Métodos de arquivamento: veja como arquivar os seus documentos digitais!

Por | Administrativo, Geral, How to

Sua certidão de nascimento, os seus formulários de declaração de impostos, registros financeiros de sua empresa, a escritura de sua propriedade são documentos muito importantes, mesmo que você não os use com muita frequência. Dessa forma, você não gostaria de perder eles ou, pior ainda, deixá-los cair nas mãos erradas. Portanto, pensando nisso, hoje vamos mostrar os melhores métodos de arquivamento de documentos digitais.

Pergunte a si mesmo: você está realmente confiante de que armazenou esses documentos com segurança? Eles estão bem organizados e rapidamente acessíveis em caso de emergência? Se não, não se preocupe. Tudo muda hoje!

Veja também como escanear documentos pelo seu celular!

Nas linhas abaixo, vamos falar sobre armazenamento e arquivamento de documentos digitais. Dessa forma, mostraremos a importância desse processo e quais são os melhores métodos.

Por que se preocupar com o arquivamento dos documentos?

Métodos de arquivamento: veja como arquivar os seus documentos digitais! - Foto: 4S ADV
Métodos de arquivamento: veja como arquivar os seus documentos digitais! – Foto: 4S ADV

Ao armazenamos documentos que não usamos de forma mais ativa, estamos fazendo o processo de arquivamento. Portanto, aqui estão apenas cinco das muitas razões pelas quais o arquivamento é tão importante para empresas e indivíduos.

1. Atender aos requisitos regulamentares (leis)

Métodos de arquivamento: veja como arquivar os seus documentos digitais! - Foto: DP em Foco
Métodos de arquivamento: veja como arquivar os seus documentos digitais! – Foto: DP em Foco

Hoje em dia, a proteção de dados é algo que a maioria das empresas está bem ciente. Assim, as empresas agora estão sob pressão crescente para gerenciar os dados do consumidor de maneira adequada e segura – ou então enfrentarão multas pesadas. Isso exige que tenham processos eficazes de gerenciamento de dados e soluções seguras para armazenar os documentos.

Outros requisitos regulamentares determinam que certos registros financeiros sejam mantidos por um determinado número de anos. O arquivamento de documentos pode ajudar as empresas a atender a esses requisitos, permitindo que armazenem dados e documentos com segurança até que não sejam mais necessários e possam ser destruídos.

2. Reduza custos e economize espaço

Métodos de arquivamento: veja como arquivar os seus documentos digitais! - Foto: Tecno Set
Veja como arquivar os seus documentos digitais! – Foto: Tecno Set

Quer você esteja administrando uma grande empresa ou uma startup novata, é importante economizar os custos onde puder. Dessa forma, o arquivamento de documentos pode ajudar com isso, liberando espaço e reduzindo os custos operacionais. Quanto menos documentos você tiver no local para gerenciar, menos tempo e dinheiro terá de ser gasto para gerenciá-los. Inclusive, isso mostra a importância de digitalizar os seus documentos. Caso, você não saiba como fazer isso, pode acessar esse link.

3. Melhorar o fluxo de trabalho e desempenho

Métodos de arquivamento: veja como arquivar os seus documentos digitais! - Foto: Arq
Métodos de arquivamento: veja como arquivar os seus documentos digitais! – Foto: Arq

O arquivamento adequado de documentos pode melhorar o fluxo de trabalho e o desempenho de sua empresa. De acordo com as estimativas, até 80% dos dados de produção não precisam estar prontamente acessíveis. Assim, ao arquivar esses dados não críticos, você pode agilizar o acesso ao restante dos seus dados e melhorar o seu desempenho.

4. Proteção contra roubo de identidade

Métodos de arquivamento: veja como arquivar os seus documentos digitais! - Foto: RT
Métodos de arquivamento: veja como arquivar os seus documentos digitais! – Foto: RT

Você pode estar se perguntando se os benefícios são apenas para as empresas, afinal os 3 anteriores foram exclusivos para elas. Mas não são apenas as empresas que se beneficiam do arquivamento. Dessa forma, todos nós temos documentos importantes que podem ser úteis ​​para o roubo de identidade.

De forma preocupante, um relatório da Consumer National Research Center descobriu que um quarto dos norte americanos em algum momento perderam um documento importante. E aqui no Brasil, não estamos muito atrás. Isso mostra como é importante garantir que os seus documentos sejam armazenados com segurança.

A importância do Armazenamento Digital

Métodos de arquivamento: veja como arquivar os seus documentos digitais! - Foto: Blog C Doc
Métodos de arquivamento: veja como arquivar os seus documentos digitais! – Foto: Blog C Doc

Algumas décadas atrás, o armazenamento de documentos para empresas significava fileiras e mais fileiras de armários de arquivo. Além disso, significava gastar dinheiro em grandes quantidades de papel, lápis e pessoas para organizá-los. Mas, graças à tecnologia moderna, isso não é mais necessário. Bem, na maioria dos casos não.

Agora, é possível digitalizar todos os seus documentos usando um scanner e destruir as cópias em papel desnecessárias. Isso é o que chamamos  de  armazenamento digital.

Além disso, hoje existem empresas de arquivamento de documentos que cuidarão de todo o processo para você. Dessa forma, eles digitalizarão seus documentos, e devolvê-los em unidades USB, CDs ou farão o backup na nuvem. Mas é claro que você mesmo pode fazer isso.

A vantagem do armazenamento digital é que ele economiza muito espaço. Dessa forma, você não precisa de nenhum espaço físico para armazenar o seu documento, já que tudo é armazenado no “ciber espaço”.

No entanto, isso não é para todos. Assim, muitos proprietários de empresas gostam de reter cópias físicas e não gostam da ideia de confiar todo o seu sistema de arquivamento de documentos a um PC.

Abaixo, vamos mostrar os melhores métodos de arquivamento de documentos digitais. Confira:

Armazenar ativos digitais em pen drives

Métodos de arquivamento: veja como arquivar os seus documentos digitais! - Foto: Fone Set
Métodos de arquivamento: veja como arquivar os seus documentos digitais! – Foto: Fone Set

Você pode dizer que os pen drives estão ultrapassados. No entanto, não pode negar que eles são bem úteis. Mesmo “ultrapassados” e não serem a melhor opção para muitos casos, os pen drives ainda são úteis em casos mais simples. Dessa forma, eles costumam servir para armazenar músicas, fotografias ou documentos que precisam de transporte fácil e acesso que não exija uma conexão à internet.

Disponíveis em diversas capacidades, são portáteis e, por isso, facilmente transportados. Por utilizarem memória flash, estão menos suscetíveis a erros e precisam apenas de um PC com entrada USB para funcionar.

Mas, atenção: o uso de pen drives em dispositivos não confiáveis pode ocasionar a obtenção e transmissão de vírus, ocasionando perdas ou danos aos arquivos e equipamentos envolvidos no processo. Além disso, por serem pequenos, podem ser danificados ou perdidos. Então, todo cuidado é pouco com eles!

Armazenar ativos digitais em HDs externos

Métodos de arquivamento: veja como arquivar os seus documentos digitais! – Foto: Guia de Compras

Os HDs (hard drives) também possuem capacidades diversas para o armazenamento de arquivos e, assim como os pen drives, precisam de uma entrada USB para conectarem-se aos dispositivos em uso.

No entanto, os HDs utilizam, como o próprio nome indica, discos rígidos. Ou seja, há literalmente um disco girando a, normalmente, 5.400 RPM ou 7.200. Ou seja, apesar de oferecerem maior espaço para armazenagem, normalmente acima dos 500 gigabytes, são bem mais lentos que as memórias flash – que é o caso dos pen drives.

Os HDs são mais indicados para o gerenciamento de materiais mais pesados ou em maior quantidade, como filmagens longas, imagens em alta resolução e afins. Portabilidade e preço são vantagens, uma vez que o preço por giga byte é inferior às memórias flash. Mas as partes mecânicas podem apresentar erros e falhas com o tempo.

Dessa forma, os HDs são como uma extensão dos pen drives, atendendo a demandas maiores e com custos mais atrativos.

Armazenar ativos digitais em DVDs e Blu-rays

Métodos de arquivamento: veja como arquivar os seus documentos digitais! – Foto: Bird Guides

Se você acha os pen drives ultrapassados, o que dizer dos CDs e DVDs? Bom, estes métodos de armazenamento de ativos digitais talvez sejam os mais baratos do mercado, embora já estejam bem defasados.

São bons para arquivos que não sofrem atualizações constantes, materiais que não são modificados com frequência. Não à toa algumas filmagens de casamentos e fotos de formaturas, por exemplo, ainda utilizem esses meios para eternizar os momentos marcantes.

Mas um dos pontos negativos é a falta de conveniência, uma vez que os todos os dispositivos mais modernos não possuem nem drive ótico para a leitura de DVDs e Blu-rays. Além disso, a gravação de arquivos nessas mídias também pode se tornar bem complicada, já que na maioria dos casos a instalação de softwares específicos é necessária.

Além disso, por serem frágeis, os DVDs e Blu-rays estão muito mais suscetíveis a danos, perdas e, principalmente, os riscos. Por fim, das opções listadas aqui, essa talvez seja a menos segura.

Armazenar ativos digitais em soluções NAS

Métodos de arquivamento: veja como arquivar os seus documentos digitais! - Foto: 4 infras
Veja como arquivar os seus documentos digitais! – Foto: 4 infras

Network Attached Storage (NAS), ou armazenamento conectado à rede, é uma solução para a gestão de ativos digitais que conta com acessos a partir de diversos PCs, por meio de uma conexão por rede. Oferece recursos de valor agregado, como streaming de vídeo para dispositivos inteligentes, assim como alto desempenho.

As vantagens, porém, podem trazer em contrapartida custos de aquisição e manutenção muito altos. Além disso, as soluções NAS são indicadas para o armazenamento de arquivos pesados, grandes volumes e / ou quando diversas pessoas necessitam de acesso ao mesmo acervo.

Por trabalhar com espelhamento, evitam a perda de dados ocasionada por falhas de disco, muito embora sejam mais indicadas para a organização de arquivos do que para funcionar como um backup em si.

Armazenar ativos digitais na nuvem

Métodos de arquivamento: veja como arquivar os seus documentos digitais! – Foto: Blog BB

A tecnologia de “nuvem” vem conquistando cada vez mais espaço com a transformação digital e tem seus méritos. Dessa forma, diversos apps que funcionam na nuvem são gratuitos e, os que não são, oferecem planos escaláveis que se adaptam às necessidades de cada organização ou pessoa, sem cobrar por serviços não utilizados.

Uma grande vantagem desse método de arquivamento é que as plataformas são acessíveis através de qualquer dispositivo conectado à internet, e os usuários podem estar em qualquer lugar do mundo, eliminando a grande maioria dos empecilhos físicos.

Ademais, ativos digitais mantidos na nuvem evitam confusões sobre a última versão salva, fazem o monitoramento de acesso e edições por login e senha, e facilitam a integração com outras plataformas e plugins.

Perguntas Frequentes

Quais as importâncias de arquivar os documentos?
  1. Atender aos requisitos regulamentares (leis);
  2. Reduza custos e economize espaço;
  3. Melhorar o fluxo de trabalho e desempenho;
  4. Proteção contra o roubo de identidade.
Qual a vantagem do Armazenamento Digital?

A vantagem do armazenamento digital é que ele economiza muito espaço. Dessa forma, você não precisa de nenhum espaço físico para armazenar o seu documento, já que tudo é armazenado no “ciber espaço”.

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