O dia a dia de uma secretária pode ser bem corrido. Afinal, lidar com toda a rotina administrativa de uma empresa pode ser algo bem complicado. Assim, para que tudo seja feito da melhor maneira possível, uma coisa é essencial: organização.
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Você já se pegou criando listas de tarefas para organizar todas as suas listas de tarefas? Você está lutando para estabelecer um sistema para armazenar arquivos online? A ideia de compartilhar sua tela em uma reunião online é uma tarefa assustadora que você prefere evitar? Você já teve problemas no passado ao tentar colaborar com clientes pela Internet? Se sim, você não está sozinho. Portanto, aqui estão 10 ferramentas digitais para ajudá-lo a aumentar a produtividade, melhorar a organização, simplificar a comunicação e facilitar a sua rotina. Confira:
Microsoft To Do
O Microsoft To Do é uma ferramenta otimizada para o controle de lista de tarefas, podendo ser utilizada por meio de PC, celulares e tablets. O seu uso é bem simples e permite a criação de listas de tarefas, alarmes e até manter você organizado em relação aos projetos.
Assim, o Microsoft To do é uma excelente ferramenta para organizar as tarefas do dia a dia. Além disso, o app está disponível para instalação em PCs e notebooks Mac, Windows e em todos os SOs de celulares.
Trello
O Trello tem uma proposta bem similar ao Todoist. Assim, ele é um app para gestão de projetos e tarefas, tanto pessoais quanto profissionais. Com diversas funcionalidades intuitivas, com o Trello é possível anexar arquivos, fazer listas e programar projetos dos mais simples aos mais complexos.
Essa é uma ferramenta colaborativa e que organiza as tarefas em boards, uma espécie de quadros, onde é possível separar por equipes, pessoas e traz de uma maneira visual o andamento de projetos.
Além disso, também possui uma versão gratuita e bem completa, assim como os planos pagos (Business Class e Enterprise). Por fim, há versões para internet, PC e celular, além de ser compatível com os principais navegadores do mercado ( Google Chrome, Safari, Firefox e Edge ).
LogMeIn
Este app permite que você tenha acesso total ao seu PC de trabalho de forma remota. Assim, abra documentos, inicie apps… Basicamente, faça tudo o que for necessário. É muito importante para o mundo do Secretariado neste momento.
Evernote
O Evernote é outro app de produtividade que permite criar notas por meio de texto, câmera, fotos, lembretes e listas. Assim, organize notas em blocos de anotações para trabalho, casa, viagens e muito mais ou importe informações para um novo bloco de anotações de apps como o Penultimate. Além disso, use tags e lugares para tornar as notas mais fáceis de encontrar também. Por fim, sse você planeja investir em alguma tecnologia vestível no futuro, o Evernote também funciona muito bem com o Google Glass.
Google Keep
O app permite a criação e acesso de notas (texto, áudio) via celular ou via web e pode ser sincronizado com as principais ferramentas do Google. Assim, para você secretária que realiza diversas anotações em papel, com o Keep é possível agilmente registrar aquelas simples anotações a fazer.
Por fim, o Google Keep está disponível via web (acesso diretamente do navegador, em desktops) e em todos os SOs de celulares.
Google Now
Chamado de “assistente pessoal inteligente”, o Google Now está disponível para iOS, Android e PC. Assim, ele fica com você o tempo todo e organiza tudo em cartões personalizáveis - previsão do tempo, trânsito, placares de esportes, sites favoritos e etc. Você nunca mais verá sua vida da mesma maneira depois de vê-la em todos esses pacotes elegantes. Para o profissional de Secretariado a organização é o que conta e você não pode deixar de ter este app.
Google Drive
Um dos maiores serviços de armazenamento online do mundo, o Google Drive também é um grande auxílio na organização e na criação de novos documentos. Por meio dessa ferramenta, é possível armazenar pdfs, planilhas em excel, contratos, fotos e todo tipo de material digital.
Além disso, com o Drive é possível criar apresentações e formulários para pesquisa, tudo armazenado em nuvem. Ou seja, além de poder ser acessado em qualquer lugar, tem segurança criptografada e acesso apenas por meio de senha, o que evita o vazamento de informações ou dados sigilosos.
Por fim, há versões gratuitas, com 15gb de armazenamento, também versões pagas. Além disso, o drive também pode ser acessado pela internet, ou então pelos apps para Android e IOS.
Tiny Scanner
Em algum momento na sua jornada como secretária odontológica, você já precisou escanear algum documento? E se eu te dissesse que é possível escanear pelo celular?
Pois bem, essa é exatamente a proposta do app Tiny Scanner, que transforma o seu celular em um scanner portátil. Disponível para Android, ele digitaliza e salva documentos escaneados a partir de fotos ou da câmera do celular.
Além disso, é possível organizar os documentos por meio de pastas e compartilhá-los por e-mail, PC e outros apps. Portanto, tenha digitalização ilimitada e na palma da mão.
24Me
Este funciona como um segundo cérebro e é muito útil. Já pensou definir lembretes para você mesmo? Lembrar de pagar contas ou outros prazos e reuniões importantes? Ele faz tudo isso por você. E ainda te permite sincronizar todas as suas listas de tarefas, notas e calendário em um app bem conveniente. É gratuito e atualmente um dos 10 melhores apps de produtividade na App Store.
Google Calendário
O Google Calendário é um serviço de agenda e calendário on-line. Disponível em uma interface web e mobile, é possível adicionar, controlar eventos, compromissos, compartilhar a programação com outras pessoas, agregar à sua agenda diversas agendas públicas, entre outras funcionalidades.
Assim, ele possui versão para todas os SOs de PC, celulares e em navegadores da Web. Todos os recursos são gratuitos.
Last Pass
Se você é aquela secretária que precisa lembrar de dezenas de senhas, seus problemas acabaram. O Last Pass é um gerenciador de senhas online onde você consegue salvar todas as senhas de todos os sites, e-mails e apps que você precisa em um único lugar.
Assim, aempresa garante que os dados são salvos por meio de criptografia avançada, evitando ataques ou vazamento das senhas. Para utilizar, basta criar uma senha mestra segura e aproveitar dos recursos disponíveis.
Ele está disponível via plugin para os principais navegadores, como Firefox, Google Chrome e Safari e também para dispositivos móveis. Além disso, o Last Pass tem planos pessoais, para um indivíduo (gratuito) ou familiar, e também planos empresariais. É uma das melhores ferramentas digitais para secretária.
Milebug
Precisa controlar sua rodagem para o trabalho? Este app pode ajudá-lo com isso. Ele pode até mesmo criar relatórios de distâncias para você, que podem incluir outras despesas de viagem, como custos de hotel e pedágios. No final do ano, você terá todas as suas milhas em um único lugar e poderá exportar os dados para fins fiscais.
Hangouts
Se você usa o Gmail, o Hangouts é uma ótima ferramenta para mensagens instantâneas, compartilhamento de arquivos e vídeo chamadas improvisadas. Assim, a Caixa de ferramentas do Hangouts vem com várias opções para compartilhar documentos, sua tela e efeitos visuais divertidos ao se comunicar com outras pessoas.
Skype
O Skype é uma ótima ferramenta para fazer chamadas do seu PC, enviar mensagens instantâneas, enviar arquivos e compartilhar áreas de trabalho. É uma alternativa confiável ao Hangouts, especialmente para fazer chamadas do ponto de vista do PC, e também funciona bem em dispositivos móveis.
TeamViewer
O TeamViewer é o “software All-In-One para suporte remoto e reuniões online”. É gratuito para uso privado e perfeito para quem desempenha funções de solução de problemas técnicos ou precisa de acesso remoto a PCs e / ou servidores.
FAQ – Ferramentas digitais para facilitar a rotina do Secretário(a)
Quais as ferramentas digitais para mais úteis para os secretários(as)?
- Microsoft To Do;
- Trello;
- LogMeIn;
- Evernote;
- Google Keep;
- Tiny Scanner;
- Google Now;
- Google Drive;
- 24Me;
- Google Calendário;
- Last Pass;
- Milebug;
- Hangouts;
- Skype;
- Teamviewer.
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