Conseguir gerenciar bem o próprio tempo é algo fundamental para organizar as tarefas do seu dia a dia e aumentar a sua capacidade produtiva. Mas nem todas as pessoas conseguem fazer uma boa administração de tempo e serem eficientes.
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Se você é uma delas, não se preocupe, pois você não está só. É normal nos sentirmos um pouco perdidos. Abaixo você verá algumas dicas para conseguir colocar em prática uma boa administração do tempo. Confira:
O que é a administração do tempo?
A administração do tempo é a ação de gerenciar a sua rotina, assumir controle do seu próprio tempo ao otimizar os recursos e tarefas que deve realizar ao longo do seu dia a dia.
É importante salientar que isso não significa controlar 100% do seu dia. Isso é algo praticamente impossível e, em certas ocasiões, você contar com a flexibilidade no trabalho em sua rotina.
Assim, a administração do tempo é uma estratégia que tem como objetivo aproveitar da melhor maneira possível seus períodos disponíveis. Trata-se de conseguir organizar seu tempo de modo que consiga sempre focar em fazer suas atividades com qualidade, em ordem de importância e dentro dos prazos estabelecidos.
Além disso, a administração do tempo e produtividade são conceitos que estão totalmente interligados, assim como ser uma pessoa eficaz e eficiente. Por exemplo, na administração do tempo em vendas, organizar e-mails, qualificar os leads, automatizar processos e ter listas de prioridades são excelentes dicas para uma boa gestão do tempo. Mas nem tudo se refere ao trabalho. A administração do tempo vai muito além: também permite transformar a sua vida de forma geral e a dos seus funcionários.
Ou seja, reflete de forma direta na qualidade de vida pessoal e profissional de cada um.
Vantagens da administração do tempo
Boas estratégias de gestão do tempo podem ajudar na sua organização e na priorização de tarefas para que você possa:
Sentir que tem mais tempo no seu dia
Quando você organiza o seu tempo de modo consciente, pode perceber que reduz tarefas desnecessárias, desprioriza trabalhos que não precisam ser feitos hoje e realiza as tarefas em menos tempo. Você não terá mais tempo no seu dia no sentido literal, mas perceberá que realiza mais no mesmo espaço de tempo.
Demarcar limites entre trabalho e vida pessoal
Melhorar a administração do tempo não significa espremer no trabalho cada segundo da sua produtividade. Ao contrário, estas estratégias podem ajudar a realizar o trabalho mais importante e a identificar o que pode aguardar até o dia seguinte. Ao priorizar o trabalho que deve ser concluído hoje e esclarecer o que pode ser feito posteriormente, você estará estabelecendo limites entre a sua vida profissional e a pessoal.
Reduzir o estresse
Sem uma gestão do tempo eficaz, há a sensação de que o tempo no trabalho nunca é suficiente, ou de que se anda em círculos e só se resolve assuntos urgentes, o que gera mais estresse e, em casos extremos, um esgotamento psicológico. De fato, de acordo com o índice Anatomia do Trabalho, 71% dos trabalhadores do conhecimento disseram ter se sentido psicologicamente esgotados pelo menos uma vez em 2020.
Melhorar a produtividade
Existem diversas dicas de administração do tempo que ajudam a reduzir a procrastinação e aumentar a produtividade. Identificar as principais prioridades do dia não só ajuda a aumentar a sua produtividade como também lhe traz a convicção de estar trabalhando nas coisas certas a cada dia.
Eliminar maus hábitos
Ninguém gosta de procrastinar mas, ao longo do tempo, maus hábitos podem se acumular e atrapalhar o trabalho de alto impacto, e todos passam por isso. Assim, as estratégias de administração do tempo podem ajudar na identificação e eliminação de maus hábitos.
Administração do tempo X Produtividade
Uma boa administração do tempo é fundamental para o aumento da produtividade. Assim, cabe reforçar que passar um longo período do dia trabalhando ou estudando não garante que os resultados entregues serão satisfatórios.
Na verdade, o que determina um bom profissional é o que ele consegue produzir dentro de seu período de trabalho preestabelecido. Sendo assim, gerir o tempo implica em empregar cada hora de trabalho da melhor maneira possível, de modo a garantir alta produtividade.
Um de seus significados mais difundidos atualmente indica que a produtividade é a relação entre a capacidade de produção e os recursos necessários para isso, sendo que o tempo está entre eles. Isso quer dizer que gestão do tempo e produtividade são conceitos interdependentes.
Dicas de administração do tempo
Abaixo separamos uma lista de dicas para fazer a sua administração do tempo. Se você já usa alguma delas, veja se consegue combiná-la com as outras estratégias para otimizar ainda mais o seu tempo. Confira:
Planejamento
O primeiro passo, sem dúvida, é o planejamento. Sem ele, você corre o risco de assumir mais tarefas do que, realmente, consegue abraçar. Mas, por outro lado, quando se programa, tem mais chances de aumentar a sua produtividade e conquistar os resultados esperados.
Por isso, reúna todas as atividades que precisam ser cumpridas. Pode listá-las em um papel ou em uma planilha, como preferir. É importante que você coloque os seus afazeres de uma forma que fique fácil visualizar e classificar.
Para ajudar, use cores e símbolos. Sempre que uma tarefa estiver finalizada, por exemplo, pinte-a de verde ou, então, insira um sinal de check. Faça o mesmo com as que estão atrasadas e em espera. No seu planejamento, além da relação do que precisa ser feito, é fundamental conter os prazos.
Por fim, o planejamento é imprescindível, mas deve ser flexível. Você pode e deve ajustá-lo sempre que for necessário.
Prazos
O cumprimento dos prazos é um dos medidores da eficiência na administração do tempo. Se você perceber que está atrasando as tarefas ou pedindo mais tempo para entregá-las, isso pode ser um sinal de problema, de que algo não está indo bem. Aqui a dica é investigar o que pode estar acontecendo e ser honesto com você mesmo.
Diminua as distrações
Diversos fatores externos podem interromper o seu fluxo de trabalho. Por isso, a dica aqui é focar em diminuir as distrações. Deixar o celular no modo silencioso e fora do alcance das mãos é um bom começo. Além disso, também ajuda bastante neste sentido desativar as notificações, principalmente as de redes sociais.
Ao parar algumas vezes apenas para dar uma olhadinha no feed do Instagram ou ver o meme que um amigo enviou pelo WhatsApp, caso monitore o tempo usado no celular, você perceberá que este tipo de interrupção rouba muitos minutos ou até mesmo horas do seu dia.
Falando em distrações, também é importante avisar para as pessoas de seu convívio que elas não devem interrompê-lo em momentos de trabalho ou estudos. Afinal, não é só o celular que pode barrar a sua produtividade. Qualquer tipo de distração externa é capaz de desempenhar este papel.
Mude seus hábitos
O processo de organização e planejamento das tarefas induz o comportamento para a melhor ocupação do tempo.
Assim, as anotações sistemáticas permitem melhor visualização do todo, possibilitando a execução mais eficiente do fluxo de tarefas.
Estabeleça prioridades
A disponibilidade do tempo limita a atendimento às demandas. Por isso, prioridades devem ser definidas com critérios que sejam aderentes às aspirações de cada pessoa.
É importante neste momento ter consciência das implicações de cada decisão.
Ao final de cada dia, planeje o dia seguinte
O dia de trabalho às vezes parece um atropelo porque já estamos atrasados quando começamos. Se você é o tipo de pessoa que lê os e-mails todas as manhãs para descobrir quais são as prioridades, não está só: esse hábito é muito comum. Felizmente, há uma maneira melhor.
Em vez de esperar pelo novo dia para decidir o que fazer, use os últimos cinco minutos de cada dia para se preparar para o dia seguinte. Isto pode aumentar a sua motivação, porque você saberá o que fazer antes mesmo de ligar o PC. Também é uma maneira útil de garantir a realização do trabalho mais importante todos os dias. Em vez de responder a um e-mail ou solicitação nos últimos minutos da sua jornada, você pode se certificar de incorporar aquele trabalho importante na programação do dia seguinte.
Diga “não” ou delegue tarefas
Uma vantagem de ter clareza sobre as próprias prioridades é que também se compreende o que é menos importante. Nem sempre é fácil dizer “não” a um novo trabalho, mas ajuda se você puder explicar que está dizendo “não” a isso porque não se alinha às suas prioridades atuais. Definir as suas prioridades — e compartilhá-las com a sua equipe — pode dar a todos maior clareza.
Se o trabalho tiver de ser feito, mas não for mais importante do que as suas outras prioridades, tente delegá-lo a outro membro da equipe. Tenha em mente que delegar uma tarefa não significa que ela não seja importante, mas apenas que esse trabalho não está alinhado às suas prioridades atuais. Além disso, também é possível que alguém com outras competências o realize melhor, e quando você o atribui a essa pessoa, está se assegurando de que o trabalho seja realizado pela pessoa certa para a tarefa.
Tempo de descanso
Uma coisa precisa ficar clara: pessoas produtivas não trabalham o tempo todo ou por mais tempo que a maioria das pessoas. Na verdade, elas costumam aproveitar o tempo que tem para gerar valor.
Reserve um tempo do seu dia para uma pausa e descanso. Jamais pule o horário do almoço e inclua pequenos intervalos entre uma tarefa e outra.
FAQ – Administração do tempo
O que é a administração do tempo?
A administração do tempo é a ação de gerenciar a sua rotina, assumir controle do seu próprio tempo ao otimizar os recursos e tarefas que deve realizar ao longo do seu dia a dia.
Quais as vantagens da administração do tempo?
Boas estratégias de administração do tempo podem ajudar na sua organização e na priorização de tarefas para que você possa:
- Sentir que tem mais tempo no seu dia;
- Demarcar limites entre trabalho e vida pessoal;
- Reduzir o estresse;
- Melhorar a produtividade;
- Eliminar maus hábitos.
