Gestão do tempo e produtividade são assuntos bem associados no cotidiano de trabalho. A relação entre esses dois fatores é vista como essencial para um resultado positivo, pois todos esperam que as entregas de projeto estejam alinhadas às soluções propostas do planejamento e ao fluxo de trabalho da equipe.
Veja também os principais indicadores de qualidade!
Alcançar um patamar ideal entre a gestão do tempo e a produtividade agrega benefícios para os colaboradores, que vão encontrar um nível de eficiência adequado para realizar as suas atividades de maneira fluida, sem ter que lutar contra os prazos ou com a sobrecarga de trabalho.
Portanto, hoje, vamos explicar a importância de realizar a gestão do tempo para melhorar a produtividade e muito mais. Além disso, também separamos algumas dicas para gerir melhor o seu tempo e aumentar a sua produtividade. Confira:
O que é gestão do tempo?
A gestão do tempo é um processo de priorização e organização de tarefas que envolve o seu planejamento e execução voltados ao melhor aproveitamento do tempo investido nelas, o que resulta em uma maior produtividade e eficiência.
Como conceito, ela é muito bem definida na condução de projetos como fator determinante para a sua conclusão, junto com escopo e custo.
Uma técnica de gestão do tempo inclui um conjunto de tarefas, processos e decisões com foco na coordenação de objetivos administrados dentro de limitações de tempo.
Nas organizações modernas, é vista como uma ciência para identificação e custeio das atividades com foco na eliminação de desperdícios.
Contudo, é bem importante entender também que dar valor para o tempo não significa abdicar do controle da vida em detrimento do relógio.
O objetivo da gestão consciente do tempo é conduzir as rotinas para produzir resultados no trabalho, mas também para ter tempo livre para o descanso e para momentos de descontração.
O que é produtividade?
Entendemos como produtividade o resultado entre o que se produz, o tempo utilizado e os recursos investidos em todo esse processo. Na teoria, essa conta parece ser bem exata, mas nas rotinas de trabalho, percebemos que existem outros fatores que dizem se um colaborador é efetivo ou não.
Por exemplo, existe a comparação entre o desempenho quantitativo e o qualitativo. Enquanto o primeiro entrega um número maior de soluções, o segundo preza pelo cuidado nos mínimos detalhes em cada atividade.
No entanto, isso não significa que os dois critérios são opostos. Assim, essas características devem ser agregadas em um mesmo ciclo produtivo para que a entrega dos projetos sempre seja positiva.
O que é gestão do tempo e produtividade?
A gestão do tempo e produtividade são conceitos interdependentes. Desse modo, eles se voltam para a organização, o planejamento das tarefas e demandas diárias, considerando a administração do tempo.
Assim, o objetivo é otimizar o tempo de forma eficiente e, consequentemente, melhorar a performance e os resultados, tanto no trabalho quanto nos estudos.
Por que a gestão do tempo e produtividade são importantes?
Muitas empresas investem muito tempo nos processos de coleta, validação e organização das informações, o que faz com que, no final das contas, percam produtividade.
Portanto, o desafio é alavancar o desempenho do seu negócio e os resultados da gestão do tempo e produtividade podem ser vistos tanto na vida pessoal quanto na profissional.
Trata-se de organizar o dia de maneira que se possa fazer o uso adequado de cada momento. Uma boa gestão do tempo e produtividade ajuda a criar o equilíbrio perfeito, enquanto a má administração leva a um estresse excessivo.
Portanto, conheça os seis benefícios de gestão de tempo adequado e como ele pode ajudar na sua produtividade:
1. Melhora o desempenho e a eficiência
Quando você e o seu time dedicam determinados blocos de tempo ao longo do dia a diferentes tarefas, poderão realizá-las com muito mais rapidez e eficiência. Assim, todos se verão mais produtivos e evitando distrações demoradas.
Com uma programação adequada, fica mais fácil saber exatamente o que se precisa fazer e quanto tempo se tem para concluir a tarefa, sem perder mais um segundo tentando decidir o que fazer a seguir. Trabalhar com gestão do tempo e produtividade permite aumentar a concentração nos ‘jobs’ essenciais e priorizá-los de acordo com os prazos de entrega.
2. Entrega dos trabalhos no prazo
Quantas vezes o seu time não perdeu um prazo pois não conseguiu terminar uma tarefa a tempo? Isso não apenas leva a resultados financeiros ruins e situações de estresse com o cliente. Acontece que os responsáveis acabam se sentindo incompetentes, o que prejudica a motivação a longo prazo.
Por meio de uma abordagem dedicada a gestão de tempo e produtividade, o seu time deixa de gastar tanto tempo com a coleta, validação e organização de informações. É possível começar a trabalhar nos projetos com antecedência e até mesmo concluí-los antes do tempo, conquistando um período de ‘reserva’ no caso de quaisquer alterações ou ajustes. Com mais tempo disponível, a qualidade do trabalho também tende a melhorar.
3. Chega de indecisão
Quando se tem tempo limitado e decisões cruciais a tomar, muitas vezes fica fácil escolher as opções erradas e tirar conclusões precipitadas devido à falta de tempo.
Uma boa gestão do tempo pode ajudar a ficar menos indeciso e a tomar melhores decisões.
Um caminho é fazer listas e avaliar cada opção de forma cuidadosa antes de tomar uma decisão. Em vez de encarar uma rotina bagunçada de afazeres, crie um plano adequado para não acabar tomando decisões incorretas que podem levar a repercussões duradouras.
4. Aumenta a confiança
Ser capaz de terminar um trabalho no prazo dá uma sensação de grande realização e aumenta a confiança de todos os envolvidos. Quando o time deixa de gastar tanto tempo com a coleta, validação e organização das informações – indo direto à parte mais importante do trabalho – a tendência é que os colaboradores se sintam mais motivados, principalmente porque cada um corresponde às expectativas estabelecidas pelos gestores.
Uma sensação adicional de confiança melhora a qualidade das entregas e também leva a aproveitar novas oportunidades. Isso não apenas gera um aumento de autoconfiança entre os profissionais, que impacta no desempenho do time, mas também traz uma mudança positiva na vida pessoal dos colaboradores.
5. Reduz o estresse e a ansiedade
Imagine o seguinte: um colaborador está no trabalho e já tem uma enorme pilha de tarefas para realizar. Se alguém enviar um e-mail com uma nova demanda, como ele se sentirá? Muito estressado, ansioso e oprimido, certo?
A gestão do tempo ajuda a se livrar do estresse e da ansiedade, pois facilita a administração das tarefas do dia. Isso não apenas melhora a saúde física, como também a mental.
6. Tenha uma vida pessoal mais gratificante
Ficar preso no trabalho o dia todo não é divertido para ninguém. No entanto, como a gestão do tempo e produtividade minimizam o estresse de trabalhar sempre até mais tarde, a vida pessoal passa a ter mais atenção. Será mais simples desfrutar de momentos de qualidade com amigos e familiares, ler um livro ou assistir a um filme.
Isso, por sua vez, afeta cada pessoa de maneira positiva no que diz respeito à saúde mental, o que também se traduz em um melhor desempenho no trabalho. Portanto, serve como um benefício em todos os sentidos.
Como gerir prazos curtos e apertados?
Atualmente, em tempos de prazos curtos e apertados, muito se fala em gerir bem suas horas. Mas o que é gestão de tempo?
Gestão do tempo nada mais é que um ato ou processo de planejamento e execução do controle consciente do tempo e das atividades. Assim, você deve saber o quanto gastou e ainda vai gastar para executar determinadas tarefas; se não sabe, planeje.
Na verdade, em qualquer área, a administração do tempo e organização são peças fundamentais.
Por exemplo, se você está gerenciando um projeto vai querer encontrar a melhor forma de executar o trabalho, ou então pensar em uma melhor forma de gestão do tempo em projetos, considere utilizar algumas ferramentas de gestão, como um Modelos de Canvas, PM VISUAL, Kanban ou Métodos Ágeis Scrum, que são elementos que podem otimizar muito o seu tempo na etapa de planejamento.
Gestão do tempo e produtividade: dicas para gerir melhor o seu tempo e aumentar a sua produtividade
Uma boa gestão do tempo e produtividade prevê que as atividades sejam feitas conforme a ordem das demandas previstas em um cronograma de projetos, para que as tarefas interdependentes não paralisem o workflow, criando gargalos de tempo, o que, por consequência, gera os temidos atrasos.
Portanto, para evitar que isso aconteça, listamos algumas ações que favorecem a organização pessoal das prioridades e estimulam o seu desempenho individual e coletivo. Confira:
Planeje o seu dia
Você pode criar uma checklist e anotar nela todas as atividades previstas para suas horas no trabalho. Dessa forma, você consegue estabelecer uma sequência produtiva e eficiente.
Além disso, também é bem importante programar pausas durante o expediente. Ocasionalmente você vai precisar de um intervalo para retomar a energia ou até mesmo resolver algum imprevisto.
Mude os seus hábitos
O processo de organização e planejamento das tarefas induz o comportamento para a melhor ocupação do tempo.
Assim, as anotações sistemáticas permitem melhor visualização do todo, possibilitando a execução mais eficiente do fluxo de tarefas.
Diminua as distrações
Para ter uma melhor organização pessoal e gestão do tempo, diminua o tempo perdido com as distrações como Whatsapp, redes sociais e até a leitura indiscriminada dos e-mails durante o dia inteiro.
Uma dica é desabilitar as notificações de mensagens do celular e alertas de e-mails, e reservar um ou dois momentos no seu dia para checagem de mensagens, e-mails ou mídias sociais. Se você for um “viciado” no celular, sugiro se esforçar um pouco e mudar esse hábito, que além de prejudicar a sua organização do tempo, afeta também a sua saúde.
Defina metas e prazos
Outro ponto bem importante para a gestão de tempo e produtividade é a criação de um cronograma. Com ele, é possível analisar seus tempos de maneira inteligente. Assim, você determina as suas metas e prazos de realização. Essa estratégia pode ficar ainda mais interessante quando são acrescentados pensamentos de metodologias ágeis como o Scrum, assim você pode:
- Ter uma visão completa do que precisa entregar;
- Entender a relação entre as tarefas e usar sistemas incrementais para o desenvolvimento dos projetos.
Estabeleça prioridades
A disponibilidade do tempo limita a atendimento às demandas. Por isso, prioridades devem ser definidas com critérios que sejam aderentes às aspirações de cada pessoa.
É importante neste momento ter consciência das implicações de cada decisão.
Utilize a técnica de Pareto
Esse método propõe que 80% do seu sucesso vem de 20% das suas atividades. Descubra o que esses 20% significam na sua rotina.
Ou seja, priorize as tarefas mais estratégicas, que causam mais impacto para a sua empresa, e dedique mais tempo a elas ― tanto para executá-las quanto para pensar formas de aprimorá-las.
Faça agora e não deixe para amanhã
Quando surgir uma tarefa que vai levar um tempo curto – como passar um e-mail urgente -, faça naquela hora e já resolva a questão. Isso se chama “não procrastinar”. Se for tomar um tempo longo, planeje. Veja quanto tempo será necessário e planeje dias ou blocos de tempo para resolver a questão. Assim você consegue a otimização do tempo!
Não deixe para depois, porque senão isso poderá virar mais um item da lista de coisas urgentes que você ainda não fez.
Delegue as tarefas
Gerenciar seu tempo não significa apenas um planejamento individual. Para quem trabalha em posições de liderança, é fundamental saber o melhor formato para garantir que o resultado coletivo seja eficiente. Por isso, é importante entender a relação entre as entregas e saber delegar as tarefas para as pessoas certas, descentralizando processos que não precisam da sua intervenção pontual.
Fuja da procrastinação
A procrastinação é considerada um fator cultural. Indica a atitude de aguardar até o último momento disponível o início de alguma tarefa que tenha prazo para entrega. Esse hábito provoca o aumento da ineficiência e da baixa qualidade da execução.
A antecipação das tarefas permite a melhor tomada de decisão, promove o aumento da produtividade e também escolhas mais conscientes.
Tenha foco
Não faça várias coisas ao mesmo tempo, comece e complete tarefa a tarefa. Um estudo do Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres comprovou que o estado multitarefa pode reduzir até 40% da produtividade.
É aquela mesma história do “dirigir” e atender o celular, a atenção fica dividida e alguma parte do que está sendo executado sai perdendo nisso. Neste caso, a atenção no trânsito – que certamente que é o que merece uma prioridade nesse momento – é prejudicada.
Ou seja, por mais que exista uma ilusão do cérebro que você está fazendo muitas coisas ao mesmo tempo, saiba que vai acabar levando muito mais tempo para completar cada tarefa, do que se tivesse fazendo uma a uma de forma isolada.
Crie recompensas
Você já ouviu falar sobre a técnica pomodoro? Baseada naqueles timers de cozinha (famosos no exterior com o formato de tomate, ou pomodoro), você marca tempos para produzir e gera intervalos com isso. Esse formato é interessante, pois assim você cria um setup para fazer entregas em blocos de tempo, mas também ganha um período no qual pode se recompensar com atividades pessoais.
Reserve um tempo para cuidar de você
A saúde mental é vital para o equilíbrio de qualquer pessoa. Para evitar o esgotamento e garantir maior produtividade, é preciso olhar para você. Cuide-se, pratique atividades físicas de forma regular, garanta uma alimentação mais saudável e mantenha a hidratação ingerindo líquidos. Além disso, desenvolva um hobby e busque a harmonia entre todos os pilares da vida, incluindo aspectos sociais, espirituais e afetivos.
FAQ – Gestão do tempo e produtividade
O que é gestão de tempo?
A gestão do tempo é um processo de priorização e organização de tarefas que envolve o seu planejamento e execução voltados ao melhor aproveitamento do tempo investido nelas, o que resulta em uma maior produtividade e eficiência.
O que é gestão do tempo e produtividade?
A gestão do tempo e produtividade são conceitos interdependentes. Desse modo, eles se voltam para a organização, o planejamento das tarefas e demandas diárias, considerando a administração do tempo. Assim, o objetivo é otimizar o tempo de forma eficiente e, consequentemente, melhorar a performance e os resultados, tanto no trabalho quanto nos estudos.
Como gerir melhor o seu tempo e aumentar a sua produtividade?
- Planeje o seu dia;
- Mude os seus hábitos;
- Diminuas as distrações;
- Defina metas e prazos;
- Estabeleça prioridades;
- Utilize a técnica de Pareto;
- Faça agora e não deixe para amanhã;
- Delegue as tarefas;
- Fuja da procrastinação;
- Tenha foco;
- Crie recompensas;
- Reserve um tempo para cuidar de você.
