Não é mais novidade que o diálogo aberto e as trocas de feedback são fundamentais para garantir a harmonia no ambiente de trabalho. Assim, nesse cenário, as reuniões de one on one, ou 1:1, podem ser uma ótima estratégia.
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Para quem não sabe, essas reuniões são encontros individuais que as lideranças promovem com os membros de suas equipes. Cada vez mais, esse modelo vem sendo utilizado por se tratar de uma ferramenta essencial de diálogo.
Portanto, pensando nisso, hoje vamos falar sobre tudo o que você precisa saber sobre as reuniões one on one. Confira:
O que é one on one?
Obviamente, o termo one on one vem do inglês. Dessa forma, a sua tradução literal significa “um a um”. De modo mais abrangente, trata-se de um dos tipos de reunião, neste caso realizada pelo gestor de setor com cada um dos integrantes da sua equipe individualmente, um a um.
Tal característica permite um ambiente mais reservado e seguro, proporcionando aos colaboradores a liberdade de expressar seus sentimentos em relação ao trabalho, aos processos organizacionais, à cultura da empresa e, até mesmo, questões pessoais como, por exemplo, suas ambições de carreira.
Por fim, vale observar que essas reuniões têm uma característica mais rápida e precisa, delimitando os seus temas para otimizar o tempo e, ainda assim, garantir uma conversa de qualidade.
Por que one on one são importantes?
Segundo o livro First, Break All The Rules, da Gallup, autoridade mundial em engajamento, uma das estratégias que geram mais satisfação e engajamento dos colaboradores é fazer com que eles se sintam ouvidos no seu ambiente de trabalho, e que a empresa se importe com eles como pessoas. É por esse motivo que a reunião one on one se torna essencial na rotina da organização.
Ainda, é bem importante ressaltar que o one on one deve focar, principalmente, no que o colaborador tem a dizer. Por ser uma conversa mais reservada, essa iniciativa contribui para que o profissional se sinta seguro e até reporte as dificuldades em sua rotina. Isso se soma ao fato de que o momento também serve para que o gestor saiba a visão que o colaborador tem perante os processos, cultura e ambiente empresarial.
Por fim, a reunião one-on-one traz outros benefícios para gestores e líderes, como:
- Melhoria do fluxo de informações na empresa, de baixo para cima (borbulhamento), o que possibilita reações e decisões mais rápidas e preventivas;
- Mantém os colaboradores alinhados e focados nos objetivos da empresa em geral;
- Garante que membros entendam seu papel dentro da equipe, aumentando a produtividade;
- Faz com que feedbacks sejam constantes;
- Fornece uma data e um horário regular para falar sobre possíveis problemas;
- Fortalece a relação entre líder e o time.
Qual a diferença entre one on one e feedback?
A reunião one on one é uma conversa mais ampla, que pode ter diversas finalidades, como os citados acima. Por outro lado, o feedback é bem mais específico e fala sobre desempenho.
Em uma reunião one on one, o líder e o colaborador podem debater desafios, planos, ideias e preocupações. Já o feedback vai se concentrar em habilidades, necessidades de melhoria e valorização do profissional.
Enquanto a reunião one on one pode ser regular e buscar construir uma relação de troca entre líder e colaborador, o feedback serve para necessidades específicas, como avaliações.
Por fim, vale observar que ambos são essenciais para uma gestão eficaz.
6 vantagens de uma reunião one on one
1. Troca de ideias mais sincera
Ao conversar de modo direto com o subordinado, olho no olho e sem interferência de terceiros, a troca de informações é mais rica, sincera e profunda.
2. Colaboradores se sentem realmente ouvidos
Simplesmente participar de reuniões com toda a equipe, ou mesmo em pequenos grupos, não basta. Assim, o colaborador se sente realmente ouvido ao falar diretamente com seu líder, que está abrindo um espaço em sua agenda exclusivamente para falar com ele e ouvir o que tem a dizer.
3. Gera mais engajamento
Ao perceber que sua opinião tem peso e que seu superior imediato se dá ao trabalho de fazer essas reuniões periodicamente, o colaborador sente-de mais motivado e tende a se engajar mais nos projetos da empresa.
4. Auxilia no desenvolvimento profissional do colaborador
Um bom líder deve reservar boa parte da conversa para orientar o colaborador a saber como evoluir em sua carreira profissional e também em sua vida pessoal (sem invadir sua privacidade).
5. Líder recebe feedbacks importantes
Essa proximidade proporciona que o líder receba feedbacks mais densos sobre sua atuação e sobre o que os colaboradores esperam dele e da empresa.
6. Relação com a equipe se torna mais próxima
Conversar periodicamente de forma individual com cada membro da equipe levará a uma maior proximidade do líder com seus liderados.
Quando utilizar essa estratégia e como implementar nas empresas?
Agora que você já sabe como funciona uma reunião de one on one, deve estar se perguntando sobre quando e como utilizar a estratégia, certo? E a resposta é bem simples: a prática deve útil quando sua empresa sentir que a gestão de pessoas e o desenvolvimento profissional são prioridades.
A partir disso, as reuniões ocorrerão de acordo com as necessidades e a rotina da organização, podendo ter uma periodicidade semanal, quinzenal ou mensal. O ideal é que aconteçam pelo menos uma vez por mês, para que exista um prazo razoável entre cada conversa. Lembre-se que, em casos de urgência, o 1:1 pode ser adiantado.
Para que o método aconteça de maneira adequada, é interessante, primeiro, introduzir o assunto para os funcionários, explicando o seu funcionamento e objetivos. Além disso, estabeleça o tempo de duração de cada momento, frequência e local em que vai acontecer, para garantir a privacidade das pessoas.
No primeiro contato, é importante entender a visão geral do profissional sobre si, sua performance, motivações e projeções para o futuro. Por fim, pergunte também sobre possíveis mudanças na companhia e sugestões para o time. Assim, você terá um ponto de partida para os próximos encontros, favorecendo a sustentabilidade da estratégia.
Como implementar one on one na sua empresa?
Assim como qualquer processo organizacional, as reuniões one on one precisam de planejamento para ocorreram na sua empresa. Agora que você já entendeu a importância dela, veja algumas dicas que podem te ajudar a começar a desenvolver esse projeto. Confira:
1. Planejamento
O primeiro passo para realizar uma reunião 1:1 é planejar o escopo da atuação da liderança. Afinal, como vimos, é preciso definir o tempo de cada reunião, a periodicidade e o lugar em que ela acontecerá. Em seguida, é necessário agendar com cada um dos colaboradores o melhor momento, criando uma rotina.
Reuniões semanais ou quinzenais podem ter duração média de 30 minutos, já para um encontro mensal pode ser interessante reservar uma hora. Assim, todas as pautas serão contempladas.
2. Tema a ser abordado
Para que a reunião não fuja do foco, cabe ao líder e ao colaborador definirem os assuntos privilegiados durante a conversa. Como já dito, não existe um padrão definido para o 1:1. No entanto, devemos priorizar questões que abordem o desenvolvimento do colaborador, pois ouvi-lo é o principal objetivo desse tipo de encontro.
3. Alinhamento sobre conversas anteriores
Ao iniciar o one on one, lembre-se de retomar o que foi dito na reunião anterior, os combinados realizados e em quais aspectos foi possível observar evolução. Dessa forma, nada será perdido no tempo e cada assunto será trabalhado de acordo com as necessidades da empresa e do profissional.
4. Pense na periodicidade
A periodicidade das reuniões one on one vai depender da rotina de cada organização. No entanto, é fundamental que você organize um momento para que ela ocorra. Observe esse processo como essencial para o futuro da empresa e só abra mão em casos realmente urgentes.
O ideal é que as reuniões one on one ocorram a cada 15 dias, tendo uma duração de 1 hora com cada profissional. Contudo, caso esse ideal ainda não possa ser alcançado, comece com o one on one mensal de, pelo menos, meia hora com cada integrante da sua equipe.
5. Criar um ambiente de confiança e abertura
É ideal que o ambiente da 1:1 conquiste e preserve a confiança do colaborador. Assim, a reunião serve para que ele se abra, por isso deve ser individual, periódica, clara e aberta.
É bom até mesmo que o colaborador fale sobre a sua vida pessoal, já que ela pode afetar o seu desempenho no trabalho, trazendo desmotivação. Com o passar do tempo, líderes e liderados irão se conhecer cada vez melhor, gerando benefícios.
6. Ouça o colaborador
É muito importante mais ouvir do que falar. O colaborador é o centro da reunião e precisa sentir que não está ali para ouvir críticas (mesmo que construtivas). Dessa forma, o diálogo deve ser de igual para igual, com o devido respeito à hierarquias, claro.
7. Análise de pontos positivos e possíveis melhorias
A partir dos pontos mencionados durante toda a conversa, o líder deve guiar uma análise dos elementos positivos. Aqui, podem ser avaliados desde a evolução no desempenho, até a realização de cursos e a melhora nas relações.
Depois de observar o que foi bom, é hora de pensar em possíveis melhorias. Ou seja, aspectos que não foram bem trabalhados, possíveis falhas e fatores que podem potencializar a carreira e a performance.
8. Alinhamentos para o próximo One on One
Também se deve criar combinados e alinhar o que é esperado para o próximo contato. Isso garante uma evolução contínua, a eficiência da estratégia e que a cada encontro haverá um novo ponto de partida.
Dessa forma, além de ter uma prática sustentável que aproxima os profissionais e melhora a gestão de pessoas, será viável acompanhar resultados periodicamente.
9. Reverta a conversa em ações
Outro ponto fundamental para o sucesso da one on one em uma organização é a possibilidade da equipe perceber que tudo o que foi dito na reunião com a liderança, de fato, se reverteu em ações práticas para melhorar o trabalho de todos. Por isso, lembre-se de fazer um levantamento das informações obtidas para convertê-las em ações.
FAQ – One on One
O que são reuniões one on one?
Esse tipo de reunião é feita pelo gestor de setor com cada um dos integrantes da sua equipe individualmente, um a um. Tal característica permite um ambiente mais reservado e seguro, proporcionando aos colaboradores a liberdade de expressar seus sentimentos em relação ao trabalho, aos processos organizacionais, à cultura da empresa e, até mesmo, questões pessoais como, por exemplo, suas ambições de carreira.
Qual a diferença entre one on one e feedback?
A reunião one on one é uma conversa mais ampla, que pode ter diversas finalidades. Por outro lado, o feedback é bem mais específico e fala sobre desempenho. Em uma reunião one on one, o líder e o colaborador podem debater desafios, planos, ideias e preocupações. Já o feedback vai se concentrar em habilidades, necessidades de melhoria e valorização do profissional.
Por fim, enquanto a reunião one on one pode ser regular e buscar construir uma relação de troca entre líder e colaborador, o feedback serve para necessidades específicas, como avaliações.
Quais as vantagens de uma reunião one on one?
Existem várias vantagens nesse tipo de reunião. Algumas delas são:
- Troca de ideias mais sincera;
- Colaboradores se sentem realmente ouvidos;
- Gera mais engajamento;
- Auxilia no desenvolvimento profissional do colaborador;
- Líder recebe feedbacks importantes;
- Relação com a equipe se torna mais próxima.
