O monitoramento dos processos é essencial para o sucesso da empresa. Pois quanto mais rápido você acompanhar, maior a probabilidade de concluir a transação. Portanto, se você não sabe o que é o Follow Up e nem como fazer, vem comigo nessa leitura!
O que é follow up?
Follow Up é uma técnica usada para organizar e monitorar tarefas pendentes. Em inglês, significa acompanhar ou fazer acompanhamento. Logo, quando alguém executa o follow up, significa que você está avaliando as ações que já foram realizadas para obter respostas.
Nós, Secretários e Secretárias, sabemos que um dos papéis mais importante em nossa rotina é fazer o acompanhamento dos processos, ou seja, monitorar todos os assuntos que estão em andamento, filtrar cada informação e leva-las ao executivo.
Diante disso, o follow up é uma atividade fundamental e indispensável. Pois quando definimos metas ou mesmo gerenciar rotinas fixas, é necessário avaliar o progresso do processo.
Como executar bem o follow up?
Uma medida de follow up bem implementada deve considerar os seguintes fatores
Intervalo de tempo entre os ciclos de inspeção:
Deve ser curto o suficiente para permitir a intervenção antes que seja tarde demais e longo o suficiente para fazer com que o companheiro sinta que confia no trabalho dele.
Observe que a palavra pessoal é usada. Isso significa que pessoas diferentes precisam acompanhar de forma diferente, e algumas são muito mais frequentes que outras.
Os itens que devem ser checados
Eles devem estar relacionados a objetivos específicos e periféricos, e mais ênfase deve ser colocada em objetivos específicos, porque geralmente agregam mais valor.
A abordagem
As pessoas são diferentes, e sua compreensão dos estímulos também é diferente. Para uma pessoa, cobranças regulares simples parecem muito suspeitas para outra. Para manter as pessoas motivadas e entusiasmadas, é necessário levar isso em consideração (pessoas diferentes, métodos diferentes).
O suporte
As pessoas esperam por direção e por ajuda. Logo, a verdadeira contribuição do secretário nesse sentido, é orientar e ajudar a apresentar novas idéias para superar problemas na execução do trabalho, que é o aspecto básico do trabalho de acompanhamento.
Quando fazer?
O follow up deve ser feito sempre, por exemplo, quando você for fazer uma lista de assuntos pendentes. Para ficar mais fácil, separe por prazos a serem cumpridos, como: assuntos a resolver amanhã, semana que vem, daqui a quinze dias.
Criando um sistema de follow up eficaz.
1. Reserve tempo para acompanhar.
Criar um cronograma de follow up completo com notificações – mantém o processo eficiente e eficaz. Pois quando você está recebendo leads de telefonemas, e-mails, consultas a sites, mídias sociais e até mesmo correio comum, mapear seu plano de ataque não é apenas conveniente, é essencial.
Obviamente, o cronograma de acompanhamento é apenas o seu princípio orientador. Pois, seus clientes em potencial terão suas próprias idéias e comprarão quando estiverem prontos. Portanto, a melhor coisa que você pode fazer é manter-se vigilante, manter relacionamentos e manter-se atualizado.
2. Trate os clientes em potencial com respeito.
O rastreamento de clientes em potencial não deve ser muito complicado. Tudo o que você precisa fazer é iniciar uma conversa sincera e atrair a atenção deles com cuidado.
Esteja preparado para suas perguntas, mas também pronto para ouvir. Ouça as opiniões de cada cliente em potencial. Sinta quem eles são, o que fazem e entenda como facilitar suas vidas.
Quando você respeita seus clientes, suas conversas ressoam melhor. Nada é mais memorável do que conselhos reais de especialistas do setor, especialmente conselhos adaptados à situação específica de clientes em potencial.
Fornecer follow up rápido a clientes em potencial e perguntas de preocupações de clientes é um elemento essencial de um relacionamento de longo prazo. Isso mostra que você se preocupa com os negócios deles e ajuda a ganhar sua confiança e respeito.
3. Forneça conteúdo valioso.
Seus clientes estão ocupados e nem todo follow up requer uma conversa direta. Você deseja agregar valor, não estresse. O marketing de conteúdo não apenas permite preencher a lacuna com valor durante os períodos intermediário, mas também permite expandir seus pontos de contato em potencial.
O conteúdo que você cria e compartilha sempre deve ser relevante para clientes em potencial e seus negócios. Vendas ininterruptas não devem ser difíceis, mas devem agregar valor e avançar em um diálogo abrangente. Isso o posiciona como um parceiro interessado, não como um vendedor permanente.
Lembre-se, para 78% dos consumidores, o conteúdo personalizado é o cartão de visita de uma empresa que se importa. Portanto, esteja você criando infográficos, vídeos de perguntas frequentes ou compartilhando imagens no Instagram, lembre-se sempre do potencial cliente.
4. Conheça pessoas.
Se você deseja estabelecer uma conexão duradoura com clientes em potencial, conheça-os por razões pessoais.
Se o seu cliente for uma pessoa de telefone, ligue para ele. Talvez eles sejam focados nas mídias sociais e você faça o acompanhamento via Facebook ou LinkedIn. E todos podem receber e-mails para se comunicar.
O importante é lembrar que está tudo em cima da mesa – telefone, texto, email, correio tradicional, mídia social. Use o que funcionar. Quanto mais pontos de contato você usar, maior a chance de você ficar em primeiro plano.
5. Responda rapidamente.
O tempo é essencial quando você responde a um possível cliente pela primeira vez. No entanto, é importante equilibrar velocidade e personalização.
Conclusão
A secretária além de acompanhar todas as suas tarefas, ainda precisa acompanhar as tarefas de seu executivo, sua equipe, equipes de outras áreas, então, com o follow up fica mais fácil organizar e lembrar todos os assuntos.
Ao contrário do que parece, um acompanhamento bem-feito pode fornecer segurança para a equipe. Uma boa secretária sabe disso. Delegam, dão suporte, são criativas e praticam a excelência e prazo.
Perguntas frequentes
O follow up é o acompanhamento em que o vendedor lembra o lead da sua conexão com o objetivo de não deixá-lo esfriar. O follow up é uma das atividades mais comuns dos profissionais de vendas e, também, uma das mais desgastantes. Ainda assim, ele é um dos principais pilares do processo de outbound.
Uma das etapas mais importantes no processo de vendas é o follow up. Pois, não se trata de uma etapa específica do processo de vendas, mas sim uma etapa que permite ao vendedor sentir se o cliente está próximo para passar ao próximo passo da venda.
