Quem procura uma ferramenta de gestão eficaz não pode abrir mão do plano de ação 5W2H. Apesar do nome um tanto estranho, este instrumento é bem simples de entender e fácil de aplicar. E o melhor: não importa o tamanho do seu negócio, fazer um plano de ação 5W2H aproxima você de seus objetivos.
Veja também o que são competências comportamentais!
Como você verá neste artigo, a metodologia oferece uma das abordagens mais completas em termos de planejamento estratégico. Assim, basta identificar um problema e construir uma tabela 5W2H para se aproximar da solução. Portanto, abaixo você verá tudo o que precisa saber sobre esse plano de ação:
O que é o plano de ação 5W2H?
O plano de ação 5W2H é uma metodologia para elaboração de planos de ação. Por meio dele, os projetos especificados na resposta ‘XNUMX’ são consultados em relação às letras “W” e “H”: What (O quê?); Who?(Quem?); When? (Quando?); Where (Onde?); Why? (Porque?); How? (Como?); How Much? (Quantos?).
5W2H é basicamente uma metodologia utilizada para definir e executar atividades. Dessa forma, ele é aplicado quando há necessidade de elaboração de plano de ação. Seja um grande projeto ou uma ação mais simples, como adquirir um novo PC para o escritório. Com essa ferramenta, a empresa evita que atividades e metas genéricas sejam definidas.
Por exemplo, em vez de determinar em uma reunião apenas “comprar um PC”, ele será algo mais bem feito e específico:
- O que? Compre um PC;
- Quem? Paulo, o auxiliar administrativo;
- Quando? Semana que vem;
- Onde? Online, no site de um dos 3 fornecedores previamente avaliados e qualificados;
- Porque? Por conta da chegada de um novo funcionário na área de marketing;
- Como? Paulo vai validar as configurações com o departamento de tecnologia, o orçamento com o departamento financeiro e usando o cartão corporativo designado, fará a compra para que o PC chegue antes do final do mês;
- Quantos? O orçamento definido pelo financeiro é de R$ 1.800.
O gerente que usa o 5W2H sabe que precisa dividir cada objetivo em planos de ação. E eles precisam seguir uma boa prática manual para fazê-los. Frequentemente, um plano de ação falha porque não tem prazo ou responsável. Os 5 “W” e 2 “H” foram criados justamente para evitar essas falhas.
Qual a origem do Plano de Ação 5W2H?
O conceito que originou o 5W2H é tão antigo quanto provavelmente a própria civilização. Assim, ele foi atribuído por muito tempo a Hermágoras de Tiene, um ex-filósofo grego. Mas recentemente, alguns estudos da American University of Sloan atribuíram a teoria a Aristóteles. A verdade é que o conceito, que sempre permaneceu na gestão de projetos, se apresenta quase sempre.
Mesmo que o conceito não tenha sido muito empregado em aspectos de gestão de negócios, involuntariamente nos perguntamos pelo menos 5 “W” e 2 “H” s antes de executar pequenos projetos.
O conceito tornou-se uma ferramenta de gestão no Japão, criada por profissionais da indústria automobilística, nos períodos de maior evolução da gestão da qualidade. A finalidade de sua utilização seria simplificar e formalizar o planejamento de qualquer atividade.
Como fazer um plano de ação 5W2H?
O método 5W2H garante que uma lista simples de fazer seja aprofundada e definida de forma precisa e completa para que qualquer dúvida atrapalhe a execução do que foi determinado. Dessa forma, elaborar um plano de ação 5W2H é uma atividade muito simples e muito intuitiva, sem gestão estratégica e conhecimentos prévios de qualidade.
Basicamente, executar o 5W2H consiste em responder a perguntas. Sim está certo. Você receberá sua lista de atividades e, para cada item, responderá a algumas questões fundamentais, que originam a sigla 5W2H:
O que deveria ser feito? (O QUE)
Todo plano de ação deve ter uma especificação. Assim, alguns exemplos são: “prospecção de patrocínios para o evento”, “reforma da nova afiliada” e “montagem do novo e-commerce”.
Por que essa ação deve ser concluída? (PORQUE)
Cada ação deve ter um motivo. Uma empresa não pode definir um plano sem algo maior por trás. Por exemplo: “Por que queremos prospectar patrocinadores para o evento? Porque tem que ser financeiramente viável.” Este “W” ajuda o gerente a pensar sobre a atividade como um todo em uma hierarquia de priorização.
Quem deve executar a ação? (QUEM)
Um plano de ação sem prestação de contas tem poucas (ou zero) chances de conclusão. Além disso, também não há equipe ou grupo de pessoas responsáveis pela atividade. No final, é preciso ter um responsável absoluto, uma pessoa, mesmo que haja outras pessoas envolvidas na execução.
Onde a ação deve ser executada? (ONDE)
Ele pode ter um ou vários locais. Vai depender da tarefa. Dessa forma, definir esse ponto no plano o ajudará a considerar a mudança e seus custos dentro do prazo e do orçamento.
Quando a ação deve ser realizada? (QUANDO)
Data prevista de início e término, considerando os riscos do projeto. Dessa forma, o cumprimento do cronograma deve ser uma meta do plano de ação.
Como a ação deve ser realizada? (COMO)
Neste item, é desenvolvida uma especificação mais detalhada do plano de ação. Assim, ele pode ser um detalhamento de atividades, datas e responsáveis. Vamos continuar a usar o exemplo de prospecção de patrocínio: “1. Definir faixas de patrocínio e benefícios; 2. Mapear os 100 maiores clientes da empresa no ano passado; 3. Ligar para 10 clientes por dia; 4. Iniciar o fluxo de negociação com os melhores clientes potenciais.”
Quanto custará a ação? (QUANTOS)
Todo plano de ação deve ter um orçamento. Pode ser geral, mas a melhor forma é dividir em etapas.
Por fim, não se esqueça de acompanhar os seus planos 5W2H. Uma planilha 5W2H pode ajudá-lo nesse processo.
Quais os benefícios do 5W2H?
Por ser uma ferramenta simples e que traz muita objetividade à execução da ação, é extremamente utilizada em áreas de gestão, como: Gerenciamento de Projetos, Elaboração de Planos de Negócios e Planejamento estratégico.
Quando e como usar a ferramenta 5W2H?
Quando usar o 5W2H?
Como podemos concluir explicando o conceito e uso da ferramenta, o 5W2H é utilizado quando a empresa deseja realizar tarefas com mais eficiência e rapidez, aumentando a produtividade como um todo. Portanto, para deixar este problema claro, veja alguns exemplos de atividades que a ferramenta 5W2H pode ser usada:
- Aumentar a lucratividade de uma empresa;
- Aumentar a base de clientes de uma empresa;
- Conduzir o planejamento de mídia do parceiro;
- Realizar planejamento de redução de custos para uma empresa;
- Defina a estratégia de venda de uma empresa;
- Planejar a manutenção de equipamentos em uma indústria;
Como usar o 5W2H?
Para utilizar o 5W2H é interessante contar com o auxílio de uma planilha em Excel (ou de algum programa de sua escolha). Além disso, o 5W2H também pode ser feito em arquivos de texto, ou mesmo em documentos impressos. No entanto, lembre-se sempre de salvar o registro no Excel posteriormente.
Para fazer isso, tenha em mente a meta que deseja alcançar, as causas dessa meta e como executar cada etapa da maneira certa para alcançá-la. Por fim, aprofunde-se em cada item para tornar o uso da ferramenta muito vantajoso.
Mas como fazer essa planilha? A seguir, um exemplo prático para tornar o seu uso mais claro. Vamos fazer isso!
Exemplo de plano de ação
Sua empresa acaba de passar pelos resultados do planejamento estratégico. Um dos principais objetivos definidos foi “Aumentar a receita dos canais online.” Assim, no próprio plano estratégico estão definidas as atividades para o ano em curso.
Um dos funcionários percebeu que o site da empresa estava totalmente desatualizado e seria necessário fazer um novo. O antigo não permitia que visitantes com interesse de compra iniciassem contato.
Assim, o plano de ação 5W2H desta ação foram detalhados abaixo. Portanto, vamos ter:
- O QUE: refazer o site da empresa;
- POR QUE: está desatualizado e a empresa quer aumentar a receita online;
- QUEM: Cláudia, da Área de Tecnologia;
- QUANDO: 21/01 a 18/03;
- ONDE: no escritório;
- COMO: ações terão que ser detalhadas, como a criação de uma área de contato;
- QUANTO: custo de R$ 3.000,00;
FAQ
O que é o plano de ação 5W2H?
O plano de ação 5W2H é uma metodologia para elaboração de planos de ação. Por meio dele, os projetos especificados na resposta ‘XNUMX’ são consultados em relação às letras “W” e “H”: What (O quê?); Who?(Quem?); When? (Quando?); Where (Onde?); Why? (Porque?); How? (Como?); How Much? (Quantos?).
5W2H é basicamente uma metodologia utilizada para definir e executar atividades. Dessa forma, ele é aplicado quando há necessidade de elaboração de plano de ação. Seja um grande projeto ou uma ação mais simples, como adquirir um novo PC para o escritório. Com essa ferramenta, a empresa evita que atividades e metas genéricas sejam definidas.
Por exemplo, em vez de determinar em uma reunião apenas “comprar um PC”, ele será algo mais bem feito e específico:
- O que? Compre um PC;
- Quem? Paulo, o auxiliar administrativo;
- Quando? Semana que vem;
- Onde? Online, no site de um dos 3 fornecedores previamente avaliados e qualificados;
- Porque? Por conta da chegada de um novo funcionário na área de marketing;
- Como? Paulo vai validar as configurações com o departamento de tecnologia, o orçamento com o departamento financeiro e usando o cartão corporativo designado, fará a compra para que o PC chegue antes do final do mês;
- Quantos? O orçamento definido pelo financeiro é de R$ 1.800.
Qual a origem do Plano de Ação 5W2H?
O conceito que originou o 5W2H é tão antigo quanto provavelmente a própria civilização. Assim, ele foi atribuído por muito tempo a Hermágoras de Tiene, um ex-filósofo grego. Mas recentemente, alguns estudos da American University of Sloan atribuíram a teoria a Aristóteles. A verdade é que o conceito, que sempre permaneceu na gestão de projetos, se apresenta quase sempre.
Gostou? O que achou? Deixe seu comentário!
