Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los!

Por | Administrativo

Na escola, você faz inúmeros aprendizados que podem ser úteis durante toda a vida. Assim, nas aulas de português você aprende várias regras para entregar os seus textos com o objetivo de tirar notas melhores e até passar em vestibulares. No entanto, quem decidiu seguir na carreira pública ou até mesmo é secretário (a) executivo (a) também precisa se adequar ao estilo próprio de escrita e comunicação. Portanto, pensando nisso, hoje vamos falar sobre os principais documentos oficiais. Confira:

Veja também como fazer um orçamento!

Tipos de Documentos Oficiais

Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! - Foto: ND
Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! – Foto: ND MAS

Os documentos oficiais são feitos no contexto das atividades administrativas de uma instituição. Dessa forma, eles são úteis para registrar informações, independente da natureza ou suporte utilizados.

Os tipos de documentos oficiais são: Apostila, Ata, Atestado, Carta, Certidão, Circular, Contrato, Convênio, Decisão, Declaração, Despacho, Determinação de Serviço, Edital, E-mail, Fax, Guia de Encaminhamento de Correspondência Postal, Guia de Remessa de documentos ou Processos, Informação. Instrução de Serviço, Memorando, Norma de Serviço, Ofício, Parecer, Portaria, Processo, Protocolo de Intenções, Regimento, Regulamento, Relatório, Relatório de Reunião, Requerimento, Resolução e Telegrama.

Além disso, vale lembrar que os canais para direcionar cada mensagem oficial também possuem as suas próprias características. No entanto, é claro que alguns desses documentos são mais comuns do que os outros. Portanto, veja abaixo os principais documentos oficias e quando usá-los:

Principais documentos oficiais

Ata

Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! – Foto: ND MAS

É um relato fiel de fatos que ocorreram e decisões que foram feitas durante reuniões e assembleias, segundo uma pauta previamente estabelecida, garantindo a posterior execução dos acordos ali tratados. Além disso, vale lembrar que é geralmente registrada em livro próprio e, ao final da reunião, costuma ser assinada pelos participantes.

Atestado

Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! - Foto: BI
Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! – Foto: BI

É um documento assinado por um servidor em virtude de seu cargo ou função exercida. Dessa forma, a ideia é declarar algum fato a favor da pessoa declarada. Um exemplo disso é fornecer a declaração de que um indivíduo realizou certas atividades em um período x.

Ato

Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! – Foto: FCM

Por meio dessa ferramenta, dirigentes de órgãos e entidades da Administração Direta, Indireta e Fundacional declaram um fato ou uma situação com base na lei.

Certidão

Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! - Foto: CJ
Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! – Foto: CJ

É uma declaração que tem por objetivo comprovar um ato ou registro de processo, livro ou documento existente em repartições públicas. Além disso, vale lembrar que quando autenticadas, têm o mesmo valor de um documento original.

Consulta

Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! - Foto: JD
Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! – Foto: JD

Também chamado de carta-consulta, ele é uma das formas de correspondência interna e geralmente diz respeito a determinados orçamentos para a captação de financiamento de projetos.

Convocação

Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! - Foto: MS
Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! – Foto: MS

Essa forma de comunicação escrita tem por objetivo convidar o público-alvo para uma determinada reunião ou até assembleia. Por isso, traz informações chaves, como local, data e finalidade do encontro.

Decisão

Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! - Foto: SS
Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! – Foto: SS MAS

É uma solução dada por meio de despacho ou até sentença para uma determinada situação.

Decreto

Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! - Foto: DOU
Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! – Foto: DOU MAS

A sua finalidade é detalhar e especificar a lei, facilitando a sua execução e até esclarecendo os seus mandamentos.

Despacho

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É um documento redigido para dar sequência a algum assunto que foi encaminhado para a apreciação da autoridade. Além disso, ele pode comunicar uma decisão, ordem ou até recomendar o prosseguimento de um processo.

Edital

Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! – Foto: SS MAS

É um ato escrito oficial que inclui aviso, determinação ou citação. Dessa forma, ele é publicado por uma autoridade competente, e divulgado na imprensa oficial e em outros órgãos, de modo a ser facilmente acessado por todos. Além disso, ele geralmente comunica novos concursos públicos, intimações e até convocações, que exigem uma ampla divulgação.

Informação

Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! - Foto: GC
Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! – Foto: GC MAS

É um documento no qual os servidores subordinados prestam esclarecimentos ou até elucidam questões imprecisas sobre uma determinada situação, a pedido de alguma autoridade.

Lei

Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! - Foto: PD
Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! – Foto: PD MAS

O objetivo dessa espécie normativa, prevista pela Constituição Federal, é disciplinar uma variedade de ações. Dessa forma, ela tem como características a generalidade e a abstração e só pode ser utilizada pelo Poder Legislativo.

Memorando

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Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! – Foto: MAS

É a comunicação ágil e fundamentalmente interna, feita entre as unidades administrativas de um mesmo órgão, sendo elas de mesmo nível ou até de níveis diferentes. Além disso, o caráter pode ser administrativo ou até envolver projetos, ideias e diretrizes a serem adotados em certa instância do serviço público.

Moção

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Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! – Foto: SL MAS

É uma proposta referente a alguma questão levantada durante uma reunião ou decorrente de algum incidente que tenha acontecido nela. Além disso, vale lembrar que o seu caráter pode ser de simpatia, apelo ou repúdio, por exemplo.

Parecer

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É uma avaliação feita por órgãos especializados a respeito de situações que lhes foram colocadas para essa apreciação. Dessa forma, ele deve indicar a solução ou as razões e fundamentos necessários para a tomada de decisão por um órgão competente.

Portaria

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É um documento pelo qual a autoridade inferior ao chefe do Executivo estabelece normas para disciplinar a conduta de seus subordinados. Além disso, ela é assinada, por exemplo, por presidente, diretor-geral, entre outros.

Processo

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É o desenvolvimento de um expediente, ao qual são inseridos pareceres, anexos e despachos, que darão suporte à sua tramitação.

Requerimento

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É um documento pelo qual o indivíduo interessado solicita ao Poder Público algo que ele acredite que lhe pertença ou até que deva usufruir. Além disso, ele pode usar ele para se defender de uma determinada prática ou até situação que o lese de alguma forma.

Relatório

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É submetido à autoridade superior, traz um panorama das atividades realizadas pelo funcionário, no que diz respeito ao período em exercício no cargo. Além disso, ele é geralmente adotado para prestações de conta ou até para expor o avanço de determinadas iniciativas planejadas.

Ofício

Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! - Foto: MAS
Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! – Foto: MAS

É como são feitas as comunicações administrativas entre autoridades ou entre autoridades e particulares, tendo como foco assuntos oficiais.

Pronomes de tratamento

Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! - Foto: UOL
Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! – Foto: UOL MAS

Além de saber quais são os documentos oficiais, também é interessante ter o conhecimento dos pronomes de tratamento. Dessa forma, eles devem ser úteis conforme as regras a seguir:

Vossa Excelência:

Autoridades do Poder Executivo (Presidente da República, Vice-Presidente da República, Ministros de Estado, Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal, Oficiais-Generais das Forças Armadas, entre outros. Autoridades do Poder Legislativo (Deputados Federais e Senadores, Ministro do Tribunal de Contas da União, Deputados Estaduais e Distritais, Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais e Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais), Autoridades do Poder Judiciário (Ministros dos Tribunais Superiores, Membros de Tribunais, Juízes e Auditores da Justiça Militar).

Vossa Senhoria:

Demais autoridades e particulares.

Vossa Magnificência:

Reitores de Universidades.

Vossa Santidade:

Papa.

Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima:

Cardeais.

Vossa Excelência Reverendíssima:

Arcebispos e Bispos.

Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima:

Monsenhores, Cônegos ou superiores religiosos.

Vossa Reverência:

Sacerdotes, Clérigos e demais religiosos.

Diferenças entre Comunicação Oficial e Redação Oficial

Documentos oficiais: veja quais são os tipos e quando usá-los! – Foto: QC MAS

Também chamada de “expediente”, a “comunicação oficial” trata dos documentos em si. Por outro lado, a “redação oficial”, termo mais comumente encontrado, é o estudo dos “documentos oficiais”. Ou seja, a redação é o manejo, utilização e interpretação de comunicações oficiais.

Além disso, a “redação oficial” pode ser definida também como a forma de redigir correspondências, processos e documentos atribuídos à Administração Pública.

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