Atualmente existem muitos modelos de gestão empresarial, tornando fácil duvidar do desempenho de certos formatos, especialmente aqueles pensados para grandes empresas, como a estrutura matricial ou o organograma matricial.
Veja também tudo o que você precisa saber sobre um organograma de uma empresa!
Toda empresa, independente de seu segmento de mercado ou porte, deve ter um certo nível de estrutura. Ou seja, a sua estrutura organizacional, ou para quem está mais familiarizado com o assunto, o seu organograma clássico.
A gestão baseada na estrutura matricial é um modelo híbrido mais moderno, que se situa entre os dois tipos mais tradicionais, nomeadamente o tipo funcional e o tipo divisional. Desse modo, esta é uma opção de gestão muito proeminente para empresas que precisam de dinamismo nas tarefas, flexibilidade nas atividades e nos colaboradores e que acreditam na convergência de ideias.
Pensando nisso, neste artigo explicaremos o que é uma estrutura matricial e seu diferencial perante os outros modelos organizacionais.
O que é a estrutura matricial?
A estrutura matricial se trata de um modelo organizacional que tem como característica a sua flexibilidade em relação a outras estruturas. Desse modo, essa organização oferece elementos da estrutura funcional, com a existência dos departamentos, e também da divisional, já que tem a ideia da divisão por projetos. Assim, a empresa aproveita o melhor dos dois modelos de forma melhorada e mais acertada.
Na estrutura matricial, cada setor é subordinado à sua liderança, mas também ao responsável pelo projeto, fazendo com que os colaboradores estejam sob uma subordinação dupla. Esse modelo permite à empresa fazer investimento não somente na especialização dos setores, mas também na inovação e flexibilidade dos projetos independentes.
Por fim, grandes empresas adotam essa estrutura para aproveitar os benefícios das suas características em suas rotinas.
Como surgiu a estrutura matricial?
A estrutura organizacional matricial surgiu originalmente na indústria aeroespacial na década de 1960, quando as empresas que desejavam contratar funcionários do governo dos EUA precisavam criar gráficos específicos para mostrar a estrutura da equipe de gestão de projetos. A estrutura matricial tem sido adotada por organizações que assumem projetos complexos e de grande porte que podem não ser concluídos com eficiência em um único departamento da organização.
No entanto, mesmo que alguns projetos não sejam classificados como de grande escala, eles ainda podem ser incrivelmente complexos. Assim, a estrutura organizacional matricial permite mais colaboração entre os departamentos, em vez de buscar soluções de cima para baixo. Por fim, o desenho de diferentes departamentos pode permitir que uma equipe interdisciplinar visualize um projeto complexo de vários ângulos profissionais e trabalhe em conjunto para encontrar soluções dinâmicas para diferentes problemas.
Como funciona uma estrutura matricial?
Uma estrutura matricial é mais do que apenas sobrepor um organograma em cima de outro. Assim, o uso de organizações matriciais requer um planejamento cuidadoso e ferramentas de colaboração em equipe.
As estruturas matriciais funcionam promovendo a colaboração entre as equipes e o planejamento de recursos compartilhados entre os projetos. Simplificando, uma estrutura de organização matricial reorganiza as empresas para maximizar a sua produtividade e usa duas cadeias de comando para torná-las mais dinâmicas.
Tipos de gestão matricial
Há três tipos de gestão matricial, e cada um deles dá mais ou menos autoridade ao gestor de projetos. Veja abaixo esses tipos com balanças que colocam o gestor de projetos de um lado e o gerente do departamento do outro.
Matriz fraca
Em uma matriz fraca, o gestor de projetos tem o menor poder de tomada de decisões em comparação com os outros tipos de gestão matricial. Assim, quando o gestor de projetos tem autoridade limitada sobre um projeto, a matriz se torna fraca porque o orçamento e o cronograma do projeto ficam nas mãos do líder do departamento. Criar um plano de comunicação pode evitar que a comunicação se perca em uma matriz fraca.
Matriz equilibrada
Em uma matriz equilibrada, o líder do departamento e o gestor de projetos têm autoridade igual, e os membros da equipe estão subordinados a ambos. Isso mantém a comunicação aberta entre todos nas funções de liderança e permite que o projeto avance de maneira harmoniosa.
Matriz forte
Em uma matriz forte, o gestor de projetos tem o maior poder de decisão sobre o projeto, enquanto que o líder do departamento tem uma autoridade mais limitada. Isso cria uma estrutura organizacional forte, porque o gestor de projetos tem total propriedade sobre o projeto. O líder do departamento pode supervisionar o projeto, mas não toma decisões fundamentais.
Qual a diferença da estrutura matricial para os demais modelos organizacionais?
A principal diferença da estrutura matricial é a mobilidade e orientação de vários líderes para um mesmo funcionário. Assim, por ser uma estrutura orientada para projetos, pode ser alterada de forma bem rápida de acordo com as mudanças internas da equipe.
Esse é um modelo que está mais de acordo com a estrutura que encontramos nas empresas hoje. Com isso em mente, distinguimos as principais diferenças da estrutura matricial em relação a funcional, vertical, horizontal e a divisional.
Estrutura Matricial x Funcional
O pai da Teoria Clássica da Administração, Henri Fayol, criou a estrutura mais adequada para pequenas empresas. Na estrutura funcional, os recursos são organizados por departamento. Exemplo: produção, contabilidade, administração, contabilidade, desenvolvimento, marketing e assim por diante.
Os recursos alocados a cada departamento são reportados a um gerente. Além disso, em cada área existem pessoas que compartilham conhecimentos e habilidades semelhantes.
As principais vantagens incluem comunicação interdepartamental facilitada, especializações valorizadas e níveis hierárquicos bem definidos.
Estrutura Matricial x Vertical x Horizontal
No caso de uma organização vertical, o CEO está no nível mais alto, seguido pelos departamentos e seus respectivos supervisores. Em outras palavras, a escada vai descendo para o departamento inferior.
Nessa organização, a relação entre líderes e liderados está claramente definida. Nesse caso, a decisão é tomada em um nível hierárquico. Como sua estrutura é mais inflexível, a comunicação costuma ser mais lenta.
Já numa organização horizontal, a disposição de pessoas é feita através do agrupamento de conhecimentos semelhantes. Portanto, há uma maior disseminação de conhecimento entre pessoas da mesma área.
Em contrapartida, embora a comunicação entre os membros do setor tenha melhorado, com o desenvolvimento da empresa, a comunicação entre os departamentos enfraquece.
Estrutura Matricial x Divisional
A estrutura divisional costuma ser utilizada para grandes empresas que estão em operação em grandes áreas geográficas ou têm departamentos responsáveis por tipos diversos de produtos ou áreas de mercado.
Por exemplo, uma fábrica de peças de automóveis pode ser dividida em vários departamentos de acordo com os produtos produzidos por cada departamento. A vantagem dessa estrutura é que ela pode atender aos requisitos de forma mais rápida e específica.
A estrutura pode ser: localizações geográficas, clientes, produtos ou serviços e projetos ou processos.
Suas principais vantagens são: maior autonomia para cada unidade, desenho de marketing de acordo com o funcionamento de cada unidade e maior independência na tomada de decisões, para que possa atender mais rapidamente os clientes.
Prós e contras das estruturas matriciais
A estrutura organizacional matricial forneceu soluções para esses problemas de projeto de grande escala, permitindo estruturas de projeto não permanentes que coexistiam com estruturas funcionais relativamente permanentes. Para um determinado projeto, uma equipe pode ser formada a partir de vários departamentos na estrutura funcional, que geralmente é uma forma de estrutura hierárquica.
Em vez de desmontar a estrutura funcional para criar esta estrutura de projeto temporária, a estrutura matricial retém a estrutura funcional e sobrepõe a ela uma estrutura de projeto temporária. Os membros da equipe continuam a se reportar aos gerentes funcionais, mas também aos gerentes de projeto. De modo efetivo, cada membro da equipe agora tem dois chefes.
Vantagens das estruturas matriciais
Como as estruturas matriciais retêm a estrutura funcional de uma organização, elas permitem a criação rápida de estruturas de projetos eficientes em larga escala que empregam muitos membros da estrutura funcional da organização, mas sem interromper ou destruir a estrutura no processo.
Como as duas organizações têm cronogramas diferentes – um relativamente permanente, o outro projetado para expirar com a conclusão do projeto – os tipos de descontentamento gerencial que podem surgir quando uma subunidade em uma organização “rouba” funcionários para trabalhar em um projeto é mudo. Nas estruturas matriciais ideais, as duas estruturas compartilham recursos igualmente sem lutas territoriais, porque, como cada gerente funcional sabe, a estrutura do projeto acabará por se dissolver. Outras vantagens das estruturas matriciais observadas em um dos estudos acadêmicos seminais dessas estruturas são:
- Articulação clara dos objetivos do projeto;
- Maneira viável de integrar os objetivos do projeto com os objetivos funcionais;
- Uso eficiente de recursos humanos limitados;
- Fluxo de informação rápido (muitas vezes interdisciplinar) através do projeto;
- Retenção de equipes de especialistas durante a vida do projeto;
- Rápida dispersão dos membros da equipe de volta à organização funcional após a conclusão do projeto sem interrupção organizacional;
- A gestão de projetos treina gerentes para se tornarem líderes na organização funcional;
- As estruturas do projeto desenvolvem o espírito de equipe e o moral elevado;
- Possibilidade de conflitos surgidos durante o projeto transitando para a gestão funcional.
Desvantagens das estruturas matriciais
O mesmo estudo seminal de organizações matriciais também observa suas desvantagens:
- Problemas de dois chefes, deixando os membros do projeto presos no meio;
- Membros do projeto jogando chefes uns contra os outros;
- Aumenta a complexidade organizacional;
- Requisito de alto grau de cooperação entre a gestão funcional e a gestão de projetos;
- Potencial para diretivas de gerenciamento conflitantes;
- Dificuldade de estabelecer prioridades adequadas tanto à gestão funcional quanto à gestão de projetos;
- Possíveis desacelerações na reação da administração a eventos quando duas estruturas são necessárias para a solução;
- Possível colapso estrutural em “tempo crítico”;
- Aumento nos custos indiretos de gestão.
Por que implementar a estrutura matricial?
Se você possui uma empresa com vários setores, que executam diversos projetos, a departamentalização matricial facilita a gestão de cada setor de forma efetiva.
Por exemplo, digamos que uma empresa de tecnologia tem o setor administrativo, setor de call center e setor de TI. Terá, assim, um gerente para cada setor da organização, mas cada projeto desenvolvido — que pode conter equipes multidisciplinares — terá também um responsável.
Isso funciona porque muitas demandas vindas de setores são mínimas e fáceis de serem resolvidas. Então, não vale a pena sobrecarregar um gerente funcional com demandas que podem ser resolvidas por gerentes de projetos de forma rápida e efetiva.
Como implantar essa estrutura na minha empresa?
Mudar a estrutura de uma empresa não é fácil e sabemos disso muito bem. Portanto, nossas dicas aqui são para ajudar o RH a se esforçar para propor mudanças na hierarquia interna, mesmo nas etapas iniciais:
Faça um organograma da empresa
Contar com um organograma na hora de estruturar as equipes da sua empresa ajuda muito nesse momento.
É por meio de um organograma prévio que você consegue visualizar melhor os colaboradores e quais são as suas respectivas funções dentro da empresa, para realocá-los de maneira eficiente no melhor grupo e melhor projeto.
Promova ideias de reforma para os principais líderes da empresa
Se você entende que mudanças estruturais são significativas e eficientes para a empresa, que tal vender essa ideia para os diretores e CEO da empresa? Nesse ponto, é preciso destacar as principais vantagens – vimos algumas delas ao longo do texto – e enfatizar a eficácia desse modelo de gestão no dia a dia.
Determinar o perfil de cada colaborador
A formação de uma equipe de projetos exige diversas habilidades, pois esse tipo de atividade exige vitalidade, agilidade, atenção e muito planejamento. Para integrar competências, você deve ter um conhecimento profundo do perfil da equipe para que ela possa ter talentos que se complementam.
Construa uma estrutura de teste
Quando se trata de mudança organizacional, cada teste é válido antes de realmente construí-los. Nesse sentido, é importante entender a visão dos demais gestores sobre esse modelo de gestão e, após estudar as competências da equipe, fazer um plano de testes para verificar se a implantação desse modelo de gestão é eficaz ou ineficaz.
Treine a sua equipe
Uma mudança de estrutura na empresa é um bom motivo para capacitar a sua equipe. Afinal, mudar o modo como a empresa se organiza sem comunicar aos colaboradores como isso vai acontecer é um erro a ser evitado no início da implementação do sistema.
Prepare um programa de treinamento para a equipe e deixe bem claro como o sistema funcionará, explicando quem se reportará a quem. Uma dinâmica de grupo pode ajudar a quebrar o gelo e fazer com que os futuros colegas se conheçam melhor.
Essa capacitação interna pode acontecer já com as divisões de equipe e lideranças definidas ou antes da implementação oficial do projeto.
Seja transparente com seus funcionários
O ideal é que um novo organograma seja montado após a implementação da estrutura matricial na empresa. Afinal, agora são novas equipes que se reportam a novas lideranças. A ideia é enviar a todos os funcionários o organograma de suas equipes bem detalhado, explicando quem se reporta a quem e em quais situações.
Um organograma mais geral de todas as equipes também pode ser disponibilizado para que não restem dúvidas em relação ao sistema.
FAQ – Estrutura Matricial
O que é uma estrutura matricial?
Uma estrutura matricial é uma estrutura de empresa em que a escada hierárquica está em uma matriz ou grade em vez da hierarquia tradicional.
Quais são as características de uma organização matricial?
As características de uma organização matricial incluem múltiplas cadeias de comando, colaboração entre diferentes departamentos e compartilhamento de recursos qualificados.
Quais são as vantagens da estrutura matricial?
Algumas vantagens da estrutura organizacional matricial incluem melhores oportunidades para aprender novas habilidades, mais segurança no trabalho e melhor comunicação interna.
Quais são as desvantagens da estrutura organizacional matricial?
Algumas das desvantagens da estrutura organizacional matricial incluem falta de clareza, maior complexidade organizacional e riscos de conflito.
