Ao longo de nosso dia a dia no trabalho, nossa mente costuma fervilhar de ideias. Assim, pensamos de forma constante em novas maneiras e estratégias, capazes de contribuir para que os nossos negócios sejam sempre prósperos e bem-sucedidos. Acontece que, não adianta apenas ter ideias. Mas é preciso ir além, estruturando-as e também executando-as, para que, dessa forma, seja possível alcançar os resultados extraordinários almejados. É exatamente neste cenário que a gestão ou gerenciamento de projetos se encaixa.
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Com as ferramentas propostas por esta área da administração, empresas e suas equipes conseguem colocar em prática as ideias sugeridas, de forma verdadeiramente eficiente, ou seja, com a possibilidade de que todos atinjam as metas e objetivos que os negócios necessitam para serem bem-sucedidos.
Portanto, no artigo de hoje vamos falar sobre o que é e também sobre a importância do gerenciamento de projetos para todo e qualquer tipo de negócio. Confira:
O que é o gerenciamento de projetos?
Na prática, o gerenciamento serve para auxiliar as atividades que já foram estabelecidas, possibilitando um maior controle sobre a equipe envolvida no projeto. Ou seja, ter uma maior compreensão sobre o projeto que você tem encarregado ajuda na hora de colocá-lo em prática.
Portanto, é bem importante que tenhamos uma definição fixa sobre o que é um projeto. Então, nesse caso, podemos definir um projeto como um esforço temporário com o objetivo de estabelecer ou criar um produto ou serviço.
Por fim, basicamente, um projeto deve ter início, meio e fim pré-estabelecidos e com os custos e prazos delimitados.
Quais os componentes centrais da gestão de projetos?
As pessoas têm gerenciado projetos por séculos, mesmo que nem sempre tenham usado esse conceito. Assim, isso começou com ferramentas rudimentares, passando pelo “papel e caneta” até chegar às tecnologias avançadas dos dias atuais. Mas, de maneira geral, a gestão de projetos deve ter alguns pontos centrais necessários para ser efetiva, como:
- Definir o motivo do projeto ser necessário;
- Delimitar os requisitos do projeto, especificar quais serão os resultados e estimar recursos e prazos;
- Preparar um “case” de negócio para justificar o investimento;
- Assegurar a adesão de toda a empresa;
- Desenvolver e implementar um plano de gestão para o projeto;
- Motivar o time a desenvolver o projeto;
- Gerenciar os riscos, problemas e mudanças no projeto;
- Monitorar o progresso em relação ao plano;
- Gerenciar o orçamento;
- Manter a comunicação com os colaboradores;
- Nunca se esquecer de gerenciar mais ainda;
- Fechar o projeto de maneira controlada.
Com tudo isso em mente, vamos ver a principal diferença entre um projeto e um processo?
Qual a diferença entre processo e projeto?
Diante de tais conceitos, é comum as pessoas confundirem os termos e acreditarem que um projeto possui o mesmo significado de processo.
No entanto, há algumas diferenças evidentes. Assim, o projeto possui caráter temporário e no final apresenta um único resultado. O processo, por sua vez, é um procedimento contínuo e apresenta resultados que obedecem um padrão.
Um exemplo que ilustra bem essas diferenças pode ser o lançamento de um celular no mercado. Assim, todo o planejamento, o design do produto, as estratégias de marketing e todo a gestão de recursos fazem parte de um projeto bem definido, com início e data para acabar.
Por fim, depois disso tudo, a produção desse novo dispositivo tecnológico ganha o perfil repetitivo de um processo e deixa de ser um projeto.
De qualquer modo, existem diferenças bem evidentes entre esses dois termos. Veja quais são:
Projeto
- Caráter temporário;
- Tem início e fim definidos;
- É progressivo;
- Tem limitação de recursos;
- Objetivo claro e viável.
Processo
- Trabalho contínuo e repetitivo;
- Resultados padronizados;
- Objetivos atualizados de forma periódica.
Para que serve o gerenciamento de projetos?
Sua finalidade principal é potencializar a realização dos projetos, tornando-a bem mais rápida, segura e até eficiente. Assim, ao reunir as melhores práticas de gestão é possível planejar, executar, monitorar e concluir o conjunto de tarefas da empresa.
Além disso, a gestão de projetos tem como objetivo auxiliar na gestão das comunicações, do escopo e de uma série de aspectos fundamentais que contribuem para que a organização alcance os resultados satisfatórios em um tempo hábil.
Qual a importância do gerenciamento de projetos?
A gestão de projetos ganhou e continua ganhando cada vez mais espaço dentro das empresas e nos mais variados contextos. Isso porque, conforme pudemos perceber, ele nos dá a oportunidade, não só de tirar nossas ideias do papel, mas também de obter êxito a partir disso.
Portanto, confira abaixo o que torna a gestão de projetos tão importante para negócios e também para a carreira de todo e qualquer tipo de profissional:
Alinhamento estratégico
O primeiro fato que faz com que a gestão de projetos seja importante é que ele nos dá a garantia de que todas as demandas entregues, serão entregues de maneira correta, levando um valor real ao projeto como um todo e também à empresa.
Isso quer dizer, que, ao contar com as suas técnicas e ferramentas, é possível garantir, com segurança, que haja alinhamento entre os objetivos dos projetos e também os objetivos estratégicos do negócio, de forma geral.
Liderança e direção
Outro ponto bem importante que a gestão de projetos oferece a equipes e empresas é a oportunidade de levar a liderança e a direção para os projetos propostos. A partir disso há a segurança e garantia de que todos os envolvidos nas ações, farão o seu melhor trabalho, para que os resultados extraordinários, de fato, sejam alcançados.
Foco e clareza de objetivos
Seguindo adiante, contar com o gerenciamento de projetos é também essencial, porque possibilita que haja um plano de ação a ser seguido por todos, bem como os objetivos estratégicos bem definidos, algo que dá clareza de execução a cada um dos membros da equipe.
Planejamento realístico
Ao invés de elaborar um planejamento totalmente fora da realidade, a gestão de projetos permite que este seja elaborado de forma realista, ou seja, com expectativas alcançáveis, levando em consideração o que de fato pode ser entregue, quando e por qual valor estas entregas poderão ser feitas.
Controle de qualidade
Além de tudo isso que citamos, algo que traz importância para o uso desta poderosa ferramenta é o fato de que ela garante também que haja realmente qualidade em tudo aquilo que está sendo entregue pela equipe. Assim, se torna totalmente possível que a marca definida seja alcançada por todos.
Gestão de risco
Tudo que executamos em nossa vida, seja pessoal, profissional ou empresarial, está passível de riscos. Sabendo disso, o gerenciamento de projetos permite que estes mesmos riscos sejam controlados, e até mesmo eliminados. Assim, com isso, há uma tranquilidade maior na execução das ações e também no alcance dos resultados.
Conforme visto, é essencial contar com a gestão de projetos, para que se tenha a chance de obter êxito nos projetos propostos dentro dos negócios, sejam eles pequenos, médios ou grandes. Por fim, invista nesta poderosa ferramenta e veja o sucesso chegando cada vez mais perto de você e da sua equipe.
Qual o ciclo de vida de um projeto?
O ciclo de vida de um projeto consiste na divisão da gestão do projeto em fases menores, pelas quais ele deve passar durante toda a sua execução.
Assim, essas fases são definidas pela organização ou pelo gerente de projetos, de acordo com os aspectos organizacionais, setor ou até a tecnologia disponível. Desse modo, é possível mapear 4 fases comuns a todos os ciclos de vida de um projeto:
1. Início do projeto
Como o próprio nome já diz, o início do projeto é quando ele começa a ser definido e traçado. Assim, é nesse momento em que os motivos e objetivos são determinados. Além disso, as possibilidades e restrições analisadas. Por fim, é bem importante determinar os recursos que serão necessários ao longo do projeto.
2. Organização e preparação
Aqui é necessário coletar as informações, estipular os custos, determinar os setores responsáveis por cada parte e elaborar o cronograma, tendo sempre os prazos bem definidos.
Essa fase necessita de muitos dados, como documentações, cálculos de custos, definição dos materiais e etc. Ou seja, preparar e deixar tudo pronto para que o projeto possa ser iniciado.
3. Execução
Ainda que todos os planos sobre o projeto estejam revisados e adequados ao intuito principal, imprevistos podem acontecer. Assim, quando esses imprevistos surgem, é necessário efetuar uma análise mais precisa das causas e reestruturar todo o planejamento.
Além disso, a fase da execução é também a fase do monitoramento. Portanto, esteja sempre atento sobre os empecilhos e adversidades que podem surgir durante o andamento do projeto.
Por fim, monitorar o projeto e mensurá-lo a partir de indicadores de desempenho é essencial para que, caso surja um imprevisto, você saiba modificar o rumo do projeto de maneira correta.
4. Encerramento
Após realizar todas as etapas anteriores, o projeto é concluído. É aqui o momento de entregar ao cliente e fazer uma reunião para passar o feedback.
Ao fazer essa análise sobre tudo que foi realizado durante a execução, os integrantes da equipe terão maior noção sobre o envolvimento e estarão mais aptos para os próximos projetos. Portanto, com essa estrutura definida, é possível mapear e gerenciar todas as atividades estabelecidas no início.
Dependendo da complexidade e do escopo do projeto, cada fase pode ter subdivisões com o intuito de apresentar uma melhor organização ao trabalho que deve ser desenvolvido. É um ponto importante para que as equipes tenham uma melhor visão sobre as etapas que se passam.
Quais são as áreas de conhecimento da gestão de projetos?
Uma boa gestão de projetos depende de alguns elementos, que funcionam como pilares. A seguir, veja quais são os aspectos mais relevantes:
Escopo
O escopo é um dos elementos mais importantes, porque define todos os objetivos, modos de ação e meios de gerenciar as informações. Assim, ele serve de base para a atuação e para direcionar as ações.
Cronograma
Ainda em relação ao planejamento, o cronograma ajuda a definir a gestão de tempo. Por fim, ele prevê os prazos de entregas e as sequências de atividades, o que permite a melhor utilização dos recursos.
Custos
Para garantir a lucratividade, a gestão de projetos tem que considerar os custos. Assim, a gestão dos gastos tem que ser feito pensando nas prioridades, nos setores e na multidisciplinaridade das atividades.
Qualidade
O pilar da qualidade tem a ver com o nível das entregas e dos resultados esperados. Inclusive, envolve o alinhamento de expectativas e os requisitos para alcançar a satisfação da parte interessada.
Recursos
Os recursos incluem tanto questões como dinheiro e tempo quanto os recursos humanos. Pensar na configuração de equipes, disponibilidade de talentos e responsabilidades ajuda a gerenciar melhor o uso dos demais elementos.
Comunicação
Uma boa gestão de projetos se baseia na comunicação entre todos os envolvidos. Assim, é responsabilidade do gestor estabelecer como deve ser feita a troca de informações e como as interações acontecem.
Riscos
Como dito, todo projeto tem riscos e eles precisam ser considerados durante o planejamento e a execução. Esse conhecimento envolve, por exemplo, as possíveis perdas, os atrasos e as dificuldades que podem surgir. Ao conhecer os impactos de cada situação, é possível otimizar o plano.
Aquisições
Nem sempre a agência de comunicação tem tudo de que precisa para realizar projetos. Assim, pode ser necessário contratar um software, por exemplo, o que faz parte das aquisições. Por fim, esse conhecimento envolve a seleção, a contratação e a posterior finalização de insumos e bens para a execução das etapas.
Partes interessadas
Também chamadas de “stakeholders”, as partes interessadas incluem as pessoas afetadas pelo projeto. Além do próprio cliente, que pode ser externo ou interno, há os gestores, os líderes e assim por diante.
Integração
Uma gestão de projetos de qualidade é feita com sincronia e sinergia. Para tanto, é preciso que haja integração de setores, profissionais e conhecimentos. Por fim, cabe ao gestor planejar meios de integrar todos os elos de um projeto, rumo a um resultado otimizado.
FAQ
Qual a definição de gerenciamento de projeto?
Podemos definir um projeto como um esforço temporário com o objetivo de estabelecer ou criar um produto ou serviço. Assim, um projeto deve ter início, meio e fim pré-estabelecidos e com os custos e prazos delimitados.
Qual é o objetivo do gerenciamento de projetos?
Seu objetivo é potencializar a realização dos projetos, tornando-a bem mais rápida, segura e até eficiente. Assim, ao reunir as melhores práticas de gestão é possível planejar, executar, monitorar e concluir o conjunto de tarefas da empresa. Além disso, a gestão de projetos também tem como objetivo auxiliar na gestão das comunicações, do escopo e de uma série de aspectos fundamentais que contribuem para que a organização alcance os resultados satisfatórios em um tempo hábil.
Qual a importância do gerenciamento de projetos?
A gestão de projetos é importante em vários aspectos. Confira os principais:
- Alinhamento estratégico;
- Liderança e direção;
- Foco e clareza de objetivos;
- Planejamento realístico;
- Controle de qualidade;
- Gestão de risco.
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