O que é automação? Saiba como aplicar em sua rotina de trabalho!

Por | Administrativo, Geral, Secretariado

O que é automação? Saiba como aplicar em sua rotina de trabalho! - Foto: AT MAS

Resumidamente, a automação é o processo de usar a tecnologia para simplificar as práticas comerciais diárias. Assim, a automação de processos de negócios digitais é mais do que simplesmente passar de processos baseados em papel para processos eletrônicos. Desse modo, isso, envolve o uso de inteligência artificial ( IA ) para concluir algumas de suas tarefas mais rotineiras ou complexas para melhorar a eficiência dos processos de negócios e aumentar a produtividade.

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Portanto, aqui está tudo o que você precisa saber sobre automação. Confira:

O que é a automação de processos?

O que é automação? Saiba como aplicar em sua rotina de trabalho! - Foto: BC MAS
O que é automação? Saiba como aplicar em sua rotina de trabalho! – Foto: BC MAS

A automação de processos é uma estratégia de otimização estrutural específica para determinadas atividades de uma organização. Assim, ela pode ser utilizada em diversas frentes e garante que os  métodos de trabalho se tornem mais fáceis, reduzindo a necessidade de tarefas manuais.

Em tempos de transformação digital a procura pela automação das atividades vem crescendo a cada dia mais, afinal, independente do tamanho ou da complexidade de um negócio, todos os profissionais compreendem que os trabalhos manuais, além de gastarem muito tempo, estão sempre suscetíveis a erros.

Por isso, se você quer ver seu negócio crescer com maior tranquilidade e sem sofrer grandes impactos, procure sempre adotar ferramentas e soluções tecnológicas adequadas ao seu modelo.

Dessa forma, a automação dos processos pode otimizar as atividades de sua empresa e ainda diminuir custos operacionais. Isso porque, ao adotar as soluções adequadas, muitas vezes você evita os gastos com contratação de grandes e especializadas equipes para a operação.

Qual é o objetivo da automação de processos?

O que é automação? Saiba como aplicar em sua rotina de trabalho! - Foto: ME MAS
O que é automação? Saiba como aplicar em sua rotina de trabalho! – Foto: ME MAS

O principal objetivo da automação de processos é melhorar os fluxos de trabalho de uma empresa.

Com a automação, podemos reduzir custos, tempo e desperdício, além de aumentar a produtividade, reduzir erros e controlar todos os processos do negócio em tempo real.

Você pode substituir atividades manuais por automatizadas ou reutilizar o software e os sistemas para dar suporte a várias outras tarefas.

Para entender mais claramente, imagine um processo de solicitação de compra. Se for manual, a equipe de compras deve negociar com os fornecedores por telefone ou e-mail, aguardar as respostas, encaminhá-los para aprovação do orçamento, localizar o centro de custo e assim por diante.

Agora pense em como todos esses processos podem ser centralizados em um sistema automatizado. Assim, com formulários e etapas pré-desenhadas, todo o fluxo de compra pode ser padronizado e feito online, incluindo:

  • Aprovação do orçamento, em que você só precisa designar um responsável;
  • Cotações, com mensagens automáticas enviadas aos fornecedores;
  • Avaliação técnica, utilizando regras de negócio previamente definidas;
  • Negociação de títulos usando regras de custo;
  • Estandardização;
  • Pagamento;
  • Fechamento.

Qualquer funcionário com acesso ao sistema pode acompanhar o status dos processos e agir de acordo. Portanto, isso evita erros e acelera a execução das tarefas, para citar apenas dois benefícios.

Em que áreas ou setores a automação pode ser útil?

O que é automação? Saiba como aplicar em sua rotina de trabalho! - Foto: DS MAS
O que é automação? Saiba como aplicar em sua rotina de trabalho! – Foto: DS MAS

A automação pode atuar em qualquer setor. Assim, hoje você encontra ela aplicada em inteligência de negócio, tendo uma automação investigando seu mercado atuando para te trazer resultados.

Na área comercial ela também pode te ajudar desde gerar “leads”, que é o ato de captar possíveis negócios para a sua empresa, como também de controle financeiro, em que é possível automatizar o envio de boletos ou envios de cobranças para o seus clientes.

Quais os benefícios da automação de processos de negócios?

O que é automação? Saiba como aplicar em sua rotina de trabalho! - Foto: AT MAS
O que é automação? Saiba como aplicar em sua rotina de trabalho! – Foto: AT MAS

1. Maior produtividade

Automatizar tarefas complicadas com a automação de processos de negócios digitais economiza tempo dos funcionários e permite que eles priorizem outros trabalhos, aumentando a produtividade.

Além disso, também ajuda a proporcionar uma melhor experiência ao funcionário, removendo a redundância em seu trabalho.

2. Maior eficiência e precisão

A introdução da automação de processos de negócios traz maior eficiência ao alcançar o melhor resultado com o mínimo de esforço. Quando processos pré-definidos são executados sem o esforço dos funcionários, as chances de erro também diminuem de forma drástica.

3. Custos reduzidos

A execução manual de todos os processos de negócios causa desperdício de recursos e perda de lucro. A automatização de processos pode ajudar a reduzir o uso de recursos e, portanto, o custo. Os recursos são usados ​​de forma otimizada e o desperdício é eliminado.

4. Fornece registros auditáveis

A gestão de dados e documentos pode ser extremamente demorado e aumentar as chances de erro. A automação agiliza a manutenção de registros e simplifica o acesso aos dados. Assim, os dados se movem suavemente entre os processos, aumentando também a produtividade.

5. Melhor atendimento ao cliente

A automação de processos de negócios digitais acelera a entrega de produtos ou serviços aos clientes.  Além disso, também aumenta a qualidade e a eficiência dessas transações em grande medida.

As últimas inovações em automação, como chatbots com tecnologia de IA, ajudam a resolver as dúvidas dos clientes com rapidez e precisão, aprimorando a experiência do cliente.

6. Maior transparência

Ao automatizar os processos, as empresas podem aumentar a visibilidade e a transparência de suas operações comerciais. Assim, os KPIs podem ser estabelecidos para medir o sucesso de seus processos estabelecidos. Por fim, também incentiva a responsabilidade entre a força de trabalho.

7. Conformidade do Processo de Negócios

As empresas têm de cumprir as políticas e regulamentos internos e externos. A falta de conformidade pode custar muito caro para as organizações. Ao aumentar os processos de negócios, as chances de erro também aumentam imensamente.

É aqui que a automação pode ajudar. Automatizar processos e remover a interação humana nesses processos pode reduzir amplamente as chances de erro e ajudar as empresas a permanecerem em conformidade.

As principais ferramentas para automatizar e gerenciar o seu negócio

Asana

O que é automação? Saiba como aplicar em sua rotina de trabalho! - Foto: AS MAS
O que é automação? Saiba como aplicar em sua rotina de trabalho! – Foto: AS MAS

O Asana é uma das ferramentas de gestão de projetos mais completas. Por ser fácil de utilizar e possuir diversas funcionalidades, ela tem sido bem utilizada por vários empreendedores. Mesmo que você possua uma equipe pequena, mas com muitas ações a serem realizadas, o Asana é uma ótima opção para você. Assim, você organiza os seus projetos, gerencia os membros do time e ainda define suas metas.

E o mais interessante: se o seu time for de até 15 membros, você consegue utilizar a versão gratuita. Mas, se precisar de mais recursos, pode assinar o plano de US$ 9,99 Por mês.

Não podemos deixar de citar também o Trello, que possui a mesma função do Asana e é uma ferramenta sem custo, mas oferece menos aplicações.

eNotas

O que é automação? Saiba como aplicar em sua rotina de trabalho! - Foto: EN MAS
O que é automação? Saiba como aplicar em sua rotina de trabalho! – Foto: EN MAS

O eNotas é um software de emissão de nota fiscal eletrônica ( NF-e ) automática. O que isso quer dizer? Que você não precisa se preocupar com questões burocráticas já que o próprio sistema faz isso por você.

Então, enquanto você aproveita o seu tempo para focar em estratégias que vão fazer o seu negócio crescer, a plataforma automatiza suas notas fiscais de serviço ou de produto. E tem mais: ela ainda se integra aos principais meios de pagamento, com o PagSeguro, MoIP, iugu, Hotmart, Boleto Simples, Monetizze, Eduzz e Vindi.

Já se você precisar fazer a integração de emissão de NFS-e automaticamente em seu sistema interno ( ERP e outros ) pode utilizar também a API para nota fiscal. Por fim, vale lembrar que o eNotas é pago e oferece planos a partir de R$ 77 por mês e uma conta Pro para quem precisa emitir um alto volume de notas fiscais eletrônicas.

Mailchimp

O que é automação? Saiba como aplicar em sua rotina de trabalho! - Foto: MN MAS
O que é automação? Saiba como aplicar em sua rotina de trabalho! – Foto: MN MAS

O e-mail marketing é uma das principais maneiras de divulgação de qualquer negócio. Por isso, o Mailchimp é bem interessante e é uma das ferramentas para automatizar emails mais utilizadas no mundo. Uma de suas principais vantagens é que ela é gratuita. E, mesmo assim, possui diversas funcionalidades que atendem muito bem micro e pequenas empresas.

Você ainda consegue gerenciar várias ações dentro da plataforma, já que ela é integrada ao Google Docs, Zapier, Salesforce, WordPress e outros. Além disso, outra opção dentre milhares de ferramentas para automatizar seus e-mails é o E-goi, que possui variadas aplicações que podem ser interessantes para o seu negócio.

Podemos destacar os templates gratuitos, personalização de mensagens, análises de e-mails ( detecta problemas e links quebrados ) e design responsivo. Por fim, vale observar que este software é pago.

Leadlovers

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O Leadlovers é uma plataforma de automação de marketing, ou seja, ela automatiza toda a sua relação com o cliente, desde e-mail marketing, gestão de redes sociais e até nutrição de “leads”.

O software conta com diversas funcionalidades e é um dos mais conhecidos do mercado. Assim, vale destacar a hospedagem de domínio ilimitados, criação de páginas personalizadas e a possibilidade de inserção do seu curso online dentro da Área de Membros.

O Leadlovers possui diferenciados planos, mas se você está começando um novo negócio, o ideal é contratar o mais básico, de R$154 / mês.

Não podemos deixar de citar o RD Station como uma importante plataforma de automação de marketing. Assim, ela faz uma análise completa dos leads, baseada no perfil e interesse de cada um. Além disso, possui relatórios de redes sociais e SEO.

No entanto, o sistema, que é brasileiro, é um pouco mais caro. O plano mais básico custa R$329 / mês.

ContaAzul

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O ContaAzul é uma ferramenta que já está presente no dia a dia de muitas micro e pequenas empresas. Ele é um sistema de gestão que controla as suas demandas financeiras, vendas, estoque e emissão de nota fiscal eletrônica.

Com esse software, você, como administrador, define quem será responsável por cada tarefa e em qual área cada membro poderá acessar.

Além disso, a plataforma consegue se conectar diretamente ao seu banco, o que auxilia na sua gestão financeira.

O custo para adquirir o ContaAzul depende do tamanho do negócio, o de menor valor é direcionado aos autônomos e custa R$ 39 / mês. Já o mais caro é voltado para médias empresas e pode ser comprado por R$ 279 ao mês.

Pipefy

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Pipefy é uma ferramenta que te dá autonomia para implementar com rapidez novos fluxos de trabalho e aperfeiçoar constantemente suas entregas. Desde a criação da demanda à execução e relatórios para análise de resultados, aumente sua eficiência em processos como gestão de RH, compras e onboarding de clientes.

O custo para adquirir o Pipefy depende do tamanho do negócio. Para equipes pequenas, startups, freelancers e estudantes que precisam organizar suas tarefas é completamente gratuito. Agora para equipes maiores, os valores podem variar entre US$ 18 e US$ 30. Por fim, vale observar que existe um plano “Custom” que pode sair bem mais caro, mas com mais benefícios.

Zapier

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Outra ferramenta indispensável para qualquer tipo de negócio é o Zapier. Assim, ele faz a ligação entre diversas aplicações web de maneira automática. Dessa forma, você consegue acompanhar todas as ações em um só lugar.

Veja como é simples: você pode receber um e-mail no Gmail que automaticamente será copiado para o Dropbox, seguindo a configuração determinada por você. Em seguida, caso uma palavra-chave específica seja encontrada no e-mail, uma notificação vai aparecer no seu Slack. Interessante, não é mesmo?

O Zapier possui uma versão gratuita, no qual algumas tarefas podem ser automatizadas. No entanto, se você precisar de mais recursos, pode assinar o plano Premium que começa com 20 dólares por mês.

Slack

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Comentamos sobre o Slack no exemplo acima, mas agora é hora de explicar porque essa ferramenta deve fazer parte do dia a dia da sua empresa. Ela é um canal de comunicação entre os membros da equipe extremamente útil e eficiente.

Nela, você pode criar grupos para tratar de assuntos específicos, como marketing, vendas, suporte e outros. A conta é única e permite enviar mensagens de texto, imagens e documentos.

Como a plataforma é integrada ao Google Hangout, é possível fazer uma chamada por voz ou vídeo com usuários de um grupo ou individualmente.

A versão gratuita atende aquelas empresas que não precisam de tantas integrações, mas buscam uma comunicação efetiva entre os membros da equipe. Para quem necessita de mais recursos, o ideal é contratar algum plano que custa $ 6,67 ou $ 12,50 ao mês.

FAQ

O que é automação?

Resumidamente, a automação é o processo de usar a tecnologia para simplificar as práticas comerciais diárias. 

O que é automação e para que serve?

A automação é o processo de usar a tecnologia para simplificar as práticas comerciais diárias. O principal objetivo da automação de processos é melhorar os fluxos de trabalho de uma empresa.

Quais os benefícios da automação?

  • Maior produtividade;
  • Maior eficiência e precisão;
  • Custos reduzidos;
  • Fornece Registros auditáveis;
  • Melhor atendimento ao cliente;
  • Maior transparência;
  • Conformidade do Processo de Negócios.

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