Atualmente, a utilização do meio digital é algo indispensável nos ambientes corporativos. Assim, ele ajuda os empreendedores a utilizarem as novas tecnologias, que constituem fatores fundamentais para colocar os negócios na direção do sucesso. O software de gestão, por exemplo, é uma ferramenta de auxílio no desenvolvimento interno e externo das empresas, impactando de forma visível na produtividade dos colaboradores.
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A adoção de um sistema deixa essas questões bem aparentes, afinal, quando uma empresa automatiza os seus processos, ela economiza não apenas tempo, mas impacta na qualidade da gestão de tarefas, na agilidade, na redução de custos e até na tomada de decisão.
Portanto, neste artigo, você verá tudo o que precisa saber sobre softwares de gestão. Além disso, também verá quais os principais tipos de software de gestão da atualidade.
O que é software de gestão e por que as empresas devem usar?
Software de gestão é um programa que ajuda a organizar as atividades e documentos de uma empresa. Assim, ele pode ser um sistema instalado em seu PC ou, nas versões mais atuais ser utilizado online, por meio de um cadastro com login e senha.
Além disso, com o software de gestão você evita muitos erros, garante a integridade das suas informações, aumenta a produtividade e até otimiza o seu tempo. Por fim, vale lembrar que você pode consultar os resultados da empresa a qualquer momento, tomando decisões com base nos indicadores que são demonstrados.
Quais as vantagens de utilizar um software de gestão?
O software de gestão concentra, em um único lugar, informações referentes às atividades e processos da empresa, permitindo um melhor controle desses dados. Assim, com ele, o gestor tem uma boa visibilidade dos resultados da empresa, podendo antecipar potenciais desafios, identificar as oportunidades e ter uma gestão administrativa bem mais efetiva.
No entanto, podemos listar, de forma bem fácil, outros benefícios que o uso de um software de gestão oferece para empresas de todos os portes e segmentos. Veja:
- Segurança no registro e armazenamento de dados e documentos;
- Controle do fluxo de caixa da empresa;
- Controle de estoque confiável;
- Gestão financeira mais completa e organizada;
- Otimização de processos, aumentando a produtividade;
- Redução dos retrabalhos;
- Redução de erros manuais e humanos;
- Integridade dos dados para uma tomada de decisões mais assertivas;
- Proteção e garantia com uma gestão de contratos;
- Redução de despesas, com melhor gestão financeira;
- Planejamento estratégico assertivo e eficaz;
- Antecipação de potenciais crises, assegurando a saúde financeira da empresa;
- Melhor comunicação e integração entre pessoas e setores;
- Maior autonomia dos funcionários;
- Melhor aproveitamento do tempo;
- Melhora no clima do ambiente de trabalho;
- Serviços e produtos com bem mais qualidade;
- Geração de valor que fideliza os clientes;
- E muito mais!
Quais são os tipos softwares de gestão utilizados em uma empresa?
De acordo com o que vimos até agora, a transformação digital está ditando as regras e facilitando cada vez mais os processos das organizações. Por isso, é bem importante se atualizar sobre os principais tipos de softwares de gestão que o mercado oferece e em que áreas da empresa eles são mais úteis. Portanto, veja 6 deles:
1. Software de gestão financeira
Essa é a ferramenta que permite o controle da entrada e saída de dinheiro na companhia. É por meio dela que se emite boletos e notas fiscais eletrônicas, por exemplo. Além disso, também é esse software que controla o fluxo de caixa, elabora os relatórios financeiros e emergenciais, administra as contas a pagar e a receber, entre outras atribuições bem importantes.
Sendo assim, empresas que adotam esses softwares têm bem mais facilidade para prever a condição futura de seu caixa, otimizando os ganhos e até cortando os gastos que são desnecessários. Além disso, ao identificarem eventuais problemas, podem promover ações a fim de corrigir ou prevenir.
O ideal é contratar uma plataforma de pagamentos online, capaz de automatizar todo o processo de gestão de cobranças com débito em conta, cartão de crédito e boleto bancário. Por fim, seria interessante que o programa atendesse, também, diversos tipos de segmentos, tanto para companhias que querem automatizar os processos de cobrança por meio de régua de pagamento, quanto as que pretendem automatizá-los.
2. Software de controle de estoque
Saber como gerir o estoque é vital para as empresas, principalmente no varejo. É imprescindível controlar tudo o que entra e sai, assim como os gastos com cada um dos itens e a quantidade necessária de produtos.
Inclusive, esse controle é uma maneira de economizar que leva a companhia a lucrar mais, já que enquanto um item tem demanda, o estoque deve ser mantido em dia. Deixá-lo desabastecido significa perca de vendas e até de clientes. É aí que entra o programa para controle de estoque e de vendas, de forma interligada.
O Software Conta Azul é uma ferramenta nacional, fácil de usar e bem completa em suas funcionalidades. Dessa forma, o programa auxilia com as finanças e na gestão de estoque, além de emissão de notas fiscais eletrônicas e boletos. Além disso, ele é ideal para empresas de médio ou pequeno porte, já que ele possibilita o controle de diferentes enfoques gerenciais e financeiros dos negócios em um único lugar.
3. Software de gestão de projetos
A gestão de projetos já deixou de ser um sinônimo de papéis acumulados, controle fragmentado e ausência de comunicação. Assim, hoje, a tecnologia trouxe um grande avanço para auxiliar as empresas nesse processo. Já existe um mercado vasto quando o assunto é ferramenta de gestão dessa área e, assim, os gestores e as equipes conseguem planejar, executar e até documentar todo o projeto sem perder a sincronia.
Assim, o Trello é uma das mais intuitivas em termos de gestão de projetos e, também, uma das mais conhecidas e usadas para cumprir essa finalidade. Além disso, fundamenta-se na metodologia Kanban e proporciona uma visualização muito acessível dos fluxos de trabalho. Com ele, é possível definir cronogramas, acompanhar métricas, delegar tarefas, emitir notificações, criar checklists e muitas outras funções.
O programa tem, ainda, uma API aberta, que permite aos desenvolvedores fazer integrações entre outros softwares de gestão e a plataforma.
4. Software de gestão de marketing
A área de marketing requer o suporte de ferramentas capazes de adicionar velocidade na conclusão de tarefas e inteligência na hora de analisar dados. Assim, as aplicações direcionadas a esse setor conectam-se com outros departamentos da empresa a fim de proporcionar uma visão mais ampla do negócio. Dessa forma, esses softwares encampam a prospecção, a criação e automação de marketing, a gestão e a qualificação de leads, de mídias sociais e campanhas publicitárias.
Nesse setor, portanto, o o RD Station Marketing é completo para gerir e automatizar as ações de marketing digital. É uma ferramenta própria para gerir redes sociais, criar landing pages, subir formulários e pop-ups no seu blog ou site, analisar dados por intermédio do módulo de BI e disparar campanhas de e-mail marketing.
Além disso, é possível, também, fazer lead tracking e lead scoring. Por fim, vale lembrar que o software é integrado com mais de 100 ferramentas de vendas e marketing e oferece o RD Station CRM para controlar o seu processo comercial.
5. Software de gestão de vendas e de relacionamento com o Cliente
Muitas ferramentas estão disponíveis para a área de vendas com suporte a atividades de funil de vendas e CRM, prospecção, inteligência de mercado, análise do comportamento, jornada de compra. São softwares especializados que garantem uma visão completa da gestão de métricas, relatórios, priorização de oportunidades, desempenho de equipes e outras funcionalidades.
O Agendor é um software voltado para gestão de relacionamento com o cliente e, também, é útil para as vendas. Por isso, seu foco é na antecipação das necessidades do público, com a finalidade de ofertar o melhor atendimento e as soluções mais personalizadas possível. Além disso, trata-se de uma ferramenta de CRM intuitiva e robusta com destaque para o assistente virtual, implantado recentemente. Dessa forma, é possível acompanhar, via smartphone, as interações mais atualizadas entre cliente e vendedor e, assim, receber recomendações sobre como proceder nas etapas seguintes do funil de vendas.
6. Software de gestão empresarial
Na gestão empresarial, o objetivo da implementação de um software é otimizar a administração dos negócios por meio da automatização dos processos, integrando as diversas áreas da organização. São as atividades relacionadas a finanças, compras, vendas, recursos humanos, sistema contábil, logística e outros. Para organizar e comandar todas essas funções, o ERP é o tipo de sistema mais útil no mercado e serve para empresas de todo porte.
Aqui, podemos citar o Tiny ERP, que reúne informações de áreas distintas da empresa, com agilidade, transparência e até precisão. Além disso, é direcionado para médias e pequenas empresas e, também, para o e-commerce. Com ela, você pode evitar informações desconexas e implementar a automatização, evitando a atualização de dados de forma manual.
Quanto custa um software de gestão?
O mercado oferece softwares de gestão com valores entre R$ 19,00 a R$5.000,00. Assim, tudo depende do tamanho da empresa e mais uma porção de fatores que influenciam no preço. No entanto, vale lembrar que isso se trata de uma estimativa. O ideal é analisar as reais necessidades da companhia e só depois pesquisar no mercado para identificar qual deles é o mais adequado para o seu caso.
Além disso, é bem interessante procurar pelas empresas parceiras a fim de propor testes com softwares diferentes. É importante usufruir de um período de testes para avaliar a qualidade do sistema, do suporte, do atendimento e outros fatores relevantes. Lembre-se de que não é vantajoso adquirir um software eficiente se o atendimento é precário, por exemplo. Assim, esse tipo de situação atrapalha o bom andamento dos negócios do mesmo jeito.
Por isso, não tenha pressa ao fazer a sua escolha, nem se deixe levar pelo valor, ou seja, nem mais caro, nem mais barato. Dessa forma, adote o software com o melhor custo-benefício.
FAQ
O que é software de gestão e por que as empresas devem usar?
Software de gestão é um programa que ajuda a organizar as atividades e documentos de uma empresa. Assim, ele pode ser um sistema instalado em seu PC ou, nas versões mais atuais ser utilizado online, por meio de um cadastro com login e senha. Além disso, com o software de gestão você evita muitos erros, garante a integridade das suas informações, aumenta a produtividade e até otimiza o seu tempo. Por fim, vale lembrar que você pode consultar os resultados da empresa a qualquer momento, tomando decisões com base nos indicadores que são demonstrados.
Quais são os tipos softwares de gestão utilizados em uma empresa?
- Software de gestão financeira;
- Controle de Estoque;
- Projetos;
- Marketing;
- Vendas e de relacionamento com o Cliente;
- Empresarial.
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