As pessoas que possuem contato direto com o comércio normalmente entendem a importância das notas fiscas. No entanto, muitas pessoas que estão entrando na área não sabem exatamente para o que elas servem. Portanto, de forma resumida, podemos dizer que a emissão de nota fiscal (NF) é uma atividade obrigatória exigida por lei a toda operação comercial tributável. Além disso, conforme as especificações, cada categoria de negócio deve emitir o seu próprio modelo de documento fiscal. Dessa forma, hoje vamos conhecer os tipos diferentes de notas fiscais.
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Entender as diferenças entre os tipos de notas fiscais é muito fundamental para ter uma boa estratégia em seu negócio. Por mais que isso pareça complicado, algumas dicas podem te ajudar a tomar as melhores decisões e respeitar as legislações, evitando futuros problemas. Além disso, é necessário que você entenda que a nota fiscal é um documento importante para consumidores e empreendedores.
Abaixo você verá o que é nota fiscal, qual sua importância e os tipos diferentes. Confira:
O que é nota fiscal?
De forma resumida, podemos dizer que a nota fiscal (NF) é um documento que formaliza a realização de vendas no país, através do registro de faturamentos e a cobrança de tributações. Além disso, elas são bem importantes para o controle da organização, do consumidor e do governo federal. Dessa forma, elas atribuem mais segurança:
- ao serviço de garantia;
- monitoramento de compra e venda;
- controle de estoques;
- fiscalização sobre os rendimentos de pessoa física e jurídica.
Por fim, vale lembrar que a sua versão eletrônica possui a mesma validade e serve principalmente para agilizar processos e otimizar recursos. Além de garantir o pagamento correto dos impostos e combater qualquer tipo de sonegação fiscal, a NT-e (nota fiscal eletrônica) ainda reduz o consumo de papel, preservando o meio ambiente.
Quais são os tipos de notas fiscais?
1. Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)
Ao realizar uma comprar na internet, você já reparou que sempre há um papel junto à entrega? Então, essa é a NF-e. Dessa forma, ela deve ser emitida na venda de produtos físicos. A sua emissão é feita pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado e está relacionada ao pagamento do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e do Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS).
Por fim, a versão que chega até o consumidor é um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe). Portanto, o Danfe acompanha o transporte da mercadoria para evitar problemas com a fiscalização. Além disso, a versão com validade fiscal da NF-e, o XML, também chega por e-mail para o consumidor após a compra.
2. Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
Como o nome já diz, a NFS-e é o documento para os prestadores de serviço. Portanto, isso quer dizer que oficinas, cursos online, faculdades e academias devem emiti-la. No entanto, saiba que essa Nota de Serviço é municipal. Portanto, cada prefeitura tem exigências e regras diferentes.
Enquanto algumas cidades permitem a emissão de NFS-e com um simples cadastro pela internet, outras pedem o uso de um certificado digital. Assim, consulte o seu contador antes de começar a emitir uma NFS-e e entenda como funciona o processo na sua cidade.
Além disso, é interessante utilizar um emissor de nota fiscal para automatizar a emissão de NFS-e e ter mais tempo para focar no seu negócio.
3. Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A NFC-e é a nota do varejo. Dessa forma, ela é emitida para o consumidor final. No entanto, como ela está substituindo o “cupom fiscal”, alguns contribuintes ainda não precisam emiti-la. Por exemplo, o estado de São Paulo já exige a NFC-e para todo o varejo. Por outro lado, há outros estados onde ela não é obrigatória.
Além disso, pode ser necessário emitir outros documentos fiscais em alguns estados:
Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)
Apesar do nome, o CF-e não se trata do antigo cupom fiscal. Dessa forma, ele é uma variação da NFC-e no estado São Paulo. Além disso, vale lembrar que ele é emitido pelo SAT e não exige conexão ininterrupta à internet.
Módulo Fiscal Eletrônico (MFE)
Esse é o tipo de nota fiscal emitido pelos contribuintes do varejo no estado do Ceará. Ele tem um funcionamento bem parecido com o SAT Fiscal de São Paulo, mas, com algumas diferenças, como bateria interna, GPS e comunicação GPRS com a Sefaz.
4. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Como o próprio nome deduz, esse é um documento obrigatório para quando há prestação de serviço de transporte. Dessa forma, o CT-e é fundamental para garantir e agilizar a movimentação de mercadorias em qualquer “modal” (ferroviário, aquaviário, aéreo, rodoviário e dutoviário).
Portanto, a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico é uma obrigação da transportadora de carga. Além disso, algumas informações devem constar no documento:
- dados do remetente;
- dados do destinatário;
- valor do serviço;
- impostos pagos;
- dados da nota fiscal (chave de acesso, CFOP, data de emissão, NCM, série e etc).
No entanto, vale observar que o CT-e deve ser emitido apenas no transporte de cargas entre municípios. Portanto, quando a movimentação acontecer dentro de uma mesma cidade, a NFS-e é o documento adotado.
5. Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)
Assim como o CT-e, o MDF-e é útil para movimentações de cargas, mas, no transporte interestadual (entre dois ou mais estados). Além disso, com o decorrer dos anos, alguns estados estão exigindo o MDF-e em operações internas, como São Paulo, Mato Grosso do Sul e Paraná.
No entanto, para evitar quaisquer dúvidas e problemas entre o CT-e e o MDF-e, sempre consulte o seu contador.
6. Nota Fiscal Complementar
Esse é um documento emitido para corrigir a quantidade de mercadoria ou valor de imposto inferior ao correto. Dessa forma, a nota fiscal complementar deve explicar o motivo dessa diferença nas seguintes situações:
- reajuste de preços ou aumento do valor original do serviço ou do produto;
- variação na cotação da moeda em exportações;
- erro no lançamento ou na classificação fiscal.
Por fim, a nota fiscal “original” somada à nota fiscal complementar deve representar a operação correta, em quantidade, valor do produto e impostos pagos.
Por exemplo, imagine que você vendeu 10 unidades de um determinado produto. No entanto, quando preencheu a nota colocou apenas 8. Nesse momento, é necessário que você emita uma nota complementar com o objetivo de acrescentar os itens que faltam e pagar os impostos devidos.
7. Nota Fiscal Denegada
Esse é um documento gerado no momento em que existem irregularidades fiscais de uma das partes envolvidas na transação, seja por parte do empreendedor, seja por parte do comprador. Portanto, segundo o Manual de Integração do Contribuinte, uma nota fiscal é denegada quando:
- o emitente está irregular;
- o destinatário está irregular;
- o destinatário não está habilitado para operar na Unidade Federativa.
É preciso ter muito cuidado com uma nota fiscal denegada, pois a sua numeração não poderá ser mais utilizada. Portanto, para evitar problemas e identificá-los com antecedência, é importante atualizar o cadastro dos seus parceiros e consultar as notas fiscais frequentemente. Além disso, fechar negócios apenas com parceiros regularizados é outra boa ideia. Assim, sempre faça a consulta do CNPJ antes de assinar qualquer contrato.
8. Nota Fiscal Rejeitada
Esse tipo de nota é bem semelhante a nota fiscal denegada. Dessa forma, ela é um documento rejeitado pela Sefaz que tem alguma informação errada em sua composição. Portanto, a grande diferença entre a nota fiscal rejeitada e a denegada está na possibilidade de se consertar o erro. Em outras palavras, o seu número poderá ser utilizado normalmente.
Além disso, saiba que existem mais de 600 rejeições, e os principais exemplos são:
- empresa não habilitada para emitir notas fiscais;
- CNPJ inválido ou digitado incorretamente;
- diferença entre o CNPJ do certificado digital e do CNPJ indicado na NF-e;
- prazo para o cancelar nota fiscal excedido;
- inscrição estadual errada;
- duplicidade de nota;
- erro na descrição dos impostos.
9. Nota Fiscal de Devolução
O nome dessa nota fiscal mostra exatamente o que “ela faz”. Dessa forma, é um documento que anula operações de compra e de venda que não foram concretizadas. Assim, a nota fiscal de devolução pode ser emitida quando o prazo para cancelamento já expirou ou o consumidor rejeitou a mercadoria. Além disso, a sua emissão é essencial para evitar o pagamento de impostos indevidos também.
10. Nota Fiscal de Exportação
Outra nota que o nome sugere o seu objetivo. Dessa forma, é uma nota emitida para clientes que estão no exterior. Além das informações exigidas normalmente, é preciso indicar o local de embarque ou de transposição de fronteira e o endereço do consumidor final.
11. Nota Fiscal de Remessa
Como é possível perceber pelo nome, a nota fiscal de remessa é gerada quando um empreendedor envia um bem em que já exista uma operação fiscal registrada. Ou seja, o documento é emitido quando não há uma venda, mas um acompanhamento. Portanto, ele informa que a mercadoria está sendo enviada apenas para conserto, doação, demonstração, venda fora do estabelecimento ou armazenamento em outro local. Dessa forma, não será necessário pagar impostos mais de uma vez.
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