A gestão de mudança é uma área de estudo da administração que tem o objetivo de ajudar as organizações a se adaptarem de forma constante às mudanças de mercado. Assim, é necessário falar dela. Ainda mais em um contexto tão dinâmico como o atual, em que a competição entre as empresas está cada vez mais acirrada, diferentes inovações tecnológicas surgem todos os dias e é preciso se adaptar.
Veja também como utilizar os tipos de comunicação!
Uma empresa com processos muito sólidos pode ficar parada no tempo e perder em vantagem competitiva e em oportunidades de negócio. Mas, encarar essas necessidades de mudança e colocá-la, de fato, em prática pode gerar tensões e resistências dentro da empresa. Portanto, é para isso que existe a gestão de mudança, uma forma de conduzir essas transformações com o mínimo impacto negativo para o dia a dia da organização.
Confira abaixo tudo o que você precisa saber sobre!
O que é a gestão de mudança?
No contexto corporativo, podemos definir o que é gestão de mudança como um conjunto de ações que são tomadas na intenção de conduzir da melhor maneira possível as transformações pelas quais a empresa está passando.
Desse modo, ela busca organizar e estruturar o processo de transição que vai levar a empresa de um estado “A” para um estado “B” em determinado aspecto. Podemos aplicar esse processo, por exemplo, quando:
- Há troca de lideranças;
- Adoção de novas ferramentas e equipamentos;
- Fusão com outra empresa;
- Contratação de novos colaboradores;
- Mudança de posicionamento.
Portanto, basicamente, ela serve para garantir que as transformações ocorram sem gerar impactos negativos para a empresa.
Quais são os objetivo da gestão de mudança?
Frente a tudo o que vimos no tópico anterior, a finalidade de gerir mudanças é justamente apoiar corporações e pessoas durante qualquer variação. Assim, o objetivo é amenizar impactos e proporcionar um período de transição com mais tranquilidade.
Do contrário, sem o uso desses recursos, o cenário corre o risco de ser caótico. Por isso, administrar esses períodos é uma forma de prevenir:
- Crises;
- Resistências;
- Reações contrárias;
- Grandes esforços;
- Gasto excessivo de tempo.
Podemos, inclusive, concluir que a falta de mecanismos de gestão para que transformações possam ser feitas com um bom planejamento tende a aproximar iniciativas do insucesso. Portanto, os objetivos principais da gestão de mudança são viabilizá-las, amenizar possibilidades de conflitos e torná-las eficazes, garantindo bons níveis de engajamento durante seu percurso.
Qual a importância da gestão de mudança?
A preparação para as mudanças pode levar empresas à saltos significativos no mercado e ao desenvolvimento quantitativo e qualitativo.
Assim, a gestão de mudança é essencial para as empresas, pois ela garante a comunicação entre os setores em relação às decisões e seus motivos, assegura que todos compreendem o processo, identifica quem precisa estar envolvido, planeja como serão executadas e comunicadas a equipe, avalia o impacto da mudança sobre os colaboradores, e elabora um plano de ação para reduzir os efeitos negativos.
Depois que a mudança acontece, também é necessário avaliar os seus indicadores de sucesso periodicamente para garantir o resultado satisfatório.
A gestão de mudança aumenta a comunicação da empresa, diminui os riscos de todas as ações, e faz com que os funcionários se sintam valorizados, pois sentem que fazem parte das decisões.
Quais os tipos de mudanças organizacionais?
Obviamente, as empresas passam diariamente por mudanças, adaptações e ao decorrer dos processos são encontradas inovações e melhorias para as questões práticas. Mas algumas transformações são tão profundas, que precisam passar por esse gerenciamento.
Mudanças estruturais
São as transformações que abrangem toda a arquitetura e níveis hierárquicos da empresa, demandam novas estratégias e metas. É o caso de um processo de internacionalização, por exemplo, em que é preciso se adaptar a novas culturas, formas de linguagem, modelos de gestão e, claro, novos objetivos.
Mudanças culturais
Fusões, aquisições ou a mudança na diretoria de uma empresa, por exemplo, pode trazer um enorme rompimento com a cultura organizacional a qual os funcionários já estavam acostumados. Uma nova forma de enxergar a realidade da empresa e do mercado impactam no comportamento de todos os envolvidos e alteram os valores da empresa, crenças e normas de funcionamento.
Mudanças tecnológicas
Um dos tipos mais comuns de mudanças atualmente está pautada na tecnologia. Assim, com avanços cada vez mais rápidos, modificar sistemas de gestão ou dispositivos usados no trabalho pode impactar fortemente nos resultados da organização – ganhando em produtividade, redução de custos, qualidade e outros.
Seguindo os direcionamentos da gestão de mudança, focados em TI, é preciso gerenciar o ciclo de vida da mudança para impactar o mínimo possível com interrupções nos serviços de TI e manter a estabilidade da operação.
Mudanças no portfólio de produtos
Os serviços ou produtos oferecidos pelas empresas são, em geral, seu principal pilar. Toda a organização funciona ao redor do que é entregue aos clientes, acionistas ou ao governo.
Ao trazer inovações de produtos ou alterar seus componentes, uma série de implicações se refletem no cotidiano da empresa. Toda a cadeia produtiva acaba sendo impactada e passa a ser necessário fazer uma boa gestão para evitar transtornos futuros.
Os 7 principais modelos de mudança no mercado
Há mais de um modelo de processo de mudança sugerido por especialistas. A seguir, vamos conhecer melhor um pouco de cada um deles:
1. Modelo PDCA
O método Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar) e Act (Agir) pode ser útil continuamente em projetos ou na gestão de uma organização. Assim, ele aplica a melhoria contínua na prática, e flexibiliza a incorporação de transformações a partir de medição de resultados e revisões frequentes.
2. Gestão de mudança de Kurt Lewin
Lewin foi um psicólogo alemão, e propôs três fases para completar uma modificação, que são “descongelamento”, “alteração” e “congelamento”. Cada uma das etapas compreende processos específicos para executá-las.
3. Modelo ADKAR
Criado por Jeffrey Hiatt, possui uma abordagem voltada à gestão de pessoas, e inclui os estágios de Awareness (Conscientização), Desire (Desejo), Knowledge (Conhecimento), Ability (Capacidade) e Reinforcement (Reforço). Segundo o autor, é uma maneira de favorecer a aceitação dos indivíduos.
4. Oito passos de Kotter
Com a finalidade de converter resistência em receptividade, John Kotter (consultor de negócios e liderança) sugere os seguintes passos para que organizações e pessoas possam orquestrar mudanças juntos:
- Criação de senso de urgência;
- Formação de alianças concisas;
- Composição de visão estratégica;
- Convite ao apoio;
- Eliminação de barreiras;
- Geração e anúncio de conquistas a curto prazo;
- Aceleração contínua;
- Ampliação das mudanças.
5. Modelo de transição de Bridges
Também centrado na gestão de pessoas, esse formato considera a separação de um momento de modificação em três fases, com o intuito de auxiliar e situar as pessoas envolvidas nesse processo. Para isso, indica as etapas de:
- Terminar, perder e desapegar;
- Zona neutra;
- Novo começo.
6. McKinsey 7S
Thomas J. Peters e Robert H. Waterman, da McKinsey, criaram, em 1970, esse método de avaliação para interligar diferentes elementos das empresas e evidenciar as possibilidades de mudanças em efeito cascata no ambiente corporativo.
7. Curva de Kubler-Ross
Baseada em uma trajetória natural da análise comportamental das pessoas, essa estratégia inclui cinco etapas que ajudam a prever reações e preparar-se para lidar com sentimentos esperados em ocasiões de:
- Negação;
- Raiva;
- Depressão;
- Aceitação.
Como implantar a gestão de mudança na agência?
Agora que já vimos o que é a gestão de mudança e quais as suas vantagens para sua agência, é hora de vermos na prática como implantar essa cultura na agência.
1. Identifique o que será melhorado
Uma vez que as mudanças acontecem para melhorar um processo, produto ou resultado, é fundamental identificar o foco e clarificar as metas. Isto também envolve identificar os recursos e pessoas que irão facilitar o processo e liderar a empreitada. Assim, a maioria das mudanças de sistemas reconhece que saber o que aperfeiçoar cria uma fundação sólida para uma implementação clara, fácil e promissora.
2. Análise de risco
Após identificar as inovações que precisam ser feitas na organização, é importante analisar os impactos que cada uma delas podem causar, sobretudo se a transformação não correr da forma almejada.
Nessa etapa, deve ser analisado os reflexos das transformações em cada setor da empresa e, claro, na estrutura organizacional como um todo. A partir disso, é possível traçar medidas aptas a mitigar os riscos, por exemplo, oferecer maior suporte a determinado setor.
Além disso, não se esqueça que as empresas que não arriscam tendem a ficar para trás e perder espaço no mercado. Por isso, manter o negócio estático não é uma opção. O segredo para o sucesso da transformação é fazer uma boa gestão de risco.
3. Faça um planejamento detalhado
Para que a gestão de mudança organizacional seja bem sucedida, é importante contar com um planejamento bem detalhado sobre as etapas de transição, as responsabilidades de cada envolvido e os resultados que se espera alcançar.
4. Apresente para todos os colaboradores
Todo mundo tem diferentes expectativas e experiências e, para uma mudança efetiva, deve haver um alto nível de aderência. Assim, o processo de onboarding é essencial para colocar todo mundo na mesma página e no mesmo barco.
5. Promova uma comunicação transparente
Toda mudança está sujeita a um certo nível de resistência por parte dos colaboradores envolvidos. Portanto, é extremamente importante estabelecer uma comunicação clara e eficiente com eles a fim de esclarecer quaisquer dúvidas, passar feedbacks e garantir a cooperação e o engajamento dos funcionários.
Além disso, o gestor precisa se manter de portas abertas para ouvir o que os colaboradores têm a dizer, como sugestões e críticas.
6. Mantenha mecanismos ativos para acompanhar impactos
Contar com indicadores e fazer a leitura de resultados é imprescindível para ter domínio sobre os reais impactos de uma mudança nas rotinas da companhia. Novamente, de nada adianta seguir um método para gerir mudanças sem ter meios de interpretar resultados.
7. Ofereça orientação
Reflita sobre a possibilidade de formar um comitê ou de nomear pessoas que possam ser referência para dúvidas e inquietações enquanto uma mudança é realizada. Portanto, isso eleva a eficiência de qualquer alteração e melhora a capilaridade de alcance de novos conhecimentos.
8. Reveja, revise e constantemente melhore
Além de poder ser um processo difícil e até doloroso, a mudança também é um processo contínuo e mesmo as estratégias de gestão de mudança são comumente ajustadas durante sua execução. Assim como a comunicação, essa consciência deve estar durante todas as etapas para identificar e remover bloqueios. E, da mesma forma que a necessidade de recursos e dados, este processo é tão bom quanto o comprometimento com as análises e cálculos.
Mas conseguir aplicar a gestão de mudança dentro da agência não é tarefa fácil. Desse modo, isso exige jogo de cintura e preparação para que a transição seja feita com sucesso e que todos os colaboradores consigam enxergar os benefícios da novidade.
Quais os erros que devem ser evitados?
Eventuais erros na gestão de mudança podem afetar a efetividade das medidas que estão sendo adotadas e colocar em risco todo o projeto. Afinal, se a transformação não for bem gerenciada, a empresa pode ter gastos desnecessários, perder boas oportunidades e não alcançar as metas desejadas.
Portanto, os erros mais comuns que você precisa evitar são:
- a ausência de planejamento completo do processo de transformação, que inclua as metas da organização, os custos do projeto, os recursos disponíveis e os riscos envolvidos;
- o uso de ferramentas tecnológicas que não são adequadas às especificidades e aos anseios do negócio;
- as falhas na gestão de indicadores, o que inviabiliza o monitoramento dos resultados das transformações na empresa;
- o não fornecimento de treinamentos adequados aos colaboradores, o que dificulta o desenvolvimento das habilidades necessárias ao novo fluxo de trabalho;
- a ausência de capacidade de ouvir a opinião dos envolvidos no processo, sobretudo dos colaboradores que estão sendo diretamente impactados pelas medidas e acompanham seus resultados na prática;
- a ineficiência dos canais de comunicação, o que pode inviabilizar a compreensão e aceitação das mudanças pelos envolvidos no processo.
Evitando esses erros mais comuns e adotando as melhores práticas de gestão de mudança, certamente, você conseguirá fazer uma gestão estratégica da transformação de seu negócio, que permitirá que ela se adapte a diferentes cenários, seja capaz de atender às novas demandas e, principalmente, cresça de forma sustentável.
FAQ – Gestão da mudança
O que é gestão da mudança?
No contexto corporativo, podemos definir o que é gestão de mudança como um conjunto de ações que são tomadas na intenção de conduzir da melhor maneira possível as transformações pelas quais a empresa está passando. Desse modo, ela busca organizar e estruturar o processo de transição que vai levar a empresa de um estado “A” para um estado “B” em determinado aspecto.
Qual a importância da gestão de mudança?
A gestão de mudança é essencial para as empresas, pois ela garante a comunicação entre os setores em relação às decisões e seus motivos, assegura que todos compreendem o processo, identifica quem precisa estar envolvido, planeja como serão executadas e comunicadas a equipe, avalia o impacto da mudança sobre os colaboradores, e elabora um plano de ação para reduzir os efeitos negativos.
