Toda organização depende de processos para manter as coisas funcionando sem problemas – integração de novas contratações, aprovação de pedidos de compra, gestão de folha de pagamento e etc. Mas esses processos se tornam ineficientes quando são tratados de forma manual. Assim, os funcionários perdem tempo pensando no que fazer em seguida, e os gerentes não têm como saber onde as coisas estão. Inclusive, o custo dessas ineficiências pode aumentar com o tempo. É nesse momento que entendemos a importância do Workflow, que significa ‘Fluxo de Trabalho’ em português.
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Os fluxos de trabalho trazem estrutura aos processos de negócios e simplificam tarefas repetitivas. Desse modo, os funcionários podem trabalhar de forma mais produtiva em vez de perseguir assinaturas ou caçar papéis antigos. Se você deseja melhorar a forma como as coisas são feitas, aprender sobre fluxos de trabalho e como eles funcionam é um excelente ponto de partida.
Portanto, neste artigo, explicaremos o que são fluxos de trabalho, como eles beneficiam sua empresa e como eles funcionam. Além disso, também veremos como construir um Workflow e entenderemos os seus objetivos.
O que é Workflow?
Um Workflow ou fluxo de trabalho é uma série de etapas bem definidas e repetíveis executadas para atingir um objetivo, de acordo com um conjunto de regras processuais.
Esses objetivos podem incluir qualquer coisa que sua a organização faça de forma regular, como integrar novas contratações, aprovar pedidos de compra de funcionários ou até registrar alunos.
Além disso, um diagrama de fluxo de trabalho é uma representação visual de um fluxo de trabalho que usa notação e símbolos padrão para criar um fluxograma. Desse modo, os diagramas de fluxo de trabalho facilitam ajudar as pessoas a entender as etapas de um fluxo de trabalho. Isso é bem útil quando você está treinando funcionários em um novo Workflow ou tentando obter feedback sobre um fluxo de trabalho que está otimizando.
Quais as diferenças entre Workflow, processos e projetos?
Fluxos de trabalho, processos e projetos se concentram em alcançar resultados específicos. Embora esses termos sejam frequentemente usados de forma intercambiável, eles diferem de muitas maneiras. Portanto, compreender as diferenças será útil à medida que você aproveita a automação em toda a sua organização.
Workflow (Fluxos de trabalho)
Os fluxos de trabalho são definidos e repetíveis. Assim, eles são um pouco como uma fábrica – a sequência de etapas para obter a saída final é sempre a mesma e é executada de forma regular.
Fluxos de trabalho movem dados. Independentemente de quantas etapas ou tarefas existem em um fluxo de trabalho específico, ele entrega dados de uma etapa para a próxima. Assim, esses dados podem incluir itens como um formulário preenchido, uma assinatura digital ou a aprovação de um gerente.
Fluxos de trabalho bem definidos garantem que os funcionários sigam o mesmo conjunto de procedimentos, seja no cumprimento de um pedido de compra ou na integração de um novo cliente. Em ambos os casos, você não quer deixar os funcionários com seus próprios dispositivos, pois isso levará a um trabalho inconsistente.
Processos
“Fluxo de trabalho” e “processo” costumam aparecer de forma intercambiável, mas os processos são diferentes dos fluxos de trabalho, pois podem abranger objetivos organizacionais bem amplos.
Um processo de negócios é uma série de tarefas interconectadas que, quando concluídas, ajudam as organizações a alcançar determinados resultados. Assim, cada etapa é bem definida e repetível. Além disso, os processos podem incluir uma série de fluxos de trabalho individuais.
Por exemplo, um processo de aquisição típico inclui fluxos de trabalho para aprovação de faturas e pedidos de compra, e também envolve coisas como fornecimento responsável e relacionamentos com os fornecedores.
Projetos
Os projetos consistem em várias tarefas e dependências, mas, diferentemente dos fluxos de trabalho, os projetos não são repetíveis. Assim, as equipes devem tomar decisões “ad hoc”, pois as etapas exatas não são predeterminadas.
Por fim, um exemplo de projeto pode ser a mudança para um novo local de escritório.
Quais são os objetivos do workflow?
O workflow pode ser instituído por diferentes razões. Assim, há empresas que definem fluxos de trabalho para dar mais agilidade aos processos existentes. Outras, por sua vez, decidem automatizar as tarefas para facilitar a execução das equipes. Por outro lado, algumas querem apenas aprimorar a mensuração do desempenho a fim de melhorar a tomada de decisão.
Há também as organizações que optam pela implementação para otimizar a experiência do cliente. Por fim, existem aquelas que ajustam seus fluxos somente para atender questões de “compliance”, entre outros motivos.
Seja qual for o objetivo que impulsiona o workflow, a verdade é que tem sempre um grande propósito por trás dessa decisão: melhorar a eficiência e a produtividade do trabalho.
Quais os benefícios do Workflow e por que você precisa deles?
Por serem claramente definidos e repetíveis, os fluxos de trabalho simplificam as coisas que os funcionários fazem todos os dias, reduzem atrasos e erros e melhoram a produtividade.
Assim, Fluxos de trabalho bem projetados ajudam as organizações a operar com mais eficiência. Eles estabelecem quais tarefas precisam ser concluídas e quem é responsável por elas. Esse grau de transparência ajuda a manter as coisas na direção certa.
Portanto, aqui estão alguns benefícios adicionais dos fluxos de trabalho.
Melhora a experiência do cliente
As empresas que formalizam os fluxos de trabalho de satisfação do cliente são capazes de oferecer uma experiência superior ao cliente, reduzindo erros e respondendo de forma mais rápida às reclamações dos clientes.
Além disso, eles também tendem a entender o que os clientes querem e reagem de maneira apropriada, promovendo a fidelidade e encantando os clientes.
Responder de forma rápida aos problemas dos clientes é vital no mundo acelerado de hoje. 56% dos consumidores pararam de fazer negócios com uma marca devido a uma única experiência ruim de atendimento ao cliente nos últimos 12 meses.
Assim, com um sistema de gestão de fluxo de trabalho, você pode criar fluxos de trabalho que encaminham de forma automática os tíquetes de suporte ao cliente para o agente certo. Isso ajuda as organizações a gerenciar e responder aos tickets prontamente.
Oferece melhores insights de negócios
A análise de fluxo de trabalho ajuda você a analisar de forma rápida os seus negócios, medir o desempenho e identificar as áreas de melhoria.
Com ferramentas modernas de gestão de fluxo de trabalho, você pode registrar e otimizar o desempenho em tempo real em toda a empresa.
Assim, a eficiência resultante vai diretamente para o resultado final e aumenta a sua lucratividade.
Mantém os padrões de negócios e conformidade
Fluxos de trabalho automáticos e bem definidos garantem que as normas de negócios não sejam ignoradas ou violadas. Em um fluxo de trabalho automatizado, ninguém esquece uma etapa de aprovação específica porque o sistema trata o roteamento de aprovação automaticamente.
Além disso, esses fluxos de trabalho também ajudam a melhorar a conformidade com os requisitos regulamentares, garantindo que os funcionários sigam os procedimentos operacionais padrão sem ter desvios.
Elimina o trabalho desnecessário
Fluxos de trabalho bem projetados expõem de forma rápida atividades redundantes. Assim, essas tarefas supérfluas desperdiçam o valioso tempo dos funcionários que poderia ser gasto em trabalhos mais produtivos, como cuidar de pacientes ou atender clientes.
Os funcionários gastam muito tempo em atividades de “trabalho sobre trabalho” – tarefas de baixo valor, como encontrar documentos, confirmar detalhes e etc.
Livrar-se de tarefas irrelevantes permite que os funcionários se concentrem em trabalhos de maior valor. Além disso, também reduz o risco de atrasos. Por exemplo, um pedido de compra que parou pode facilmente levar a efeitos posteriores em que um prazo de entrega do produto se perde.
Melhora a colaboração
Os fluxos de trabalho alcançam todas as áreas funcionais do negócio.
Por exemplo, a integração de uma nova contratação envolve RH, TI, Finanças e muito mais. Assim, com um Workflow, as responsabilidades de cada equipe são fáceis de entender, facilitando a colaboração.
Melhora a responsabilidade
Os funcionários gastam uma média de 5 horas por semana esperando os outros por informações de que precisam para fazer o seu trabalho. Isso não passa de tempo perdido que poderia ter sido gasto em uma tarefa bem mais produtiva, como fechar novos negócios.
Desse modo, os fluxos de trabalho estruturados são precisos e mensuráveis. É fácil entender quem precisa fazer o quê e quando. Assim que uma tarefa for atribuída a um funcionário, ele saberá o que priorizar em seguida.
Com fluxos de trabalho automatizados e bem definidos, os gerentes gastam menos tempo na supervisão e os funcionários se sentem mais capacitados para realizar trabalhos importantes.
Todos podem ver o que está sendo feito, quem é responsável por quaisquer atrasos e quais tarefas estão pendentes. Os fluxos de trabalho não apenas melhoram a produtividade, mas também aumentam a satisfação no trabalho. Afinal, ninguém gosta de ser microgerenciado.
Como funciona um Workflow?
Para entender como o workflow funciona na prática, vale recorrer a uma analogia. Assim, se você já assistiu a programas de culinária, deve ter visto como os grandes chefs trabalham. Tudo começa com o “mise em place”, aquele processo de organização dos ingredientes para a preparação do prato.
Ao separar o que será útil antes de começar a cozinhar, o chef tem a garantia de que a receita terá um curso tranquilo. Essa antecipação ajuda a tornar a preparação mais ágil, além de minimizar as chances de erro e deixar margem para solucionar algum problema que possa surgir.
No workflow, também é assim. Desse modo, os fluxos são organizados previamente para que os processos sejam mais eficazes e melhores resultados sejam obtidos. De modo geral, essa é a regra.
Outro aspecto importante em relação ao workflow é a sua automatização. As ferramentas são muito úteis para facilitar os processos, assim como os utensílios de cozinha auxiliam os chefs no preparo. É muito mais rápido e prático usar uma batedeira do que fazer tudo à mão, concorda?
Além disso, cabe acrescentar que existem tipos distintos de workflow de acordo com os fluxos de trabalho existentes. E é sobre eles que trataremos a seguir. Confira:
Ad hoc
O nome dá a impressão de ser um conceito técnico e de difícil compreensão, mas, na verdade, este é o tipo mais simples e flexível de workflow.
Desse modo, no Ad hoc, os procedimentos podem ser alterados sempre que houver a necessidade, mesmo que o fluxo já tenha se iniciado. Por ser uma modalidade que permite improvisos, é mais indicada para fluxos de trabalho individual ou que envolvam grupos menores de pessoas.
Administrativo
O trabalho administrativo é composto de rotinas mais burocráticas, e muitas delas possuem baixo nível de complexidade. Assim, o workflow administrativo pode contribuir para otimizar a realização dessas atividades de trabalho mais repetitivas.
Em muitos casos, o uso de ferramentas é capaz de tornar o processo automatizado.
Produtivo
O workflow produtivo, assim como o administrativo, também funciona para tarefas que se repetem. Mas a diferença é que esse fluxo serve para atividades mais complexas. Isto é, que exigem mais atenção e cuidado.
Se forem em alta escala, a automatização é uma alternativa bem útil. Contudo, não é uma regra para essa categoria de workflow.
Colaborativo
Como o nome sugere, o workflow colaborativo está relacionado ao fluxo de trabalho que demanda colaboração. É o tipo de atividade que requer a união de equipes e o esforço conjunto para que os resultados sejam alcançados.
Transacional
O modelo transacional, por sua vez, reúne diversos tipos de atividades, que precisam ser realizadas em conjunto para que o workflow tenha efeito.
Com relação à tecnologia, elas podem ser automatizadas ou não, mas dependem da intervenção humana em cada etapa.
Como construir um Workflow?
Agora que você já sabe o que é o workflow e está a par de todas as vantagens de ter fluxos de trabalho otimizados, é hora de aprender como construí-los.
Portanto, acompanhe a seguir as dicas para colocar em prática na sua empresa:
1. Analise os fluxos de trabalho atuais
Tudo começa com uma boa análise dos processos. Assim, reúna os times e veja como o trabalho vem sendo realizado no momento.
Certamente, nesta etapa de revisão, você já vai perceber alguns gargalos que podem ser corrigidos.
2. Defina pessoas responsáveis
Cada departamento, projeto ou processo deverá ter um líder, e não precisa ser necessariamente alguém com cargo de liderança.
É importante definir uma pessoa que ficará à frente da implementação do workflow e será responsável pelo acompanhamento constante para melhorias.
3. Levante as tarefas e os envolvidos
Nesta fase, é preciso levantar e listar todas as tarefas e pessoas envolvidas nas atividades. É o momento de colocar no papel tudo o que foi analisado no início e será necessário manter. Assim, pense no que está alinhado aos objetivos estratégicos da empresa. Por fim, vale ainda incluir indicadores que serão usados para monitorar o desempenho dos processos.
4. Desenhe todo o fluxo
Com todas as tarefas e responsáveis mapeados, fica mais fácil desenhar o fluxo de trabalho adequado, com início, meio e fim. No fluxo, também devem constar todas as ações e desvios relacionados aos processos em questão.
5. Identifique ferramentas
Avalie se o fluxo de trabalho será manual ou automatizado. É possível incluir alguma ferramenta que otimizará o trabalho?
Se sim, não se esqueça de elaborar um plano para implementação da tecnologia e de capacitação dos funcionários.
FAQ
O que é Workflow?
Um Workflow ou fluxo de trabalho é uma série de etapas bem definidas e repetíveis executadas para atingir um objetivo, de acordo com um conjunto de regras processuais.
Quais são os objetivos de um Workflow?
Um workflow pode ter diferentes razões. Assim, há empresas que definem fluxos de trabalho para dar mais agilidade aos processos já existentes. Outras, por sua vez, decidem automatizar as tarefas para facilitar a execução das equipes. Por outro lado, algumas querem apenas aprimorar a mensuração do desempenho a fim de melhorar a tomada de decisão.
Há também as organizações que optam pela implementação para otimizar a experiência do cliente. Por fim, existem aquelas que ajustam seus fluxos somente para atender questões de “compliance”, entre outros motivos.
Como construir um Workflow?
- Analise os fluxos de trabalho atuais;
- Defina pessoas responsáveis;
- Levante as tarefas e os envolvidos;
- Desenhe todo o fluxo;
- Identifique as ferramentas.
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