Organização de documentos: dicas para organizar de forma digital!

Por | Administrativo

Manter os seus documentos eletrônicos organizados pode ser uma tarefa árdua no mundo “conectado” de hoje. Assim, além de armazenar documentos em PCs, notebooks ou dispositivos móveis, cada vez mais empresas estão usando a nuvem para apps básicos de negócios e armazenamento de arquivos.

Para complicar ainda mais a questão do armazenamento, há a necessidade de muitas empresas compartilharem documentos entre os funcionários.  Dessa forma, em um escritório, isso normalmente é feito usando um servidor de arquivos ou dispositivo de armazenamento conectado à rede (NAS). Além disso, se o acesso móvel compartilhado for necessário, os documentos podem ser armazenados na nuvem e compartilhados atribuindo permissões de acesso.

Veja também os principais métodos de arquivamento de documentos digitais!

O resultado de tudo isso pode ser um pesadelo de gerenciamento de arquivos com alguns dos documentos de uma pessoa armazenados na nuvem e alguns localmente, e até mesmo documentos individuais armazenados apenas em um local ou outro.

Organização é a chave para o gerenciamento de arquivos eletrônicos

Organização de documentos: dicas para organizar de forma digital! - Foto: Valoorize
Organização de documentos: veja dicas para organizar de forma digital! – Foto: Valoorize

Onde quer que os documentos estejam armazenados, é importante mantê-los organizados e atualizados. Dessa forma, o objetivo do gerenciamento de arquivos eletrônicos é garantir que você possa encontrar o que procura, mesmo se estiver procurando anos após sua criação.

A maioria dos empresários já esteve na posição embaraçosa de receber uma ligação de um cliente e não ser capaz de localizar de forma rápida a fatura relevante ou outros documentos importantes do cliente. Igualmente irritante é ficar procurando no final do ano documentos relativos às contas da empresa para o contador ou, pior ainda, para o coletor de impostos.

Além disso, a organização adequada de documentos digitais é especialmente crítica em um ambiente compartilhado. Portanto, se um de seus funcionários estiver ausente, você deve ser capaz de localizar de forma fácil quaisquer documentos criados ou gerenciados por essa pessoa.

Por que é importante organizar adequadamente seus documentos digitais?

Organização de documentos: dicas para organizar de forma digital! - Foto: CCO
Organização de documentos: veja dicas para organizar de forma digital! – Foto: CCO

Atualmente, a maioria de nós armazena nossos arquivos digitais localmente, na nuvem e em servidores conectados a uma única rede (chamado NAS, de armazenamento conectado à rede).

Embora grandes avanços tenham sido feitos nas buscas hipertextuais, manter arquivos organizados continua a ser fundamental para gerenciar facilmente grandes quantidades de documentação digital. Portanto, salvar e organizar nossos documentos digitais talvez seja mais complicado do que nunca.

Embora os mecanismos de busca de arquivos continuem melhorando, manter e organizar nossos documentos hoje é uma fonte de vantagem competitiva, porque na economia digital tempo é dinheiro .  

Portanto, as empresas devem estabelecer sistemas para garantir que todas as informações sejam organizadas e atualizadas. Além disso, também é importante não negligenciar outros benefícios importantes de um bom gerenciamento de documentos:

  • para recuperar facilmente versões antigas de documentos específicos;
  • para permitir a edição remota e simultânea do mesmo arquivo por várias pessoas em uma equipe.

Existem, naturalmente, muitas soluções de software no mercado para facilitar esse gerenciamento de documentos, mas hoje vamos nos concentrar nas dez principais recomendações que são independentes de qualquer software de gerenciamento de documentos que você possa implementar em sua organização.

Assim, estas dicas de gerenciamento de arquivos o ajudarão a manter seus arquivos acessíveis:

Dicas para organização de documentos digitais

1. Use as pastas de instalação padrão para arquivos de programa

Organização de documentos: dicas para organizar de forma digital! - Foto: SOS Docs
Organização de documentos: veja dicas para organizar de forma digital – Foto: SOS Docs

Use os locais de arquivo padrão ao instalar programas de apps. Portanto, no Windows, por convenção, os arquivos do programa de apps residem no diretório (Letra da unidade:) -> Arquivos de programas. Além disso, vale lembrar que instalar apps em outros lugares é bem confuso e desnecessário. 

2. Um lugar para todos os documentos

Organização de documentos: dicas para organizar de forma digital! - Foto: ADB Brasil
Organização de documentos: veja dicas para organizar de forma digital – Foto: ADB Brasil

Coloque todos os documentos em uma única pasta “raiz”. Portanto, para um único usuário em um ambiente Windows, o local padrão é a pasta “Meus Documentos”.

Além disso, em um ambiente de compartilhamento de arquivos, tente fazer o mesmo. Crie uma única pasta raiz (chamada “Documentos compartilhados”, por exemplo) e armazene todos os documentos em subpastas dentro da pasta raiz. Por fim, ter um único local para todos os documentos eletrônicos torna mais fácil encontrar coisas e executar backups e arquivos.

 3. Crie pastas em uma hierarquia lógica

Organização de documentos: dicas para organizar de forma digital! - Foto: TS
Organização de documentos: veja dicas para organizar de forma digital – Foto: TS

Estas são as gavetas do arquivo do seu PC, por assim dizer. Além disso, use uma linguagem simples para nomear suas pastas. Dessa forma, você não quer olhar para esta lista de pastas no futuro e se perguntar o que significa “TFK” ou qualquer outra abreviatura que você inventou.

4. Aninhar pastas dentro de pastas

Organização de documentos: dicas para organizar de forma digital! - Foto: TT
Organização de documentos: veja dicas para organizar de forma digital – Foto: TT

Crie outras pastas dentro dessas pastas principais conforme necessário. Por exemplo, uma pasta chamada “Faturas” pode conter pastas chamadas “2018”, “2017” e “2016”. 

Por outro lado, uma pasta com o nome de um cliente pode incluir as pastas “dados do cliente” e “correspondência”. Dessa forma, o objetivo é ter todos os arquivos em uma pasta, em vez de ter um monte de arquivos órfãos listados.

Por fim, não crie estruturas de pastas complexas e com camadas profundas. Assim, sempre que possível, use nomes de arquivo descritivos.

5. Siga as convenções de nomenclatura de arquivos

Organização de documentos: veja dicas para organizar de forma digital! - Foto: CN
Organização de documentos: veja dicas para organizar de forma digital – Foto: CN

Alguns SOs não permitem espaços nos nomes de arquivos ou pastas, portanto, evite isso se o seu ambiente de computação for misto.  Em vez disso, use os sublinhados e hifens como delimitador (por exemplo, Doe_John_Proposal.doc.). Além disso, vale lembrar que outros caracteres como /? <> \: * | “^ também são proibidos em nomes de arquivos ou pastas no Windows.

Dessa forma, use nomes de arquivo descritivos para fácil identificação e recuperação. Mas não exagere, já que os nomes de arquivo / caminho têm limites de comprimento que variam entre os SO.

No Windows, o comprimento máximo do caminho completo para um arquivo (por exemplo, a letra da unidade + nomes da pasta + nome do arquivo) é de 260 caracteres. Assim, use abreviações comuns sempre que possível, como Corp para corporação. Mas lembre-se das abreviações que você usou.

6. Seja específico

Organização de documentos: veja dicas para organizar de forma digital – Foto: CI

Dê aos arquivos eletrônicos nomes lógicos e específicos e inclua datas nos nomes dos arquivos, se possível. Dessa forma, o objetivo ao nomear arquivos é ser capaz de dizer do que se trata o arquivo sem ter que abri-lo e olhar. Portanto, se o documento for uma carta para um cliente lembrando-o de que o pagamento está vencido, chame-o de algo como “vencido_20202803” em vez de algo como “carta”. Como você saberá para quem é a carta sem abri-la?

Além disso, se você estiver compartilhando arquivos por e – mail ou dispositivos portáteis, convém que o nome do arquivo inclua informações mais específicas, uma vez que as informações da pasta não serão incluídas no arquivo compartilhado. 

Por exemplo, se o seu documento residir em Meus Documentos \ Faturas \ 2017 \ Clientes \ Doe_John_20180416.doc e o arquivo for compartilhado ou enviado por e-mail, tudo que o destinatário verá é Doe_John_20170416.doc e pode não ser capaz de dizer que o arquivo é uma fatura sem abri-la.

7. Arquive enquanto você usa

Organização de documentos: veja dicas para organizar de forma digital! – Foto: BDK

A melhor hora para arquivar um documento é quando você o cria pela primeira vez. Portanto, adquira o hábito de usar a caixa de diálogo “Salvar como” para arquivar seu documento, bem como nomeá-lo, colocando-o no lugar certo em primeiro lugar.

8. Solicite seus arquivos para sua conveniência

Organização de documentos: veja dicas para organizar de forma digital! – Foto: BDK

Se houver pastas ou arquivos que você usa muito, force-os para o topo da lista de arquivos renomeando-os com um “!” ou um AA no início do nome do arquivo.

9. Extraia seus arquivos regularmente

Organização de documentos: veja dicas para organizar de forma digital! – Foto: Blog Gran Cursos Online

Às vezes, o que é antigo é óbvio, como no exemplo da pasta chamada “Faturas” acima. Dessa forma, se desejar, mantenha suas pastas organizadas limpando os arquivos antigos.

Mas não exclua arquivos de negócios relacionados a menos que você está certo de que você nunca vai precisar do arquivo novamente. Por fim, em vez disso, em sua coleção principal de pastas na pasta raiz, crie uma pasta chamada “Antiga” ou “Inativa” e mova os arquivos antigos para ela quando encontrá-los. 

10. Faça backup de seus arquivos regularmente

Organização de documentos: veja dicas para organizar de forma digital! – Foto: Blog SAN

Esteja você copiando seus arquivos em outra unidade ou fita, é bem importante configurar e seguir um “regime regular” de backup, já que sempre existe a possibilidade de ocorrer algum problema.

O bom gerenciamento de arquivos facilita encontrar o que você deseja

Organização de documentos: veja dicas para organizar de forma digital! – Foto: SDG

O gerenciamento de documentos eletrônicos deve fazer parte de uma estratégia geral de gerenciamento de documentos para sua empresa. Dessa forma, um plano de gerenciamento de documentos adequado deve incluir todos os aspectos do manuseio de documentos, incluindo armazenamento, recuperação, backups e segurança.

A função de pesquisa é uma coisa maravilhosa, mas nunca será igual à facilidade de ir diretamente para uma pasta ou arquivo. Portanto, se você seguir essas dicas de gerenciamento de arquivos de forma consistente, mesmo que não saiba onde algo está, você sabe onde deve estar – uma grande vantagem quando se trata de encontrar o que procura. Por fim, vale lembrar que boas práticas de gerenciamento de arquivos irá poupar seu tempo e dinheiro.

Perguntas Frequentes

Porque a organização do arquivo é tão importante para uma organização?

Embora os mecanismos de busca de arquivos continuem melhorando, manter e organizar nossos documentos hoje é uma fonte de vantagem competitiva, porque na economia digital tempo é dinheiro .  

Portanto, as empresas devem estabelecer sistemas para garantir que todas as informações sejam organizadas e atualizadas. Além disso, também é importante não negligenciar outros benefícios importantes de um bom gerenciamento de documentos:

  • para recuperar facilmente versões antigas de documentos específicos;
  • para permitir a edição remota e simultânea do mesmo arquivo por várias pessoas em uma equipe.

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