De forma simplificada, podemos dizer que um fluxograma é uma representação gráfica ou simbólica de um processo. Dessa forma, cada etapa do processo é representada por um símbolo diferente e contém uma breve descrição. Além disso, os símbolos do fluxograma estão vinculados a setas que mostram a direção do fluxo do processo.
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Abaixo, você verá tudo o que precisa saber sobre fluxogramas, desde o que eles são até como fazê-los. Confira:
O que é um fluxograma?
Um fluxograma é um diagrama que representa um processo, sistema ou algoritmo de PC. Dessa forma, eles aparecem em vários campos para documentar, estudar, planejar, melhorar e comunicar processos frequentemente complexos em diagramas claros e fáceis de entender.
Além disso, vale lembrar que fluxogramas usam retângulos, círculos, diamantes e potencialmente várias outras formas para definir o tipo de etapa, junto com setas de conexão para definir o fluxo e a sequência.
Eles podem variar de gráficos simples desenhados à mão a abrangentes diagramas desenhados por PC que descrevem várias etapas e rotas. Portanto, se considerarmos todas as várias formas de fluxogramas, eles são um dos diagramas mais comuns do planeta, usados por técnicos e não técnicos em vários campos.
Outros nomes para fluxograma
Infelizmente, o mundo dos fluxogramas não chegou a um acordo unânime sobre o que chamar de fluxogramas. Dessa forma, os nomes alternativos comuns incluem: fluxograma, fluxograma de processo, mapa de processo, gráfico de processo, modelo de processo, diagrama de fluxo de processo ou apenas diagrama de fluxo. Francamente, todas as variações se tornam um pouco irritantes.
Um grande aborrecimento são os termos que têm significados diferentes com base no contexto. Por exemplo, o termo “Mapa do Processo” geralmente se refere a fluxogramas que atribuem dados de atributos – entradas e saídas – a cada etapa do processo. Mas “Mapa de processo” também é útil para se referir a fluxogramas que mapeiam as inter-relações entre os procedimentos de nível superior em um sistema ISO 9000. Além disso, existem livros sobre “Mapeamento de processos” que contém nada além de fluxogramas tradicionais.
O diagrama de fluxo é frequentemente sinônimo de diagrama de fluxo de dados – uma representação gráfica do fluxo de informações em um programa de PC. Mas também é possível encontrar o termo ser mal utilizado para significar fluxogramas padrões.
Além disso, o Business Process Model Notation (BPMN) é um tipo de diagrama mais técnico e não deve aparecer como sinônimo de fluxograma. Por fim, os diagramas de atividades, que são úteis na modelagem UML, são basicamente apenas fluxogramas, mas também são úteis em conjunto com outros tipos de diagramas que representam o design e o uso do software.
A história dos fluxogramas
Os fluxogramas para documentar processos de negócios começaram a aparecer nas décadas de 1920 e 1930. Em 1921, os engenheiros industriais Frank e Lillian Gilbreth apresentaram o “Gráfico de Processo de Fluxo” à Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME). Já no início dos anos 1930, o engenheiro industrial Allan H. Morgensen usou as ferramentas da Gilbreth para apresentar conferências sobre como tornar o trabalho mais eficiente para os empresários de sua empresa.
Na década de 1940, Art Spinanger e Ben S. Graham, espalharam os métodos mais amplamente. Dessa forma, Spinanger introduziu os métodos de simplificação de trabalho na “Procter and Gamble”. Por outro lado, Graham, diretor da “Standard Register Industrial”, adaptou fluxogramas de processo ao processamento de informações. Em 1947, a ASME adotou um sistema de símbolos para gráficos de processo de fluxo, derivado do trabalho original dos Gilbreths.
Além disso, também no final dos anos 40, Herman Goldstine e John Van Neumann usaram fluxogramas para desenvolver programas de PC e a diagramação logo se tornou cada vez mais popular para programas de PC e algoritmos de todos os tipos. Fluxogramas ainda são úteis para programação hoje, embora o pseudocódigo, uma combinação de palavras e linguagem de codificação destinada à leitura humana, seja frequentemente usado para descrever níveis mais profundos de detalhes e chegar mais perto de um produto final.
No Japão, Kaoru Ishikawa (1915-1989), figura chave nas iniciativas de qualidade na manufatura, apontou os fluxogramas como uma das principais ferramentas de controle de qualidade, junto com ferramentas complementares como o Histograma, Folha de Verificação e Diagrama de Causa e Efeito, agora frequentemente chamado de Diagrama de Ishikawa.
As vantagens dos fluxogramas
A utilização de fluxogramas podem trazes várias vantagens para os “seus processos”. Portanto, confira abaixo as principais:
- Com o fluxograma você pode conhecer o padrão de execução do processo. Além disso, vale lembrar que esse padrão influencia diretamente na qualidade do seu produto e no treinamento dos seus funcionários, aumentando a produtividade do seu time;
- Com o processo documentado é bem mais fácil visualizar seus insumos e seus produtos. Assim, esse fator gera maior visão sistêmica e estratégica, já que você pode identificar processos desnecessários, recursos que estão sendo mal utilizados e até mesmo etapas que poderiam ser incluídas, como inspeção de qualidade;
- O fluxograma de processo te ajuda a identificar o que é preciso para que uma etapa aconteça e que sai dela. Isso gera controle total do seu processo e os recursos despendidos nele.
Agora, que você já sabe o que é um fluxograma, a sua história e vantagens, poderá conhecer os seus símbolos, seus tipos e até aprender a fazê-los.
Quais são os símbolos de um Fluxograma?
Existem muitos símbolos que podem ser úteis para representar ações e decisões que devem ser feitas durante o seu processo. Assim, separamos alguns deles para que você possa visualizar de forma clara o que são esses símbolos.
Esses símbolos fazem parte de um padrão, como já foi dito acima. Assim, eles permitem o fácil entendimento do processo por parte daqueles que irão efetuar possíveis mudanças e melhorias no processo.
Quais são os tipos de fluxogramas?
Um fluxograma pode ser de vários tipos diferentes. Portanto, abaixo vamos lhe mostrar os 4 mais utilizados por pessoas ou empresas para mapear os seus processos.
1. Diagrama de Blocos
Esse é o mais simples dos fluxogramas. Portanto, composto apenas por blocos, serve como um sequenciamento de processo, sem envolver pontos de decisão.
Além disso, ele costuma aparecer como instruções de trabalho (ITs) simples ou quando se deseja realizar uma representação mais macro de um processo.
2. Fluxograma de processos simples
Esse tipo de fluxograma é bem semelhante ao diagrama de blocos, mas contém pontos de decisão.
3. Fluxograma funcional
O fluxograma funcional mostra a sequência de atividades de um processo entre as áreas ou seções por onde ele ocorre.
Dessa forma, esse é um tipo de fluxograma muito útil para processos que não se restringem a uma única área. Além disso, como são identificados os responsáveis por cada fase, você pode identificar até certos gargalos de processo.
4. Fluxograma vertical
Esse tipo de fluxograma também responde pelo nome de “Diagrama de Processo”. Assim, o fluxograma vertical se constitui de símbolos e padrões estabelecidos em colunas verticais, o que facilita seu preenchimento.
Além disso, esse tipo de diagrama traz rapidez de preenchimento, clareza na interpretação e facilidade de leitura, por isso é tão utilizado nos estudos de processos produtivos.
Como fazer um fluxograma?
Para que você aprenda de forma bem simples como fazer um fluxograma, elaboramos algumas etapas que você pode seguir durante a construção do seu mapeamento. Confira:
1. Defina o processo que será representado
Primeiramente, para começar, você precisa decidir qual o processo ou família de produtos que será mapeado. Geralmente se escolhe o processo mais problemático, o que tem mais volume, pois se você consegue medir e melhorar esse processo, a única coisa que precisamos fazer para os processos menores é replicar.
Além disso, outra vantagem é que qualquer alteração nesses processos será representativa tanto na qualidade quanto no volume de entrega.
2. Definir o escopo do projeto
Em seguida, para definir o escopo do projeto, é preciso definir o início e fim do projeto, qual o nível de detalhamento requerido, se será micro ou macro, quais os detalhes necessários, para quem você precisa entregar e o que você precisa extrair desse processo.
Assim não haverá problemas relativos a falta de detalhes. Além disso, também não haverá um excesso de detalhes e informações que dependendo do processo não se é necessário.
3. Levantar as atividades
Nessa etapa da construção do seu fluxograma você deve definir quais são as atividades que estão ocorrendo durante o processo. Dessa forma, você deve organizá-las da maneira mais adequada possível.
Por fim, observe que é necessário analisar de qual maneira cada atividade será trabalhada e sua importância, para então definir a sequência que tornará o processo mais ágil.
4. Desenhe os símbolos
Como já dito, o fluxograma é uma representação gráfica. Logo, utiliza-se símbolos que representam as etapas do processo e as decisões a serem tomadas.
Portanto, você precisa desenhar de forma correta para que fique claro todo o processo, já que existem símbolos padrões para cada tipo de informação. Assim, a leitura do mapeamento se torna internacional, permitindo que qualquer pessoa com conhecimento sobre essa ferramenta consiga interpretar o seu fluxograma e entender os processos e etapas que estão ocorrendo nele.
Perguntas Frequentes
O que é um fluxograma?
Um fluxograma é um diagrama que representa um processo, sistema ou algoritmo de PC. Dessa forma, eles aparecem em vários campos para documentar, estudar, planejar, melhorar e comunicar processos frequentemente complexos em diagramas claros e fáceis de entender.
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