Independente do tamanho ou da área de atuação de uma empresa, a aplicação de um orçamento empresarial é fundamental e imprescindível para o seu sucesso.
Veja também como fazer um plano de ação!
Mas você sabe exatamente o que é um orçamento empresarial? Conhece a sua importância? Sabe como elaborá-lo? Abaixo responderemos essas questões e muito mais. Confira:
O que é orçamento empresarial?
O orçamento empresarial é um documento onde estão registrados todos os custos e receitas da empresa em um determinado período. Assim, ele é fundamental para a organização financeira, sendo, geralmente, elaborado mensal ou anualmente como parte do planejamento estratégico de um negócio.
O objetivo primordial do orçamento financeiro empresarial é o mesmo para qualquer negócio: gastar menos do que ganha e aumentar seus lucros. Mas existem vários caminhos para alcançar esse propósito, desde reduzir custos em determinadas áreas, investir em tecnologias e pessoas e usar novas estratégias de vendas, entre outras possibilidades.
Por isso, é importante elaborar documento detalhado e incluir uma estimativa dos ganhos e gastos no próximo ano, semestre ou trimestre, por exemplo. Assim, você consegue ter um melhor controle financeiro, definir metas com base em projeções de vendas e acompanhar de perto a evolução do negócio.
Qual é a importância de fazer um orçamento empresarial?
O orçamento empresarial é uma ferramenta muito importante para que a empresa entenda se está no caminho certo em relação às suas finanças. Desse modo, ele funciona estipulando limites que, caso excedidos pelas despesas, demonstram que a empresa está ganhando menos do que gasta.
Já nos casos contrários, em que as despesas superam os limites definidos, significa que a empresa pode esperar um bom lucro. Além disso, há também o cenário de equilíbrio, o break-even point contábil, em que as receitas e despesas se igualam.
A boa gestão orçamentária ajuda empresas a melhorar sua eficiência no mercado, possibilitando prever resultados e definir metas realistas (mas desafiadoras) de crescimento. Esse é um ponto crucial no sucesso do negócio, visto que a falta de capital é um dos principais motivos para que negócios continuem fechando no Brasil, de acordo com dados do Sebrae.
Quais os benefícios de ter um orçamento empresarial?
- Projetar os custos iniciais, se você estiver abrindo uma nova empresa;
- Determinar quanto dinheiro você precisa ganhar para atingir um nível de equilíbrio e obter lucro;
- Estimar o fluxo de caixa de sua empresa para saber se você pode cobrir as despesas e financiar novos projetos;
- Descobrir quais alterações você precisa fazer para ter uma empresa lucrativa, comparando o desempenho orçado versus o real;
- Prever meses lentos para que você possa planejar com antecedência;
- Identificar os fundos restantes que você pode reinvestir;
- Obter um empréstimo comercial de um banco ou de uma instituição financeira ou um financiamento de capital de investidores.
Orçamento empresarial x Orçamento de vendas
Muitas pessoas confundem o orçamento empresarial com o orçamento de vendas. Ambos são essenciais para o sucesso financeiro da empresa, mas têm finalidades bem distintas.
Neste texto você já leu que o primeiro é usado para planejar as receitas e despesas do negócio e tomar decisões financeiras. Por outro lado, o segundo é enviado ao cliente como proposta comercial, com todos os detalhes da venda de um produto ou serviço (preço, quantidade, forma de pagamento e etc.).
Ou seja: o orçamento empresarial é uma ferramenta da gestão financeira interna e o orçamento de vendas é para a área comercial.
Quais são os tipos de orçamento empresarial?
Para aprender, de fato, o que é orçamento empresarial e como fazer um, é importante conhecer alguns dos principais tipos que existem atualmente.
Além das modalidades atenderem diferentes modelos de negócio, elas também apresentam suas próprias características e vantagens para cada momento da empresa. Por isso, confira detalhes sobre os tipos de orçamento empresarial que existem:
Orçamento Estático
A começar pelo orçamento estático, como o nome sugere, trata-se de um documento que não se altera com o tempo, permanecendo estático independente dos resultados.
Nesse caso, todas as peças que compõem o recurso, como as receitas, despesas, custos e investimentos, ditam o ritmo do negócio, com base em definições pré-estabelecidas.
Por exemplo, se o orçamento empresarial estático definir que a empresa terá R$ 40 mil para investir em maquinários, esse valor não será alterado em nenhuma circunstância, nem se as vendas forem maiores que o previsto e o fluxo de caixa for superior ao cotado.
Orçamento Flexível
Por outro lado, o orçamento empresarial flexível, ao contrário do estático, permite justamente essa flexibilidade na hora de lidar com os recursos financeiros.
Trata-se de uma modalidade que possui uma margem de manobra, tanto para cobrir custos, quanto para redirecionar lucros.
Nesse caso, o orçamento para investimentos pode ser maior ou menor que o previsto, de acordo com as atividades ao longo do tempo.
Orçamento Contínuo (ou Rolling Forecast)
O chamado orçamento contínuo, ou Rolling Forecast, é um modelo de documento mais dinâmico. Isso porque ele é revisado de forma periódica, sempre traçando as projeções para os próximos meses à frente.
Geralmente, as empresas elaboram um modelo revisado mensalmente, traçando o orçamento para os próximos três, seis ou até doze meses à frente.
Por exemplo, o orçamento empresarial feito em janeiro prevê os custos de janeiro a dezembro, e é revisado em fevereiro, traçando novamente os custos de fevereiro a janeiro do ano seguinte. Dessa forma, a empresa terá um orçamento sempre atualizado, e, embora seja um modelo mais trabalhoso, também oferece um controle financeiro maior.
Orçamento Ajustado ou Revisado (Forecast)
Enquanto isso, o orçamento empresarial ajustado ou revisado, assim como o contínuo, também se adapta às mudanças da empresa. Nesse caso, estipula-se um período para a avaliação do documento, considerando as previsões, os resultados concretos e o que precisa ser alterado.
Por exemplo, a empresa pode ter determinado R$12 mil para publicidade no período de 12 meses, de modo que cada mês deveria utilizar R$ 1 mil para campanhas. No entanto, ao fazer a revisão do orçamento, descobriu-se que ocorreu um gasto de R$ 6 mil nos primeiros quatro meses, o que era mais do que o previsto. Desse modo, o documento passa por um ajuste e determina o novo valor, de R$ 6 mil para oito meses, ou R$ 750 para cada mês, sendo esta a nova margem revisada.
Orçamento Base Zero (OBZ)
O orçamento Base Zero é uma modalidade que difere um pouco das outras, pois ele prioriza uma elaboração, como o nome indica, a partir do zero. Isso significa não utilizar histórico de custos, despesas e receitas, por exemplo. Dessa forma, a equipe poderá atribuir valores com base em pesquisas de gastos e determinações próprias.
Imagine que o setor de investimentos gastou R$ 10 mil no orçamento passado. Na elaboração do novo documento, existe uma tendência a aplicar essa mesma quantia para o próximo ano, ou até mais. Isso pode causar uma visão errônea da situação da empresa, levando em consideração fatores e influências do passado que podem não existir no presente.
Assim, o orçamento Base Zero leva em consideração outros elementos, e não utiliza dados passados.
Orçamento Base Histórico (OBH)
Por outro lado, como o nome também indica, o orçamento Base Histórico é o oposto do Base Zero. Assim, este documento possui como base os números do exercício orçamentário anterior. Cada empresa pode apresentar uma visão diferente, e, por isso, conta com a autonomia de analisar seus dados passados, ou não.
Nesse caso, o orçamento considera todos os fatores, as receitas e as despesas para ter uma previsão mais concreta, além de considerar o percentual de crescimento em cada setor. Desse modo, é possível determinar o quanto os custos devem cair, ou quanto os resultados devem subir, a partir do histórico do empreendimento.
Orçamento Matricial
Enquanto isso, o orçamento empresarial matricial, ou Gerenciamento Matricial de Despesas, possui vários gestores, pois cruza diferentes eixos em uma mesma matriz, acompanhando as subdivisões do negócio. Esse modelo é muito utilizado em grandes companhias, que possuem várias filiais e departamentos.
Nesse caso, cada gestor determina o seu próprio documento, analisando os custos e receitas do seu setor, por exemplo, e unindo-o ao orçamento geral.
Orçamento Colaborativo (Descentralizado)
Por fim, o orçamento colaborativo, ou descentralizado, busca envolver diversas pessoas na elaboração do documento. No entanto, não participam apenas gestores ou administradores, mas também outros colaboradores, que são chamados para participar do projeto e trazer suas visões para o planejamento.
Isso não apenas torna o processo mais inclusivo, como também pode trazer outras abordagens, de acordo com o conhecimento de cada pessoa e seu respectivo setor.
Ainda, vale a pena lembrar que os tipos de orçamento empresarial não são excludentes. Ou seja, é possível utilizar mais de um modelo ao mesmo tempo, ou alterar entre os tipos para oferecer o que a empresa precisa no momento.
Quais os passos para montar o seu orçamento empresarial?
1. Faça um diagnóstico do negócio
A primeira etapa para montar um bom orçamento empresarial é a realização de um diagnóstico geral da empresa. Afinal, para projetar o futuro, é preciso conhecer bem sua realidade atual, suas limitações, problemas e, claro, as oportunidades.
Por isso, é aconselhável que você disponha de um tempo estudando suas finanças. Não se prenda apenas ao ano anterior. O ideal é analisar, pelo menos, os últimos 3 anos, para fazer essa análise, você precisa verificar:
- A média de vendas dos anos anteriores;
- O lucro médio alcançado;
- Os gastos com tributação;
- As sazonalidades nas vendas e dos produtos;
- Possíveis gastos ordinários.
2. Defina objetivos para o período
Como vimos, o orçamento é um instrumento de planejamento. E para se planejar, você precisa saber aonde quer chegar.
Por isso, o próximo passo é definir os objetivos e metas financeiras do negócio. Alguns exemplos são:
- Reduzir os custos fixos em 20% até o meio do ano;
- Aumentar o faturamento em 30% no primeiro semestre;
- Reduzir os impostos por meio de um planejamento tributário;
- Aumentar o lucro bruto em 10% por meio da redução de custos variáveis e renegociação com fornecedores;
- Investir em um novo produto/serviço, abertura de filial ou tecnologia.
3. Escolha a ferramenta ideal
Após realizar o diagnóstico, definir objetivos e metas realistas, é o momento de escolher uma boa ferramenta de gestão. Assim, há diversas ferramentas que podem auxiliar. Segue, abaixo, algumas das principais ferramentas de gestão financeira:
- Balanço Patrimonial;
- DRE – Demonstrativo de Resultado Do Exercício;
- Fluxo de Caixa.
Explorar planilhas de orçamento também é uma alternativa. Inclusive, algumas empresas utilizam softwares para otimizar o processo de coleta dos dados, a organização e a análise de dados.
4. Liste os custos fixos e variáveis
Realize um diagnóstico da situação da sua empresa, elencando custos e despesas fixas e variáveis. Desse modo, é possível conhecer não apenas a realidade do negócio, mas você poderá decifrar suas demandas e necessidades imediatas, a médio e longo prazo.
5. Determine suas formas de rendimento
Da mesma forma, é importante determinar suas formas de rendimento para o mesmo período.
Isso inclui previsões de volume de vendas, margem de lucros, rendimentos com campanhas e até mesmo investimentos.
Essas informações irão balancear o orçamento empresarial, equilibrando as receitas e oferecendo a possibilidade de uma visão mais ampla da situação do negócio.
Além disso, os resultados positivos não precisam vir necessariamente das vendas tradicionais. O seu documento pode ter uma previsão, por exemplo, do alcance digital ou da formação de parcerias que tragam rendimentos.
É importante prever essas e outras situações que impactem na receita do empreendimento, para ter um orçamento completo.
6. Faça uma previsão de vendas
Fazer uma previsão de vendas é ter uma estimativa de quanto a empresa espera vender em um período futuro com base em todos os dados e informações que você reuniu até aqui, analisando o que foi feito no passado e entendendo as especificidades do seu ramo.
Esse valor é importante para dar início ao planejamento, pois determina uma base financeira para projetar outros elementos como custos, despesas e investimentos. Para fazer a projeção, considere todos os canais de venda da empresa (loja física, loja on-line, redes sociais, revendedores, representantes e etc.) e todos os produtos ou serviços que constam no portfólio.
Depois, calcule o volume médio de vendas para cada item e canal, estimando quanto a empresa deve vender no período estipulado com base no histórico atual.
Essa previsão e as metas estabelecidas guiarão as tomadas de decisões quando for necessário. São esses números que servirão como um termômetro para indicar se a empresa está no esperado ou muito acima ou abaixo dele.
7. Estime as demais receitas
Além de projetar quanto você deve receber pelas vendas, é importante incluir qualquer outra receita esperada para o período.
Naturalmente, a maior parte do faturamento de uma empresa vem da sua atividade principal, seja vender produtos ou oferecer serviços. Mas ela também pode receber dinheiro de aplicações financeiras, locações, cobranças de direitos autorais e de imagem, entre outros ganhos extras.
8. Monitore seus resultados durante todo o ano
É fundamental ter em mente que não basta apenas fazer o orçamento. Para garantir que a sua execução seja eficiente, é preciso acompanhá-lo e controlá-lo com frequência.
Muitas empresas fazem reuniões específicas para isso ou incluem o assunto na pauta dos encontros de análise do desempenho estratégico. Outras adotam o indicador de percentual de realização orçamentária no planejamento estratégico como uma forma de verificar o grau de eficiência deste processo.
O ponto é que, independente do método, o monitoramento do orçamento é tão importante quanto a sua correta elaboração. Essa é uma das maiores responsabilidades do empreendedor e pode ditar os rumos do negócio.
Por isso, todos os envolvidos precisam estar a par e saber como será a política de gastos para o próximo período. O documento elaborado não precisa ser visível a todo mundo, mas a comunicação interna deve ser clara para todos os funcionários e gestores.
9. Calcule o preço
O custo é todo gasto necessário para transformar a matéria-prima no produto que você comercializa. Já a palavra despesa designa outros gastos indiretos, como funcionários de limpeza ou almoxarifado.
Quando o que se comercializa é um serviço, esses conceitos podem ficar mais complexos. Por exemplo, para quem vende planos de provedores de internet, a instalação é um custo. Em escolas, a hora-aula de um professor também.
Há fórmulas bem complexas para se calcular o preço de um produto ou serviço. No entanto, para pequenas empresas com orçamentos e planejamentos mais simples, essa aqui já é um bom começo:
Custos + despesas + lucro = preço
10. Defina a sua margem de lucro
Na outra ponta do cálculo do preço de um produto ou serviço estão seus concorrentes. Eles influenciam nos seus preços na medida em que você precisa comparar os seus serviços com os deles para precificar.
Assim, um concorrente com um produto idêntico ao seu cobrando menos, praticamente, te obriga a baixar o seu preço também.
Se o que você ganha com a venda dos seus produtos ou serviços é menor do que os seus custos, você tem um prejuízo, obviamente. E se o lucro é tanto que o seu preço ultrapassa o dos seus concorrentes, suas vendas podem ser prejudicadas.
12. Acompanhe e analise resultados
O monitoramento é uma fase imprescindível para o sucesso de seu negócio, pois ajuda a identificar falhas antes que o problema se torne maior e o leve à falência.
Trata-se, portanto, de uma medida preventiva. Além disso, essa estratégia permite que você identifique oportunidades de maneira mais rápida, o que favorece a sua competitividade.
FAQ – Orçamento empresarial
O que é o orçamento empresarial?
O orçamento empresarial é um documento onde estão registrados todos os custos e receitas da empresa em um determinado período. Assim, ele é fundamental para a organização financeira, sendo, geralmente, elaborado mensal ou anualmente como parte do planejamento estratégico de um negócio.
Quais os tipos de orçamento empresarial?
Existem vários tipos de orçamento empresarial. Confira:
- Orçamento Estático;
- Orçamento Flexível;
- Orçamento Contínuo;
- Orçamento Ajustado ou Revisado;
- Orçamento Base Zero;
- Orçamento Base Histórico;
- Orçamento Matricial;
- Orçamento colaborativo.
