Como fazer um memorando?

Por | Geral, Secretariado

A bela arte de escrever um memorando de negócios é, na verdade, uma espécie de arte perdida. Com o aumento das comunicações digitais e uma dependência excessiva de celulares, textos rápidos e e-mails, não parece haver muito espaço para o tradicional memorando. Isso é algo lamentável, pois um memorando de negócios bem elaborado pode eliminar a burocracia e fazer com que mensagens importantes da empresa cheguem às pessoas certas, de maneira clara e concisa. Portanto, pensando nisso, hoje vamos mostrar como fazer um memorando.

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Memorandos são altamente preferíveis a e-mails ao enviar informações e dados sobre questões importantes da empresa, como mudanças de políticas ou a nomeação de um novo CEO. Mas como escrever o melhor?  curto e “doce” é um bom lugar para começar. Além disso, a capacidade de comunicar seus pontos chaves é uma boa maneira de terminar. Dessa forma, vamos ver como escrever o melhor memorando de negócios para a sua empresa abaixo:

O que é um memorando? 

Como fazer um memorando? - Foto: MOM MAS
Foto: MOM MAS

Um memorando é um documento escrito que fica dentro da empresa. Assim, se ele for para fora, é uma carta. Além disso, ele também é bem curto. A maioria dos especialistas afirma que duas páginas devem ser o seu máximo – após isso, ele começa a se transformar em um relatório. Se você conseguir resumir até mesmo um memorando de duas páginas em dois parágrafos que ocupam apenas meia página e ainda transmitir os mesmos fatos, você obterá um “A +” nos negócios. Igualmente importante, eles são escritos para levar alguém a fazer ou entender algo – seja para gastar dinheiro, cumprir prazos, criticar construtivamente ou dizer sim ou não.

Como escrever um memorando?

 Como fazer um memorando? - Foto: BR MAS
Foto: BR MAS

Por definição, um “memo” (abreviação de memorando) é um documento comercial que busca envolver os funcionários de uma empresa e comunica as mensagens importantes sobre questões chaves em reuniões, políticas da empresa e negócios corporativos.

Escrever um bom “memo” é principalmente sobre boa formatação, estrutura sólida e a capacidade de transmitir de forma clara e sucinta a mensagem pretendida.

Para cobrir as bases em todas as frentes acima, vamos percorrer o processo, passo a passo, na criação de um “memo”:

1. Adicione o título

Como fazer um memorando? - Foto: PL MAS
Foto: PL MAS

O título de um memorando é curto e direto e é sempre colocado no topo da página. Normalmente, um termo é usado no título (pense em apenas “memorando” ou “memorando para a equipe”). Idealmente, você deseja que a sua mensagem se destaque em meio à pilha de papelada e e-mails que muitas vezes inundam o local de trabalho moderno. Assim, direcionar o seu título para o público / destinatário pretendido faz exatamente isso.

2. Certifique-se de incluir a data

 Como fazer um memorando? - Foto: FM MAS
Foto: FM MAS

A data é necessária como um ponto de referência no tempo. Dessa forma, ela mostra ao destinatário quando o memorando foi escrito e, em muitos casos, dá a ele um senso de urgência e que seu conteúdo e instruções devem ser levados a sério.

3. Designe quem recebe o documento com o “Para”

  Como fazer um memorando? - Foto: BT MAS
Foto: BT MAS

“Para” designa quem recebe o memorando, um departamento inteiro da empresa (por exemplo, a “equipe de vendas”) ou um indivíduo (Márcia Vieira, diretora de vendas). Assim, você pode estruturar a linha do memorando “para” em ordem alfabética ou por título.

4. Deixe claro de quem é o documento

Foto: PN MAS

Essa linha designa o autor do memorando, por nome e título (isto é, “da mesa de Márcia Vieira, diretora de vendas”). Frequentemente, para ressaltar a importância do “memo”, o título inclui a assinatura do remetente, por iniciais.  Normalmente, isso ocorre quando um subordinado escreve o memorando para um supervisor ou gerente – esse gerente assinará o “memo” para mostrar aos destinatários que tudo nele foi aprovado e requer atenção ou uma resposta.

5. Adicionar um assunto claro

Foto: VC MAS

Esta linha designa o assunto do memorando e deve ser sempre escrita de forma bem clara, concisa e convincente.  Acima de tudo, você deseja que seu “memo” se destaque e transmita a sua mensagem. Dessa forma, esse processo realmente começa com a linha de assunto e tem como objetivo deixar claro do que se trata o documento.

6. Escreva o corpo

Foto: MB MAS

Esta seção fornece mais detalhes sobre o assunto do memorando. A meta é chegar ao ponto rapidamente (ou seja, “Marcamos uma reunião na segunda-feira, 6 de janeiro para discutir as metas e prioridades de vendas do primeiro trimestre.”) A primeira linha é muito importante, pois define o cenário para o restante do “memo”. É ideal dividir o corpo do memorando em parágrafos curtos – três deve ser o objetivo. Mais do que isso e você começa a perder a atenção de seus destinatários. Além disso, lembre-se de que o objetivo de um bom “memo” é claro e conciso. O último parágrafo deve apresentar um apelo à ação, ou seja, algo convincente para estimular o destinatário a agir.

7. Assinatura com um bom fechamento

Foto: MT MAS

A última parte do memorando pode incluir uma assinatura do remetente na parte inferior, mas não é necessário. Dessa forma, basta assinar e datar a assinatura, para oficialmente “selar o acordo” no memorando, e deixar o leitor saber de quem, exatamente, o documento está vindo. É mais importante, no entanto, terminar o “memo” com um firme apelo à ação, permitindo que seus leitores saibam qual ação específica deve ser tomada.

Bons modelos de “memo” para usar

Foto: MB MAS

Para ajudá-lo a escrever um memorando melhor e dar um exemplo visual de como um bom “memo” deve ser, verifique estes memorandos de amostra:

  • Vertex 42: Este site oferece uma variedade de modelos diferentes, incluindo memorandos de negócios “casuais” e “formais”;
  • Office.com: esta página da web é muito útil ao escolher o design adequado para o seu memorando;
  • TemplateArchive.comeste site faz um ótimo trabalho em quebrar o processo de “memo” em partes fáceis de entender. Assim, ele inclui seções sobre modelos, quando enviar um memorando e até a formatação do memorando.

Quando você precisa enviar um memorando?

Foto: CNB MAS

Saber quando escrever um e-mail é tão importante quanto saber escrever um memorando. Por exemplo, há cenários em que um e-mail curto será mais do que o suficiente ou um quadro de avisos digital interno levará você ao público correto.

Em geral, no entanto, escrever um memorando é ideal nos seguintes cenários:

  • Quando você precisa passar uma mensagem que impressiona: os e-mails são ótimos para enviar uma mensagem rapidamente, mas um memorando pode criar uma mensagem que foi construída para durar. Assim, se a sua mensagem envolver um problema sério ou recomendação, um “memo” é preferível a um e-mail para transmitir sua opinião;
  • É importante formatar sua mensagem corretamente: se a sua mensagem precisar incluir marcadores, cabeçalhos ou gráficos, um memorando é um ótimo veículo para envolver a equipe;
  • Quando sua mensagem deve ser impressa: se a sua mensagem vai acabar em um quadro de avisos da empresa ou em um formato de boletim informativo, ou se sua mensagem será usada em uma reunião da empresa, um memorando formal é o caminho a percorrer.

Além disso, você deve evitar escrever um “memo” quando um e-mail for suficiente. Isso geralmente acontece quando você tem uma mensagem muito curta para enviar ou se está na estrada usando seu celular e não tem tempo para estruturar e formatar um memorando.

Dicas para escrever um ótimo “memo”

Como fazer um memorando? - Foto: ES MAS
Foto: ES MAS

Use essas dicas para escrever memorandos que se destaquem, sejam notados e que sejam implementados de forma mais rápida:

  • Fique com a política corporativa de memorandos: a maioria das empresas, especialmente as maiores, tem um script ou projeto padrão a seguir ao escrever um memorando. Assim, fique perto dele e use a planta para mostrar seu ponto de vista;
  • Mantenha suas frases e parágrafos curtos e diretos: Como já foi dito mais de uma vez, “a brevidade é a chave”. Dessa forma, memorandos longos e prolixos são memorandos que muitas vezes não são lidos;
  • Use marcadores: para ser mais sucinto e transmitir seu ponto de vista, use marcadores para transmitir melhor sua mensagem;
  • Concentre-se no apelo à ação: O final do memorando, onde uma chamada à ação está incluída, é vital para o processo do memorando. Assim, concentre-se na “verborragia” que inspira o leitor, o estimule e faça com que ele se mexa. Faça a si mesmo esta pergunta: qual é a principal lição que quero que os leitores absorvam do memorando?
  • Edite para a gramática: ninguém quer ler um memorando cheio de erros ortográficos e gramaticais. Dessa forma, certifique-se de revisar seu memorando e até investir em um bom software de gramática.

FAQ

O que é um memorando? 

Um memorando é um documento escrito que fica dentro da empresa. Assim, se ele for para fora, é uma carta. Além disso, ele também é curto. A maioria dos especialistas afirma que duas páginas devem ser o seu máximo – após isso, ele começa a se transformar em um relatório. Se você conseguir resumir até mesmo um memorando de duas páginas em dois parágrafos que ocupam apenas meia página e ainda transmitir os mesmos fatos, você obterá um “A +” nos negócios. Igualmente importante, os memorandos são escritos para levar alguém a fazer ou entender algo – seja para gastar dinheiro, cumprir prazos, criticar construtivamente ou dizer sim ou não.

Como fazer um memorando?

  1. Adicione o título;
  2. Certifique-se de incluir a data;
  3. Designe quem recebe o documento com o “Para”;
  4. Deixe claro de quem é o documento;
  5. Adicionar um assunto claro;
  6. Escreva o corpo do texto;
  7. Assinatura com um bom fechamento.

Quando devo fazer um memorando?

Em geral, no entanto, escrever um memorando é ideal nos seguintes cenários:

  • Quando você precisa passar uma mensagem que impressiona: os e-mails são ótimos para enviar uma mensagem rapidamente, mas um memorando pode criar uma mensagem que foi construída para durar. Assim, se a sua mensagem envolver um problema sério ou recomendação, um memorando é preferível a um e-mail para transmitir sua opinião;
  • É importante formatar sua mensagem corretamente: se a sua mensagem precisar incluir marcadores, cabeçalhos ou gráficos, um memorando é um ótimo veículo para envolver a equipe;
  • Quando sua mensagem deve ser impressa: se a sua mensagem vai acabar em um quadro de avisos da empresa ou em um formato de boletim informativo, ou se sua mensagem será usada em uma reunião da empresa, um memorando formal é o caminho a percorrer.

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