Muitas pessoas se perguntam diariamente sobre como é possível ser mais produtivo e, é claro, a resposta desse questionamento pode não ser tão simples. Em tempos de muita cobrança por desempenhos melhores, seja por parte de outra pessoa ou de si mesmo, descobrir um modo de aumentar a sua produção pode ser a chave para o sucesso.
Veja também a importância da gestão da mudança!
Portanto, pensando nisso, hoje separamos para você algumas dicas que podem ajudá-lo a se tornar mais produtivo. Antes disso, é preciso entender o que é produtividade e qual a sua importância. Confira:
O que é produtividade?
De modo bem resumido, a produtividade é a relação direta de sua capacidade de produção com o tempo empregado para realizar determinada atividade. Assim, quanto menor o tempo para se chegar ao objetivo final, podemos dizer que você foi mais produtivo.
A produtividade é uma das métricas de desempenho mais úteis dentro das empresas para avaliar o trabalho de um funcionário, já que está muito ligada aos resultados operacionais. Além disso, ela é igualmente valiosa na vida pessoal, sobretudo para pessoas que têm uma agenda carregada de compromissos e tarefas. Uma alta produtividade pode conduzir a um aumento de responsabilidades no âmbito empresarial e, consequentemente, à uma promoção ou incremento salarial. Por fim, pessoas bem produtivas têm mais tempo para o lazer, para se dedicar a estudar e desenvolver novas habilidades.
Por que a produtividade é importante?
A produtividade tem muito a ver com eficiência. Desse modo, ela é a capacidade de produzir o que se precisa, no menor período de tempo – sem abrir mão da qualidade. Inclusive, existe um mito de que a produtividade só é importante para quem quer trabalhar muito. Mas isso é um engano.
Portanto, ela é importante para quem quer trabalhar de forma inteligente, já que economiza recursos, consegue ter tempo para fazer o que se quer e ainda equilibrar estudo, trabalho, família, diversão… Isso te garante qualidade de vida.
É possível aprender como ser mais produtivo?
Felizmente, sim: é possível aprender como aumentar a sua produtividade com as técnicas e hábitos certos. Estamos falando da capacidade de produzir mais com menos, ou seja, gerar o máximo possível de resultados.
No seu caso, ser mais produtivo significa, primeiramente, cumprir o maior número de tarefas no menor tempo possível. E, pouco a pouco, além de produzir mais, você pode produzir melhor. Assim, você avança mais rápido em direção aos seus objetivos e acelera a realização dos propósitos pessoais e profissionais.
Por isso, saber como ser mais produtivo deve ser uma das suas prioridades, como veremos abaixo.
Produtivo ou workaholic? Qual a diferença?
A pessoa acorda bem cedo e já começa a trabalhar ou a pensar em trabalho. Não espera o horário comercial para mandar mensagens no WhatsApp sobre reuniões e projetos. Finais de semana e madrugadas são um empecilho para enviar e-mails com ideias para os colegas e chefes.
Esse comportamento é tão comum que tem um nome: workaholic, ou “viciado em trabalho”, na tradução livre para português. Por muitos anos, ser workaholic era motivo de elogio de chefes e modelo de inspiração entre os colegas, mas isso mudou. Hoje, o importante é ser produtivo.
Como ser mais produtivo? Confira 14 dicas!
1. Elabore uma lista de tarefas
Inicie tudo criando uma lista, elencando todas as suas tarefas. Assim, classifique quais são as atividades prioritárias, urgentes e aquilo que possui menor importância. Em seguida, considere o tempo que você tem para fazer todas as coisas.
Sua lista precisa ser gerenciável com base no seu tempo disponível. Além disso, você pode utilizar uma agenda ou um calendário para distribuir as tarefas diária ou semanalmente, mantendo sua lista sempre acessível e atualizada.
2. Descubra para onde está indo seu tempo
O segundo passo é descobrir para onde está indo seu tempo e resolver o mistério dos dias e horas que passam voando. Para isso, você pode usar uma ferramenta online ou até anotar por conta própria o tempo gasto em cada atividade do dia.
Talvez você descubra que está desperdiçando minutos preciosos com tarefas desnecessárias e urgências mal administradas.
3. Planeje sua lista de tarefas à noite
Sempre planeje o dia seguinte baseando-se na sua agenda todas as noites antes de dormir. Isso fará com que você acorde e já possa começar a ter um dia produtivo, ao invés de ter que gastar energia decidindo quais tarefas irá fazer.
4. Crie pequenos objetivos
Se alguns dos itens de sua lista de tarefas forem projetos grandes, como por exemplo desenvolver um sistema da empresa, divida essa atividade em partes menores, também conhecidas como os micro objetivos. Assim, você pode iniciar a segunda-feira elaborando o “mapa do site”, enquanto a terça-feira ficará reservada para a “definição do layout das páginas” e assim por diante.
5. Defina metas e recompensas
Defina metas e prazos para pequenas e grandes atividades. Para cada ação concluída, permita-se uma recompensa como, por exemplo, dispor de alguns minutos para fazer um lanche ou navegar em sua rede social favorita. Contudo, sempre mantenha o foco na conclusão das atividades e ter em mente que a recompensa só é válida se você realmente cumpriu com o estabelecido.
6. Não faça diversas coisas ao mesmo tempo
Mesmo que você tenha dez coisas diferentes para realizar naquele dia, você só será mais produtivo se focar em cada uma de uma vez ao invés de ficar revezando as suas tarefas e se sobrecarregar.
7. Elimine distrações
Quem quer “fazer mais em menos tempo” precisa ter foco. Sabe aquela olhada que você dá no celular de vez em quando?
Parece rápido, mas isso é um verdadeiro crime para a produtividade. Afinal, como dissemos acima, o seu cérebro não é multitarefas, e leva um tempo para ele voltar para o foco do que estava sendo feito antes.
8. Faça pausas
Quem é produtivo, sabe quando é preciso parar. Já falamos aqui, e vamos repetir: ninguém é produtivo 100% do tempo. Dessa forma, é mais do que importante deixar a mente relaxar.
Uma ótima técnica para isso é o Pomodoro: a cada 25 minutos de estudo focado, 5 minutos de descanso. Faça o teste com esse tempo, ou até estenda-o. No entanto, lembre-se de fazer pausas.
9. Determine o que estará no topo da lista
Como determinar quais tarefas focar primeiro? Ao determinar sua lista de coisas a fazer, no dia anterior, coloque no topo da lista:
- Coisas urgentes que devem ser entregues de manhã;
- Decisões que você preferiria tomar de cabeça fresca;
- Hábitos que você quer tornar rotineiros, como fazer exercícios;
- Tarefas curtas e fáceis. Elas te convencerão a começar a produzir no dia ao invés de procrastinar, e riscá-las da lista será uma motivação extra.
Por fim, uma técnica de produtividade muito útil é fazer imediatamente qualquer tarefa que apareça durante o dia e que leve menos de cinco minutos para ser feita.
10. Descubra seu horário de maior produtividade
Normalmente, as pessoas tendem a ser mais produtivas em um curto espaço de tempo por dia. Descubra quais são as suas horas de pico de produtividade e atribua suas tarefas de maior prioridade a esse período. Por exemplo, você pode ser mais produtivo e focado depois de terminar o seu café da manhã. Portanto, dedique as primeiras horas do dia às suas tarefas mais importantes.
11. Livre-se da expectativa de perfeição e não planeje para sempre
Algo que talvez esteja te impedindo de começar a produzir é ser perfeccionista demais. Saiba que é melhor ter feito algo imperfeito do que não ter começado.
Além disso, começar a fazer algo imperfeito é sempre o primeiro passo de uma grande obra. Por exemplo, se você está tentando escrever um livro e no final do dia o resultado é sempre uma página em branco, é melhor permitir-se escrever um capítulo ruim. No dia seguinte você já terá algo para editar e refletir sobre como melhorar, o que é muito melhor do que uma página em branco.
12. Delegue tarefas
Muita gente tende a fazer pessoalmente aquilo que quer que seja bem feito, e acaba se sobrecarregando. Mas lembre-se, seu tempo deve ser gasto com o que realmente importa. Portanto, delegar é preciso.
13. Cuide da sua saúde
Não vai adiantar nada usar as melhores técnicas e ferramentas se você estiver cansado, estressado e desidratado. Por esse motivo, reserve um tempo para praticar atividades físicas, manter uma alimentação saudável e dormir as horas necessárias.
Afinal, se você quer que sua mente produza, precisa manter um corpo saudável. E não se esqueça de tomar atitudes para reduzir o estresse, evitar a ansiedade e melhorar a sua saúde mental.
14. Faça algo que você gosta
Fazer algo prazeroso é essencial para ser produtivo. Se está só trabalhando, algo está errado. Então, encontre um tempo para uma atividade que você ama, busque novos hobbies ou volte a fazer algo que você gostava.
FAQ – Como ser mais produtivo?
O que é produtividade?
A produtividade é a relação direta de sua capacidade de produção com o tempo empregado para realizar determinada atividade. Assim, quanto menor o tempo para se chegar ao objetivo final, podemos dizer que você foi mais produtivo.
O que é Workaholic?
Trabalhador compulsivo ou workaholic é uma pessoa que trabalha compulsivamente. Enquanto que o termo geralmente implica uma pessoa que gosta de seu trabalho, ele também pode implicar que ela simplesmente se sente obrigada a fazê-lo
Como ser mais produtivo?
Existem várias dicas para se tornar uma pessoa mais produtiva. Confira algumas delas:
- Elabore uma lista de tarefas;
- Descubra para onde está indo seu tempo;
- Planeje sua lista de tarefas à noite;
- Crie pequenos objetivos;
- Defina metas e recompensas;
- Não faça diversas coisas ao mesmo tempo;
- Elimine distrações;
- Faça pausas;
- Determine o que estará no topo da lista;
- Descubra seu horário de maior produtividade;
- Livre-se da expectativa de perfeição e não planeje para sempre;
- Delegue tarefas;
- Cuide da sua saúde;
- Faça algo que você gosta.
