Fazer uma lista de tarefas é o primeiro passo para realizar um trabalho. Mas como você determina o que fazer primeiro quando não tem tempo suficiente para fazer tudo em um dia? Com uma priorização eficaz, você pode aumentar a sua produtividade e garantir que as suas tarefas mais urgentes recebam atenção imediata. Portanto, pensando nisso, hoje vamos falar sobre a matriz de Eisenhower.
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A matriz Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tarefas que ajuda a distinguir entre tarefas urgentes e importantes para que você possa estabelecer um fluxo de trabalho bem eficiente. Neste artigo, explicaremos o que é uma Matriz Eisenhower, como configurá-la e muito mais. Confira:
O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é uma maneira de organizar tarefas por urgência e importância, para que você possa priorizar efetivamente o seu trabalho mais importante.
Dwight D. Eisenhower — o 34º presidente dos EUA e general cinco estrelas durante a 2ª Guerra Mundial — apresentou a ideia que mais tarde levaria à Matriz de Eisenhower. Em um discurso de 1954, Eisenhower citou um reitor de universidade não identificado quando disse: “Tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente.”
Assim, Stephen Covey, autor de ‘Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes’, pegou as palavras de Eisenhower e as usou para desenvolver a agora popular ferramenta de gestão de tarefas conhecida como Matriz de Eisenhower.
Além disso, a Matriz de Eisenhower também é conhecida como a matriz de gestão de tempo, a Caixa de Eisenhower e a matriz urgente-importante. Por fim, essa ferramenta ajuda você a dividir as suas tarefas em quatro categorias: as tarefas que você fará primeiro, as tarefas que você agendará para depois, as tarefas que você delegará e as tarefas que você excluirá.
Quais os principais benefícios da Matriz de Eisenhower?
- Priorização de tarefas mais urgentes e importantes para a empresa;
- Melhoria nos índices de produtividade;
- Maior organização e clareza das atividades;
- Resolução de eventuais problemas;
- Maior agilidade na execução de tarefas;
- Favorecimento da razão em detrimento da emoção;
- Tomadas de decisão mais assertivas.
Como fazer a distinção entre tarefas urgentes e importantes?
Urgente e importante podem parecer palavras bem semelhantes, mas ao analisá-las em termos do princípio de Eisenhower, a diferença entre as duas é crucial. Diferenciar entre urgente e importante dentro da Matriz de Eisenhower pode ajudá-lo a identificar quais tarefas você deve pular e quais tarefas podem ser melhor tratadas por outros membros da equipe.
Tarefas urgentes requerem a sua atenção imediata. Assim, quando algo é urgente, deve ser feito agora, e há consequências claras se você não concluir essas tarefas dentro de um determinado cronograma. Essas são tarefas que você não pode evitar e, quanto mais você adiar essas tarefas, mais estresse você provavelmente experimentará, o que pode levar ao esgotamento.
Exemplos de tarefas urgentes podem incluir:
- Finalizar um projeto com uma data de entrega de última hora;
- Lidar com uma solicitação urgente do cliente;
- Consertar um cano quebrado em seu apartamento.
Tarefas importantes podem não exigir atenção imediata, mas essas tarefas ajudam você a atingir suas metas de longo prazo. Só porque essas tarefas são menos urgentes não significa que não importam. Assim, você precisará planejar cuidadosamente essas tarefas para poder usar os seus recursos com eficiência.
Exemplos de tarefas importantes podem incluir:
- Planejar um projeto de longo prazo;
- Rede profissional para construir uma base de clientes;
- Tarefas regulares e projetos de manutenção.
Uma vez que você saber fazer a distinção entre tarefas urgentes e importantes, você pode começar a separar as suas tarefas nos quatro quadrantes da Matriz de Eisenhower.
Os quatro quadrantes da Matriz de Eisenhower
Uma longa lista de tarefas pode parecer esmagadora, mas o objetivo da Matriz de Eisenhower é passar por essas tarefas uma a uma e separá-las por quadrante. Assim, depois de ver suas tarefas nas categorias designadas, você poderá agendá-las e realizar seu trabalho mais importante.
Quadrante 1: Faça
O quadrante um é o quadrante “faça”, e é aqui que você colocará todas as tarefas urgentes e importantes. Assim, quando você vir uma tarefa em sua lista de tarefas que deve ser feita agora, tem consequências claras e afeta seus objetivos de longo prazo, coloque-a neste quadrante.
Não deve haver dúvidas sobre quais tarefas se enquadram nesse quadrante, porque essas são as tarefas que estão na frente de sua mente e provavelmente estão estressando você.
Quadrante 2: Cronograma
O quadrante dois é o quadrante “cronograma”, e é aqui que você colocará todas as tarefas que não são urgentes, mas ainda assim são importantes. Como essas tarefas afetam seus objetivos de longo prazo, mas não precisam ser feitas imediatamente, você pode agendar essas tarefas para mais tarde.
Assim, você abordará essas tarefas logo após enfrentar as tarefas no quadrante um. Além disso, você pode usar várias dicas de gestão de tempo para ajudá-lo a realizar as tarefas neste quadrante. Assim, algumas estratégias úteis podem incluir o princípio de Pareto ou o método Pomodoro.
Quadrante 3: Delegado
O quadrante três é o quadrante “delegado”, e é aqui que você colocará todas as tarefas urgentes, mas não importantes. Essas tarefas devem ser concluídas agora, mas não afetam suas metas de longo prazo.
Como você não tem um apego pessoal a essas tarefas e elas provavelmente não exigem seu conjunto de habilidades específicas para serem concluídas, você pode delegar essas tarefas a outros membros de sua equipe. Assim, delegar tarefas é uma das maneiras mais eficientes de gerenciar a sua carga de trabalho e dar à sua equipe a oportunidade de expandir o seu conjunto de habilidades.
Quadrante 4: Excluir
Depois de analisar a sua lista de tarefas e adicionar tarefas aos três primeiros quadrantes, você notará que algumas tarefas sobraram. Assim, as tarefas restantes são tarefas que não eram urgentes ou importantes.
Essas distrações sem importância e não urgentes estão simplesmente atrapalhando a realização de seus objetivos. Portanto, coloque esses itens restantes em sua lista de tarefas no quarto quadrante, que é o quadrante “excluir”.
4 dicas para priorizar as suas tarefas
A melhor maneira de entender a diferença entre urgência e importância é usar a Matriz de Eisenhower, mas você ainda pode encontrar dificuldades para priorizar suas tarefas. Portanto, aqui estão algumas dicas que podem ajudá-lo com a priorização ao classificar suas tarefas em cada quadrante.
1. Codifique suas tarefas com cores
Codificar as suas tarefas por cores é uma tática que pode ajudá-lo a visualizar itens de alta prioridade. Conforme você percorre sua ferramenta de lista de tarefas, tente atribuir a si mesmo quatro cores com base no nível de prioridade. Assim, use o código da seguinte forma:
- Verde = itens de prioridade mais alta;
- Amarelo = segunda prioridade mais alta;
- Azul = Terceira prioridade mais alta;
- Vermelho = Não é uma prioridade.
Depois de rotular suas tarefas por cor, essas cores serão traduzidas diretamente para sua Matriz de Eisenhower. As tarefas verdes são as tarefas do quadrante um. Já as tarefas amarelas são suas tarefas “agendadas” para o quadrante dois. Por fim, as tarefas azuis são as tarefas de “delegar” para o quadrante três, e as tarefas vermelhas são as tarefas de “exclusão” para o quadrante quatro.
2. Limite as tarefas a 10 por quadrante
Mesmo que você tenha muitas tarefas em sua lista de tarefas, tente limitar suas tarefas a 10 itens por quadrante. Isso evitará que sua Matriz Eisenhower se torne bem confusa e esmagadora.
Você pode criar várias matrizes, mas limitar sua lista de tarefas aos itens de ação necessários garantirá que você inicie o processo de priorização sem perder tempo.
3. Faça listas de tarefas pessoais e profissionais
Outra maneira de limitar o número de itens em sua Matriz de Eisenhower é criar matrizes separadas para suas listas de tarefas pessoais e profissionais.
Seu trabalho e tarefas pessoais exigem diferentes cronogramas, recursos e métodos, e provavelmente também exigirão diferentes processos de pensamento. Além disso, para gerenciar com eficácia seus objetivos pessoais e profissionais, você precisará dividir e conquistar.
4. Elimine e priorize
Elimine tarefas desnecessárias primeiro para priorizar efetivamente. Com essa estratégia, você abordará o quadrante quatro antes de passar para os quadrantes um, dois e três.
Ao folhear sua lista de tarefas, avalie quais itens você anotou que não precisam estar lá.
Na verdade, 60% do nosso tempo no trabalho é gasto em trabalho sobre trabalho – coisas como compartilhar aprovações de status ou acompanhar informações. Se você pode tirar itens rapidamente, vá em frente e faça isso. Isso acelerará o processo de priorização e você provavelmente passará por uma segunda rodada de eliminação no “back-end”.
Exemplos de matriz de Eisenhower
Para entender melhor quais tarefas você pode colocar em cada quadrante de sua Matriz de Eisenhower, avançamos e fornecemos alguns exemplos para você aqui.
Exemplos de tarefas que você pode incluir no quadrante 1:
- Escrever uma postagem no blog para amanhã;
- Concluir uma proposta de projeto;
- Responder a e-mails de clientes.
Exemplos de tarefas que você pode incluir no quadrante 2:
- Inscreva-se para um curso de desenvolvimento profissional;
- Participar de um evento de networking;
- Adicionar melhorias a um projeto pessoal.
Exemplos de tarefas que você pode incluir no quadrante 3:
- Carregar postagens do blog;
- Transcrever notas de reunião;
- Campo de e-mails de não clientes.
Exemplos de tarefas que você pode incluir no quadrante 4:
- Trabalho sobre trabalho;
- Participar de uma reunião de status;
- Aprovações de status de compartilhamento.
Por fim, lembre-se de que é melhor ter matrizes separadas para trabalho e vida doméstica para que você possa lidar com suas listas de tarefas usando os métodos mais adequados para a hora e o local.
FAQ
O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é uma maneira de organizar tarefas por urgência e importância, para que você possa priorizar efetivamente o seu trabalho mais importante. Assim, essa ferramenta ajuda você a dividir as suas tarefas em quatro categorias: as tarefas que você fará primeiro, as tarefas que você agendará para depois, as tarefas que você delegará e as tarefas que você excluirá. Além disso, a Matriz de Eisenhower também é conhecida como a matriz de gestão de tempo, a Caixa de Eisenhower e a matriz urgente-importante.
Quais os benefícios da Matriz de Eisenhower?
Os benefícios da Matriz de Eisenhower são:
- Priorização de tarefas mais urgentes e importantes para a empresa;
- Melhoria nos índices de produtividade;
- Maior organização e clareza das atividades;
- Resolução de eventuais problemas;
- Maior agilidade na execução de tarefas;
- Favorecimento da razão em detrimento da emoção;
- Tomadas de decisão mais assertivas.
Quem criou a Matriz de Eisenhower?
Dwight D. Eisenhower — o 34º presidente dos EUA e general cinco estrelas durante a 2ª Guerra Mundial — apresentou a ideia que mais tarde levaria à Matriz de Eisenhower. Assim, em um discurso de 1954, Eisenhower citou um reitor de universidade não identificado quando disse: “Tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente.”
Desse modo, Stephen Covey, autor de ‘Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes’, pegou as palavras de Eisenhower e as usou para desenvolver a agora popular ferramenta de gestão de tarefas conhecida como Matriz de Eisenhower.
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