com o mapeamento de processos, fica mais fácil identificar onde acontecem esses gargalos e, posteriormente, remodelar o processo para que ele atinja um nível de performance superior.

Delimitar funções e papéis

O mapeamento de processos não estrutura apenas as atividades que precisam ser feitas. Além disso, ele também traz uma relação das pessoas que fazem parte do processo, seja como responsável ou participante. Assim, as funções e papéis dentro do processo ficam mais claros, trazendo transparência ao processo, o que é fundamental para que todos entendam como o seu trabalho impacta no trabalho das demais pessoas.

Prever recursos

Com um detalhamento maior do processo fica bem mais fácil controlar os recursos humanos, financeiros e materiais necessários para que o processo consiga cumprir o seu objetivo. Desse modo, você garante que não faltará insumo dentro da cadeia produtiva do processo. Os recursos podem ser maquinário, softwares e até mesmo os próprios profissionais.

Estimar custos

Todo processo gera um custo: isso é fato. O mapeamento de processos traz visibilidade para as entradas e saídas do processo, garantindo que não haja um desequilíbrio no custo-benefício. Afinal, sabemos que existem processos tão caros que não compensam ser feitos. Cabe à organização verificar quanto será gasto com a execução do processo e, caso a conta não feche, trabalhar em melhorias para otimizá-lo.

Mensurar o desempenho do processo

O mapeamento de processos permite medir como está a saúde do processo, porque possibilita a padronização das atividades. Ora, se cada um executar o processo do seu jeito, os indicadores sofrerão distorções e não refletirão a realidade. Logo, comparações com meses anteriores seriam equivocadas.

Quais as vantagens do mapeamento de processos?

Mapeamento de processos: veja o que é e como fazer! – Foto: SH MAS

Padronização do trabalho

A padronização é a implantação de normas técnicas para maximizar a compatibilidade, reprodutibilidade, segurança e eficiência das atividades do processo. Um processo só atinge o status de padronizado quando as pessoas possuem amplo conhecimento do que deve ser feito e como deve ser feito ( e, claro, conseguem colocar isso em prática ).

Quando os processos não são mapeados, dificilmente a empresa consegue fazer a padronização de processos sair do campo das ideias e se tornar algo concreto. E por que padronizar é interessante ao negócio? Para que todos sigam um padrão na hora de realizar as tarefas. Isso facilita a continuidade das atividades e evita inconsistência em seu resultado.

Maior controle

Como o mapeamento de processos proporciona visibilidade e padronização isso se reflete no aumento do controle sobre o processo, que poderá passar por auditorias para garantir a sua qualidade máxima. O controle das atividades dá aos gestores uma maior previsibilidade dos resultados e torna o acompanhamento mais simples, evitando surpresas no fim do mês.

Otimização de processos

Esse é um reflexo lógico de todas as vantagens que o mapeamento de processos pode proporcionar. Assim, a otimização pode ser percebida em diversas frentes, tais como a redução dos custos de produção, a melhora na gestão dos processos, a redução de falhas e inconsistências que prejudicam o desempenho das atividades, entre outros pontos.

Como fazer o mapeamento de processos?

Mapeamento de processos: veja o que é e como fazer! – Foto: FS MAS

Agora que ficou claro o conceito para você, vamos partir para a prática e falar sobre como fazer o mapeamento de processos.

Cada setor da sua empresa possui suas várias especificidades. No entanto, separamos um roteiro para mapear os processos que podem ser feitos em qualquer área ou mesmo segmento.

Portanto, confira abaixo quais são as principais etapas:

1. Determine qual o processo você quer mapear

O primeiro passo de como fazer o mapeamento de processos consiste em determinar qual processo do seu negócio você deseja mapear.

Pode parecer um passo simples, mas ele é bem importante, pois o planejamento já começa ali. Isso porque a lógica é que você pode escolher tanto um que já existe – com o objetivo de melhorá-lo – como também construir um novo.

Além disso, a escolha é um passo bem importante pois a lógica é que o mapeamento comece por ações que são mais críticas e importantes para serem resolvidas com mais urgência.

2. Identifique quem são os fornecedores do processo

Os fornecedores são aqueles que geram os inputs do processo; ou seja, as entradas.

Os fornecedores do processo são os responsáveis por darem início a uma demanda, podendo ser internos ou externos. Se for um processo que já exista, esse passo é importante para revalidar se os envolvidos estão realmente capacitados para a execução das suas tarefas.

Se for um processo novo, a escolha dos envolvidos é fundamental também, afinal, não basta escolher um colaborador aleatório. É preciso levar em consideração aspectos como: compreensão do processo e disponibilidade para aprender, se não.

3. Aponte as entradas do processo

Também chamadas de “inputs”, as entradas se referem ao momento em que uma demanda é gerada; ou seja, o início do processo.

A lógica é que para que a primeira tarefa seja feita, é preciso criar normas, briefing e gestão para que o processo comece. Nesse caso, para que todo o processo que está sendo mapeado comece é preciso identificar quais gatilhos vão despertar as ações que desencadearão a seguir.

4. Identifique os elementos do processo

Nessa etapa de como fazer o mapeamento de processos, você precisa identificar quais são os elementos que compõem o processo em questão: quais as tarefas que serão realizadas? Por quem?

Uma dica que pode ser útil é desenhar o fluxo como ele existe hoje e a partir dele procurar ações que vão deixar o cenário mais claro, apontando as dificuldades existentes e buscando formas de melhorá-los.

5. Aponte as saídas do processo

As saídas são os produtos do processo. Elas se referem às entregas de cada processo. Ou seja, ter a linha de chegada mapeada é bem importante, afinal, isso te permitirá ter uma visão se o processo está muito longo ou curto por exemplo e como isso pode impactar.

Além disso, essa visão também te ajudará a entender o tempo necessário para a execução de todo o processo.

6. Identifique quem são os clientes do processo

Os clientes são as pessoas que estão na ponta final do processo e que receberão as saídas produzidas.

7. Documente o processo

Por fim, neste último passo de como fazer o mapeamento de processos, você precisa documentar todas as etapas, atividades, responsáveis, handoffs, entradas, saídas, clientes e fornecedores.

Na hora de fazer a descrição, você pode usar um formulário para mapeamento de processos, deixando claras todas as orientações para efetuar as melhorias e correções necessárias.

FAQ

O que é um mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é uma ferramenta de planejamento e gestão que representa um processo e as etapas necessárias para concluir uma tarefa.

Qual o objetivo do mapeamento dos processos?

O mapeamento de processos tem como principal objetivo permitir um maior entendimento sobre o funcionamento dos processos de ponta a ponta, em todas as atividades.

Como se faz um mapeamento de processos?

Cada setor da sua empresa possui suas várias especificidades. No entanto, separamos um roteiro para mapear os processos que podem ser feitos em qualquer área ou mesmo segmento.

  1. Determine qual o processo você quer mapear;
  2. Identifique quem são os fornecedores do processo;
  3. Aponte as entradas do processo;
  4. Identifique os elementos do processo;
  5. Aponte as saídas do processo;
  6. Identifique quem são os clientes do processo;
  7. Documente os processos.

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