A prestação de contas é uma obrigação financeira de uma empresa, instituição ou associação pública. Assim, realizar o balanço financeiro da forma correta é essencial e depende do conhecimento do gestor sobre o que é a prestação de contas. Afinal, é por meio desta prática obrigatória que a empresa registra um relatório de todas as suas transações.
Tendo como base o que significa prestação de contas, a instituição pode comprovar de forma concreta os seus ganhos e gastos. Portanto, é por meio dela que há um valor jurídico na comprovação das próprias despesas e receitas.
Através desse relatório é possível visualizar itens como patrimônio líquido e bruto, além de passivos e ativos. Isto é, há um documento detalhado de todas as transações econômicas da organização.
Uma boa gestão financeira empresarial passa, prioritariamente, por uma prestação de contas bem estruturada. Só assim, gestores e sócios poderão enxergar, de maneira clara, como anda a saúde financeira do negócio.
Mas além de saber o que é a prestação de contas, você sabe quais as instituições financeiras que precisam fazê-la? Ou até mesmo qual a sua importância para uma boa gestão financeira? Hoje vamos responder essas questões e veremos muito mais sobre a prestação de contas. Confira:
O que é prestação de contas?
A prestação de contas é uma obrigação de empresas ou entidades. Assim, é necessária a apresentação de relatórios de transações econômicas realizadas em um determinado período.
Nesses relatórios, é preciso conter as despesas detalhadas, patrimônio líquido e bruto, as receitas, que são as entradas de dinheiro, incluindo a origem e o total de passivos e ativos. Além disso, junto do relatório é necessário que a documentação original seja apresentada, pois, ela irá comprovar as receitas e despesas e assim, a prestação de contas terá valor jurídico.
Por isso, é bem importante que toda documentação relacionada com a vida financeira de sua empresa seja armazenada com organização. Portanto, a prestação de contas nada mais é que uma comprovação de todos os gastos e ganhos de uma empresa.
Quem tem o dever de prestar contas?
Esta prática é obrigatória para recursos públicos, mas nem para todas as empresas privadas. Assim, há alguns tipos de empresas que estão livres da obrigação de ter que fazer um relatório financeiro detalhado. Entre elas, estão:
- MEI (Microempreendedor Individual);
- EI (Empreendedor Individual);
- Eirelli (Empreendedor Individual de Responsabilidade Limitada).
Acima falamos das organizações que não têm obrigação de fazer este relatório, mas a obrigatoriedade de prestar contas aparece para:
- Instituições públicas;
- Associações sindicais;
- Condomínios;
- Associações filantrópicas;
- Empresas que possuem sócios;
- Cooperativas;
- Clubes de recreação.
Em empresas e instituições, a prestação de contas deve ser aprovada em assembleias anuais, onde os membros são convocados por edital. Por fim, quando falamos de uma associação, sindicato ou cooperativa, o balanço deve ser levado aos membros e aprovado por maioria simples.
Quando é necessário prestar contas?
Quem determina quando uma empresa precisa prestar contas é o artigo 1.020 – Código Civil – da Lei 10.406/02, que diz:
“Os administradores são obrigados a prestar aos sócios contas justificadas de sua administração, e apresentar-lhes o inventário anualmente, bem como o balanço patrimonial e o de resultado econômico.”
Assim como o gestor da empresa precisa apresentar o Balanço Patrimonial e preparar o Demonstrativo de Resultados do Exercício, a prestação de contas também é uma obrigação que deve ser cumprida anualmente. Assim, todo empresário que se enquadre no perfil, ou instituições e associações públicas, deve, por lei, prestar contas.
Por fim, isso serve, também, para candidatos políticos em época de campanha, por exemplo, sendo um dever a ser cumprido junto à Justiça Eleitoral.
Quando a empresa pode ser solicitada a prestar contas?
Um indivíduo pode solicitar à empresa uma prestação de contas, mesmo que ele não seja sócio desta empresa. Como exemplo, temos os casos abaixo:
- Um casal divorciado, enquanto não houver partilha de bens, poderá pedir uma prestação de contas ao cônjuge que ficou com a guarda dos bens;
- Uma pessoa que contrata um consórcio pode solicitar à administradora uma prestação de contas do seu grupo;
- Titulares de uma conta corrente podem querer uma prestação de contas da administradora do seu cartão.
Estes casos são exemplos de prestação de contas extraordinárias. No entanto, a lei desobriga associações, como clubes ou condomínios, a prestar contas fora do período das Assembléias, que são organizadas para este fim, uma vez ao ano.
Além disso, todas elas precisam ser feitas com documentos e registros que comprovem os dados apresentados, caso contrário não terá efeito jurídico. Por isso, é essencial que você, como empresário, tenha o hábito de manter todos os registros sob controle, guardando comprovantes, recibos e extratos.
Como é feita a prestação de contas?
Primeiramente, é fundamental entender que a prestação de contas é feita no fim de cada exercício social. É o período pré-estipulado pela organização em que há a elaboração e construção dos relatórios financeiros.
Além do gestor ou CFO, é válido contar com a ajuda de um especialista na área contábil para ajudar a formular este documento. Portanto, tudo isso deve ser feito antes da assembleia com os sócios, conforme indica o artigo 1.078 do Código Civil.
“A assembléia dos sócios deve realizar-se ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes à ao término do exercício social, com o objetivo de:
I – tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico;
II – designar administradores, quando for o caso;
III – tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia.”
Para evitar problemas jurídicos, esteja sempre atento às obrigações e exigências que a empresa tem. Por fim, abaixo, listamos o que é necessário preencher dentro de uma prestação de contas na empresa.
O que deve constar na prestação de contas?
Na prestação de contas deve estar detalhado todas as operações financeiras feitas pela organização. Assim, entre os itens essenciais, estão:
- Ativos;
- Passivos;
- Patrimônio bruto;
- Patrimônio líquido;
- Despesas (todos os gastos);
- Receita (origem e valores).
Qual a importância da prestação de contas para as empresas?
Saber o que é prestação de contas e como fazê-la não só contribui para que a empresa tenha uma visão macro sobre seus ganhos e despesas como oferece maior segurança jurídica em relação a vida financeira da organização. Assim, através dela todas as transações financeiras ficam mais claras em determinados períodos.
Em outras palavras, mesmo que esse não seja um item obrigatório para todas empresas, é mais do que essencial que todas possuam um balanço e um relatório econômico para que estejam em dia com a saúde financeira e com as obrigatórias legais.
Relatórios financeiros para prestação de contas
Os relatórios, além de auxiliarem na prestação de contas, são excelentes ferramentas de gestão. Assim, a prestação de contas envolve as receitas, as despesas, o patrimônio líquido e bruto, e o total de ativos e passivos.
Desse modo, a prestação de contas pode ser formada por diversos relatórios, dos mais simples, como um relatório sintético, aos mais completos, como um DRE. Além disso, você também pode fazer um extrato descritivo, detalhando e conferindo todos os itens do relatório sintético.
O fluxo de caixa também é um modelo de relatório que poderá ser útil na prestação de contas, dando uma visão mês a mês, por exemplo, de suas movimentações. Por fim, uma conciliação bancária, feita através do extrato bancário, poderá validar todas as movimentações apresentadas na sua prestação de contas.
A importância na gestão financeira
Todo projeto ou trabalho requer transparência para que ele obtenha o sucesso desejado. Isso porque quando há transparência fica mais fácil identificar os erros e corrigi-los o mais rápido possível.
Assim, é por meio da transparência que a empresa passa a enxergar toda a utilização dos seus recursos financeiros. Dessa forma, ela pode tomar decisões estratégicas de investimentos ou cortar de custos com base no número levantado pelos relatórios.
Por quanto tempo devemos guardar os documentos empresariais?
O tempo mínimo para guardar os documentos variam de acordo com o documento. Além disso, como a prestação de contas é um relatório que envolve diferentes tipos de transações, você precisa conhecer os limites de diferentes tipos de documentos, também.
Portanto, veja na tabela abaixo os principais:
| Documento | Prazo |
| Cofins | 10 anos |
| IRPJ | 10 anos |
| Nota Fiscal (Fornecedor, Imobilizado e Venda de Imobilizado) | 5 anos |
| Nota Fiscal de Saída | 10 anos |
| PIS | 10 anos |
| PI / ISSQN / ITR / IPTU / IPVA / ITBI | 5 anos |
| Livro de Apuração do Lucro Real | 10 anos a partir da data do último lançamento |
| Contas de água/luz/telefone | 5 anos |
| FGTS | 30 anos |
| Balanço Patrimonial | 10 anos |
| DRE | 10 anos |
| Folha de Pagamento | 10 anos |
| Notas Fiscais (serviço ou produto) | 5 anos |
Conclusão
Você está pronto para fazer a prestação de contas da sua empresa? A prestação de contas é uma obrigação prevista em lei para todas as empresas que possuem sócios, instituições ou associações.
Ficam, portanto, desobrigados, apenas os microempreendedores individuais, empreendedores individuais e empresas individuais de responsabilidade limitada. Ainda que não devam prestar contas legalmente, é recomendável que estes empreendedores mantenham o hábito de guardar, organizar e controlar todas as transações de sua empresa, montando e analisando planilhas e relatórios a fim de entender o desempenho e os resultados do negócio.
Para que tenha valor jurídico, a prestação de contas deve ser sempre acompanhada pelas documentações que comprovam as informações detalhadas nos relatórios apresentados. Por isso, organize todos os recibos, notas, extratos e demais comprovantes, de forma que seja fácil localizar sempre que necessário.
FAQ
O que é prestação de contas?
A prestação de contas é uma obrigação de empresas ou entidades. Assim, é necessária a apresentação de relatórios de transações econômicas realizadas em um determinado período. Portanto, a prestação de contas nada mais é que uma comprovação de todos os gastos e ganhos de uma empresa.
Qual a importância da prestação de contas?
Saber o que é prestação de contas e como fazê-la não só contribui para que a empresa tenha uma visão macro sobre seus ganhos e despesas como oferece maior segurança jurídica em relação a vida financeira da organização. Assim, através dela todas as transações financeiras ficam mais claras em determinados períodos.
Quem tem o dever de prestar contas?
Esta prática é obrigatória para recursos públicos, mas nem para todas as empresas privadas. Desse modo, a obrigatoriedade de prestar contas aparece para:
- Instituições públicas;
- Associações sindicais;
- Condomínios;
- Associações filantrópicas;
- Empresas que possuem sócios;
- Cooperativas;
- Clubes de recreação.
Quais empresas estão livres de prestar contas?
Há alguns tipos de empresas que estão livres da obrigação de ter que fazer um relatório financeiro detalhado. Portanto, entre elas estão:
- MEI (Microempreendedor Individual);
- EI (Empreendedor Individual);
- Eirelli (Empreendedor Individual de Responsabilidade Limitada).
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