Você já ouviu falar sobre PMO? De modo resumido, podemos dizer que se trata de uma abreviação em inglês para Project Management Office (escritórios de projetos, em tradução literal para o português).
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Mas o que isso quer dizer exatamente? Além do mais, como podemos utilizá-lo em projetos públicos? Em resumo, é uma estrutura organizacional que promove a padronização dos processos de governança e gestão de projeto dentro de uma organização. Dessa forma, o PMO tem inúmeras funções, como documentação dos projetos, disseminar boas práticas, garantir o cumprimento de diretrizes da empresa ou órgão e entre outras atribuições.
Portanto, abaixo você verá tudo o que precisa saber sobre PMO. Confira:
O que é PMO?
PMO (Project Management Office), ou escritório de projetos, é um departamento existente em empresas, que tem como objetivo padronizar processos que envolvem a gestão de projetos.
Ele centraliza e controla os projetos, além de disponibilizar os recursos necessários para que sejam viabilizados. Inclusive, ele também acompanha o trabalho para verificar se a metodologia adotada é seguida pela equipe.
Além disso, uma empresa pode ter um ou mais escritórios de projetos. Fazendo uso de um dos três tipos mais comuns: o modelo corporativo, departamental e operacional.
Para uma maior organização dos procedimentos, pode haver um central que abranja aos demais. Neste caso, estamos nos referindo ao escritório de projetos corporativo, que trabalha de forma estratégica.
Por fim, o PMO departamental auxilia uma determinada área. E o operacional atua em um único projeto, sendo usual o encerramento das atividades quando o projeto em questão chega ao fim.
Quais os tipos de PMO?
É possível dividir o PMO em até três categorias. Confira:
Corporativo: chamado de PMO Estratégico ou PMSO, é responsável por definir os padrões de gestão da corporação, ou seja, está relacionado a todos os projetos da empresa. Nesse sentido, tem conexão mais forte com os objetivos organizacionais. Por fim, o Project Management Office Corporativo gerencia o portfólio, além de sinalizar e atuar na priorização dos projetos para os executivos.
Departamental: também conhecido como PMO Tático, define os padrões de uma área, um departamento, uma diretoria ou uma unidade da organização. Assim, ele se destina a apoiar projetos simultâneos que acontecem dentro de determinada parte da empresa. Ele se encarrega de desenvolver e implantar metodologias e dar prioridade a projetos internos e aos gerentes de projetos departamentais.
Operacional: aqui, os objetivos são bem específicos e costumam ter um tempo de funcionamento programado. Em tais situações, o PMO pode receber o nome de Autônomo ou Programa-Projeto. É aplicado em projetos com um nível tão elevado de importância e complexidade que requerem a elaboração de padrões específicos.
Nesse caso, o PMO se mantém separado das operações da organização. Além disso, os conhecimentos e a experiência do gerente de projetos, bem como uma equipe mais madura, ajudam a alcançar o sucesso.
Por fim, é importante ressaltar que esses tipos de PMO não são evolutivos. Cada um deles indica a forma como a organização quer controlar os seus projetos, podendo inclusive ter mais que um tipo de PMO em uma mesma organização.
Qual é a diferença entre o papel do PMO e do gerente de projetos?
O gerente de projetos geralmente gerencia questões mais individuais do projeto (custo, qualidade, cronograma), ao passo em que o PMO gerencia o método, a padronização dos processos e as suas métricas. Enquanto um gerente de projeto é responsável por atingir as metas aprovadas para seus projetos, o PMO é responsável por atingir as metas aprovadas para a empresa.
Normalmente, o PMO define e mantém padrões de gerenciamento de projetos dentro da organização por meio da padronização e execução de processos repetíveis e escaláveis. Portanto, o PMO também é a fonte de documentação, orientação e métricas relacionadas à prática de gerenciamento e execução de projetos. Já o papel do gerente de projetos é aderir às diretrizes e práticas padronizadas pelo PMO durante o planejamento, preparação e execução do projeto.
Para que serve um PMO e qual a sua importância?
O escritório de projetos é de grande importância para empresas que devem gerenciar diferentes projetos de forma simultânea. Isso porque o PMO serve para consolidar a documentação dos projetos, que é uma parte essencial da gestão de projetos.
O PMO faz com que os projetos sejam executados seguindo as boas práticas (considerando, por exemplo, os projetos de inovação), fazendo uso apropriado das metodologias e ferramentas disponíveis e seguindo as diretrizes e políticas de governança.
Ou seja, o escritório de projetos está presente em todas as etapas, orientando a equipe para que os objetivos sejam alcançados com eficiência. É importante, ainda, por acompanhar todo o trabalho executado e gerar relatórios para a empresa.
Funções e atribuições do PMO
Agora que você já conhece mais sobre o que é e quais são os principais compromissos do PMO nas empresas, conheça mais sobre as suas principais atribuições como um escritório de projetos.
1. Determinar e revisar a gestão de projetos
Ele deve definir um conjunto de tarefas e sua ordem de execução para que o projeto atinja o seu objetivo. Esse cuidado é bem importante para padronizar o trabalho e possibilitar que os processos sejam mais eficientes.
Para contribuir com essa tarefa, os processos de gestão se dividem em iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.
2. Determinar metodologias do projeto
Antes de iniciar um projeto, é importante que as suas metodologias sejam previamente estabelecidas. Isso ajudará na orientação de cargos, funções e escopo da equipe. Desse modo, o PMO pode ser responsável por orientar a escolha ideal de metodologia de gestão de projeto que a empresa precisa, sejam elas clássicas, ágeis, híbridas ou de qualquer outro perfil.
Além de tudo, o escritório de projetos serve como instrutor, podendo cumprir uma função de capacitação das lideranças de projeto sobre como usar a metodologia aplicada.
3. Administrar o fluxo de entregas
Como um dos papeis principais do PMO é organizar os projetos, é notório que uma de suas atribuições essenciais seja a administração de fluxos e de todo portfólio de projetos. Essa incumbência é crucial para manter o foco das tarefas para garantir entregas assertivas, de qualidade e no tempo estipulado.
4. Priorizar as tarefas e iniciativas
Complementarmente, a organização dos fluxos exige que o PMO também olhe para a ordem de prioridade, ou seja, o que precisa ser colocado em prática ou não — ou, simplesmente, o que precisa vir primeiro na ordem de importância das entregas.
Esse é um grande desafio, pois em alguns cenários de negócio, com a colocação de muitas iniciativas, é importante considerar aquelas que representam maior oportunidade de impacto para o alcance dos objetivos da empresa.
5. Revisar a qualidade do trabalho desenvolvido
Por fim, porém não menos importante, é preciso que toda execução e rotina de trabalho seja acompanhada de perto pelo PMO. Essa prática mantém a padronização dos processos e contribui para o controle, correção de rota e entregas ainda melhores.
Como implementar um setor de PMO em uma empresa?
Para que o escritório de projetos funcione de maneira apropriada, é fundamental que ele seja bem implementado na empresa. Portanto, confira a seguir quais são as etapas do processo:
1. Preparação da empresa para a mudança
O primeiro passo para implantar o PMO é promover a comunicação. Assim, todos os envolvidos devem estar cientes da mudança e entender as suas vantagens.
Já que é comum haver resistência para o novo, os responsáveis pela implementação precisam também ser agentes motivadores para fomentar o apoio de toda a equipe.
2. Entendimento da situação atual
Uma etapa importante é entender o cenário da gestão de projetos dentro da empresa.
Em geral, elas possuem procedimentos e metodologias, mesmo que não as usem da melhor forma. Portanto, entender a situação atual é essencial para identificar exatamente o que fazer.
3. Designação dos objetivos do PMO
Já que existem diferentes PMOs, é importante determinar por qual começar. Assim, iniciar com um único pode contribuir com o processo de adaptação. E para saber qual o mais adequado para o momento é preciso compreender os objetivos da iniciativa.
4. Organização do escritório de projetos
Chega a hora de escolher uma metodologia para ser usado no PMO, fazer um catálogo de serviços, mapear os serviços, definir condições e etc.
Enfim, é preciso organizar o escritório, definindo como ele deve funcionar, bem como capacitar os gerentes de projetos.
5. Ativação do trabalho do PMO
A etapa final é colocar em prática as atividades do escritório de projetos. Uma dica que ajuda na adaptação de todos é inicialmente fazer um projeto-piloto, com testes rápidos e pontuais. Depois, aos poucos, é possível aumentar a sua abrangência.
FAQ – O que é PMO?
O que é PMO?
PMO (abreviação em inglês de Project Management Office), ou escritório de projetos, é um departamento existente em empresas, que tem como objetivo padronizar processos que envolvem a gestão de projetos.
Ele centraliza e controla os projetos, além de disponibilizar os recursos necessários para que sejam viabilizados. O PMO também acompanha o trabalho para verificar se a metodologia adotada é seguida pela equipe.
Quais são os principais tipos de PMO?
Uma empresa pode ter um ou mais escritórios de projetos. Fazendo uso de um dos três tipos mais comuns: o modelo corporativo, departamental e operacional.
Qual é a diferença entre o papel do PMO e do gerente de projetos?
O gerente de projetos geralmente gerencia questões mais individuais do projeto (custo, qualidade, cronograma), ao passo em que o PMO gerencia o método, a padronização dos processos e as suas métricas. Enquanto um gerente de projeto é responsável por atingir as metas aprovadas para seus projetos, o PMO é responsável por atingir as metas aprovadas para a empresa.
