O que é Home Office? saiba tudo sobre essa tendência.

O que é Home Office?

O trabalho remoto, teletrabalho ou home office não é algo novo, porém com o cenário de pandemia que estamos passando, tornou-se a melhor opção para empresas e seus colaboradores não pararem.

Embora esta nova forma de trabalhar requeira o esforço conjunto da empresa e dos colaboradores, esta realidade tem conquistado cada vez mais adeptos e tem-se revelado uma ferramenta de trabalho eficaz na era tecnológica.

O termo Home Office traduzido significa escritório em casa. Na prática, nada mais é do que um profissional que possui em sua residência uma estrutura para desempenhar suas tarefas laborais como se estivesse lotado na empresa.

Contudo, ele ganha variações como, trabalho remoto ou teletrabalho, já que muitos profissionais escolhem muitas vezes por trabalharem de outros lugares como espaços de coworking, cafeterias, hotéis, etc. Qualquer lugar que ofereça a tecnologia e espaço necessário para o desempenho das funções.

A demanda por esse tipo de trabalho vem de ambos os lados: quem procura emprego em busca de empresas que contratam home office e empresas que procuram funcionários dispostos a prestar serviços remotamente em outro lugar.

Os que já adeptos à nova realidade garantem que com organização, disciplina e responsabilidade é possível obter ótimos resultados trabalhando dessa forma.

Home office no mundo.

Para se ter uma ideia, dependendo do país/região onde a empresa está localizada, o percentual de pessoas que trabalham fora da empresa fica entre 2% e 40%.

Contudo, as taxas mais altas estão concentradas em países desenvolvidos, porém, nações em desenvolvimento, como Brasil e China, seguem firmes na mesma percurso.

Esses dados foram conduzidos em 15 países / regiões nas pesquisas da Organização Internacional do Trabalho (OIT) e Eurofound: Brasil, Estados Unidos, Argentina, Índia, Japão, Bélgica, França, Finlândia, Alemanha, Hungria, Itália, Holanda, Espanha, Suécia E a Grã-Bretanha.

O relatório Working anytime, anywhere: The effects on the world of work — em português, Trabalhando a qualquer hora, em qualquer lugar: os efeitos no mundo do trabalho —, divulgado em 2017, revelou que o home office pode gerar impactos positivos para a empresa e a qualidade de vida do trabalhador. Ou seja, é uma cultura boa para todos os envolvidos!

Home office no Brasil

Quando olhamos para a realidade nacional, o Brasil não se afastou da tendência mundial. Até mesmo agências governamentais já têm funcionários públicos trabalhando em casa em determinados dias da semana.

A dificuldade de se locomover nas grandes cidades, a busca por formas de reduzir custos e a necessidade de melhorar a qualidade de vida dos colaboradores têm levado as empresas a buscar soluções técnicas que viabilizem o trabalho remoto.

O tema é tão relevante que já foi até discutido em audiência pública na Câmara Municipal de São Paulo. Inclusive, existe um grupo de trabalho responsável por redigir um projeto de lei que prevê incentivos fiscais — redução de ISS e IPTU, por exemplo — para as empresas que aderirem ao modelo, também conhecido como “teletrabalho”.

Afinal, pode não parecer, mas o home office vai ao encontro de outras políticas públicas, pois beneficia toda a sociedade com a redução dos congestionamentos, o desafogamento do transporte público e o incentivo ao comércio local.

Quais são os desafios das empresas com o home office?

Obviamente, nem tudo são flores, e qualquer mudança nas funções da empresa exige um certo esforço de adaptação. O escritório em casa não é exceção. De longe, o maior obstáculo para persistir no trabalho remoto é cultural.

Muitos gerentes ainda resistem a essa opção porque pensam que precisam ver os funcionários trabalhando duro para garantir a produtividade e a eficiência de suas atividades.

Porém, essa preocupação não deveria existir, porque a produtividade é medida em termos de resultados e não da existência real, certo?Na realidade, o desempenho do funcionário que trabalha em casa pode ser ainda melhor do que o presencial.

Isso ocorre porque o funcionário vive seu dia a dia, não perde horas, evita a pressão do trânsito e procura manter o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.

Além disso, ao contrário do que muitos acreditam, a empresa não perderá o controle de seus funcionários. Hoje em dia, existem muitas soluções boas para a gestão do trabalho remoto, além de garantir uma boa experiência do cliente, também pode monitorar a jornada de trabalho e a eficiência do trabalho dos funcionários.

Quando entramos na parte legal, a reforma trabalhista trouxe novidades para a questão do home office. A reformulação regulamenta a atividade e estabelece que a relação de trabalho seja formalizada por contrato individual.

Esse documento precisa especificar as atividades realizadas pelo funcionário e conter cláusulas relativas à responsabilidade sobre os equipamentos e a infraestrutura necessária para o trabalho remoto. Ou seja, tanto a empresa quanto o colaborador estão respaldados pela lei para poder trabalhar dessa forma.

Por que implementar o home office antes que seja tarde?

Hoje, a possibilidade do home office tornou-se uma questão de sobrevivência. Pois, uma empresa que não se preocupa com o trabalho remoto pode perder clientes e funcionários na competição.

Portanto, podemos dizer que adotar o home office é uma das garantias de vantagem competitiva em muitos mercados. Para explicar melhor, preparamos uma lista com alguns benefícios do trabalho a distância.

Redução de custos com infraestrutura

Com menos trabalhadores atuando na sede da empresa, é possível reduzir a estrutura física e diminuir o custo do aluguel, além de outros gastos com manutenção de equipamentos e necessidade de investimentos para que o espaço consiga comportar mais pessoas.

Além disso, há outros tipos de economia, tal como de contas de água, energia, materiais de escritório, produtos de higiene, limpeza, entre outros.

Atração e retenção de talentos

Atualmente, os colaboradores procuram oportunidades em empresas que oferecem mais liberdade e flexibilidade. Muitos deles, inclusive, optam pelo home office mesmo se a remuneração final for menor. É preciso ter em mente que o trabalhador moderno busca qualidade de vida e que o trabalho remoto pode proporcionar isso.

Reforçamos também que, ao evitar longos períodos de deslocamento, congestionamento, desgaste físico e mental, o funcionário poderá investir seu tempo extra em atividades mais prazerosas.

Outra vantagem evidente para a empresa é que ela não fica limitada na hora da contratação. Com o trabalho remoto, é possível contratar colaboradores do mundo inteiro. Sabemos como essa questão, muitas vezes, pode ser um desafio e tanto, pois nem sempre há talentos por perto da localização física da empresa.

Portanto, a modalidade é considerada um benefício que contribui para a atração e retenção de talentos, pois mostra que o negócio se importa com o bem-estar dos funcionários.

Ganho na produtividade

Hoje em dia, devido à agenda lotada, produzir mais e melhores produtos é uma das competências que todos mais desejam. O ritmo frenético do mercado aumentou o potencial de produção, o que elevou os colaboradores e a empresa a um patamar superior.

Podemos até dizer que esta é uma das maiores preocupações dos gestores no trabalho remoto. Porém, como já apontamos, a produtividade dos funcionários que trabalham em casa pode aumentar muito.

Conforme a qualidade de vida melhora, a satisfação e o engajamento dos funcionários também são altos. Dessa forma, ele pode gerar mais conteúdo e desempenhar suas funções com mais eficiência.

Redução do absenteísmo

Problemas com mobilidade urbana, imprevistos com filhos ou familiares, dificuldades financeiras, desmotivação e estresse são motivos para faltas e atrasos no trabalho.

No entanto, como a política de escritório em casa elimina alguns fatores, a adoção da política de escritório em casa pode reduzir o absenteísmo. Além disso, os funcionários terão maior flexibilidade para poder substituir o horário de trabalho durante esses eventos inesperados.

Estando em casa, o profissional poderá trabalhar a qualquer hora do dia, sem se prender a ter que estar presente fisicamente na empresa, que geralmente funciona somente em horário comercial.

Maior disponibilidade e flexibilidade dos colaboradores

No home office, se o funcionário trabalha em casa, ele pode estar disponível em emergências eventuais. Dessa maneira, consegue solucionar problemas rapidamente, sem a necessidade de passar horas no trânsito até chegar à empresa.

Além disso, a flexibilidade do horário é benéfica para ambas as partes, pois o funcionário pode optar por trabalhar no horário mais eficiente de seu trabalho, desde que sua função permita. Afinal, as características pessoais podem interferir nos resultados.

Por exemplo, algumas pessoas não trabalham bem pela manhã. Por outro lado, algumas pessoas reduziram sua capacidade de produção durante a noite.

Ou seja, além de potencializar a capacidade dos colaboradores de trazer mais resultados para a empresa, essa é uma boa forma de deixá-los satisfeitos com o dia a dia de trabalho.

Qual é o futuro do home office?

Se, no início do conteúdo, mostramos o panorama de que o índice de pessoas que trabalham de home office no mundo varia entre 2% e 40%, podemos dizer que, daqui alguns anos, esse número cresça e a variação diminua.

Para se ter uma ideia, há pesquisas recentes que mostram que grande parte dos colaboradores das empresas incentivam esse trabalho. A pesquisa “futuro do trabalho” por exemplo, mostra que esse número é de mais de 30%.

Ou seja, a tendência é de que, cada vez mais, esse modelo seja adotado pelas empresas e continue crescendo.

Além disso, é muito comum as empresas explorarem esse formato de forma diferenciada, o que traz grandes benefícios aos colaboradores. Portanto, é absolutamente correto apontar que o Ministério do Interior é um passo inevitável, e que a previsão se baseia na análise de sugestões de trabalho ou mesmo nas necessidades dos funcionários.

Nova geração no mercado de trabalho

Um dos motivos que mostram que o home office é um caminho sem volta está no fato de que, cada vez mais, uma nova geração está no mercado de trabalho. Estamos falando dos millennials (pessoas nascidas entre os anos 1980 e 2000).

A questão é que o modelo de trabalho tradicional não se encaixa nessa geração, que valoriza muito a liberdade, a possibilidade de aprender algo novo, a interação com o mundo digital e as experiências marcantes. Nem precisamos dizer que o home office é um dos modelos favoritos de quem faz parte desse grupo, não é mesmo?

Com a tendência de que as empresas vão estar tomadas por essa geração nos próximos anos, podemos dizer que o home office veio para ficar. Destacamos aqui, que até 2020, a previsão é que quase 90% das empresas ofereçam o trabalho remoto como benefício para os seus colaboradores.

Globalização do trabalho

A globalização do trabalho já é uma realidade em muitos espaços corporativos. Afinal, qualquer empresa que deseje se manter competitiva não pode se dar ao luxo de procurar apenas pelos talentos que estão fisicamente perto da sua sede.

Para os casos em que é necessário a contratação de colaboradores que trabalhem à distância, o trabalho remoto é a alternativa-chave. A tendência, como discutimos ao longo deste conteúdo, é que o modelo de trabalho cresça, ampliando consigo a cultura do home office.

Crescimento da internet e da tecnologia

A internet e a tecnologia têm papéis muito importantes na vida das pessoas. É praticamente impossível ter uma rotina otimizada sem a utilização de aplicativos e a conexão com alguma rede, seja fixa, seja móvel.

Além do mais, podemos dizer que esse movimento vem mostrando que as pessoas podem, sim, fazer suas atividades profissionais sem estarem fisicamente presentes num determinado local. Basta ter um computador e uma conexão com a internet para fazer várias tarefas.

Destacamos aqui que há aplicativos para realizar muitas demandas diárias, dentre elas, planejamento de atividades, organização de tarefas ao longo do dia, compartilhamento de documentos, controle de gastos, dentre muitos outros.

Empresas mais enxutas

Por fim, trazemos aqui que há a tendência de as empresas estarem cada vez mais enxutas. Em linhas gerais, isso representa redução de custos e a possibilidade de escala da sua operação em nível global.

O modelo de trabalho remoto se encaixa muito bem nisso, já que ajuda a empresa a reduzir muitos gastos, conforme mencionamos anteriormente. Além de possibilitar que pessoas do mundo todo trabalhem de qualquer lugar, de maneira otimizada e produtiva.

Como adotar o Home Office na prática?

Agora que você já sabe mais detalhes sobre os benefícios do home office, queremos ajudá-lo a entender como começar a implantar essa cultura no seu negócio. O que podemos dizer é que o primeiro passo é fazer um planejamento e analisar o nível de maturidade da empresa e a complexidade dos processos.

Faça uma avaliação realista, pois nem todas as atividades são compatíveis com o trabalho remoto. Apesar disso, a flexibilidade das profissões permite que vários setores da economia atuem no modelo de trabalho remoto.

As operações administrativas, por exemplo — recursos humanos, tecnologia, financeiro, jurídico —, podem atuar por meio do home office sem problema nenhum.

A resistência é comum no início, mas você deve deixar sua zona de conforto para ter sucesso. Romper barreiras culturais pode ser um desafio, mas a relação de confiança deve prevalecer para garantir que o negócio alcance resultados positivos.

Para adotar esse modelo, é necessário ter uma estrutura de TI eficiente, empregar soluções técnicas para manter a segurança das operações e gerenciar os funcionários que trabalharão em casa.

Perguntas Frequentes