Programa 5S: confira o que é e como funciona!

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A promoção de hábitos e valores culturais mais eficientes nunca foi tão importante no ambiente empresarial como hoje. Assim, é por meio de práticas mais sustentáveis ​​que os colaboradores de uma empresa se sentem mais engajados no cumprimento de suas responsabilidades com mais comprometimento e satisfação. O programa 5S – também conhecido como Housekeeping – tem origem japonesa e traz simplicidade e eficiência ao ambiente de trabalho e a todos os funcionários envolvidos. Dessa forma, ele está relacionado desde o chão de fábrica e linhas de produção até escritórios administrativos, salas de reuniões e refeitórios industriais.

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Embora tenha sido desenvolvida há vários anos após a Segunda Guerra Mundial, essa ferramenta ainda é uma alternativa bem poderosa para promover melhor desempenho e resultados corporativos mais eficazes por meio de processos mais enxutos, simples e organizados.

Portanto, neste artigo você vai entender o que é 5S e o que cada sentido da técnica representa, além de verificar as etapas para a implementação do programa 5S em uma organização. Confira:

O que é 5S?

Programa 5S: veja o que é e como funciona! - Foto: UFRJ
Programa 5S: veja o que é e como funciona! – Foto: UFRJ

5S é uma forma sistemática de gerenciamento visual que utiliza tudo, desde fita adesiva até manuais de operação. Não se trata apenas de limpeza ou organização. Dessa forma, trata-se também de maximizar a eficiência e o lucro. O 5S é uma estrutura que enfatiza o uso de uma mentalidade e ferramentas específicas para criar eficiência e valor. Envolve observar, analisar, colaborar e buscar resíduos. Além disso, também envolve a prática de remoção de resíduos.

O que significa 5S?

Programa 5S: veja o que é e como funciona! - Foto: AP
Programa 5S: veja o que é e como funciona! – Foto: AP

5S, às vezes referido como “5s” ou “Five S”, refere-se a cinco termos japoneses usados ​​para descrever as etapas do sistema 5S de gerenciamento visual. Portanto, cada termo começa com um S. Assim, em japonês, os cinco S são Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Por outro lado, em português, os “cinco S” são traduzidos como Senso de Utilização, Senso de Organização, Senso de Limpeza, Senso de Saúde e Senso de Autodisciplina

Existem cinco práticas principais envolvidas no 5S. Elas são os seguintes:

TermoDefinição
SeiriOrganize os materiais, mantendo apenas os itens essenciais necessários para concluir as tarefas. Dessa forma, esta ação envolve examinar todo o conteúdo de uma área de trabalho para determinar quais são necessários e quais podem ser removidos. Além disso, vale lembrar que tudo o que não é usado para concluir um processo de trabalho deve deixar a área de trabalho.
SeitonCertifique-se de que todos os itens estão organizados e cada item tem um local designado. Assim, organize todos os itens deixados no local de trabalho de maneira lógica para que tornem as tarefas mais fáceis de serem concluídas pelos trabalhadores. Isso geralmente envolve a colocação de itens em locais ergonômicos onde as pessoas não precisarão se dobrar ou fazer movimentos extras para alcançá-los.
SeisoEsforços proativos para manter as áreas de trabalho limpas e organizadas para garantir um trabalho orientado para o propósito. Portanto, isso significa limpar e manter o espaço de trabalho recém organizado. Além disso, pode envolver tarefas de rotina, como esfregar, limpar o pó ou realizar manutenção em máquinas, ferramentas e outros equipamentos.
SeiketsuCrie um conjunto de padrões para a organização e os processos. Em essência, é aqui que você pega os três primeiros “S” e estabelece regras para como e quando essas tarefas serão realizadas. Dessa forma, esses padrões podem envolver cronogramas, gráficos, listas e etc.
ShitsukeSustente novas práticas e conduza auditorias para manter a disciplina. Portanto, isso significa que os quatro S anteriores devem ser continuados ao longo do tempo. Por fim, isso é alcançado através do desenvolvimento de um senso de autodisciplina nos funcionários que participarão do 5S.

As origens do 5S

Programa 5S: veja o que é e como funciona! - Foto: 5S Today
Programa 5S: veja o que é e como funciona! – Foto: 5S Today

O 5S começou como parte do Toyota Production System (TPS), o método de fabricação iniciado pelos líderes da Toyota Motor Company no início e em meados do século XX. Este sistema, muitas vezes referido como manufatura enxuta no Ocidente, visa aumentar o valor dos produtos ou serviços para os clientes. Portanto, isso geralmente é feito localizando e eliminando desperdícios nos processos de produção.

A manufatura enxuta envolve o uso de muitas ferramentas, como 5S,  kaizen, kanban, jidoka, heijunka e poka-yoke . O 5S é considerado uma parte fundamental do Sistema Toyota de Produção porque, até que o local de trabalho esteja limpo e organizado, é difícil alcançar bons resultados de forma consistente. Asim, um espaço bagunçado e desordenado pode levar a erros, lentidão na produção e até acidentes, todos os quais interrompem as operações e impactam negativamente a empresa.

Além disso, por ter uma instalação sistematicamente organizada, a empresa aumenta a probabilidade de que a produção ocorra exatamente como deveria.

Por que usar a metodologia 5S?

Programa 5S: veja o que é e como funciona! - Foto: Cargo X
Programa 5S: veja o que é e como funciona! – Foto: Cargo X

5S é a ferramenta perfeita para identificar os primeiros projetos de melhoria em sua empresa para eliminar desperdícios. Embora às vezes seja visto como uma técnica de limpeza, é na verdade um sistema de gestão inovador que ajuda as pessoas a pensarem enxuto, abrindo caminho para a adoção dos princípios enxutos na organização. Dessa forma, compreender a metodologia 5S pode ser bem benéfico para organizações de todos os tipos.

E aqui está a melhor parte: implementar 5S é muito fácil! Com este guia lógico passo a passo, você aprenderá qual é o grande problema do 5S, como elaborar um plano de ação para a implementação do 5S e como melhor utilizar esta ferramenta poderosa para melhorar a produtividade, eliminação de processos desnecessários, e desenvolvimento completo!

Plano de Implementação do 5S

Programa 5S: veja o que é e como funciona! - Foto: MM
Programa 5S: veja o que é e como funciona! – Foto: MM
Etapa 1: Como está o desempenho de sua empresa?
Programa 5S: veja o que é e como funciona! – Foto: BCS

Antes de começar, vamos fazer um teste. Se você responder sim a qualquer uma das seguintes perguntas, pode achar o 5S realmente útil e eficaz:

  • As pessoas em seu local de trabalho têm dificuldade para localizar documentos ou arquivos, seja em formato físico ou digital?
  • Existem cabos elétricos soltos e flácidos no local de trabalho?
  • Existem arquivos, gavetas e gabinetes sem etiqueta ou contêm conteúdo não marcado que é difícil de identificar?
  • O espaço valioso é ocupado por itens inúteis?
  • Existem papéis em seu local de trabalho que não são usados ​​e estão acumulando poeira?
  • Todos sabem como manter o local de trabalho organizado e têm plena consciência de suas funções e responsabilidades?

Portanto, se você respondeu sim a alguma dessas perguntas, o 5S pode ser exatamente o que você precisa!

Etapa 2: A Metodologia 5S detalhada
Programa 5S: veja o que é e como funciona! – Foto: SL

O que significa 5S?

Como já dito, o nome 5S se refere a um conjunto de cinco termos emprestados do japonês, todos começando com a letra S quando transliterados. Portanto, em essência, esses cinco termos representam as cinco etapas em direção à excelência operacional e de processo:

  1. Identificar: Separe as ferramentas, materiais e instruções necessários dos desnecessários. Dessa forma, remova tudo o que não for necessário da área de trabalho;
  2. Classificar: Classifique e organize todas as ferramentas, equipamentos, arquivos, dados, materiais e recursos para localização e uso rápidos e fáceis. Assim, identifique todos os locais de armazenamento, ferramentas e equipamentos;
  3. Brilhar: Estabeleça novos padrões de limpeza. Dessa forma, limpe e remova todo o lixo, graxa e sujeira. Portanto, tudo deve estar limpo, arrumado e ordenadamente colocado em seu lugar apropriado. A limpeza fornece um local de trabalho seguro – e torna possíveis problemas perceptíveis, por exemplo, vazamentos de equipamentos, peças soltas, proteções faltando, papelada solta ou materiais;
  4. Padronizar: Envolva a força de trabalho para executar sistematicamente as etapas 1, 2 e 3 acima, diariamente, para manter o local de trabalho em perfeitas condições como um processo padrão. Dessa forma, estabeleça cronogramas e defina expectativas de adesão;
  5. Sustentar: Faça do 5S parte da sua cultura e incorpore-o à filosofia corporativa. Assim, construa o compromisso organizacional para que o 5S se torne um de seus valores organizacionais para que todos desenvolvam o 5S como um hábito. Por fim, integre a metodologia 5S ao sistema de gestão de desempenho.
Etapa 3: O Plano de Ação
Programa 5S: veja o que é e como funciona! – Foto: SL

Você pode começar a implementar o 5S fornecendo treinamento para sua equipe entender o sistema. Portanto, isso pode ser seguido por sessões de um dia com cada funcionário ou equipe para garantir que eles estejam na mesma página no que diz respeito à implementação.

Dessa forma, na primeira sessão de um dia, os funcionários devem parecer prontos para atender aos três primeiros requisitos do 5S:

  1. Primeiramente, tire uma foto da situação atual do seu local de trabalho;
  2. Em seguida, classifique para separar tudo o que é necessário do que não é necessário;
  3. Organize as coisas que você precisa para que haja um lugar para tudo e tudo tenha um lugar. Dessa forma, você deve conseguir encontrar qualquer coisa em apenas alguns segundos;
  4. Agora, limpe o local de trabalho e livre-se de coisas que dificultam a manutenção da limpeza, como caixas no chão que impedem que você seja capaz de limpar toda a superfície – coloque uma etiqueta e guarde-as em gavetas etiquetadas;
  5. Prepare um plano de ação para os itens com os quais você não conseguirá lidar naquele dia, mas será capaz em um futuro próximo. Isso pode incluir vender itens que você não usa mais, doá-los, reciclá-los ou jogá-los fora;
  6. Por fim, tire uma segunda foto após todo o dia de trabalho, para revisão.
Etapa 4: padronizar
Programa 5S: veja o que é e como funciona! – Foto: EUA

Durante a segunda sessão de um dia, duas semanas depois, os funcionários devem tirar a terceira foto e compará-la com as duas primeiras. Muitas organizações estabelecem auditorias de pares para verificar como os princípios 5S estão sendo atendidos, bem como para garantir que o plano está avançando. Dessa forma, trabalhe em conjunto para definir maneiras de padronizar as melhorias ao longo do tempo: organize cronogramas de limpeza, defina funções e responsabilidades e prepare procedimentos ou diagramas escritos para ajudar todos a se lembrarem do que fazer.

Etapa 5: sustentar
Programa 5S: veja o que é e como funciona! – Foto: Mereo

Durante a terceira sessão de um dia, dois meses depois, verifique como está o seu local de trabalho e agende outra revisão por pares. Dessa forma, você pode garantir que o 5S seja sustentado, garantindo que os cronogramas definidos sejam cumpridos e todos estejam seguindo os procedimentos.

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