O Plano de Ação alinha as soluções para os problemas organizacionais e auxilia na melhoria de resultados. Desse modo, é possível atingir as metas dos projetos e os objetivos da sua estratégia. Assim, sem planejamento o plano de ação fica debilitado, tornando o trabalho mecânico e descontextualizado com a dinâmica do mercado. E também, por causar o fechamento precoce e crônico da empresa.
Veja também tudo o que você precisa saber sobre o plano de ação 5W2H!
Organizar o Plano de Ação, é crucial para obter resultados satisfatórios no percurso do seu planejamento da Gestão de Performance. A partir dele, é possível visualizar o caminho a ser trilhado em relação as metas a serem atingidas, além da maneira para chegar a esses objetivos.
O que é plano de ação?
Um plano de ação é um documento no qual são registradas informações sobre as tarefas a serem feitas. Assim, a ideia é padronizar o trabalho, de maneira a se criar uma rotina para os colaboradores.
Basicamente, você deve listar tópicos com as ações necessárias para atingir um objetivo. Isso inclui descrever as ações em si, determinar prazos para o início e o fim de cada atividade, além de estipular pessoas responsáveis e o orçamento disponível para a execução daquelas tarefas. Por fim, também vale prever eventuais riscos e seus respectivos planos de contingência, de maneira a evitar imprevistos que atrasem o cronograma.
Qual a importância de definir um Plano de Ação nas empresas?
Realizar o Plano de Ação ajuda a saber exatamente o que fazer e as prioridades do momento, com um cronograma e metodologias corretas. Essa ferramenta traz maior produtividade para executar as atividades, além de trazer mais praticidade no processo de tomada de decisão.
O controle das tarefas e a execução das ações tem uma gestão de tempo e recursos superior. Assim, o plano de ação é fundamental para colocar em prática os objetivos e as metas criadas no planejamento estratégico.
Além disso, é possível também estabelecer a coleta e análise de dados, assim é possível propor soluções e consequentemente elevar a performance de pessoas na empresa. Portanto, o plano de ação serve para planejar e analisar continuamente as ações estratégicas, com a possibilidade de se adicionar indicadores de desempenho (KPI) no seu histórico e no seu progresso.
Quais as metodologias?
Existem diversos “frameworks” que podem funcionar na gestão empresarial. Considerando especificamente o Plano de Ação, alguns dos modelos mais conhecidos são o 5W2H e o PDCA. Portanto, confira uma breve explicação sobre ambos.
5W2H
Essa ferramenta propõe sete diretrizes para minimizar dúvidas sobre a execução de uma atividade. A sigla em inglês corresponde a:
- What ( O que será feito? );
- Why ( Por que essa atividade acontecerá? Isto é, qual objetivo pretende-se atingir? );
- Where ( Onde o trabalho acontecerá? );
- When ( Quando será feito? Quais são as datas de início e término do ciclo? );
- Who ( Quem será a pessoa responsável pela atividade? );
- How ( Como o procedimento ocorrerá? Quais são as ações específicas para concluir a tarefa? );
- How much ( Quanto vai custar? Qual será o orçamento disponível? ).
PDCA
Essa segunda metodologia de plano de trabalho também leva nome estrangeiro. Assim, trata-se da sigla para “Plan, Do, Check and Act” (Planejar, Fazer, Verificar e Agir). Portanto, aqui, a ideia é manter um circuito contínuo de controle e melhoria dos processos.
- P: Primeiro, identificam-se as tarefas necessárias, o que leva à elaboração do plano de ação;
- D: Em seguida, há a etapa de execução, na qual o plano se torna a prática diária;
- C: Então, os gestores avaliam o que está sendo feito, comparando o planejamento à execução para identificar possíveis discrepâncias;
- A: Finalmente, chega o momento de corrigir eventuais erros para padronizar e consolidar as ações. Isso pode levar a uma nova rodada de planejamento, reiniciando o ciclo PDCA.
Como fazer um Plano de Ação?
A estrutura de um Plano de Ação deve seguir estas etapas que, aliás, também são um excelente roteiro para a apresentação de um Plano de Ação.
1. Saiba aonde quer chegar
O primeiro passo para montar o seu plano de ação é considerar o planejamento estratégico da empresa. Você, como líder, guia suas ações pelos objetivos corporativos. Assim, comece listando a forma com que a sua equipe contribui para o alcance dos objetivos da empresa.
Portanto, tanto você como sua equipe irá saber como suas atitudes cotidianas contribuem para o atingimento das metas corporativas. Isso ajuda a engajar o time, tendo uma visão do seu papel no todo.
2. Crie metas mensuráveis
Uma vez que você tem uma visão clara do que precisa realizar, o próximo passo é a criação de metas mensuráveis. Assim, o objetivo do plano de ações precisa ser definido claramente, afinal um plano de ação serve para atingir metas.
Pense em metas que permitam à sua equipe visualizar o que acontecerá. Assim, terão tempo de corrigir os desvios e possibilitar o alcance dos objetivos. Caso não sejam atingidas, você poderá cobrar e avaliar o desempenho dos profissionais e do grupo.
3. Liste as tarefas
É importante que todas as atividades necessárias para o atingimento do objetivo sejam claras e atribuídas a um responsável. Assim, juntamente a equipe, liste todas as tarefas e atividades que devem ocorrer.
Peça para que cada profissional coloque no papel quais são suas principais atividades relacionadas e depois converse sobre elas com cada um deles. Dessa maneira, todos têm claras quais as atividades que devem ser desenvolvidas e quem é o responsável pela sua execução.
4. Divida as grandes tarefas em partes menores e mais gerenciáveis
Algumas tarefas ou metas podem parecer mais difíceis de se atingir do que outras. Por isso, nos casos em que é possível, quebre tarefas maiores em partes menores, mais fáceis de serem executadas e também gerenciadas.
Isso permite que os colaboradores que as estão executando consigam gerenciá-las com maior facilidade e tenham maior clareza das atividades que precisam fazer para conseguir executá-las no tempo previsto. Ao gestor, tarefas menores também representam uma maior facilidade na gestão.
Permite acompanhar o andamento das ações com maior clareza, já que por serem menores, acontecem mais rapidamente, possibilitando acompanhar o progresso da meta ou tarefa.
5. Decida os prazos para as entregas cotidianas
Sem prazos específicos, não tem como fazer um projeto de ação e o trabalho vai certamente se expandir para preencher o tempo. Algumas tarefas podem nunca ser concluídas. Mas as atividades que já têm processos bem definidos, podem muito bem ser guiadas por prazos pré-estabelecidos.
Aqui também vale a pena consultar cada profissional para determinar os tempos de execução destas tarefas. Com prazos pré-estabelecidos, o colaborador consegue se planejar melhor para a execução das suas atividades, priorizando conforme sua importância e urgência. Isso permite ao gestor melhor acompanhamento da produtividade de sua equipe.
Além disso, irá também facilitar a comunicação de todos, visto que a equipe já saberá quando determinada atividade estará concluída.
6. Crie uma representação visual para o seu plano de ação
Depois de criar os itens de ação e definir os cronogramas, o próximo passo é a criação de algum tipo de representação visual do seu plano. Esta representação auxilia no engajamento da sua equipe, já que todos podem acompanhar o andamento das atividades.
Ao mesmo tempo, uma visualização gráfica também permite uma facilidade de identificar quais tarefas ou objetivos do plano não estão sendo executadas, ou atingidas, permitindo que possam ser priorizadas, buscando seu atingimento.
7. Tenha sempre planos de contingência
A verdade é que nem sempre as coisas saem conforme o planejado inicialmente. Dentre os muitos fatores que podem prejudicar o negócio estão instabilidades do mercado, crises econômicas, recessão, acidentes de trabalho e até desastres naturais.
Assim, para superar todos esses problemas, o ideal é que você consiga antecipar essas situações de riscos, o que lhe dará tempo hábil para elaborar planos para solucionar cada uma delas.
8. Acompanhe as ações com frequência
Uma vez que seu plano existe, todos da equipe sabem sobre ele e as realizações estão previstas, o próximo passo é simples: torne o acompanhamento frequente um hábito. Assim, cobre dos responsáveis para garantir que todas as pessoas estejam fazendo sua parte.
Você pode, por exemplo, criar um cronograma de envios de relatórios ou de apresentações de resultados individuais, ou em equipe. Não tem como montar um Plano de Ação sem definir como se fará seu acompanhamento.
Um plano de ação pode ocasionalmente, devido a eventos ou imprevistos, ser alterado ou deixado de lado. Não permita que isso aconteça. Afinal, para que serve o plano de ação, se não como guia para que a capacidade de cumprir prazos, completar tarefas e atingir os objetivos seja retomada imediatamente depois da interrupção indesejada.
Por fim, reveja sempre seu plano de ação e engaje seus colaboradores a seguir em frente sem perder os objetivos e as metas de foco.
FAQ
O que é um Plano de Ação?
Um plano de ação é um documento no qual ficam os registros das informações sobre as tarefas a serem feitas. Assim, a ideia é padronizar o trabalho, de maneira a se criar uma rotina para os colaboradores.
Qual a importância do Plano de Ação?
Realizar o Plano de Ação ajuda a saber exatamente o que fazer e as prioridades do momento, com um cronograma e metodologias corretas. Assim, essa ferramenta traz maior produtividade para executar as atividades, além de trazer mais praticidade no processo de tomada de decisão.
Como elaborar um Plano de Ação?
- Saiba aonde quer chegar;
- Crie metas mensuráveis;
- Liste as tarefas;
- Divida as grandes tarefas em partes menores e mais gerenciáveis;
- Decida os prazos para as entregas cotidianas;
- Crie uma representação visual para o seu plano de ação;
- Tenha sempre planos de contingência;
- Acompanhe as ações com frequência
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