Políticas e procedimentos fornecem a espinha dorsal para as operações em qualquer organização. Mas mesmo as regras e estratégias mais bem definidas não funcionam sem compliance. Portanto, nesse artigo, você verá o que significa compliance e muito mais. Confira:
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Então, o que é compliance?
A palavra “compliance” vem do verbo em inglês “to comply”, que significa agir de acordo com uma ordem, um conjunto de regras ou um pedido. Assim, compliance é o ato de cumprir uma ordem, desejo ou regra. Como alternativa, alguns fornecem a definição de compliance como aderência a requisitos, padrões ou até regulamentos.
Ambas as definições de compliance são bem importantes para a sua organização. Para ter sucesso, a sua organização deve tomar medidas para garantir que cada membro da equipe esteja em conformidade com as políticas e regras internas que você estabeleceu.
Além disso, você também deve garantir que a sua empresa como um todo esteja em conformidade com quaisquer leis, regulamentações ou padrões externos relacionados ao seu setor.
O que a compliance significa para a sua organização?
Em geral, a compliance no local de trabalho envolve duas áreas bem importantes:
- Compliance regulamentar: as etapas que uma organização executa para cumprir as leis, regulamentações e diretrizes externas relevantes;
- Compliance corporativa: as ações e programas que uma organização estabelece para garantir a conformidade com políticas internas, procedimentos e comportamentos aceitos, bem como regulamentos externos.
Esses tipos de compliance andam de mãos dadas e ambos são essenciais. Assim, uma organização que negligencia a conformidade regulatória pode enfrentar multas federais ou ações legais, e pode até ser encerrada.
Uma organização sem um programa de compliance corporativa pode ter práticas caóticas, desperdiçadoras ou até antiéticas. Normalmente, as empresas garantem a compliance criando políticas e procedimentos e, em seguida, estabelecendo um departamento de compliance para garantir que todos cumpram a política.
O que é um Departamento de compliance?
Muitas organizações criam um departamento ou comitê de compliance para ajudar a garantir a “conformidade” da empresa. Além disso, algumas empresas podem ter um diretor de compliance principal.
Em qualquer caso, um diretor ou departamento de compliance garante que todos façam o que devem fazer. Portanto, isso pode incluir educar os funcionários sobre regulamentos e políticas, monitoramento de comportamento e acompanhamento de quaisquer ações corretivas ou disciplinares necessárias.
Membros do departamento de compliance
Obviamente, a estrutura e a composição de um departamento de compliance serão diferentes para cada organização. Dessa forma, algumas empresas podem optar por criar um comitê de compliance formado por supervisores de diferentes áreas da organização. Outros podem contratar um oficial de compliance específico com treinamento e experiência na aplicação de compliance.
Além disso, a estrutura do departamento de compliance depende do porte e do alcance da organização. Por exemplo, empresas que fazem negócios internacionais podem precisar de vários executivos de compliance ou membros de comitês em cada região. Dessa forma, os responsáveis pela compliance garantirão que a organização cumpra as leis e padrões locais em todas as áreas onde operam.
Um diretor de compliance deve manter-se com o mais alto grau de integridade e ética. Além disso, eles devem ser vigilantes, proativos e meticulosos. Dependendo do setor, um supervisor ou diretor de compliance pode precisar ter certas licenças ou qualificações. Por exemplo, no setor de corretagem, os gerentes de compliance devem ter uma licença geral de supervisão de vendas de títulos para atuar como supervisor.
O que um diretor de compliance faz?
Existem 5 funções principais de um diretor de compliance:
1. Identifica os riscos que uma organização enfrenta
Os responsáveis pela compliance realizarão avaliações de risco de forma regular e aconselharão a liderança corporativa sobre quais áreas apresentam os maiores riscos potenciais.
Isso pode incluir examinar a documentação que cobre coisas como: resultados de auditoria, litígios recentes, reclamações de conformidade, reclamações de funcionários, tendências de aplicação da indústria e políticas em cada área de risco.
2. Cria e implementa processos para proteger contra esses riscos
Depois que um diretor de compliance identifica um risco, ele ou ela trabalhará com os líderes organizacionais para projetar controles para prevenir esse risco. Dessa forma, o método de prevenção será diferente dependendo do problema.
Para alguns riscos, pode ser tão simples quanto revisar políticas e procedimentos. Além disso, outros podem exigir que uma organização conduza treinamento adicional sobre um tópico ou reformule as medidas de proteção e segurança. Algumas medidas de risco são inevitáveis. Mas ter controles de compliance em vigor pode ajudar se sua organização acabar enfrentando um processo judicial.
Como disse um relatório da Rutgers School of Law, “uma organização que fez um grande esforço para prevenir e detectar violações da lei por seus funcionários e outros agindo por ela será tratada com menos severidade do que aquela que era indiferente ao cumprimento das lei.”
3. Monitora e avalia a eficácia desses processos de prevenção de risco
A compliance efetiva e a prevenção de riscos estão em andamento. Dessa forma, o diretor de compliance deve certificar-se de que os controles internos estão ajudando a organização a cumprir as leis, regulamentos e políticas internas. Por exemplo, talvez um diretor de compliance identifique um risco de segurança no depósito da empresa. Após consultar a liderança corporativa, o diretor de compliance decidiu implementar uma nova política de segurança.
No entanto, depois de alguns meses, o policial revê a situação no depósito e percebe que o problema não era apenas com as apólices, mas com um equipamento desatualizado. O responsável pela compliance pode, então, tomar medidas proativas para aumentar a compliance antes que ocorra um incidente.
4. Resolva os problemas de compliance
O responsável pela compliance é a pessoa responsável por todas as questões de compliance. Assim, eles devem conhecer as políticas e procedimentos da organização para trás e para frente. Eles devem ser capazes de responder a quaisquer perguntas sobre as regulamentações do setor e as leis comerciais.
Além disso, o diretor de compliance também deve conhecer os valores, metas e cultura do local de trabalho da empresa. Tudo isso junto os ajudará a garantir que as operações da organização sejam legais, éticas e atendam ao mais alto nível de compliance.
5. Aconselha a organização sobre as melhores maneiras de minimizar o risco e cumprir as leis e regulamentos
Leis, regulamentos e padrões da indústria estão sempre mudando. Dessa forma, os responsáveis pela compliance devem procurar melhorar de forma constante a compliance.
O que é governança corporativa?
Uma organização não pode alcançar a compliance sem liderança e governança corporativa fortes. Dessa forma, o conceito de governança corporativa descreve as estruturas e relacionamentos que determinam a gestão, a direção e o desempenho de uma organização.
A governança corporativa inclui o relacionamento entre todas as partes interessadas da empresa, incluindo funcionários, administração, conselho de administração, acionistas e muito mais. Simplificando, a governança corporativa define as diretrizes para decisões e especifica quem tem autoridade para tomar decisões e governar a organização. Uma estrutura saudável de governança corporativa é essencial para a compliance.
O corpo diretivo deve ajudar a criar e fazer cumprir um programa de compliance. O diretor ou departamento de compliance deve ter acesso ao corpo diretivo da organização. Além disso, eles devem ser capazes de fazer cumprir as regras e responsabilizar os funcionários e a gerência.
Áreas Comuns de Compliance
Há muitas áreas diferentes a serem consideradas ao definir a função de um diretor de compliance em sua organização. Eles variam de acordo com o setor, a área e o tamanho da empresa. Mas aqui estão algumas áreas comuns de compliance:
Segurança no local de trabalho
Cada país cria e aplica padrões para a segurança no local de trabalho. Sob o SST, os empregadores são obrigados a “fornecer um local de trabalho livre de riscos graves reconhecidos.” Isso inclui:
- Execução de verificações regulares de segurança e manutenção do equipamento;
- Fornecer treinamento em um idioma que os funcionários entendam;
- Manter registros de acidentes de trabalho;
- Informar os funcionários sobre seus direitos e responsabilidades.
Segurança de dados
Embora não haja uma lei federal abrangente que rege a segurança de dados, existem muitas leis gerais de comunicação que se aplicam a dados e informações pessoais.
Além disso, muitos países também têm leis que regem o descarte e a segurança de dados. Assim, o seu oficial de segurança deve certificar-se de que sua organização está em conformidade com todos os regulamentos e padrões de segurança de dados.
Recursos Humanos
Os recursos humanos cobrem algumas das áreas mais importantes da compliance. É essencial garantir que sua organização esteja em compliance com as leis que abrangem áreas como discriminação, assédio, benefícios a funcionários e pagamento de horas extras.
Dessa forma, o não cumprimento de leis e padrões nessas áreas pode resultar em sérias ramificações legais.
Compliance de TI
A compliance de TI inclui processos para cumprir as leis que regem a segurança de dados. Mas também inclui políticas internas que cobrem tecnologia e comunicação eletrônica. Dessa forma, as políticas de TI devem especificar quem tem acesso aos dados e informações confidenciais da empresa. Eles devem incluir como a organização irá monitorar coisas como o uso de tecnologia e comunicação por email.
A compliance de TI pode ajudar a prevenir hacks de PC e vírus prejudiciais, proteger informações e garantir que os funcionários não usem dispositivos ou servidores da empresa para acessar ou baixar conteúdo ilegal.
Serviços financeiros
Compliance financeira cobre tudo, desde folha de pagamento a impostos e divulgações financeiras.
Enquanto o não cumprimento em outras áreas pode levar a problemas legais, o não pagamento de seus impostos pode resultar no fechamento de sua organização pelo governo. Além disso, é bem importante que a sua organização seja transparente com as finanças e garanta a compliance com todas as leis federais e estaduais nessa área.
Então, o que a compliance significa para sua organização?
É essencial para a sua organização certificar-se de que todas as suas operações sigam as leis, regulamentações e padrões do seu setor. Dessa forma, um oficial ou departamento dedicado pode ajudar a identificar riscos potenciais e criar um plano de conformidade. Políticas, procedimentos e registros precisos são uma parte importante para garantir e demonstrar conformidade em áreas-chave.
Perguntas Frequentes
O que é compliance?
A palavra “compliance” vem do verbo em inglês “to comply”, que significa agir de acordo com uma ordem, um conjunto de regras ou um pedido. Assim, compliance é o ato de cumprir uma ordem, desejo ou regra. Como alternativa, alguns fornecem a definição de compliance como aderência a requisitos, padrões ou até regulamentos.
Ambas as definições de compliance são bem importantes para a sua organização. Para ter sucesso, a sua organização deve tomar medidas para garantir que cada membro da equipe esteja em conformidade com as políticas e regras internas que você estabeleceu.
O que um profissional de compliance faz?
- Identifica os riscos que uma organização enfrenta;
- Cria e implementa processos para proteger contra esses riscos;
- Monitora e avalia a eficácia desses processos de prevenção de risco;
- Resolva os problemas de compliance;
- Aconselha a organização sobre as melhores maneiras de minimizar o risco e cumprir as leis e regulamentos.
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