A Automatização de processos é tornar operacional um processo antes executado manualmente, utilizando, para isso, da tecnologia e da integração de sistemas e dados. Assim, este é um passo bem importante na gestão empresarial, capaz de gerar competitividade, eficiência e até valor ao cliente.
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Portanto, abaixo separamos tudo o que você precisa saber sobre a automatização de processos. Confira:
O que é a automatização de processos?
A automatização de processos é uma prática empresarial que usa a tecnologia para execução automática de atividades que eram feitas de modo manual. Por meio dela, é possível otimizar o trabalho em diferentes áreas da organização, ampliando a sua produtividade, qualidade e até eficiência.
Em um e-commerce, por exemplo, é bem viável automatizar a emissão de nota fiscal assim que um pagamento é confirmado. Já no marketing, a automação do envio de e-mail é uma prática indispensável para a gestão e nutrição de leads com o intuito de avançar esses contatos pelas etapas do funil de vendas.
Além disso, no departamento comercial é possível automatizar algumas etapas do follow-up. Assim, você garante o contato personalizado e segmentado com “prospects”, ao mesmo tempo que disponibiliza à equipe tempo para priorização de oportunidades mais quentes.
Já no RH, é possível automatizar o cálculo de remuneração variável e criar ciclos de avaliação do desempenho coletivo e individual.
Em suma, a automatização de processos pode se aplicar em diferentes áreas da empresa, garantindo acesso a múltiplos benefícios, sobre os quais falaremos mais abaixo. Portanto, o controle de processos é fundamental para uma boa automatização. Assim, os colaboradores conseguem saber quais são os processos e, dessa forma, automatizá-los.
Qual o objetivo da automatização de processos?
Podemos dizer que o objetivo principal da automatização de processos é melhorar o fluxo de atividades, ou de trabalho, das empresas. Pois com ela é possível obter inúmeras melhorias, como por exemplo: reduzir custos, aumentar a produtividade, minimizar falhar, ganhar rastreabilidade, ter controle de tempo e de indicadores.
Que tal um exemplo prático? Vamos imaginar um processo de cadastro de fornecedores. Se ele for feito de forma “não automatizada”, muito provavelmente ele será solicitado via e-mail. Assim, poderão faltar informações e dados importantes, além de poder cair no “esquecimento”. Pois a caixa de e-mails não é uma boa ferramenta para controlar as suas tarefas. Agora, se essa solicitação vier de forma automatizada, todas as informações necessárias para a realização da tarefa já virão junto com ela. Além disso, você saberá exatamente quando e como precisa realizar.
Por que é importante automatizar processos?
Qualquer negócio deseja que as atividades funcionem da melhor forma possível, trazendo bons resultados e visando sempre o crescimento. Por esse motivo, é indispensável considerar que o fluxo de trabalho seja organizado. E esse trabalho deve ser feito de acordo com o tempo dos colaboradores e melhorando o custo-benefício final.
Desse modo, a automatização de processos do dia a dia pode não só garantir esses benefícios a curto e a longo prazo, mas também aumentar o nível de lucratividade da empresa.
Portanto, veja agora os 4 principais benefícios da automatização de processos nas empresas:
1. Agilidade
Normalmente as atividades manuais tomam bem mais tempo e são feitas por humanos, que tendem a cometer erros. É por isso que automatizar determinadas ações faz com que as pessoas consigam poupar tempo para realizar atividades mais importantes.
Com isso, o nível de motivação e empenho dos colaboradores e os resultados melhoram com a maior produtividade da empresa.
2. Melhoria da qualidade nas ações
Seguindo essa ideia, quando as atividades são feitas manualmente, o risco de erros é maior do que quando as ações são realizadas de forma automatizada.
Por esse motivo, com a estratégia, as chances de assertividade são maiores e o resultado se torna ainda mais qualitativo.
3. Redução de Custos
Alguns gestores ainda sentem medo de adotar essas tecnologias por medo do alto investimento inicial. Mas, pensando pelo lado que os processos automatizados precisam de poucas pessoas para programar ou monitorar as ações, consequentemente o dinheiro que iria para elas é poupado.
Além disso, também há uma redução de custos com infraestrutura. Isso acontece porque a empresa pode contar com soluções e ferramentas para apoiar todas as ações.
4. Aumento da produtividade
Todas as etapas anteriores refletem na produtividade da equipe e na capacidade de geração de resultados. Assim, a sobrecarga acaba sendo menor e permite que os colaboradores se dediquem a tarefas mais importantes e estratégicas para a empresa.
Claro que além desses pontos, podem existir mais uma série de vantagens, como por exemplo:
- Geração de relatórios completos;
- Acompanhamento de métricas;
- Crescimento acelerado.
O que leva uma empresa a automatizar um processo?
O que leva uma empresa a automatizar seus processos é o grande leque de vantagens que ela pode ter ao investir nessa prática, como:
- Aumento da produtividade;
- Redução de prazos de entrega;
- Otimização da qualidade do que se oferece;
- Melhora na experiência do cliente;
- Reduzir custos operacionais;
- Ampliação da satisfação dos clientes;
- Vantagem competitiva;
- Facilidade de coleta e monitoramento de indicadores de desempenho.
Conhecidos os principais benefícios e outras vantagens da automatização de processos, seguimos para entender como colocar tudo isso em prática.
Como automatizar um processo?
Você precisa automatizar um processo? E, para que ele funcione da maneira correta e traga resultados, ele precisa seguir alguns passos! Confira abaixo quais são:
1. Faça um mapeamento completo
O primeiro passo é mapear todos os processos internos e também os subprocessos e as interdependências. Assim, é mais fácil ter uma visão sistêmica de toda a operação. E, por meio de uma análise criteriosa, é possível identificar gargalos, atividades em duplicidade ou que não agregam valor.
Algumas situações ainda são bem comuns, como a descentralização das informações, a necessidade de consulta a diversas fontes, tarefas manuais e arquivos físicos de documentos. Essas condições caracterizam a subutilização do capital humano, que deve ser melhor aproveitado dentro do universo corporativo.
2. Desenvolva processos mais eficientes
Após a identificação dos problemas, é preciso desenvolver processos bem mais eficientes, eliminando as fragilidades e os desperdícios. Nesse momento, é fundamental pensar no sequenciamento, na lógica, nos gatilhos, nos checklists, no fluxo ideal de informações e nos avisos sobre inconsistências, atrasos ou falhas.
Após a elaboração desse desenho inicial, busque fornecedores capazes de idealizar propostas adequadas à realidade do negócio.
3. Defina um cronograma e uma equipe de implementação
A recomendação é sempre começar pelo mais simples. Por isso, é importante criar um cronograma de implantação, dividido em etapas. A cada módulo implementado, os processos se integram.
Testes também devem ser previstos, com a finalidade de localizar e corrigir desvios. Por fim, vale lembrar que é essencial designar uma equipe multidisciplinar para conduzir todo o projeto.
4. Mantenha o foco no cliente
Muitas empresas planejam automatizar processos, mas mantêm o foco apenas nas melhorias internas. Contudo, a atenção deve estar voltada às demandas e necessidades dos clientes.
Ou seja, o retorno deste investimento depende de mudanças sensíveis na qualidade do atendimento, na velocidade da entrega, na inovação dos produtos e serviços, nas condições de pagamento e, claro, nos preços oferecidos.
5. Programe treinamentos
A automatização também exige treinamento. Desse modo, é possível garantir a utilização correta de todas as funcionalidades dos sistemas.
E, com a eliminação de uma série de tarefas pouco relevantes, a empresa pode explorar todo o potencial intelectual e criativo de seus profissionais, o que reforça a motivação e o engajamento.
6. Monitore constantemente
Para alavancar a produtividade, não basta automatizar processos. É necessário avaliar quais os resultados e os impactos gerados. Logo, é preciso estabelecer um monitoramento constante, por meio de indicadores de desempenho e checklists específicos.
Assim, é possível confirmar os avanços e localizar os pontos a serem aperfeiçoados.
FAQ – Automatização de processos
Quais os passos para conseguir automatizar um processo?
Os passos para conseguir automatizar os processos são:
- Faça um mapeamento completo;
- Desenvolva processos mais eficientes;
- Defina um cronograma e uma equipe de implementação;
- Mantenha o foco no cliente;
- Programe treinamentos;
- Monitore constantemente.
O que é a automatização de processos?
A automatização de processos é uma prática empresarial que usa a tecnologia para execução automática de atividades que eram feitas de modo manual. Por meio dela, é possível otimizar o trabalho em diferentes áreas da organização, ampliando a sua produtividade, qualidade e até eficiência.
