O plano de ação é um elemento bem importante dentro do planejamento estratégico de uma organização. Assim, com essa ferramenta, as equipes conseguem por suas atividades em prática para atingir bons resultados.
Veja também o que é um plano de ação!
Resumidamente, um plano de ação tem como propósito assegurar que todas as pessoas envolvidas no gestão da instituição possam atuar de forma colaborativa rumo aos objetivos estipulados, acompanhando-os. Desse modo, se torna mais fácil garantir que as iniciativas pedagógicas estejam alinhadas e direcionadas ao alcance dos melhores resultados.
Portanto, pensando nisso, neste artigo vamos explicar tudo o que é preciso para fazer um bom plano de ação. Confira:
O que é plano de ação?
Plano de ação é uma ferramenta que traça uma metodologia para a conquista de objetivos. Assim, normalmente ele se aplica na gestão estratégica de empresas.
Trata-se de um planejamento que define ações necessárias para atingir objetivos, cronograma e prazos, responsáveis por cada tarefa, recursos financeiros e humanos necessários e acompanhamento de resultados.
Em outras palavras, o plano de ação mapeia o caminho que deve ser percorrido para que a empresa chegue ao local desejado.
Plano de ação empresarial
Em uma empresa, o plano de ação é uma ferramenta obrigatório para a conquista de objetivos organizacionais. Afinal, ele direciona todas as ações da equipe à luz de metas bem definidas.
Portanto, essa ferramenta pode ser útil para diversas funcionalidades. Por exemplo:
- Gestão de projetos;
- Gestão de riscos;
- Gestão de orçamento;
- Execução do plano de negócios;
- Planejamento estratégico;
- Desenvolvimento e crescimento empresarial.
Plano de ação pessoal
O plano de ação não precisa ser desenvolvido apenas por empresas. Assim, ele é uma ferramenta útil também para o âmbito pessoal. Ajuda, portanto, indivíduos a alcançarem objetivos de todos os tipos. Seja para conquistar uma vaga de emprego, fazer uma transição de carreira ou mesmo empreender.
Para traçar um planejamento para a compra da casa própria ou de um carro, por exemplo. Ou ainda para melhorar relacionamentos com familiares, amigos e colegas. Basicamente, quando há um objetivo a ser alcançado, o plano de ação pode ser útil.
Qual a importância do plano de ação no planejamento estratégico?
Um documento de plano de ação consegue passar clareza para a equipe sobre os trabalhos que precisam ser feitos e de que forma eles precisam ser executados. Essa transparência ajuda a organizar os processos e controlar o fluxo de tarefas de um setor ou da empresa.
Isso permite que tanto um colaborador mais experiente quanto aquele que acabou de chegar na organização consigam atingir altos níveis de produtividade, já que sabem exatamente o que e como fazer determinada atividade.
Podemos dizer, então, que o plano de ação é bem importante para otimizar o tempo e garantir a qualidade e excelência do trabalho desenvolvido. O mesmo vale para quando o cenário da empresa não está positivo e ações precisam ser tomadas para reverter a situação. Assim, a elaboração do documento permite identificar os problemas e agir o quanto antes.
Metodologias de plano de ação
Existem diversos frameworks que podem funcionar na gestão empresarial. Considerando especificamente o plano de ação, alguns dos modelos mais conhecidos são o 5W2H e o PDCA. Confira uma breve explicação sobre as principais metodologias:
1. 5W2H
Essa ferramenta propõe sete diretrizes para minimizar dúvidas sobre a execução de uma atividade. Assim, a sigla em inglês corresponde a:
- What (O que será feito?);
- Why (Por que essa atividade será feita? Isto é, qual objetivo pretende-se atingir?);
- Where (Onde o trabalho será feito?);
- When (Quando será feito? Quais são as datas de início e término do ciclo?);
- Who (Quem será a pessoa responsável pela atividade?);
- How (Como o procedimento será conduzido? Quais são as ações específicas para concluir a tarefa?);
- How much (Quanto vai custar? Qual será o orçamento disponível?).
2. PDCA
Essa segunda metodologia de plano de trabalho também leva nome estrangeiro. Assim, trata-se da sigla para Plan, Do, Check and Act (Planejar, Fazer, Verificar e Agir). Aqui, a ideia é manter um circuito contínuo de controle e melhoria dos processos.
- P – Primeiro, identificam-se as tarefas necessárias, o que leva à elaboração do plano de ação;
- D – Em seguida, há a etapa de execução, na qual o plano se torna a prática diária;
- C – Então, os gestores avaliam o que está sendo feito, comparando o planejamento à execução para identificar possíveis discrepâncias;
- A – Por fim, chega o momento de corrigir eventuais erros para padronizar e consolidar as ações. Isso pode levar a uma nova rodada de planejamento, reiniciando o ciclo PDCA.
3. Diagrama de Ishikawa
O Diagrama de Ishikawa consiste em relacionar um resultado que não se esperava com os aspectos que contribuíram para tal. Por isso, um dos outros nomes para ela é, justamente, “diagrama de causa e efeito”. Dessa forma, essa metodologia é bem útil para organizar, resumir e descobrir possíveis causas para determinado efeito.
A estrutura do plano de ação desse método se relaciona com o esquema gráfico da anatomia de uma espinha de peixe. Ou seja, a espinha é o problema central e dela surgem ramificações que podem justificá-lo. Assim, esse tipo de visualização apresenta a relação que existe entre o resultado inesperado e os diversos fatores que podem ter levado a ele.
Entre os principais benefícios dessa técnica, podemos apontar que ela ajuda a aperfeiçoar o processo e registra graficamente as causas potenciais para os problemas. Além disso, envolve todos da empresa e provê subsídio para o brainstorming.
Por fim, ao organizar o seu plano de ação com base no Diagrama de Ishikawa, busque utilizar o esquema para levantar as hipóteses sobre as causas do problema. Dessa maneira, é possível encontrar respostas necessárias e focar nas resoluções.
Como fazer um plano de ação?
Agora que você já sabe o que é plano de ação, a sua importância e suas metodologias, chegou o momento de aprender como fazer um. Portanto, confira o passo a passo:
1. Conheça os rumos da empresa
Antes de tudo, você deve entender aonde quer chegar com o próprio negócio. É necessário ter um objetivo estratégico em mente, pois esse será o norte para todas as decisões posteriores.
Junto a esse aspecto, convém estabelecer a filosofia organizacional. Adotar visão, missão e valores pode ser uma ótima maneira de posicionar a marca no mercado. Assim, você encontrará seu diferencial, ou melhor, o propósito de existência da instituição.
2. Determine as metas e os objetivos
O ponto de partida é pensar nas possíveis metas a serem perseguidas ao longo do período letivo. Dessa forma, nesse estágio inicial, é interessante listar todos os pontos que demandam melhorias, certificando-se de que os objetivos estejam de acordo com as possibilidades da unidade e que possam ser priorizados pela administração.
Após estabelecê-los, será necessário identificar quais são as medidas a serem tomadas para dar andamento ao planejamento.
3. Torne suas metas mensuráveis
Metas consistem em desdobramentos dos objetivos. Assim, é fundamental que elas atendam a determinados requisitos para que orientem as tarefas do plano de ação precisamente.
Uma estratégia interessante para isso é o conceito de “SMART”. Ele estabelece que uma meta deve ser:
- Específica (specific): Direta e que não gere interpretações ambíguas;
- Mensurável (measurable): Pode ser medida, permitindo saber se ela foi alcançada;
- Alcançável (attainable): Não é excessivamente difícil ou fácil, o que mantém a equipe motivada;
- Relevante (relevant): È importante para a organização alcançá-la;
- Temporal (time-bound): Tem um prazo definido para ser concluída.
4. Divida as atividades em pequenas tarefas
Dentro do seu checklist de atividades sempre existirão aquelas que são bem mais difíceis. Portanto, você precisa dividir essas grandes atividades em pequenas tarefas. Uma grande atividade sempre exige mais de um passo de ação.
Então divida cada uma das grandes atividades em tarefas menores, mais palpáveis e de fácil implementação, para que você possa realizá-las passo por passo. Se existirem mais pessoas envolvidas no seu projeto, dessa forma, todas as pessoas conseguirão gerenciar as tarefas com maior facilidade, além de adquirirem mais clareza para executá-las no tempo previsto.
5. Defina prazos
Pode parecer óbvio, mas muitos esquecem deste detalhe: todas as metas e tarefas definidas com a equipe devem apresentar prazos. Esse é o ponto principal para o sucesso do projeto.
Por isso o tempo de cada atividade, por menor que seja, precisa ser traçado e, é claro, os prazos devem ser compatíveis com cada tarefa. Além de que também têm de se adequar a cada ciclo produtivo para que um colaborador do estágio posterior não permaneça ocioso enquanto aguarda o cumprimento de uma atividade anterior.
Por fim, outro ponto importante é a capacidade de delegar tarefas para as pessoas certas no momento adequado, o que também aumenta a motivação nas empresas.
6. Crie uma representação visual para o seu plano de ação
Depois de criar os itens de ação e definir os cronogramas, o próximo passo é a criação de algum tipo de representação visual do seu plano, como o método Kanban. Assim, esta representação auxilia no engajamento da sua equipe, já que todos podem acompanhar o andamento das atividades.
Ao mesmo tempo, uma visualização gráfica também permite uma facilidade de identificar quais tarefas ou objetivos do plano não estão sendo executadas, ou atingidas, permitindo que possam ser priorizadas, buscando seu atingimento.
7. Delegue as tarefas
Não basta apenas separar as atividades entre os membros do seu time e esperar que os resultados sejam alcançados. Até a divisão precisa ser coerente com o nível de complexidade da tarefa e as aptidões de cada pessoa.
Veja a possibilidade de desmembrar as tarefas maiores e mais difíceis em atividades menores, assim fica mais fácil monitorar seu andamento e gasta-se menos tempo na execução.
8. Acompanhe e monitore
Talvez as equipes levem um tempo até se acostumarem ao plano de ação. Pode ser, inclusive, que alguns processos tenham de ser feitos no decorrer dos dias, já que às vezes a realidade traz variáveis bem inesperadas.
Tudo bem. O ajuste do fluxo de trabalho será um processo contínuo. Assim, certifique-se apenas de que os gestores de cada setor estejam a par das dificuldades. Eles deverão intervir, caso os contratempos brequem a produtividade da empresa.
9. Preveja situações de riscos e estruture planos de contingência
Nem sempre tudo ocorre como o planejado. São inúmeros os fatores que podem prejudicar o seu negócio, como mudanças no mercado, crises econômicas, desastres naturais, acidentes de trabalho, entre outras ocorrências fora do seu controle.
Para solucionar esses problemas, preveja o máximo de situações de risco possível e, então, elabore planos de ação para solucioná-las. Quando você se deparar com esses acontecimentos, saberá exatamente o que fazer para manter a estratégia ativa.
10. Analise os resultados
Chegando ao fim do plano de ação, você poderá comparar as expectativas iniciais frente aos resultados obtidos. Procure perceber quais foram os avanços e o que poderia ter sido melhor. É entre erros e acertos que o modelo de gestão vai se aprimorando para ser aplicado aos projetos seguintes.
FAQ
O que é plano de ação?
Plano de ação é um documento no qual são registradas as ações que precisam ser executadas para a empresa alcançar determinado objetivo ou solucionar um problema. Assim, ele precisa ser simples, direto ao ponto e de fácil compreensão para todos os membros da equipe.
Como fazer um plano de ação?
O passo a passo para fazer um plano de ação é: conheça os rumos da empresa, determine as metas e os objetivos, torne suas metas mensuráveis, divida as atividades em pequenas tarefas, defina prazos, crie uma representação visual para o seu plano de ação, delegue as tarefas, acompanhe e monitore, reveja situações de riscos e estruture planos de contingência e por fim analise os resultados.
