O plano de contas é uma boa estratégia para quem busca por mais controle das suas finanças, sejam elas profissionais ou pessoais. No entanto, partindo do ponto de vista de uma empresa, esta é uma maneira bem eficiente para reunir as informações sobre receitas e despesas de forma mais organizada e segura.
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Portanto, abaixo vamos aprofundar mais o assunto e explicar o que é exatamente um plano de contas, qual o seu objetivos, os tipos e muitos mais. Além disso, vamos dar algumas dicas para você criar o seu próprio plano de contas. Confira:
O que é um plano de contas?
O plano de contas é um conjunto de operações que representam a movimentação econômica e financeira de uma empresa, decorrente das suas atividades. Assim, na contabilidade, esse plano é uma elaboração de códigos e classificações utilizados para registrar as receitas e despesas. Essas categorias servem de base para os relatórios contábeis de uma empresa.
Ele não é, portanto, um relatório financeiro. Mas é, sim, um meio utilizado para elaborar documentos importantes como o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), Fluxo de Caixa e o Balanço Patrimonial.
Além disso, o plano de contas é útil também na elaboração do Orçamento Empresarial, por meio do qual é possível verificar de forma bem mais clara as metas financeiras da organização. Por fim, ele também possibilita acompanhar os valores de forma mensal, permitindo fazer um comparativo com o que foi planejado.
Qual o objetivo de ter um plano de contas?
Muito mais do que contribuir para o controle das finanças, o plano de contas é bem útil para padronizar todo o sistema financeiro da empresa, o que faz uma grande diferença no momento de transmitir os números referentes ao negócio para a Receita Federal, por exemplo. Além desse controle padronizado, ele também é útil para:
- Otimizar relatórios e demonstrativos;
- Promover uma análise detalhada do patrimônio da empresa;
- Elaborar o orçamento do negócio;
- Fornecer dados concretos;
- Padronizar registros.
Qual a importância de um plano de contas de uma empresa?
Quem administra alguma organização precisa entender as categorias das transações financeiras, como ativos e passivos, despesas, investimentos e e entre outras. Dessa forma, quando organiza-se um plano de contas essas transações são entendidas e entram no dia a dia do negócio.
O plano de contas é bem útil por ser um conjunto de contas pré-estabelecidas que vai orientar o trabalho contábil para registrar eventos e ações inerentes à entidade, além de servirem como parâmetros para a elaboração das demonstrações financeiras.
Assim, é de grande importância ter esses dados para saber de onde está entrando e saindo o dinheiro, além dos detalhes de sua natureza para identificar com rapidez quaisquer problemas financeiros que podem aparecer ou que já apareceram.
Quais os tipos de plano de contas?
A expressão “plano de contas” pode se referir a alguns tipos diferentes de documentos. Assim, cada um deles tem uma função diferente e exige informações diferentes para sua elaboração. Por isso, é importante conhecê-los com um pouco mais de detalhes.
Referencial
Se você vai elaborar um plano contábil, antes é necessário fazer um plano de contas referencial. Esse tipo de plano de contas serve como base para o plano principal. Ele é fundamental para realizar as obrigações relacionadas à Escrituração Contábil Fiscal (ECF).
Por meio das informações do plano referencial, é possível verificar se existe alguma relação entre as contas analíticas e encontrar um padrão nas contas da empresa.
O plano de contas referencial deve ser apresentado ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), no entanto, algumas categorias de empresas são isentas dessa obrigação. São elas:
- Simples nacional;
- Órgãos, autarquias e fundações públicas;
- Empresas inativas;
- Entidades isentas e imunes.
Por isso, se o seu negócio não se encaixa em nenhuma dessas categorias, será necessário apresentar o plano referencial.
A notícia boa é que a Receita oferece um modelo padrão que está disponível no site do SPED. Assim, você deve preencher a planilha com as informações contábeis.
Contábil
O plano de contas contábil levanta todos os registros de movimentações financeiras da empresa. Isso inclui entradas, saídas, custos e investimentos. Ele é mais detalhado do que o plano gerencial, pois tem como foco registrar informações necessárias para os trâmites contábeis.
A ideia é que ele forneça uma visão completa sobre as contas da empresa. Por meio dele, é possível ter um conhecimento bem íntimo sobre o funcionamento da empresa: seu ramo, porte, objetivos e situação financeira. Ele classifica as operações financeiras da empresa de maneira a adequá-las a legislação como a “Lei das SAs” (Lei N° 6.404/76).
Gerencial
O objetivo do plano de contas gerencial é ajudar o gestor a visualizar os resultados financeiros da organização. Assim, ele permite uma fácil compreensão dos registros de movimentação, focados apenas no conceito gerencial.
O plano de contas gerencial dá uma visão bem mais enxuta da condição financeira da empresa. Ele não oferece tantos detalhes quanto o plano contábil, por exemplo, pois isso foge ao seu objetivo. A meta dele é apresentar os dados necessários para organizar as finanças do negócio.
A principal diferença entre o plano de contas contábil e o gerencial é que o último registra apenas a movimentação de entradas e saídas da empresa. Ele é um plano bem mais simplificado, o que facilita a compreensão das operações financeiras da empresa.
Qual a estrutura ideal de um plano de contas?
O plano de contas contábil deve seguir uma estrutura específica, conforme determinado em lei. Além disso, deve ter como base as Normas Brasileiras de Contabilidade, bem como os Princípios Fundamentais de Contabilidade.
Apesar do modelo ser personalizável, o detalhamento de informações deve cobrir as seguintes informações:
Ativos
Os ativos são as contas ativas da empresa, ou seja, contas que fazem parte do patrimônio do negócio e são bens não palpáveis. Entre os exemplos, podemos mencionar contas bancárias, empréstimos, linhas de crédito e quaisquer valores investidos pela própria empresa.
Além disso, vale lembrar que a sede da empresa é um ativo. Imóveis como galpões também, muito embora o seu pagamento seja considerado um passivo.
Por fim, os ativos podem se dividir em circulantes (bens movimentados em menos de 1 ano, bem como o dinheiro em caixa e contas bancárias), não circulantes (contas a receber com prazo superior a 1 ano) e ativo imobilizado (bens e imóveis).
Passivos
O passivo é, portanto, todas as obrigações financeiras da empresa, como contas a pagar, parcelas de empréstimos, dívidas a serem quitadas, bem como tributos e impostos.
O passivo pode se dividir em circulantes (contas de curto prazo, até 1 ano para pagar), não circulantes (longo prazo, acima de 1 ano) e patrimônio líquido (o capital social dos próprios sócios).
Receitas
Receitas são todos os valores referentes à venda de produtos ou serviços que entram no seu caixa, bem como ao rendimento de investimentos da empresa (ou mesmo a renda de aluguéis, por exemplo).
Podem se dividir em operacionais (gerados diretamente por vendas ou prestação de serviços) e não operacionais (geradas de outras formas indiretas, como pela venda de um imóvel imobilizado, por exemplo).
Despesas e custos
As despesas são as contas passivas relacionadas aos pagamentos feitos a fornecedores, colaboradores e relativos à compra de novo maquinário, equipamentos e acessórios para produção.
Podem se dividir em operacionais (relacionados à manutenção da operação, como despesas administrativas) ou não operacionais (sem relação com a operação, como patrocínios ou doações).
Como fazer um plano de contas contábil?
Um plano de contas contábil deve ser elaborado por um(a) profissional de contabilidade. Mas para dar uma ideia geral do processo, oferecemos a seguir algumas dicas. Confira:
1. Listar as contas
O primeiro passo é fazer um levantamento de todas as contas da empresa: entradas, saídas, custos e investimentos. É importante prestar muita atenção nisso, para não esquecer nada. Afinal, são informações cuja precisão é exigida por lei.
2. Separe tudo por assunto
Setorizar cada gasto também é essencial. Assim, separe cada investimento ou gasto de acordo com seu assunto e mantenha sempre da mesma forma.
Isso irá facilitar tanto para indicar de onde vem o dinheiro e para onde ele vai, além de ajudar nas projeções, uma vez que se identifica quais ações geram mais lucros e quais atividades geram mais despesas.
3. Nomeação
Com os grupos definidos, é preciso nomear as contas. Para evitar erros e confusões, os nomes utilizados devem ser os mesmos para todos os setores, como contabilidade, controladoria e gerência. Assim, é importante usar nomes que descrevam com precisão as contas pertencentes a cada categoria.
4. Produza relatórios todos os meses
A transparência é a chave do sucesso de qualquer instituição, portanto quando o gestor tem todas as informações à mão de forma organizada fica muito mais fácil produzir relatórios periódicos.
Essas informações devem ser do conhecimento de todos da diretoria, que é onde as decisões geralmente ficam concentradas. E para isso, nada melhor do que estar bem preparado, com informações consistentes.
5. Elaboração
A última etapa é a formalização das informações já coletadas e categorizadas. Nessa etapa, é preciso inserir todas as contas levantadas e nomeadas no seu plano de contas, desde o início. Para isso, pense nos indicadores que são importantes para o seu negócio e insira-os no seu plano.
FAQ – Plano de contas
O que é um plano de contas?
O plano de contas é um conjunto de operações que representam a movimentação econômica e financeira de uma empresa, decorrente das suas atividades.
Quais são os tipos de plano de contas?
A expressão “plano de contas” pode se referir a alguns tipos diferentes de documentos. Assim, cada um deles tem uma função diferente e exige informações diferentes para a sua elaboração. Portanto, confira os três tipos:
- Referencial;
- Contábil;
- Gerencial.
