Para que um projeto seja bem-sucedido, é preciso um planejamento assertivo desde o início. Assim, a reunião de kick off existe para isso e serve como pontapé inicial do projeto. Desse modo, ela ocorre logo após o planejamento, com o objetivo de botar os “pingos nos is” antes que o trabalho se inicie e garantir uma execução eficaz.
Portanto, abaixo separamos tudo o que você precisa saber sobre a reunião kick off. Confira:
O que é kick off?
A expressão kick off, em tradução livre, quer dizer “dar início”. No mundo dos negócios, trata-se de uma reunião empresarial que acontece logo no começo de um projeto. Assim, a sua finalidade é que o gestor, a equipe e o cliente alinhem o máximo de detalhes possíveis.
Dessa forma, ao serem discutidos o maior número de informações, a empresa consegue evitar falhas na execução do projeto, além, claro, de favorecer a produtividade e o trabalho em equipe.
Qual é a importância do kick off?
O kick off é o momento para construir a fundação de um projeto. Ou seja, esse encontro sustenta as atividades que serão feitas, promovendo a conquista dos objetivos.
De acordo com as respostas do relatório PMI Pulse of the Profession 2017, os cinco principais motivos para projetos falharem são os seguintes:
- Mudanças nas prioridades das organizações (41%);
- Coleta de informações imprecisas (39%);
- Mudanças nos objetivos do projeto (36%);
- Visões ou objetivos inadequados (30%);
- Comunicação inadequada (30%).
Como é possível notar, todos esses problemas podem se resolver com o conhecimento do que é kick off e a elaboração de um encontro bem estruturado.
Mas essa reunião vai além de alinhar os detalhes entre os envolvidos, é uma ocasião para construir confiança e engajar. Assim, ao conhecer detalhadamente as metas e o plano de ação, os stakeholders se sentem motivados a conquistar o que foi definido.
Quais as vantagens de uma reunião kick off?
Como é possível imaginar, há muitas vantagens em realizar uma reunião kick off. Como todas as informações foram compartilhadas a respeito da execução de um projeto, as chances de ocorrer problemas, inclusive, devido a falhas de comunicação são escassas.
Além disso, esse tipo de encontro exige que o seu projeto tenha um bom planejamento. Inclusive, isso é fundamental para que o seu andamento ocorra dentro do previsto.
Outra vantagem da reunião kick off é a motivação que pode gerar na equipe, uma vez que os colaboradores sentem-se valorizados, parte da empresa, por receberem todas as informações necessárias. Com isso, eles também conseguem realizar o seu trabalho com um desempenho e produtividade mais satisfatórios.
Por consequência e sendo mais um benefício de uma reunião kick off, é possível tornar a equipe mais engajada e disposta a fazer o seu melhor. Por fim, com essas vantagens, são maiores as chances de atingir os objetivos iniciais do projeto com assertividade.
Em qual etapa de um projeto ocorre uma reunião de kick off?
Como destacado no começo deste conteúdo, a reunião de kick off tem o objetivo de alinhar tudo o que diz respeito a um projeto, já que isso favorece o seu sucesso. Assim, é por essa razão que ela deve acontecer logo na fase inicial de um projeto, nunca durante a sua execução.
Como funciona uma reunião de kick off?
Entre os componentes que fazem parte do funcionamento da reunião de kick off, isto é, que proporcionam esse alinhamento de ideias, estão a definição dos objetivos, dos prazos de entrega, do cronograma e das ferramentas colaborativas, bem como os direcionamentos sobre como serão feitas cada uma das etapas.
Estrutura do kick off
A reunião de kick off segue uma estrutura que implicará no êxito do seu propósito: o alinhamento de todos os detalhes de um projeto. Essa estrutura fundamenta-se em 7 passos. Confira eles a seguir:
Introdução
Colaboradores que nunca trabalharam juntos antes podem estar na mesma equipe para realizar um projeto. Diante disso, é importante que, no começo da reunião, em vez de falar sobre questões referentes ao projeto em si, ocorra um momento social da equipe com a finalidade de “quebrar o gelo”. Isso aumentará a confiança entre os participantes.
Background e objetivos
Nessa etapa, deve-se contextualizar a razão que levou a empresa a cogitar executar o projeto. Além disso, também deve-se definir os objetivos pretendidos com ele.
Escopo do projeto
São delineadas brevemente todas as ações que precisam ser executadas para que se conquiste os objetivos do projeto, além de serem definidos os prazos e os indicadores que a equipe utilizará para avaliar o progresso. Ou seja, cria-se o rascunho do plano de ação.
Planejamento
Com base no rascunho do plano de ação, detalha-se cada etapa do projeto. Isso inclui todas as entregas que deverão ser feitas e todos os recursos necessários para isso. Além disso, pode-se usar um software para criar um roadmap: um mapa que serve de guia para os colaboradores ao longo de um projeto.
Divisão de funções
Torne o roadmap mais completo: adicione detalhes referentes aos funcionários que irão ser os responsáveis por cada etapa. Atente-se apenas em dividir, de forma equilibrada, a quantidade de colaboradores, para que eles não sofram com sobrecarga de trabalho e, por conta disso, fiquem desmotivados.
Colaboração
A etapa de colaboração diz respeito à definição das reuniões que ocorrerão ao longo do desenvolvimento do projeto com a finalidade de acompanhar o progresso dele. Nesse caso, o foco é encontrar formas de todos os participantes conseguirem ajudar uns aos outros, encontrarem soluções em conjunto e colaborarem mais entre si.
Próximos passos e perguntas
Esse é outro ponto que deve ocorrer na reunião. Recomenda-se que os participantes falem sobre o que acreditam serem esses próximos passos. Junto a isso, também é importante que eles exponham qualquer dúvida que tenham acerca do projeto.
Como fazer uma boa reunião de kick-off? Veja 9 dicas práticas para não errar!
1. Alinhe as expectativas dos envolvidos
Uma das dicas mais importantes é alinhar as expectativas na reunião, para que todos os presentes estejam em sintonia e iniciem o projeto de forma adequada. Isso quer dizer que as informações devem estar bem claras.
Principalmente, o que diz respeito aos objetivos do projeto, sendo que cada etapa pode ter um objetivo diferente, para contribuir com o melhor entendimento do que deve ser feito e onde se quer chegar.
Para ajudar nesse processo, o responsável pelo kick off pode fazer um resumo dos tópicos que deseja levantar na reunião, para que seja conduzida de maneira bem eficiente.
2. Acerte o timing da reunião
Tome cuidado para não fazer uma reunião de kick-off com muito poucas informações sobre o projeto. Essa reunião deve acontecer depois do planejamento, para dar o pontapé inicial.
Adiantar o kick-off faz com que ele perca o sentido, porque você não poderá tirar dúvidas, esclarecer papéis e alinhar expectativas sem ter tudo planejado. Isso vai minar o engajamento dos envolvidos e ter o efeito contrário do que buscamos.
3. Venda o projeto de forma atrativa
A reunião de kick-off precisa ser como o momento de “vender” o projeto e de convencer a todos da importância do comprometimento de cada um. Por isso, lembre-se de frisar a proposta de valor do projeto e o impacto que ele terá.
Há quem utilize alguns gatilhos mentais (especialmente no contexto de vendas) e também dinâmicas, com post-its e momentos de brainstorm que ajudam a tomar decisões finais sobre o projeto antes de iniciá-lo.
Em resumo:
- Garanta que todos entendam o objetivo do projeto;
- Garanta o compromisso das pessoas.
4. Mostre a metodologia utilizada
É essencial que todos os colaboradores compreendam a sua parte dentro do projeto, o que é possível por meio da escolha da escolha certa de metodologia.
Da mesma forma, o método utilizado deve ser apresentado na reunião kick off, sendo que deve estar em conformidade com o tipo de projeto. Caso nem todos os participantes conheçam a metodologia, é importante explicar o seu funcionamento.
5. Cuidado com o tempo
Em geral, uma reunião de kick-off não costuma demorar mais do que 1 hora. Independente do tempo gasto, é importante manter a atenção e o interesse de todos na apresentação. Por isso, invista em uma boa oratória e uma apresentação matadora. Além disso, lembre-se que as pessoas precisam sair da reunião comprometidas e engajadas.
6. Deixe as dúvidas para o final
Para garantir que a reunião não fique “interminável” por causa de dúvidas e sugestões de mudança que interrompem a sua fala, procure deixar claro que as dúvidas serão respondidas no final.
No caso de levantamentos importantes que requerem uma discussão mais complexa, pode ser interessante levar isso para uma reunião particular.
7. Documente
Tudo de importante sobre a reunião deve ser documentado. Portanto, é interessante deixar alguém com a função de fazer uma ata.
Isso é imprescindível, porque evita que informações relevantes se percam por falta de anotação.
8. Se necessário, converse em particular com stakeholders
Como a agenda dos stakeholders pode ser bem apertada, algumas pessoas importantes talvez não compareçam à reunião.
Dependendo da importância desse alguém para o projeto, pode ser o caso de procurá-lo individualmente para conversar sobre o projeto, assegurando o alinhamento de expectativas e o comprometimento.
9. Indique os custos envolvidos
Falar a respeito dos custos envolvidos em um projeto é mais uma dica para um encontro de sucesso. Caso o cliente esteja presente, ele precisa entender quais são as despesas envolvidas que interferem no custo final.
E mesmo que o cliente não esteja presente, é relevante que os profissionais entendam o quanto a empresa gasta com o projeto. Por fim, esse conhecimento pode estimular a equipe a fazer o seu melhor para evitar gastos extras ou desnecessários, que impactem o orçamento disponível.
FAQ – Kick Off
O que é uma reunião kick off?
A expressão kick off, em tradução livre, quer dizer “dar início”. No mundo dos negócios, trata-se de uma reunião empresarial que acontece logo no começo de um projeto. Assim, a sua finalidade é que o gestor, a equipe e o cliente alinhem o máximo de detalhes possíveis.
Qual a importância de uma reunião kick off?
O kick off é o momento para construir a fundação de um projeto. Ou seja, esse encontro sustenta as atividades que serão feitas, promovendo a conquista dos objetivos.
Em qual etapa de um projeto ocorre uma reunião de kick off?
A reunião de kick off tem o objetivo de alinhar tudo o que diz respeito a um projeto, já que isso favorece o seu sucesso. Assim, é por essa razão que ela deve acontecer logo na fase inicial de um projeto, nunca durante a sua execução.
