Plano de ação 5W2H: veja tudo o que você precisa saber sobre!

Por | Geral, Secretariado

Quem procura uma ferramenta de gestão eficaz não pode abrir mão do plano de ação 5W2H. Apesar do nome um tanto estranho, este instrumento é bem simples de entender e fácil de aplicar. E o melhor: não importa o tamanho do seu negócio, fazer um plano de ação 5W2H aproxima você de seus objetivos.

Veja também o que são competências comportamentais!

Como você verá neste artigo, a metodologia oferece uma das abordagens mais completas em termos de planejamento estratégico. Assim, basta identificar um problema e construir uma tabela 5W2H para se aproximar da solução. Portanto, abaixo você verá tudo o que precisa saber sobre esse plano de ação:

O que é o plano de ação 5W2H?

Plano de ação 5W2H: veja tudo o que você precisa saber sobre! - Foto: TR MAS
Plano de ação 5W2H: veja tudo o que você precisa saber sobre! – Foto: TR MAS

O plano de ação 5W2H é uma metodologia para elaboração de planos de ação. Por meio dele, os projetos especificados na resposta ‘XNUMX’ são consultados em relação às letras “W” e “H”: What (O quê?); Who?(Quem?); When? (Quando?); Where (Onde?); Why? (Porque?); How? (Como?); How Much? (Quantos?).

5W2H é basicamente uma metodologia utilizada para definir e executar atividades. Dessa forma, ele é aplicado quando há necessidade de elaboração de plano de ação. Seja um grande projeto ou uma ação mais simples, como adquirir um novo PC para o escritório. Com essa ferramenta, a empresa evita que atividades e metas genéricas sejam definidas.

Por exemplo, em vez de determinar em uma reunião apenas “comprar um PC”, ele será algo mais bem feito e específico:

  • O que? Compre um PC;
  • Quem? Paulo, o auxiliar administrativo;
  • Quando? Semana que vem;
  • Onde? Online, no site de um dos 3 fornecedores previamente avaliados e qualificados;
  • Porque? Por conta da chegada de um novo funcionário na área de marketing;
  • Como? Paulo vai validar as configurações com o departamento de tecnologia, o orçamento com o departamento financeiro e usando o cartão corporativo designado, fará a compra para que o PC chegue antes do final do mês;
  • Quantos? O orçamento definido pelo financeiro é de R$ 1.800.

O gerente que usa o 5W2H sabe que precisa dividir cada objetivo em planos de ação. E eles precisam seguir uma boa prática manual para fazê-los. Frequentemente, um plano de ação falha porque não tem prazo ou responsável. Os 5 “W” e 2 “H” foram criados justamente para evitar essas falhas.

Qual a origem do Plano de Ação 5W2H?

 Plano de ação 5W2H: veja tudo o que você precisa saber sobre! - Foto: TR MAS
Plano de ação 5W2H: veja tudo o que você precisa saber sobre! – Foto: TR MAS

O conceito que originou o 5W2H é tão antigo quanto provavelmente a própria civilização. Assim, ele foi atribuído por muito tempo a Hermágoras de Tiene, um ex-filósofo grego. Mas recentemente, alguns estudos da American University of Sloan atribuíram a teoria a Aristóteles. A verdade é que o conceito, que sempre permaneceu na gestão de projetos,  se apresenta quase sempre.

Mesmo que o conceito não tenha sido muito empregado em aspectos de gestão de negócios, involuntariamente nos perguntamos pelo menos 5 “W” e 2 “H” s antes de executar pequenos projetos.

O conceito tornou-se uma ferramenta de gestão no Japão, criada por profissionais da indústria automobilística, nos períodos de maior evolução da gestão da qualidade. A finalidade de sua utilização seria simplificar e formalizar o planejamento de qualquer atividade.

Como fazer um plano de ação 5W2H?

  Plano de ação 5W2H: veja tudo o que você precisa saber sobre! - Foto: CAE MAS
Plano de ação 5W2H: veja tudo o que você precisa saber sobre! – Foto: CAE MAS

O método 5W2H garante que uma lista simples de fazer seja aprofundada e definida de forma precisa e completa para que qualquer dúvida atrapalhe a execução do que foi determinado. Dessa forma, elaborar um plano de ação 5W2H é uma atividade muito simples e muito intuitiva, sem gestão estratégica e conhecimentos prévios de qualidade.

Basicamente, executar o 5W2H consiste em responder a perguntas. Sim está certo. Você receberá sua lista de atividades e, para cada item, responderá a algumas questões fundamentais, que originam a sigla 5W2H:

O que deveria ser feito? (O QUE)

Todo plano de ação deve ter uma especificação. Assim, alguns exemplos são: “prospecção de patrocínios para o evento”, “reforma da nova afiliada” e “montagem do novo e-commerce”.

Por que essa ação deve ser concluída? (PORQUE)

Cada ação deve ter um motivo. Uma empresa não pode definir um plano sem algo maior por trás. Por exemplo: “Por que queremos prospectar patrocinadores para o evento? Porque tem que ser financeiramente viável.” Este “W” ajuda o gerente a pensar sobre a atividade como um todo em uma hierarquia de priorização.

Quem deve executar a ação? (QUEM)

Um plano de ação sem prestação de contas tem poucas (ou zero) chances de conclusão. Além disso, também não há equipe ou grupo de pessoas responsáveis ​​pela atividade. No final, é preciso ter um responsável absoluto, uma pessoa, mesmo que haja outras pessoas envolvidas na execução.

Onde a ação deve ser executada? (ONDE)

Ele pode ter um ou vários locais. Vai depender da tarefa. Dessa forma, definir esse ponto no plano o ajudará a considerar a mudança e seus custos dentro do prazo e do orçamento.

Quando a ação deve ser realizada? (QUANDO)

Data prevista de início e término, considerando os riscos do projeto. Dessa forma, o cumprimento do cronograma deve ser uma meta do plano de ação.

Como a ação deve ser realizada? (COMO)

Neste item, é desenvolvida uma especificação mais detalhada do plano de ação. Assim, ele pode ser um detalhamento de atividades, datas e responsáveis. Vamos continuar a usar o exemplo de prospecção de patrocínio: “1. Definir faixas de patrocínio e benefícios; 2. Mapear os 100 maiores clientes da empresa no ano passado; 3. Ligar para 10 clientes por dia; 4. Iniciar o fluxo de negociação com os melhores clientes potenciais.”

Quanto custará a ação? (QUANTOS)

Todo plano de ação deve ter um orçamento. Pode ser geral, mas a melhor forma é dividir em etapas.

Por fim, não se esqueça de acompanhar os seus planos 5W2H. Uma planilha 5W2H pode ajudá-lo nesse processo.

Quais os benefícios do 5W2H?

Plano de ação 5W2H: veja tudo o que você precisa saber sobre! - Foto: CI MAS
Plano de ação 5W2H: veja tudo o que você precisa saber sobre! – Foto: CAE MAS

Por ser uma ferramenta simples e que traz muita objetividade à execução da ação, é extremamente utilizada em áreas de gestão, como: Gerenciamento de Projetos, Elaboração de Planos de Negócios e Planejamento estratégico.

Quando e como usar a ferramenta 5W2H?

Plano de ação 5W2H: veja tudo o que você precisa saber sobre! – Foto: IBC MAS

Quando usar o 5W2H?

Como podemos concluir explicando o conceito e uso da ferramenta, o 5W2H é utilizado quando a empresa deseja realizar tarefas com mais eficiência e rapidez, aumentando a produtividade como um todo. Portanto, para deixar este problema claro, veja alguns exemplos de atividades que a ferramenta 5W2H pode ser usada:

  • Aumentar a lucratividade de uma empresa;
  • Aumentar a base de clientes de uma empresa;
  • Conduzir o planejamento de mídia do parceiro;
  • Realizar planejamento de redução de custos para uma empresa;
  • Defina a estratégia de venda de uma empresa;
  • Planejar a manutenção de equipamentos em uma indústria;

Como usar o 5W2H?

Para utilizar o 5W2H é interessante contar com o auxílio de uma planilha em Excel (ou de algum programa de sua escolha). Além disso, o 5W2H também pode ser feito em arquivos de texto, ou mesmo em documentos impressos. No entanto, lembre-se sempre de salvar o registro no Excel posteriormente.

Para fazer isso, tenha em mente a meta que deseja alcançar, as causas dessa meta e como executar cada etapa da maneira certa para alcançá-la. Por fim, aprofunde-se em cada item para tornar o uso da ferramenta muito vantajoso.

Mas como fazer essa planilha? A seguir, um exemplo prático para tornar o seu uso mais claro. Vamos fazer isso!

Exemplo de plano de ação

Sua empresa acaba de passar pelos resultados do planejamento estratégico. Um dos principais objetivos definidos foi “Aumentar a receita dos canais online.” Assim, no próprio plano estratégico estão definidas as atividades para o ano em curso.

Um dos funcionários percebeu que o site da empresa estava totalmente desatualizado e seria necessário fazer um novo. O antigo não permitia que visitantes com interesse de compra iniciassem contato.

Assim, o plano de ação 5W2H desta ação foram detalhados abaixo. Portanto, vamos ter:

  • O QUE: refazer o site da empresa;
  • POR QUE: está desatualizado e a empresa quer aumentar a receita online;
  • QUEM: Cláudia, da Área de Tecnologia;
  • QUANDO: 21/01 a 18/03;
  • ONDE: no escritório;
  • COMO: ações terão que ser detalhadas, como a criação de uma área de contato;
  • QUANTO: custo de R$ 3.000,00;

FAQ

O que é o plano de ação 5W2H?

O plano de ação 5W2H é uma metodologia para elaboração de planos de ação. Por meio dele, os projetos especificados na resposta ‘XNUMX’ são consultados em relação às letras “W” e “H”: What (O quê?); Who?(Quem?); When? (Quando?); Where (Onde?); Why? (Porque?); How? (Como?); How Much? (Quantos?).

5W2H é basicamente uma metodologia utilizada para definir e executar atividades. Dessa forma, ele é aplicado quando há necessidade de elaboração de plano de ação. Seja um grande projeto ou uma ação mais simples, como adquirir um novo PC para o escritório. Com essa ferramenta, a empresa evita que atividades e metas genéricas sejam definidas.

Por exemplo, em vez de determinar em uma reunião apenas “comprar um PC”, ele será algo mais bem feito e específico:

  • O que? Compre um PC;
  • Quem? Paulo, o auxiliar administrativo;
  • Quando? Semana que vem;
  • Onde? Online, no site de um dos 3 fornecedores previamente avaliados e qualificados;
  • Porque? Por conta da chegada de um novo funcionário na área de marketing;
  • Como? Paulo vai validar as configurações com o departamento de tecnologia, o orçamento com o departamento financeiro e usando o cartão corporativo designado, fará a compra para que o PC chegue antes do final do mês;
  • Quantos? O orçamento definido pelo financeiro é de R$ 1.800.

Qual a origem do Plano de Ação 5W2H?

O conceito que originou o 5W2H é tão antigo quanto provavelmente a própria civilização. Assim, ele foi atribuído por muito tempo a Hermágoras de Tiene, um ex-filósofo grego. Mas recentemente, alguns estudos da American University of Sloan atribuíram a teoria a Aristóteles. A verdade é que o conceito, que sempre permaneceu na gestão de projetos,  se apresenta quase sempre.

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