O Enterprise Resource Planning (ERP) é um sistema de gestão utilizado pelas empresas para gerenciar e até integrar as partes importantes das rotinas dos seus negócios. Assim, na prática, ele funciona como um software, ou seja, um programa informatizado, que é instalado dentro da organização.
Esses softwares são essenciais para as empresas pois ajudam a planejar os recursos, integrando todos os processos necessários para administrá-las em um único “lugar”. No mercado, existem vários programas que oferecem soluções para integrar quase todas as áreas de um negócio: estoque, compras, vendas, marketing, finanças, recursos humanos e muito mais.
Portanto, pensando nisso, neste artigo iremos abordar tudo o que você precisa saber sobre o sistema ERP. Confira:
ERP: o que é e como funciona?
A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, ou em português, Sistema de Gestão Empresarial. Assim, o ERP é um software que permite ao empresário gerenciar todas as áreas da sua empresa de forma integrada e em uma única plataforma.
Um dos objetivos principais dessa ferramenta é a automatização de processos de cada área e o trabalho de forma sincronizada das informações em tempo real. Portanto, com um sistema de gestão integrado, o retrabalho, a duplicidade de tarefas e a dificuldade em encontrar informações relevantes são praticamente descartados da rotina empresarial, aumentando a produtividade e o compartilhamento de dados.
Tudo isso permite que as tomadas de decisão da empresa tornem-se muito mais coerentes, seja a curto ou a longo prazo, pois todas as informações ficam concentradas em um só lugar, de forma organizada e segura em uma base de dados bem confiável.
Como surgiu o ERP?
O desenvolvimento do sistema ERP começou há mais de 100 anos. Assim, o engenheiro Ford Whitman Harris criou um modelo EOQ (Economic Order Quantity) para programar a produção. Ele foi útil por décadas até que a fabricante de ferramentas Black & Decker adotou outra solução para planejar as necessidades de materiais.
O novo método ficou conhecido como MRP (Material Requirements Planning). Na prática, alguns conceitos do EOQ foram úteis e integrados a um PC. Essa ferramenta foi bem útil por muitos anos até surgir uma nova metodologia em 1983, a MRP II (Manufacturing Resource Planning).
Nessa evolução, foram adotados módulos diferenciados e componentes da arquitetura de software para integrar as atividades da companhia relacionadas às compras e a gestão de contratos. Além disso, a MRP II também permitiu a integração de dados e o compartilhamento de informações entre os diversos departamentos da companhia, a fim de melhorar a produção e reduzir os desperdícios.
A tecnologia evoluiu nas décadas de 1970 e 1980, e a MRP II também. Seus conceitos foram empregados em diferentes atividades empresariais. Tanto que a nova ferramenta passou a incorporar os setores de finanças, RH e vendas. Em 1990, esse sistema recebeu o nome de ERP.
Por fim, é importante compreender que as soluções tecnológicas estão em constante evolução para oferecer cada vez mais funcionalidades e benefícios aos negócios. Sendo assim, a ferramenta tende a passar por atualizações frequentes, com o objetivo de acompanhar as mudanças do mercado.
Quais as soluções complementares do ERP?
O ERP conta ainda com algumas soluções complementares como:
CRM (Customer relationship management): Solução de gestão do relacionamento com os clientes. Dessa forma, é possível facilitar o uso das informações já disponíveis no ERP sobre o cliente, melhorando os resultados das ações de pré-venda, venda e pós-venda com o efetivo uso e registro dos dados sobre o cliente.
BI (Business Intelligence): Solução de inteligência empresarial ou sistema de informação gerencial, disponibiliza e organiza os dados para facilitar a análise, resultados, tendências e o monitoramento das informações da empresa.
RH (Recursos Humanos): Software para desenvolvimento, controle e gestão dos recursos humanos da empresa. Inclui pagadoria, acesso, segurança, saúde, capacitação, desenvolvimento, avaliação, plano de cargos e carreira, previdência, portal de informações e entre outras.
Mobile: Ferramenta que permite a análise, acompanhamento e tomada de decisão através de dispositivos móveis, facilitando a vida dos gestores que estão em constante deslocamento, evitando que processos na empresa parem à espera da disponibilidade destes profissionais.
PDV (Ponto de Venda): Solução de desktop instalado na loja que possui recursos para o controle das informações sobre a rotina da empresa, desde o módulo de venda, emissão de NFe, SPED até o inventário.
Estas soluções complementares geram melhores resultados quando estão integradas ao ERP, assim é importante escolher um produto completo que possa suprir essas necessidades à medida que a empresa cresce.
Quem precisa de um sistema ERP?
Todas as empresas podem se beneficiar do uso de um ERP, de todos os segmentos e nichos, de todos os tamanhos. Inclusive, essa é uma dúvida comum dos empreendedores em geral, já que até algumas décadas atrás, apenas empresas grandes conseguiam custear esse tipo de tecnologia.
Hoje, a oferta de softwares em nuvem, como um serviço (o que costuma ser chamado de SaaS, software como serviço na sigla em inglês) viabiliza que micro, pequenas e médias empresas tenham acesso e se beneficiem de um ERP.
Empresas que terceirizam a contabilidade – realidade da imensa maioria dos negócios no Brasil – podem usar um ERP que permite que sua empresa dê a seu contador o acesso aos dados do financeiro em tempo real.
Se a sua empresa está começando, um ERP pode ser fundamental para um crescimento bem organizado. Mas, se o negócio já está no mercado, com essa plataforma você terá o controle total de tudo o que acontece para tomar decisões melhores, acelerando a sua jornada de sucesso enquanto empreendedor.
Por fim, os produtos e serviços podem ser distintos. No entanto, objetivo de todo empreendedor é expandir o negócio com uma boa saúde financeira para ganhar mais dinheiro.
Por que o ERP é importante?
Às vezes descrito como “o sistema nervoso central de uma empresa”, um sistema de software ERP oferece automação, integração e inteligência essenciais para a execução eficiente de todas as operações comerciais diárias. Assim, é necessário que a maioria dos dados de uma organização resida no sistema ERP para fornecer uma única fonte da verdade a toda a empresa.
O setor de finanças exige um ERP para rapidez no fechamento dos livros. O departamento de vendas precisa do ERP para gestão de todas as ordens do cliente. A área de logística depende de um software ERP bem executado para fornecer aos clientes os produtos e serviços certos dentro do prazo. O departamento de contas a pagar precisa do ERP para pagar os fornecedores corretamente e dentro do prazo. A gerência precisa de visibilidade instantânea do desempenho da empresa para tomar decisões acertadas. Por fim, os bancos e acionistas exigem registros financeiros precisos, por isso contam com dados e análises confiáveis viabilizados pelo sistema ERP.
A importância do software ERP para as empresas é ilustrada pela crescente taxa de adoção. De acordo com o G2, “o mercado global de software ERP deverá atingir US$ 78,40 bilhões até 2026, com uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 10,2% de 2019 a 2026”.
Quais são as vantagens do sistema ERP?
Ao contratar um ERP, você não recebe um software ‘genérico’ e precisa adaptá-lo às necessidades do seu negócio – o sistema integrado de gestão é moldado para sua empresa, garantindo tudo o que você precisa. Inclusive, o controle de filiais e outras empresas pode ser feito nesse programa único, tornando toda a comunicação muito mais rápida e até efetiva.
- Processos automatizados em todos os departamentos;
- Redução de até 20% no tempo investido em controle de entregas e fechamento de envios;
- Melhor qualidade de dados informados;
- Aumento de produtividade, já que todas as informações são compartilhadas entre áreas;
- Redução de riscos e erros;
- Inserção e atualização de informações em todos os setores de uma só vez, permitindo até a rápida adaptação a novas leis em minutos;
- Redução de custos e tempo na gestão de compliance, no fechamento contábil e fiscal, na apuração de impostos e contribuições e no controle de bens patrimoniais;
- Acompanhamento fácil e rápido de todo o processo de compra, recebimento, contrato e estoque, dando fim aos arcaicos processos manuais e uso de papéis e documentos por escrito;
- Gestão financeira integrada, inteligente e independente.
Como escolher um ERP?
Na hora de escolher o seu ERP, não basta saber que ele atende o seu segmento. Assim, é importante verificar se ele possui os módulos-chave para a gestão de uma empresa. São eles: financeiro, vendas, estoque e contabilidade. Essas áreas concentram, por exemplo, a maior parte dos lançamentos e precisam conter todos os detalhes, especialmente aqueles que envolvem regras e normas legais, pois qualquer erro pode gerar um problemão.
Depois de verificar o que é essencial, você pode pesquisar por funcionalidades mais específicas, como a gestão eletrônica de documentos (GED) e o Business Intelligence (BI). Por fim, claro, ter bastante atenção às questões técnicas, como: usabilidade e segurança, que são pontos que mostram que um software está pronto para ser utilizado.
Quais são os principais exemplos de setores com aplicação de sistema ERP?
Dentre os principais dados que integram um sistema ERP, é comum abranger:
Capital humano
Informações sobre a equipe, contendo questões importantes. Assim, ele pode auxiliar na contratação de novas pessoas e até mesmo na promoção de colaboradores.
Área de vendas
O sistema integrado possibilita que se verifique o volume de venda e compare esse dado com as compras de matéria-prima.
Além disso, é possível comparar também outros dados, como quantidade de itens produzidos e quantidade de venda por mês, verificando se a empresa continua em uma crescente ou se a previsão é de queda nas vendas para um determinado período.
Compras
Indicadores de compras de diferentes setores, incluindo compras de matéria-prima e outros materiais importantes para a linha de produção.
O administrador pode avaliar se as compras estão constantes e se existe uma divergência entre a quantidade comprada e o que está sendo vendido. Por fim, em relação a parte de revendas, também deve constar a quantidade de produto adquirido e o administrador pode verificar se sua saída está de acordo com o esperado.
Estoque
O ERP possibilita a verificação e conferência remota do estoque, podendo ser comparado com os números de compras e de vendas para uma verificação mais rápida e fácil.
Contabilidade e fiscal
Permite que o administrador verifique dados como emissão de notas fiscais e até mesmo detalhes na gestão contábil de maneira otimizada e simplificada.
Produção
Fornece dados relacionados a quantidade de produção por dia, o administrador, a partir disso, pode planejar a prospecção de novos clientes, compra planejada de matéria-prima e até a contratação de novos colaboradores.
Por fim, os dados ganham ainda mais relevância quando comparados com as vendas da empresa e até mesmo a quantidade de produtos que se tem em estoque.
Como saber se um ERP é seguro e confiável?
Depois de tudo o que já foi explicado neste guia, você já sabe o que é um sistema ERP e como ele pode ajudar na gestão de uma empresa. Assim, o ERP irá processar todas as informações geradas pela operação da empresa, para centralizar e integrar todos os dados.
Por isso, é importante escolher um software de gestão empresarial confiável. Nosso conselho é que você leia e pesquise muito sobre as opções de ERP que mais se encaixam na sua operação, antes de decidir qual deles irá implementar em seu empreendimento. Portanto, aqui vão algumas dicas importantes:
1. Cuidado com as promessas milagrosas
Fique atento aos sistemas muito baratos! Eles podem funcionar muito bem para alguns tipos de empresas, mas seus pacotes costumam oferecer funções mais básicas que podem não se encaixar em todos os tipos de negócios. Ou mesmo a desenvolvedora pode acabar cobrando por pacotes com funções “adicionais” e estourar o seu orçamento.
Por isso, analise todas as particularidades da sua operação. Avalie se o sistema realmente atende a todas as suas necessidades com eficiência. Além disso, revise e avalie as “dores” e as carências dos seus processos para entender quais são os principais desafios da sua gestão.
Dessa forma, a busca pelo sistema de gestão ideal se torna mais eficiente. Por fim, permite que a desenvolvedora do software entenda quais são as suas reais necessidades e ofereça a solução que atenda melhor a sua empresa.
2. Pesquise sobre o desenvolvedor do ERP
É muito importante, além de investir em um sistema de qualidade, conhecer o desenvolvedor e a experiência que ele vai te proporcionar. O ideal é que entenda se ele possui o “know how” de mercado e como o software pode atender cada categoria de segmento. O atendimento pós-venda, como o suporte na implementação e o suporte técnico, caso haja alguma dúvida no uso do sistema, também precisam ser levados em consideração.
Entenda como a desenvolvedora se comporta em cada uma dessas fases, busque referências confiáveis, cases de sucesso e descubra como ela atua quando surgem problemas. Por fim, opte por uma empresa com total credibilidade para evitar qualquer prejuízo.
3. Verifique a complexidade da implementação
Outro ponto importante a se considerar é o processo de implementação de um ERP à sua operação e à sua rotina de trabalho. Entenda como será feito o trabalho pela desenvolvedora, quanto tempo vai levar até que o software esteja funcionando de forma completa e quais os possíveis impactos operacionais para a sua empresa.
Verifique também como funcionam os pacotes de treinamentos para os seus colaboradores, se a implementação será virtual ou presencial, o que é necessário para fazer a migração e todos os custos envolvidos. Assim, este processo não se tornará uma dor de cabeça para a sua empresa.
Reforçamos a importância de realizar uma análise completa tanto sobre o ERP quanto de seu desenvolvedor. Procure entender a periodicidade das atualizações, conforme as novidades do mercado, como funcionam, qual o nível de satisfação dos clientes com o suporte técnico e se o custo benefício realmente vale a pena para a sua empresa.
O que eu preciso saber para escolher um bom ERP? Os 6 passos essenciais!
1. Identifique as necessidades da sua empresa
O ERP ideal é aquele capaz de atender às necessidades da sua empresa. Portanto, liste os seus setores e os principais gargalos de cada um.
2. Defina um orçamento
Embora você queira uma empresa mais moderna, os custos com o ERP não devem atrapalhar o caixa do negócio. Dessa forma, logo após identificar as necessidades, defina um orçamento para investir na aquisição da plataforma.
Mas, atenção: o preço da mensalidade do ERP nunca deve ser tido como única condição para a escolha. Desse modo, o valor que ele pode proporcionar ao seu negócio deve ser outra condição importante.
3. Pesquise
Pesquise bastante e não tenha pressa na hora de escolher um ERP. Afinal, essa plataforma é capaz de transformar a rotina da sua empresa e, devido a isso, precisa ser estudada bastante antes de ser escolhida.
4. Entenda as funcionalidades do sistema escolhido
Vá além de olhar o site do ERP que você escolheu e entenda, na prática, como o sistema funciona. Somente assim você terá certeza de que a plataforma irá atender as suas necessidades.
5. Verifique como funciona o suporte
No dia a dia é comum que você e seus colaboradores tenham dúvidas sobre como funciona o ERP. E, para que esses questionamentos não atrapalhem a rotina da empresa, é fundamental que o sistema ofereça um suporte eficiente e ágil.
Um bom suporte ajudará, inclusive, na implantação do sistema, como mencionamos.
6. Analise as possibilidades de integração
Por fim, se você usa outro sistema na sua empresa, como um CRM, é interessante analisar se o ERP escolhido oferece a possibilidade de integração e como funcionará este processo.
FAQ – O que é ERP?
O que é ERP?
A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, ou em português, Sistema de Gestão Empresarial. Assim, o ERP é um software que permite ao empresário gerenciar todas as áreas da sua empresa de forma integrada e em uma única plataforma.
Quem precisa de um sistema ERP?
Todas as empresas podem se beneficiar do uso de um ERP, de todos os segmentos e nichos, de todos os tamanhos. Inclusive, essa é uma dúvida comum dos empreendedores em geral, já que até algumas décadas atrás, apenas empresas grandes conseguiam custear esse tipo de tecnologia.
Por que o ERP é importante?
Às vezes descrito como “o sistema nervoso central de uma empresa”, um sistema de software ERP oferece automação, integração e inteligência essenciais para a execução eficiente de todas as operações comerciais diárias. Assim, é necessário que a maioria dos dados de uma organização resida no sistema ERP para fornecer uma única fonte da verdade a toda a empresa.
