Saber como organizar um evento pode até parecer algo complexo, mas com o domínio de técnicas de organização de eventos e seguindo determinadas etapas-chave o sucesso na tarefa é praticamente garantido.
Entenda também as diferenças entre metas e objetivos!
Do planejamento à execução, são muitas etapas e detalhes a serem conferidos e um bom gerente precisa estar atento e compreender todas essas fases. Assim, ao longo desse artigo vamos detalhar e ajudá-lo com essa missão, mostrando como é possível assegurar um bom resultado para sua empresa.
Portanto, prossiga com a leitura e conheça todas as etapas para se organizar um evento adequadamente!
Por que organizar um evento?
Planejar um evento é uma excelente maneira de comprovar a autoridade da sua marca, ganhar visibilidade no mercado e se tornar referência no meio. Além disso, ao organizar um evento, você está contribuindo para a disseminação de conhecimento. Afinal, o evento é o local onde se reúnem professores, universitários, pesquisadores e todos os interessados em aprender e compartilhar experiências sobre um mesmo tema.
Eventos como workshops, congressos, simpósios, jornadas acadêmicas, conferências e palestras, requerem, no entanto, muito planejamento e organização. Portanto, anote aí: planejamento e organização são a chave para elaborar um evento de sucesso!
Quem pretende organizar um evento precisa saber que vai lidar com uma quantidade absurda de informações e vai precisar gerenciar várias equipes. Logo, é normal que surjam imprevistos. Mas, quanto mais organizado e bem planejado for o evento, menor a chance de ocorrerem imprevistos. Por isso, o mais indicado é fazer um checklist de todas as atividades do seu evento!
Dessa forma, você tem um panorama geral de tudo que está acontecendo e sendo feito. E assim, consegue acompanhar o andamento de todas as etapas do seu evento de forma mais rápida e eficaz.
Saiba como planejar um grande evento com sucesso
O segredo de como organizar um evento de sucesso é, sem dúvidas, a organização. Como já foi dito, mostraremos o passo a passo para ajudar no seu planejamento, mas é essencial que a pessoa responsável por essa tarefa tenha boa habilidade para lidar com um grande volume de informações, para se comunicar com pessoas das mais diversas áreas de atuação e, ainda, jogo de cintura para lidar com os imprevistos. Afinal, nós já sabemos: eles acontecem!
Por isso, quanto mais organizado for o processo, melhor. É importante anotar as informações relativas ao evento, salvar os contatos dos fornecedores e parceiros essenciais para a ocasião e ter tudo isso bem organizado, pois esses dados serão fundamentais ao longo da preparação do evento.
Como organizar um evento? Confira o passo a passo!
A tarefa de organizar um evento requer motivação, organização e muita atenção aos detalhes que podem passar despercebidos. Portanto, ter um guia para não se perder nesse planejamento é essencial para “começar os trabalhos”.
Em oito passos simples você consegue organizar um evento. Confira quais são a seguir:
1. Estabeleça o objetivo do evento
O planejamento e organização do evento deve começar com a definição de um objetivo. Ou seja, colocar no papel o que se pretende alcançar com a realização deste evento.
Geralmente, os objetivos de um evento corporativo são:
- Lançar um produto no mercado;
- Promover a confraternização em alguma data comemorativa;
- Aproximar-se dos clientes;
- Reforçar a imagem da marca;
- Comprometer-se com a comunidade e causas sociais.
2. Defina o público-alvo do seu evento
Dando continuidade ao passo a passo de como organizar um evento corporativo, é de extrema importância definir o público para o qual o evento se destina. Assim, esta etapa vai ser fundamental para as etapas seguintes.
Ao definir e conhecer o público-alvo, fica mais fácil ter uma direção sobre:
- As estratégias de divulgação;
- O formato do evento;
- Localização;
- Horário; e vários outros detalhes.
Ou seja, o evento como um todo precisa estar alinhado com o público.
Para isso, analise o perfil de seus clientes ideais, aqueles que mais trazem lucro para o seu negócio. Além disso, você também pode aproveitar as vantagens das pesquisas digitais, por meio de plataformas gratuitas.
3. Saiba escolher a melhor data
Nesta terceira etapa, é importante escolher uma boa data para a realização do evento. Caso contrário,as pessoas podem não comparecer e o seu evento se tornar um verdadeiro fiasco. E não é isso que você quer, né?
Uma boa dica é evitar feriados ou datas próximas a feriados prolongados, como Natal, Ano Novo ou Carnaval. O motivo é que nesses períodos as pessoas costumam estar menos disponíveis.
4. Saiba escolher o melhor local
Assim como a data, a escolha de um bom local também é fator determinante para que o seu evento seja bem sucedido. Para isso, existem alguns aspectos que precisam ser levados em consideração, como:
- Quantidade estimada de pessoas;
- Perfil do público-alvo;
- Acessibilidade;
- Estacionamento;
- Rotas para chegar no local;
- Capacidade do espaço;
- Segurança.
5. Estabeleça um cronograma para o evento
O quinto passo da nossa lista reflete um fato: não há como planejar um evento sem um cronograma pré-estabelecido!
Além da data, é necessário determinar o horário para início e encerramento, bem como para as atrações ( shows, discursos, entrega de prêmios e etc ).
Estabelecer um cronograma é fundamental para que tudo flua de maneira mais organizada. Caso sinta necessidade, você pode montar uma planilha.
6. Faça um orçamento para o evento
Em um planejamento e organização de eventos você terá que lidar com um aspecto crucial: o dinheiro.
Procure fazer um orçamento de todo o evento, detalhando quanto de dinheiro deverá ser destinado para cada detalhe dele:
- Fornecedores;
- Decoração;
- Divulgação;
- Buffet e entre outros.
Faça pesquisas a fim de economizar o máximo possível, mas sem comprometer a qualidade. Assim, aposte em formatos econômicos, ideias sustentáveis e locais que estejam mais em conta.
Além disso, mais importante do que colocar no papel o quanto de dinheiro será necessário para realização do evento, é não extrapolar o orçamento estabelecido.
7. Selecione uma equipe fantástica
Organizar um evento é uma atividade que deve ser feita em equipe. Portanto, escolha com cuidado aqueles que integrarão o seu time.
Eles precisam ser pessoas responsáveis, confiáveis, comprometidas e que vistam a camisa do seu evento. Afinal, se eles não acreditarem no evento, quem mais irá acreditar?
Pense na função que cada um irá desempenhar no evento. Além disso, é importante ter pessoas de perfis diferentes, com especialidades diferentes também.
Uma pessoa que entenda de marketing, por exemplo, é ideal para gerenciar a divulgação do seu evento. Portanto, veja quem será o responsável pelas finanças, por escolher os palestrantes e por elaborar a grade de programação.
8. Escolha fornecedores confiáveis
Faça cotações com fornecedores confiáveis! Descubra aquele que tem o melhor custo x benefício e que vai oferecer tranquilidade à organização.
Procure referências sobre o trabalho daquela empresa / pessoa.
Lembre-se de procurar também os possíveis fornecedores com antecedência, já que alguns produtos ou serviços podem demorar a ser entregues.
E, sempre peça um prazo estimado de entrega e veja se ele atende a sua necessidade. Além disso, procure por descontos, principalmente, se algum item precisar ser comprado em grande quantidade.
Por fim, é fundamental ficar atento às promoções do mercado. Portanto, não desperdice oportunidades de pagar mais barato!
9. Defina a estratégia de divulgação do evento
Outro passo essencial para a organização de um evento é a estratégia de divulgação. Para que as pessoas compareçam ao evento, elas precisam saber, no mínimo, onde e quando ele vai acontecer.
Dentre as possíveis estratégias de divulgação de eventos, você pode usar:
- Redes sociais;
- Enviar e-mail marketing com todas as informações;
- Elaborar um press kit; e, dependendo do público;
- Fazer o convite por telefone ou pessoalmente.
10. Valorize o seu tempo
Quando o assunto é organização de eventos, o bom aproveitamento do tempo é uma necessidade. Afinal, como mencionamos, são inúmeras decisões e providências que precisam ser tomadas e, nesse sentido, cada dia e cada hora são muito preciosos.
Um bom produtor de eventos sabe da importância de ter o tempo a seu favor — o que já começa no planejamento e na elaboração de um cronograma.
Além disso, dois outros aspectos são essenciais nesse tema: a importância de não deixar nada para a última hora e a necessidade de montar um time eficiente e competente, que vai fazer com que todos os processos fluam muito melhor. Entenda agora os motivos!
11. Não deixe nada para a última hora
- Tomar decisões de última hora;
- Negociar condições com fornecedores em caráter de urgência;
- Convidar os participantes faltando poucos dias para o evento.
Todas essas são atitudes que devem ser evitadas a todo custo.
Um evento de sucesso está intimamente relacionado à capacidade de planejamento e à antecedência das decisões. Assim, fica muito mais fácil ter certeza de que todos os fatores estão conforme o esperado.
Com prazo também é possível negociar melhores condições com os fornecedores e investir tempo na criação de uma estratégia de divulgação eficiente e bem trabalhada. Em resumo, o tempo é um dos maiores aliados na organização de um evento.
12. Avalie os resultados
Para encerrar o nosso passo a passo sobre como organizar um evento corporativo, é importante que você desenvolva um mecanismo de avaliação dos resultados. Se faça as seguintes perguntas:
“Conseguimos alcançar os objetivos do evento? O saldo foi positivo?”.
A partir dessa etapa, você poderá identificar o que deu certo e o que poderia ter sido melhor. Isso servirá como aprendizado para futuros eventos. Portanto, conhecer e compreender seus erros e acertos é fundamental para que a evolução aconteça.
FAQ
Por que organizar um evento?
Planejar um evento é uma excelente maneira de comprovar a autoridade da sua marca, ganhar visibilidade no mercado e se tornar referência no meio. Além disso, ao organizar um evento, você está contribuindo para a disseminação de conhecimento.
Como organizar um evento?
- Estabeleça o objetivo do evento;
- Defina o público-alvo do seu evento;
- Saiba escolher a melhor data;
- Saiba escolher o melhor local;
- Estabeleça um cronograma para o evento;
- Faça um orçamento para o evento;
- Selecione uma equipe fantástica;
- Escolha fornecedores confiáveis;
- Defina a estratégia de divulgação do evento;
- Valorize o seu tempo;
- Não deixe nada para a última hora;
- Avalie os resultados.
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