Gestão da informação: como aplicar no ambiente de trabalho!

Por | Administrativo, Geral, Secretariado

A gestão da informação é um aspecto vital dos negócios orientados por dados que lhes permite tomar melhores decisões e atingir metas. Assim, compreender a finalidade da gestão de informações pode ajudar a sua empresa a aprimorar o uso, a proteção e o armazenamento das informações para operar com bem mais eficiência.

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Neste artigo, explicamos o que é gestão da informação, como ela difere da gestão de dados, sua importância no ambiente de trabalho e como você pode aplicar um sistema de gestão da informação na sua empresa.

O que é a gestão da informação?

Gestão da informação: como aplicar no ambiente de trabalho! - Foto: IT MAS
Gestão da informação: como aplicar no ambiente de trabalho! – Foto: IT MAS

A gestão da informação é a recolha, armazenamento, gestão e manutenção de dados e outros tipos de informação. Desse modo, ela envolve a coleta, disseminação, arquivamento e destruição de informações em todas as suas formas. A gestão da informação abrange os procedimentos e diretrizes que as organizações adotam para gerenciar e comunicar informações entre diferentes indivíduos, departamentos e partes interessadas.

A gestão da informação concentra-se no nível de controle que uma organização tem sobre as informações que produz. Desse modo, ela requer a construção de sistemas de gestão de informações dedicados, projetados para ajudar a empresa a usar seus recursos para apoiar os processos de negócios.

Além disso, a gestão de informações também lida com a forma como a organização compartilha e entrega informações a diversos destinatários. Isso inclui o formato, como informações digitais e físicas, e o meio, incluindo PCs, servidores, sites, mídias sociais, dispositivos móveis e apps.

Por que a gestão da informação é importante?

Gestão da informação: como aplicar no ambiente de trabalho! - Foto: IA MAS
Gestão da informação: como aplicar no ambiente de trabalho! – Foto: IA MAS

A informação é o sangue vital de qualquer negócio ou organização. Desse modo, ela ajuda a ditar como as empresas formam estratégias e implementam processos com base nelas. Está no centro do crescimento do negócio, razão pela qual tanto esforço e recursos são investidos no desenvolvimento de sistemas de gestão de informação eficientes e profissionais qualificados para ajudar a implementá-los.  Para as empresas, melhorar a eficiência e obter vantagem competitiva significa aumentar os lucros!

E é claro que há um outro lado. Com o acesso a grandes quantidades de informação vem uma grande responsabilidade. Assim, compartilhamos informações de forma voluntária e involuntária com as organizações todos os dias. As organizações estão sob crescente pressão para lidar com as informações de forma responsável e ética e para cumprir os regulamentos legais em evolução. Mais transparência está sendo exigida pelas pessoas e seus governos, portanto, gerenciar as informações sobre as pessoas que as organizações detêm é mais importante do que nunca, e a necessidade de sistemas de informações gerenciais eficientes, seguros e eficazes é mais pertinente do que nunca. O não cumprimento dessas regulamentações pode causar grandes problemas às empresas, com multas enormes potencialmente impostas, o que é mais uma razão pela qual as organizações levam a gestão de informações tão a sério.

A gestão da informação e o seu papel no local de trabalho

Gestão da informação: como aplicar no ambiente de trabalho! - Foto: IA MAS
Gestão da informação: como aplicar no ambiente de trabalho! – Foto: IA MAS

A gestão da informação permite que uma organização atinja vários objetivos. Assim, ela melhora a conformidade, reduz o risco e controla o acesso a informações vitais de negócios. Portanto, veja por que a gestão de informações é importante no local de trabalho:

1. Controla a criação de registros

Um sistema de gestão de informações eficaz pode ajudar uma organização a controlar a criação e o crescimento de registros. Sem uma estratégia definida para criar e registrar informações, o local de trabalho pode produzir registros em papel e sem papel em excesso.

Isso pode aumentar o tempo de recuperação de registros e aumentar os custos de gestão de recursos de informação. Para evitar isso, os protocolos de gestão de informações estabelecem limites para a criação e destruição de informações para melhorar a produtividade e a eficiência.

2. Garante a conformidade regulatória

Muitas organizações precisam trabalhar dentro dos regulamentos sobre como lidam com dados de clientes e negócios. Um sistema de gestão de informações eficaz fornece diretrizes que garantem o cumprimento de leis e regulamentos, permitindo que a empresa evite penalidades legais e financeiras que possam resultar de violações acidentais.

3. Reduz os custos operacionais

Os locais de trabalho precisam de um sistema de gestão de informações eficiente para reduzir o custo de manutenção de registros. A coleta, análise, armazenamento, compartilhamento e destruição de informações são atividades de capital intensivo, especialmente para grandes organizações. Assim, a gestão da informação prioriza os registros mais importantes, reduzindo gastos ao longo do ciclo de vida da informação.

4. Adota novas tecnologias

A gestão de informações fornece a capacidade de adotar tecnologias mais novas e mais eficientes para gerenciar informações. Desse modo, pode ser automação, soluções corporativas, inteligência artificial ou qualquer produto ou serviço tecnológico que ajude a empresa a obter mais benefícios de suas informações.

5. Melhora a produtividade e eficiência

Um ótimo sistema de gestão de informações pode melhorar a forma como os funcionários armazenam e recuperam as informações necessárias durante suas atividades diárias. Além disso, também pode facilitar a disseminação de informações para diversos destinatários por meio de vários canais, permitindo que as equipes colaborem e se comuniquem facilmente em fusos horários e locais. Dessa forma, um sistema de gestão de informações eficaz pode ajudar a organização a extrair insights acionáveis ​​de seus registros para orientar a tomada de decisões.

6. Reduz os riscos

Uma função importante da gestão da informação é reduzir o risco de punições legais e financeiras contra a organização. Assim, ele consegue isso com um protocolo bem definido para registrar, armazenar, divulgar e destruir dados. Portanto, isso reduz a chance de violações e melhora a conformidade com os regulamentos.

7. Protege as informações proprietárias e preserva a memória corporativa

As organizações precisam de um processo para proteger suas informações vitais de concorrentes e acesso não autorizado. Assim, a gestão de informações fornece um sistema para proteger informações proprietárias contra intrusos, falhas de sistema e desastres naturais. Além disso, ele ajuda a proteger a confidencialidade e a integridade de ativos de informações vitais, permitindo que o proprietário obtenha o máximo de benefícios de seus segredos comerciais.

Por fim, a gestão de informações também ajuda uma organização a criar uma memória institucional confiável que pode ser usada para planejar e tomar decisões estratégicas bem importantes.

Como fazer a gestão da informação na sua empresa?

Gestão da informação: como aplicar no ambiente de trabalho! - Foto: IA MAS
Gestão da informação: como aplicar no ambiente de trabalho! – Foto: IA MAS

Agora que você sabe o que é, é o momento de entender como fazer isso. A gestão da informação depende de planejamento, execução e controle. Assim, é necessário investir em novas tecnologias, processos e no treinamento do time. Confira:

Conscientize a equipe sobre o tema

Em 1º lugar, é preciso que todos entendam a importância do assunto. Gestão da informação é coisa séria, além de estratégica ao empreendimento. Assim, quando as informações são utilizadas em benefício da empresa, muitos resultados positivos podem ser obtidos.

No entanto, os riscos também devem ser claros. Assim, perder informações dos clientes ou se envolver em um escândalo de vazamento de dados pode custar muito caro, afetar a imagem do empreendimento e inibir o relacionamento com novos consumidores.

Nesse caso, inicie uma boa campanha de conscientização. Por fim, se reúna com as equipes de trabalho para falar da importância do assunto, crie uma boa política de conformidade e invista em treinamentos sobre uso e manutenção de informações corporativas.

Tenha a tecnologia como sua parceira

Invista em soluções de TI capazes de auxiliar os profissionais a terem a melhor experiência possível sempre que forem trabalhar com dados internos.

Desse modo, as ferramentas adotadas devem ter bons recursos de segurança, edição, visualização e compartilhamento de dados. Além disso, elas precisam ser capazes de manter registros sempre disponíveis, independentemente da demanda dos usuários.

Integre sistemas

Realizar a integração de sistemas torna o ambiente de TI bem mais seguro e eficaz. Assim, dados podem ser compartilhados entre diferentes ambientes sem que ocorram erros. Junto a isso, a gestão das rotinas de segurança torna-se bem mais simples.

Vá além do que é básico

Uma boa gestão da informação vai além do que é óbvio. Assim, não basta arquivar informações e, uma vez ou outra, utilizá-las para resolver uma demanda. É preciso um processo ativo de extração de valor das informações, utilizando-as de modo estratégico.

Um ótimo exercício é o seguinte: colete todos os dados dos seus clientes e verifique qual o perfil predominante de consumidores da sua empresa, quais as suas principais reclamações e qual o tempo médio por atendimento. Se consegue fazer isso, está indo muito bem.

Em geral, ir além das aplicações básicas não é tão fácil. Além de uma boa tecnologia, é preciso de conhecimento interno aplicado (know-how) e disposição. Por fim, os funcionários devem entender que as informações são itens estratégicos e utilizá-las ativamente.

Defina regras de controle de acesso

Com boas regras de acesso a empresa pode controlar com precisão quem vai visualizar cada registro, seja ele físico ou virtual.

Invista em uma boa política de segurança

Gestão da informação é, também, sobre segurança. Se as informações dos seus clientes ou rotinas de trabalho estão desprotegidas, toda a empresa está desprotegida. Assim, eventuais erros ou ataques cibernéticos podem promover problemas sérios ao empreendimento.

Portanto, nesse caso, invista na criação de uma boa política de segurança da informação. Todos os empregados devem ser treinados para proteger os dados que estão sob a tutela da empresa, preservando-os de agentes mal-intencionados ou de falhas processuais.

Além disso, invista em sistemas de armazenamento de dados que sejam dotados de bons mecanismos de segurança. Pense nesses mecanismos como barreiras que guardam muito bem as informações que pertencem à empresa, mitigando eventuais riscos.

Atente-se à integridade dos dados

Monitore todas as informações para que, no momento em que elas forem necessárias, todas estejam livre de problemas que impactem negativamente a sua integridade.

Organize os dados

Um dos objetivos da gestão da informação é ter informações bem organizadas. Para isso, a empresa deve categorizar de forma correta todos os seus registros.

As políticas de gestão da informação devem estar estruturadas para que a busca, a identificação, a análise e a modificação dos dados internos sejam sempre feitas da melhor forma possível. Isso permitirá que o negócio tenha os seus dados como um fator estratégico, utilizando-os para atingir os resultados esperados e conseguir maximizar a sua competitividade.

Por fim, para que a estruturação de tais processos seja feita sem erros, o empreendimento pode contar com o apoio de um parceiro especializado.

FAQ

O que é a Gestão da Informação?

A gestão da informação é a recolha, armazenamento, gestão e manutenção de dados e outros tipos de informação. Desse modo, ela envolve a coleta, disseminação, arquivamento e destruição de informações em todas as suas formas. Além disso, a gestão da informação abrange os procedimentos e diretrizes que as organizações adotam para gerenciar e comunicar informações entre diferentes indivíduos, departamentos e partes interessadas.

Qual a importância da Gestão da Informação?

A informação é o sangue vital de qualquer negócio ou organização. Desse modo, ela ajuda a ditar como as empresas formam estratégias e implementam processos com base nelas. Assim, ela está no centro do crescimento do negócio, razão pela qual tanto esforço e recursos são investidos no desenvolvimento de sistemas de gestão de informação eficientes e profissionais qualificados para ajudar a implementá-los. 

Como aplicar a Gestão da Informação no ambiente de trabalho?

  • Conscientize a equipe sobre o tema;
  • Tenha a tecnologia como sua parceira;
  • Integre sistemas;
  • Vá além do que é básico;
  • Defina regras de controle de acesso;
  • Invista em uma boa política de segurança;
  • Atente-se à integridade dos dados;
  • Organize os dados.

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