O uso de ferramentas da qualidade, como o diagrama de Ishikawa, é fundamental para manter uma boa gestão, entregar produtos / serviços dentro das especificações e atender as expectativas dos clientes.
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Criado na década de 60, por Kaoru Ishikawa, o diagrama leva em conta todos os aspectos que podem ter levado à ocorrência do problema, dessa forma, ao utilizá-lo, as chances de que algum detalhe seja esquecido diminuem consideravelmente. Portanto, neste post, vamos mostrar para você o que é o Diagrama de Ishikawa e muito mais. Confira:
O que é o Diagrama de Ishikawa?
O Diagrama de Ishikawa foi feito por Kaoru Ishikawa, engenheiro japonês de controle de qualidade. Também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito, Diagrama 6M ou diagrama Espinha de Peixe, é uma forma gráfica, prática e intuitiva de resolver problemas em sua empresa, achando as causas baseando-se em um efeito negativo que se quer eliminar.
Às vezes, um empresário nota que algo não está ocorrendo da forma que queria em sua empresa, seja na precificação dos produtos, no fechamento das vendas ou na manutenção de um follow-up constante e cuidadoso, por exemplo.
E de nada vai adiantar quebrar a cabeça para resolver esses problemas sem identificar corretamente por que surgem, quais são suas causas e como saná-las. Solucionadas, corrigidas ou eliminadas as causas, automaticamente os efeitos delas, que são os problemas que queremos resolver, vão ser solucionados.
Nessa metodologia, as causas que geram os efeitos negativos ( os problemas ) se dividem em seis tipos, os chamados 6M:
Causas dos problemas:
- Método: o método usado pode estar causando o problema por ser inadequado;
- Material: os materiais usados podem ser impróprios para o efeito que se quer, causando um problema;
- Mão-de-obra: os funcionários estão trabalhando corretamente? Será preciso mais treinamento?
- Máquinas: os equipamentos estão funcionando adequadamente, têm manutenção, são modernos e produtivos?
- Medidas: as métricas usadas são adequadas? As máquinas estão bem reguladas e os resultados são avaliados corretamente? Além disso, os controles derivados dessas medidas podem ser afetados também.
- Meio ambiente: temos que tomar essa causa em um sentido mais amplo, não estamos falando apenas de natureza, como calor excessivo ou poluição, por exemplo, mas o meio ambiente como um todo, inclusive o local onde ocorre o trabalho. Em um ambiente de vendas, o barulho excessivo ou ter poucos computadores disponíveis para os vendedores podem ser consideradas causas ambientais para o seu problema.
Qual a origem da ferramenta Diagrama de Ishikawa?
Não seria justo falar sobre o Diagrama de Ishikawa sem destacar a vida e a obra do seu criador. Afinal, Kaoru Ishikawa foi e ainda é um dos maiores mentores da ciência da gestão de todos os tempos.
Sua trajetória acadêmica se consolidou em 1939, quando terminou o doutorado em engenharia química pela Universidade de Tóquio. A partir daí, o mestre Ishikawa se dedicaria a uma carreira bastante prolífica, em que publicaria 31 livros e mais de 600 artigos científicos.
Por esses e outros motivos, ele é considerado o pai do movimento em prol da qualidade no Japão ( que viria a se espalhar mundo afora ), cujo marco é o ano de 1962.
Quais os benefícios do Diagrama de Ishikawa?
- Fácil entendimento e análise;
- Promove o envolvimento e comprometimento dos colaboradores envolvidos na melhoria dos processos;
- Identifica a causa raiz dos problemas, o que permite identificar como eliminá-los;
- Pode ser útil como uma ferramenta estatística para o controle total da qualidade;
- Permite uma análise com alto nível de detalhes, ajudando a tomar decisões mais eficazes;
- Possui uma estrutura flexível, sendo aplicável a problemas das mais diversas naturezas.
Além disso, vale lembrar que ter ciência das vantagens do uso da ferramenta já é o primeiro passo para mostrar aos funcionários a importância de utilizar o Diagrama de Ishikawa.
Para que o Diagrama de Ishikawa é útil?
A utilização do Diagrama de Ishikawa é muito ampla. Existem diversas áreas que o aplicam e que podem se beneficiar de suas qualidades. Para você ter ideia, é possível empregá-lo até mesmo na solução de problemas do seu dia a dia.
Assim, ele costuma ter maior riqueza de detalhes de acordo com a criatividade, raciocínio e experiência de quem o constrói. Quanto maior o detalhamento, mais fácil será em achar a causa-raiz.
Os 6 Ms são mais úteis na área de controle de qualidade. Portanto, em outros contextos, os parâmetros podem ser diferentes. Na gestão de pessoas, por exemplo, eles são “famosos” como 4 Ps:
- Políticas: são as normas e políticas utilizadas pela organização para gerenciar a produção e as pessoas;
- Procedimentos: são determinados os procedimentos para o concebimento do produto ou serviço, principalmente os que podem causar o efeito;
- Pessoas: todos os envolvidos na cadeia produtiva. Além disso, você também pode incluir os stakeholders, por exemplo, ou até mesmo vizinhança e clientes;
- Planta: é o layout de produção, comercialização e gerência de um produto. Deve-se adicionar os problemas que essa estrutura tem e as suas influências.
Quando é possível utilizar o Diagrama de Ishikawa?
Sempre que houver um problema nos processos de um projeto, é possível estabelecer uma discussão baseada nas regras do Diagrama Espinha de Peixe.
Assim, não é preciso atrelar o método a um processo industrial comum. É possível utilizá-lo para um projeto pessoal, para uma meta na sua empresa ou para sua turma de alunos.
Desse modo, basta encontrar um problema ( ou efeito ) e buscar analisar cada M pensando as causas.
Como usar o Diagrama de Ishikawa?
A ideia é analisar um problema ou gargalo compreendendo o cenário em que ele está inserido. Dessa maneira, é preciso formar o diagrama em formato de escama de peixe inserindo os 6 Ms: máquinas, materiais, meio ambiente, mão de obra, método e medida.
Máquinas
Por máquinas, podemos entender as ferramentas usadas no processo ou projeto. Em uma agência, por exemplo, podemos considerar o SemRush, Google Analytics, sistema de gestão de clientes, PCs, impressoras e mais.
Materiais
São os insumos usados no processo. Agências de publicidade, eventualmente, fazem peças de arte com papéis de diferentes gramaturas. Assim, empresas que produzem materiais de onboarding para seus colaboradores podem ter diferentes fornecedores e materiais a contratar.
Meio ambiente
O clima organizacional da equipe, o momento de mercado e outros elementos do cenário em que o problema está sendo analisado podem ser mapeados nesse tópico.
Mão de obra
Relacione a equipe envolvida no processo, quais os níveis de capacitação e senioridade de cada membro, o quanto suas rotinas estão sobrecarregadas, dentre outros.
Método
Relacione o processo e os procedimentos usados para a realização do trabalho. Assim, é possível avaliar se a quantidade de etapa é muito grande ou pequena, se são muito complexas, burocráticas e etc.
Medida
Métricas, indicadores e outras formas de mensuração dos resultados. Assim, a ideia é avaliar se elas eram as mais adequadas para garantir se houve sucesso ou insucesso.
Como construir um Diagrama de Ishikawa, afinal?
Você já viu pra que serve o método de Ishikawa, então vamos aprender a construir um. Portanto, siga o passo a passo:
Como fazer um diagrama de Ishikawa passo a passo:
- Defina claramente o problema a ser analisado por sua equipe;
- Em seguida, desenhe uma seta horizontal que aponte para a direita e faça um quadrado na extremidade dessa seta;
- Escreva seu problema central dentro desse quadrado;
- Faça traços diagonais no corpo da seta, que serão as categorias das suas causas encontradas;
- Realize um brainstorming com sua equipe para definir as possíveis causas. Essa é a parte mais demorada e trabalhosa do método, portanto, é importante focar em seus detalhes para que ela seja bem realizada;
- Em seguida, dentro das categorias definidas pela equipe, insira as causas encontradas;
- Por fim, você pode enumera-las de acordo com sua gravidade ou importância. Além disso, uma boa ferramenta para ajudar nessa hierarquização é a Matriz de Priorização.
Detalhamento do passo 4: o diagrama 6M
Você viu que o diagrama de Ishikawa também é chamado de diagrama 6 M, mas por quê?
Na verdade, Kaoru Ishikawa definiu 6 tipos de causas que, na maioria das vezes, são a razão da existência do problema que se busca solucionar cada uma dessas causas que se inicia com a letra M, por isso o nome diagrama 6M.
Os 6 Ms de Ishikawa são:
- Método;
- Máquina;
- Medida;
- Meio ambiente;
- Material;
- Mão de obra.
Para entender melhor cada um deles, você pode fazer uma pergunta, que ajuda a descobrir como esse M pode estar influenciado o problema que sua equipe está estudando e procurando solucionar. Portanto, conheça essas perguntas e use ao empregar o diagrama 6M:
- Método: como a forma de desenvolver o trabalho influencia o problema?
- Máquina: como os equipamentos utilizados no processo influenciam o problema?
- Medida: como as métricas utilizadas para medir o desenvolvimento da atividade influenciam o problema?
- Meio ambiente: como o meio em que a atividade está sendo desenvolvida influencia o problema?
- Material: como a qualidade e o tipo dos materiais utilizados influenciam o problema?
- Mão de obra: como as pessoas envolvidas na atividade influenciam o problema?
IMPORTANTE: Para construir as categorias no passo 4, você pode criar as suas próprias, de acordo com cada necessidade específica de sua empresa. Além disso, você também pode seguir a lógica do 6M, que são as categorias originais do método. Contudo, fique atento se elas realmente se aplicam ao seu negócio.
FAQ
O que é um Diagrama de Ishikawa?
Também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito, Diagrama 6M ou diagrama Espinha de Peixe, é uma forma gráfica, prática e intuitiva de resolver problemas em sua empresa, achando as causas baseando-se em um efeito negativo que se quer eliminar.
Quais são as etapas do Diagrama de Ishikawa?
- Defina claramente o problema a ser analisado por sua equipe;
- Em seguida, desenhe uma seta horizontal que aponte para a direita e faça um quadrado na extremidade dessa seta;
- Escreva seu problema central dentro desse quadrado;
- Faça traços diagonais no corpo da seta, que serão as categorias das suas causas encontradas;
- Realize um brainstorming com sua equipe para definir as possíveis causas. Essa é a parte mais demorada e trabalhosa do método, portanto, é importante focar em seus detalhes para que ela seja bem realizada;
- Dentro das categorias definidas pela equipe, insira as causas encontradas;
- Você pode enumera-las de acordo com sua gravidade ou importância. Uma boa ferramenta para ajudar nessa hierarquização é a Matriz de Priorização.
Qual são os principais benefícios do Diagrama de Ishikawa?
- Fácil entendimento e análise;
- Promove o envolvimento e comprometimento dos colaboradores envolvidos na melhoria dos processos;
- Identifica a causa raiz dos problemas, o que permite identificar como eliminá-los;
- Pode ser utilizada como uma ferramenta estatística para o controle total da qualidade;
- Permite uma análise com alto nível de detalhes, ajudando a tomar decisões mais eficazes;
- Possui uma estrutura flexível, sendo aplicável a problemas das mais diversas naturezas.
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